Hội Đồng Quản Trị ( HĐQT)
Hội Đồng Quản Trị là do các cổ đông cùng góp nguồn vốn thành lập Quỹ Tín Dụng. Trong đó có Chủ Tịch Hội Đồng Quản Trị là người có số vốn lớn nhất trong tổng số các thành viên, có chưc năng điều hành và quản lý Quỹ Tín Dụng Nhân Dân Đông Minh theo quy định của pháp luật và theo điều lệ và nghị quyết của hội đồng thành viên, là người đại diện cho v trong các cuộc toạ đàm phỏng vấn... Đồng thời để giải quyết các vấn đề về tổ chức và hoạt động của Quỹ Tín Dụng. Bên cạnh đó Hội Đồng Quản Trị có nhiệm vụ phải trình đại hội thành viên trong các quyết đinh của mình về:
- Cơ cấu tổ chức Quỹ Tín Dụng Nhân Dân Dông Minh và quy chế trong vấn đề quản lý nhân sự.
.- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Quỹ Tín Dụng Nhân Dân Đông Minh hàng năm cho đại hội thành viên, đồng thời báo cáo phương án phân phối lợi nhuận, chia lợi tức cổ phần cho thành viên.
- Quyết định các mức lãi suất trong lĩnh vực huy động vốn và lãi suất cho vay nhưng phải năm trong khoảng lãi suất mà Thống Đốc Ngân Hàng Nhà Nước Việt Nam đã ban hành, các tỷ lệ hoa hồng, mức lệ phí và mức lãi suất quá hạn áp dụng cho tất cả các nghiệp vụ.
- Chịu trách nhiệm trước pháp luật về lĩnh vực hoạt động của Quỹ Tín Dụng và trước các đại hội thành viên về nghị quyết của mình.
Ban Giám Đốc ( BGĐ )
Để các nghị quyết, phương hướng của Hội Đồng Quản Trị được thực hiện đầy đủ và hiệu quả thì cần phải có Ban Gíam Đốc, Ban Giám Đốc có trách nhiệm trực tiếp chỉ đạo và điều hành mọi hoạt động kinh doanh của Quỹ Tín Dụng Nhân Dân Đông Minh theo đúng pháp luật và chủ trương nghị quyết của Hội Đồng Quản Trị, đúng với điều lệ Quỹ Tín Dụng trực tiếp ký hợp đồng chứng từ cho vay... Đồng thời ký các báo cáo về kết quả hoạt động kinh doanh của Quỹ Tín Dụng để trình lên đại Hội Đồng Quản Trị.
Ban Kiểm Soát ( BKS ):
Bộ phận này có trách nhiệm kiểm tra, giám sat các hoạt động của QTD theo đúng pháp luật và các quy định của Ngân Hàng Nhà Nước Việt Nam, đúng điều lệ và quy đinh của QTD. Kiểm tra các thủ tục cho vay vốn của khách hàng do cán bộ tín dụng lập, các nghiệp vụ của kế toán trong việc xuất nhập, lưu trữ chứng từ để kịp thời phát hiện những sai sót, kịp thời có biện pháp sữa đổi nhầm tránh tình trạng nhập sai, viết sai của cac cán bộ tín dụng, bộ phận kế toán xử lý các khoản lỗ, các khoản thiếu sót do khách hàng quên hay không có điều kiện để bổ sung nhưng không có ảnh hưởng nhiều đến quy chế cho vay. Kiểm tra việc sử dụng của Quỹ Tín Dụng Nhân Dân Đông Minh, sử dụng tài sản và các khoản hỗ trợ của chính phủ, đồng thời Ban Kiểm Soát còn đưa ra kiến nghị để khắc phục các sai phạm (nếu có).
