2.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán có chức năng thu thập, phân loại, xử lý, tổng hợp số liệu, thông tin về sản xuất kinh doanh, lập báo cáo tài chính sau đó cung cấp các thông tin về tài
chính, kết quả sản xuất kinh doanh phục vụ công tác quản lý.
Cung cấp đầy đủ, kịp thời và chính xác các tài liệu, số liệu về tình hình cung ứng, dự trữ, sử dụng các loại tài sản, giám sát tình hình tập hợp chi phí của các xí nghiệp trực thuộc, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh, hiệu quả cấp phát vốn… trên cơ sở pháp luật và chế độ hiện hành.
Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty TNHH XNK Thiên Sơn 26 Kế toán trƣởng Kế toán Kế toán tập Kế toán công Thủ quỹ thanh toán hợp chi phí và trình tính giá thành
(Nguồn: Phòng kế hoạch – hành chính – nhân sự)
- Kế toán trƣởng: Chịu trách nhiệm trƣớc Giám đốc về tình hình hạch toán kế toán
và tình hình tài chính của Công ty. Kế toán trƣởng có nhiệm vụ tổ chức thực hiện bộ máy kế toán của Công ty, tổng hợp và cân đối toàn bộ số liệu và sổ sách trong Công ty. Đồng thời, kế toán trƣởng còn có trách nhiệm giúp Giám đốc tổ chức phân tích các hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm đánh giá đúng tình hình, phát hiện những việc làm không hiệu quả.
- Kế toán thanh toán:
+ Kiểm tra chi tiết công nợ của từng khách hàng, từng nhà cung cấp theo từng
chứng từ phát sinh công nợ, hạn thanh toán, nợ đã quá hạn, báo cho bộ phận bán hàng, cán bộ mua hàng và cán bộ quản lý cấp trên.
+ Liên lạc thƣờng xuyên với các bộ phận, cán bộ quản trị hợp đồng về tình hình thực hiện hợp đồng.
+ Theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng, tình hình thực hiện hợp đồng mua hàng hóa.
+ Lập báo cáo công nợ, báo cáo thực hiện hợp đồng, thông tin chung về công nợ. Kiểm tra số liệu công nợ để lập biên bản xác nhận công nợ với từng khách hàng, từng nhà cung cấp.
- Kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành
+ Kiểm tra tình hình thực hiện các định mức chi phí vật tƣ, chi phí nhân công, chi phí sử dụng máy thi công và các chi phí dự toán khác, phát hiện kịp thời các khoản
chênh lệch so với định mức, các chi phí khác ngoài kế hoạch, các khoản thiệt hại, mất mát, hƣ hỏng, theo dõi hàng tồn kho…
+ Tính toán hợp lý giá thành công tác xây lắp, các sản phẩm lao vụ hoàn thành của doanh nghiệp.
+ Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch của doanh nghiệp theo từng công trình, hạng mục công trình, từng loại sản phẩm lao vụ, cân đối các biện pháp hạ giá thành sản phẩm một cách hợp lý và hiệu quả.
+ Đánh giá đúng đắn kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh ở từng công trình, hạng mục công trình, từng bộ phận thi công… trong từng thời kỳ nhất định, kịp thời 27
lập báo cáo về chi phí sản xuất, tính giá thành công trình xây lắp, cung cấp chính xác, kịp thời các thông tin hữu dụng về chi phí sản xuất và giá thành phục vụ theo yêu cầu quản lý của lãnh đạo doanh nghiệp.
- Kế toán công trình: Hoàn chứng từ về vật tƣ, lao động tiền lƣơng, máy móc thiết bị... về phòng Kế toán của Công ty.
- Thủ quỹ: bảo quản két của Công ty, thu chi tiền theo quyết định của kế toán trƣởng và lãnh đạo cơ quan, lƣu giữ bảng chấm công.
2.3.2. Chính sách kế toán áp dụng tại Công ty TNHH XNK Thiên Sơn
Chế độ kế toán mà Công ty đang áp dụng hiện nay là hệ thống kế toán doanh nghiệp đƣợc ban hành theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 09 năm 2006 của Bộ trƣởng Bộ tài chính và các thông tƣ hƣớng dẫn sửa đổi bổ sung chế độ kế toán doanh nghiệp của Bộ tài chính.
Công ty đang áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung thông qua phần mềm kế
toán Fast accounting để tiện cho việc ghi chép và quản lý thƣờng xuyên mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hình thức này rất phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Công ty. Công ty sử dụng mẫu sổ sách theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày
14/09/2006 của Bộ trƣởng Bộ tài chính, áp dụng theo thông tƣ 120/2003/BTC/TT- BTC hƣớng dẫn thi hành luật thuế GTGT, áp dụng theo thông tƣ 158/2003/TT-BTC hƣớng dẫn thi hành nghị định 164/2003/NĐ-CP (22/12/2003) của Chính phủ về thi hành luật thuế thu nhập doanh nghiệp.
Theo hình thức Nhật ký chung mà Công ty đang áp dụng, phù hợp với yêu cầu quản lý, công tác hạch toán kế toán, mẫu sổ gồm 2 loại:
- Sổ kế toán tổng hợp: gồm sổ Nhật ký chung mẫu số S03a-DN, sổ cái các tài khoản (sổ cái tài khoản cấp 1). Sổ tổng hợp nhằm hệ thống hóa thông tin, ghi chép, phản ánh kịp thời toàn bộ hoạt động kinh tế tài chính phát sinh của doanh nghiệp.
- Sổ kế toán chi tiết gồm các sổ, thẻ kế toán chi tiết nhƣ: sổ chi tiết hàng hóa, vật tƣ, sổ chi tiết phải thu khách hàng, phải trả ngƣời bán, thẻ TSCĐ, thẻ kho,…
Ngoài ra, doanh nghiệp vận dụng chứng từ, hệ thống tài khoản theo QĐ số
48/2006/QĐ-BTC, các tài khoản tổng hợp đƣợc mở chi tiết cho phù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Hệ thống chứng từ tại Công ty nhƣ: Phiếu Nhập kho, Phiếu xuất kho, Phiếu thu, Phiếu chi,…đƣợc đánh số theo tháng.
Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán là: VNĐ.
Nguyên tắc hạch toán ngoại tệ theo tỷ giá thực tế của Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam.
Phƣơng pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thƣờng xuyên. Phƣơng pháp khấu hao TSCĐ: Phƣơng pháp khấu hao đƣờng thẳng. 28
Phƣơng pháp tính thuế GTGT: Phƣơng pháp khấu trừ. Kỳ kế toán: Năm. Trình tự ghi sổ kế toán: Chứng từ kế toán Nhập dữ liệu vào máy tính Xử lý tự động theo phần mềm kế toán Sổ tổng hợp: Nhật Sổ chi tiết tài Các báo cáo: Báo ký chung, Sổ khoản 154
cáo tài chính, Báo cái,..
cáo quản trị,…
(Nguồn: Phòng tài chính – Kế toán)
Sơ đồ 2.2 Trình tự ghi sổ kế toán tại Công ty TNHH XNK Thiên Sơn