15 ngày, hoặc trả ngay Ban giám đốc luôn chỉ đạo cố gắng thỏa thuận thời gian trả
3.4.1. Thành công
Hoạt động thanh toán NK NVL để đảm bảo sản xuất ổn định, trong những năm qua công ty đã đạt được những thành công sau:
- Công ty đã vận dụng linh hoạt các phương thức thanh toán đối với từng đối tác khác nhau. Đối với các đối tác lâu năm công ty đàm phán thành công thanh toán bằng phương thức T/T trả chậm để tận dụng được nguồn vốn. Đối với các đối tác khó tính, hay chưa thực sự tin tưởng nhau thì L/C là phương thức an toàn mà công ty lựa chọn.
- Công ty đã xây dựng được uy tín tốt trong thanh toán. Luôn thanh toán đúng hạn, không để nợ tồn đọng với đối tác. Chính điều này tạo mối quan hệ tốt với các đối tác để được tin tưởng và chấp nhận thanh toán bằng T/T ; L/C trả chậm.
- Tạo mối quan hệ tốt với ngân hàng. Ngay từ những ngày đầu NK công ty đã tiến hành thanh toán thông qua OceanBank, và công ty luôn thanh toán các khoản tín dụng đúng hạn, thực hiện nhanh và đúng yêu cầu của OceanBank (và Agribank) trong việc làm thủ tục thanh toán và ký hợp đồng tín dụng. Do vậy luôn được hưởng ưu đãi với mức ký quy 0% với các ngân hàng.
- Về cơ bản các phòng ban đã có sự liên kết và phân công công việc với nhau để thực hiện thanh toán.
- Công ty đã và đang dần khắc phục được những sai xót trong chứng từ và giấy tờ trong quá trình thực hiện thanh toán, góp phần làm giảm thời gian và chi phí trong quá trình thanh toán.
3.4.2. Hạn chế
Quy trình thanh toán hàng NK là tổng hợp sự kết hợp chặt chẽ các bước giữa các phòng ban khác nhau. Do vậy mà không thể tránh được những hạn chế:
- Thời gian hoàn tất thủ tục thanh toán còn dài: Việc mở của công ty L/C khá rườm rà, mất nhiều thời gian với nhiều chứng từ, giấy tờ: Cam kết thanh toán, hợp đồng tín dụng, hợp đồng mua bán…Về thời gian mở L/C khá dài, riêng thời gian lập bộ chứng từ khoảng 3-5 ngày chưa kể thời gian chuẩn bị hồ sơ, thêm nữa là thời gian lưu trữ tại ngân hàng đề họ xem xét kiểm tra, thời gian chuyển chứng từ cho đối tác 5-7 ngày, thời gian chờ đối tác kiểm tra và hồi âm… Với T/T trung bình công ty phải mất 3 ngày để làm xong các thủ tục thanh toán, thời gian làm thủ tục
với ngân hàng khoảng 2 ngày nữa. Như vậy thời gian hoàn tất thủ tục thanh toán với L/C mất 20- 50 ngày làm việc, với T/T mất 12-15 ngày làm việc.
- Sai xót trong giấy tờ: Mặc dù đã cẩn thận nhưng vẫn bị sai xót trong hồ sơ, giấy tờ khi làm thủ tục thanh toán dẫn đến mắc các lỗi sai trong việc mở L/C, làm tăng chi phí tu chỉnh, mất thời gian. Ngoài ra, công ty thường chỉ đàm phán qua thư điện tử, điện thoại nên khó thương lương, trình bày.
- Nhà XK không thực hiện đúng theo quy định của L/C: Trên 70% các hợp đồng và các hợp đồng có giá trị lớn của công ty được thanh toán bằng L/C. Đây lại là phương thức thanh toán mà ngân hàng chỉ dựa vào chứng từ không dựa vào số lượng, chất lượng hàng hóa. Do vậy còn gặp trường hợp hàng hóa không đúng yêu cầu nhưng vẫn phải hoàn trả đầy đủ cho ngân hàng thanh toán.
- Bị đối tác chiếm dụng vốn: Trong trường hợp thanh toán bằng T/T trả trước tiền hàng đã được chuyển 100% cho đối tác mà hàng chưa về nên phần vốn đó bị chiếm dụng. Chưa kể thời gian vận chuyển kéo dài do yếu tố thời tiết bất thường khiến cho việc vận chuyển bị gián đoạn, ảnh hưởng đến quy trình sản xuất.
- Hàng về chậm hơn so với quy định do yếu tố khách quan: Do các yếu tố khách quan hàng đến chậm và công ty buộc phải chịu: đóng băng, mưa, bão… Nhưng đến hạn thanh toán công ty vẫn phải thanh toán cho ngân hàng bình thường.
- Mất phí phát hành bảo lãnh: Rất nhiều trường hợp hàng NK lại về trước chứng từ trong thanh toán L/C. Công ty chưa nhận được bộ chứng từ mà hàng hóa đã cập cảng. Thiếu bộ chứng từ thì hàng sẽ không được giải tỏa, buộc công ty phải yêu cầu ngân hàng phát hành thư bảo lãnh. Do vậy, mất thêm chi phí bảo lãnh.
- Không tự chủ được ngoại tệ thanh toán: Nên công ty phải dùng hợp đồng vay ngoại tệ với ngân hàng.