Kế Toán:
Đây là bộ phận quan trọng trong QTD nó giúp cho ban Điều Hành theo dõi và thống kê được hiệu quả của hoạt động của QTD. Bộ phận này có nhiệm vụ lưu trữ chứng từ theo quy định của cấp trên, có trách nhiệm là hạch toán các
khoản chi phí phát sinh trong quá trình hoạt động. Nhân viên kế toán phải thu chi đúng nguyên tắc và quy chế của Ngân Hàng Nhà Nước Việt Nam của Bộ Tài Chính. Phải kiểm tra, tập hợp, tính toán kịp thời và chính xác để đối chiếu, khóa sổ hợp lý và kiểm quỹ tiền mặt thực tế trong ngày.
Bộ Phận Tín Dụng:
Bộ phận kế toán phải thực hiện hoạch toán đúng theo hệ thống tài khoản trong Quỹ Tín Dụng. Thực hiện chế độ chứng từ về kế toán, thống kê theo đúng quy định của pháp luật và hướng dẫn của Ngân Hàng Nhà Nước Việt Nam. Ngoài ra kế toán còn phải tổng kết tài sản bên có, bên nợ cho hợp lý và kết chuyển (nếu có) sau đó lập báo cáo tài chính, báo cáo nghiệp vụ phát sinh trong quá trình hoạt động định kỳ ( quí, tháng hoặc năm), báo cáo theo đề nghị của Ban Giám Đốc theo đúng quy định của pháp luật và kế toán, thống kê của Ngân Hàng Nhà Nước Việt Nam (nếu có) để trình ban lãnh đạo.
Đây là bộ phận rất quan trọng trong hoạt động của Quỹ Tín Dụng, nó quyết định lợi nhuận và doanh số cho vay của Quỹ Tín Dụng Nhân Dân Đông Minh. Bộ phận tín dụng có nhiệm vụ giao tiếp và tìm kiếm khách hàng, Cán Bộ Tín Dụng phải chịu trách nhiệm về những thủ tục và hợp đồng cho vay đối với khách hàng. Vì vậy Cán Bộ Tín Dụng phải tiến hành thẩm định đối với các khách hàng có nhu cầu vay vốn tại Quỹ Tín Dụng Nhân Dân Đông Minh, phải tiến hành một cách trung thực, khách quan và chính xác. Tạo điều kiện cho khách hàng đến vay vốn được dễ dàng và nhanh chóng, nhưng khách hàng phải hội đủ các điều kiện theo quy chế cho vay tại Quỹ Tín Dụng mới xét duyệt cho vay.
Ngoài ra Cán Bộ Tín Dụng phải thường xuyên theo dõi các khoản vay của khách hàng về mục đích sử dụng đã ghi trong hợp đồng tín dụng trên địa bàn mình phụ trách, nếu kiểm tra phát hiện khách hàng vi phạm các điều khoản đã ghi trong hợp đồng thì phải tín hành xữ lý ( thu hồi vốn trước hạn của khách hàng để hạn chế rủi ro cho Quỹ Tín Dụng Nhân Dân Đông Minh)
Thủ quỹ có trách nhiệm thu chi tiền mặt trong các nghiệp vụ phát sinh. Khi thu, chi phải cẩn thận, chính xác và tuân thủ các nguyên tắc về quỹ tiền mặt, phải sắp xếp tiền theo thứ tự, theo đúng chuẩn loại của nó, phải lưu trữ, băng bó, đóng cây đúng theo quy định và cuối ngày phải tổng kết để khóa sổ, bắt buộc phải cất giữ tiền mặt vào két sắt ngay sau khi khóa sổ.
Thủ quỹ chỉ nhập kho, xuất kho khi hội đủ các chữ ký của Ban Giám Đốc trên chứng từ hợp lệ, nếu thực hiện sai dẫn đến thất thoát tiền mặt tại quỹ thì phải chịu trách nhiệm bồi thường.
Thủ quỹ là một trong ba người được giữ chìa khóa để mở kho quỹ, dù vậy khi xuất nhập quỹ tiền mặt thì phải có mặt hai người còn lại có trách nhiệm giữ chìa khóa để cùng mở kho quỹ ( Giám Đốc, Kế Toán Và Thủ Quỹ).