1. Nguyín tắc hạch toân:
- Câc khoản tạm ứng đều được duyệt bởi giâm đốc trín cơ
sở cần thiết vă sử dụng đúng mục đích của Công ty. Người xin nhận tạm ứng phải lăm đơn thông qua giâm đốc vă kế toân trưởng. Câc khoản chi phải có chứng từ hợp lý để chứng tỏ thực sự nghiệp vụ kinh tế có phât sinh.
- Nếu thực tế phât sinh nhiều hơn, nhđn viín xin tạm ứng
thím. Nếu thực tế phât sinh ít hơn, nhđn viín phải lăm thủ tục hoăn nhập khoản tạm ứng còn thừa. Thường tại Kiến Hưng, sau khi hoăn thănh công tâc hoặc kết thúc hoạt động mua sắm, nếu có khoản tạm ứng còn thừa, nhđn viín tự lăm thủ tục hoăn nhập tạm ứng thừa tại phòng kế toân của Công ty. Không có trường hợp kế toân khấu trừ văo lương công nhđn viín do khoản tạm ứng thừa.
- Đối với trường hợp chưa kịp lăm đơn xin tạm ứng, sau khi
hoăn thănh chuyến công tâc, nhđn viín lăm đơn đề nghị thanh toân vă đính kỉm theo câc chứng từ có liín quan câc khoản chi phí trong đơn đề nghị thanh toân.
- Tất cả câc chứng từ có liín quan đến tạm ứng đều được
xem xĩt tính hợp lệ tại phòng kế toân, nếu hợp lý kế toân sẽ tiến hănh chi trả thím cho nhđn viín nếu tạm ứng thiếu.
- Câc khoản tạm ứng đều có quy định mức phí cao nhất
nhằm hạn chế chi tiíu lêng phí.
3. Câc chứng từ sổ sâch có liín quan:
- Kế toân mở sổ chi tiết theo dõi chi tiết từng đối
tượng nhận tạm ứng vă từng lần tạm ứng, thanh toân tạm ứng.
- Chứng từ hạch toân câc khoản tạm ứng gồm:
• Giấy đề nghị tạm ứng.
• Phiếu chi tiền.
• Câc chứng từ thể hiện câc khoản chi đê thực hiện bằng khoản tạm ứng: hóa đơn mua hăng, biín lai cước vận chuyển, hóa đơn phòng trọ- khâch sạn…
• Sổ câi TK 141.
3. Kế toân chi tiết:
- Mẫu phiếu đề nghị thanh toân, giấy đề nghị tạm ứng đều được in
sẵn tại phòng kế toân. Nhđn viín có nhu cầu đi công tâc liín hệ phòng kế toân vă điền văo mẫu phiếu đề nghị, sau đó chuyển cho giâm đốc ký duyệt. Sau khi có sự ký duyệt của giâm đốc, nhđn viín chuyển cho kế toân thanh toân vă thủ quỹ để được chi tiền tạm ứng đi công tâc. Tại phòng kế toân, kế toân xem xĩt tính hợp lệ của chúng từ sau đó chi tiền cho nhđn viín.
- Kế toân mở sổ chi tiết cho từng đối tượng xin tạm ứng, từng lần
tạm ứng, thanh toân tạm ứng.
- Sau khi hoăn thănh công tâc, nhđn viín xin tạm ứng đến phòng kế
toân của Công ty lăm thủ tục hoăn khoản tạm ứng còn thừa hay xin chi tạm ứng thím đồng thời phải giải trình câc chứng từ có liín quan đến chi phí phât sinh trong quâ trình đi công tâc.
4. Kế toân tổng hợp:
Định khoản một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu phât sinh tại Kiến Hưng:
Ngăy 10/01/2004, chi tạm ứng tiền công tâc ở Hă Nội, kế toân lập phiếu chi vă định khoản:
Nợ TK 141 Hă Nội: 15.000.000 Có TK 111: 15.000.000
Ngăy 15/01/2004, chi tạm ứng tiền công tâc ở Hă Nội bằng TGNH, kế toân định khoản:
Nợ TK 141 Hă Nội: 15.000.000 Có TK 112: 15.000.000
Ngăy 20/01/2004, hoăn nhập tiền tạm ứng thừa chuyến đi công tâc ở Hă Nội, kế toân lập phiếu thu vă định khoản:
Nợ TK 111: 215.000
Có TK 141 Hă Nội: 215.000
Ngăy 20/01/2004, nhđn viín đi công tâc giải trình chứng từ gốc có liín quan đến câc khoản chi (bao gồm chi phí ăn uống, đi lại…), kế toân định khoản: Nợ TK 641: 14.785.000
Có TK 141: 14.785.000
Ngăy 20/01/2004, chi tạm ứng tiền tăng ca cho nhđn viín câc phòng ban. Kế toân lập phiếu chi vă định khoản:
Nợ TK 141: 4.500.000 Có TK 111: 4.500.000
Ngăy 28/01/2004, chi tiền tạm ứng đi công tâc ở Đồng Nai, kế toân lập phiếu thu vă định khoản:
Nợ TK 141 Đồng Nai: 5.000.000 Có TK 111: 5.000.000
- Câc khoản chi tạm ứng năy được theo dõi riíng
cho từng lần tạm ứng, cho từng người tạm ứng. Khi phât sinh nghiệp vụ tạm ứng, kế toân sau khi xem xĩt tính hợp lệ của chứng từ (có ký duyệt của giâm đốc), kế toân chi theo khoản tiền trong giấy đề nghị tạm ứng vă treo trín TK 141. Cho đến khi nhđn viín nhận tạm ứng lăm thủ tục hoăn nhập tạm ứng thừa hoặc lăm đơn xin tạm ứng thím kỉm theo chứng từ gốc có liín quan, kế toân mới định khoản bút toân kết chuyển xóa sổ TK 141 tương ứng.