15 ngày, hoặc trả ngay Ban giám đốc luôn chỉ đạo cố gắng thỏa thuận thời gian trả
3.3.2.Thực trạng quy trình thanh toán NK NVL bằng phương thức L/C của công ty
chuyển tiền trước bước kiểm tra chứng từ, hàng hóa. Tức là sau khi có văn bản hàng đã chuẩn bị lên tàu thì phòng kế toán- tài chính sẽ phát lệnh chuyển tiền thanh toán cho nhà XK. Sau đó nhận, kiểm tra chứng từ và đi nhận hàng.
Các bước của quy trình thanh toán bằng T/T trả trước:
(1) Đàm phán các điều kiện thanh toán.
(2) Phát lệnh chuyển tiền thanh toán cho nhà XK thông qua ngân hàng của mình. (3) OceanBank (hoặc Agribank) sẽ trích từ tài khoản của công ty để chuyển tiền. Và ra lệnh cho ngân hàng đại lý chuyển tiền trả cho nhà XK.
(4) Nhận và kiểm tra chứng từ, hàng hóa từ nhà XK Trung Quốc.
Với T/T trả trước công ty phải chuyển tiền trước trong khi mà chưa nhìn thấy chứng từ hàng hóa. Đây là một phương thức chứa nhiều rủi ro.
3.3.2. Thực trạng quy trình thanh toán NK NVL bằng phương thức L/C của công ty công ty
So với T/T ngân hàng chỉ đóng vai trò trung gian, thì L/C các ngân hàng hoạt động tích cực hơn với vai trò là đại diện của công ty với đối tác Trung Quốc. Đây là phương thức đảm bảo được lợi ích cho cả công ty và đối tác Trung Quốc nên thường được sử dụng. Công ty thường sử dụng thanh toán L/C trả chậm, tùy theo từng hợp đồng cụ thể với từng đối tác, thường thanh toán L/C 60 ngày hoặc 120
ngày sau ngày B/L (Bill of Lading- vận đơn đường biển). Hầu hết các hợp đồng thanh toán bằng L/C đều là các hợp đồng NK men FRIT, bột mầu có trị giá lớn.
Điều kiện cở sở giao hàng dùng trong phương thức L/C là: CIF Hải Phòng; DAF Lạng Sơn- Theo Incoterms 2000. Sau đó công ty sẽ thuê PTVT chuyên chở về kho để phục vụ cho quá trình sản xuất.
Đồng tiền chủ yếu được sử dụng sử dụng trong thanh toán bằng L/C là USD, chỉ khoảng 10% hợp đồng sử dụng NDT, HKD để thanh toán.
Chi phí thanh toán bằng L/C khoảng 10-240USD (tùy từng hợp đồng với những trị giá khác nhau), nếu so với thanh toán bằng T/T là khá cao. Các khoản chi phí cụ thể:
- Phí phát hành L/C: 0,1% trị giá L/C (2-105USD) - Phí phát hành sơ bộ: 10USD
- Phí sửa đổi, bổ sung tăng thêm giá trị L/C: 0,1% giá trị tăng thêm. - Phí sửa đổi khác: 10USD
- Phí thanh toán: 0,2% trị giá L/C (1-30USD)
- Phí bảo lãnh: Phí phát hành bảo lãnh: 50USD; ký hậu vận đơn: 10USD.
Hình 3.3: Tỷ trọng thanh toán bằng L/C trong tổng giá trị thanh toán NK NVL của công ty giai đoạn 2010-2012
(Nguồn: Phòng KD- XNK)
Hình 3.3 cho thấy phần lớn các hợp đồng ngoại thương của công ty đều thanh toán bằng phương thức L/C. Tuy nhiên đang có xu hướng giảm dần năm 2010 là
84%, sau đó 2011; 2012 giảm lần lượt là 76%; 72%. Và dự đoán năm 2013 sẽ tiếp tục giảm để nhường cho các phương thức khác: Chuyển tiền, nhờ thu. Đây là một dấu hiệu cho thấy công ty đang dần thay đổi cơ cấu phương thức thanh toán theo hướng có lợi.
Quy trình thanh toán bằng L/C trả chậm. (1) Đàm phán các điều kiện thanh toán.
Phòng KD- XNK của công ty chịu trách nhiệm đàm phán, ký hợp đồng với đối tác Trung Quốc trong đó thỏa thuận sử dụng phương thức thanh toán L/C trả chậm, không hủy ngang. Sau đó sẽ chuyển hợp đồng và các giấy tờ chứng từ liên quan cho phòng kế toán- tài chính.
(2) Phòng kế toán- tài chính kiểm tra hợp đồng, soạn L/C.
Phòng kế toán- tài chính kiểm tra tính chính xác, đứng đắn của các giấy tờ, chứng từ liên quan do phòng KD- XNK cung cấp, để chấp nhận thanh toán hoặc từ chối. Hạch toán các khoản thanh toán hàng NK như: Chi phí mở L/C, chi phí thanh
toán, chi phí thuê PTVT...trình lên ban giam đốc, và xem xét khả năng thanh toán của công ty cho đối tác Trung Quốc.
Sau đó sẽ làm đơn xin mở L/C (theo phụ lục 1) và đưa lên cho ban giám đốc và kế toán trưởng ký. Đồng thời fax đơn xin mở L/C đến các đối tác của mình để xin ý kiến, tránh tình trạng L/C phải tu sửa nhiều lần gây lãng phí và tốn thời gian ảnh hưởng tới sản xuất, kinh doanh của đôi bên. Sau đó, lập đề nghị thanh toán, cung cấp các chứng từ, giấy tờ cần thiết đến phòng Kế toán- tài chính đề nghị thanh toán cho nhà XK.
(3) Mở L/C tại ngân hàng.
Phòng KD- XNK nộp đơn xin mở L/C và các giấy tờ cần thiết đến OceanBank (hoặc Agribank) để làm thủ tục mở L/C. Và tiến hành kiểm tra L/C ngân hàng đã mở tại ngân hàng. Do công ty thuộc Hoàng Hà Group là doanh nghiệp uy tín trên địa bàn, nên thường được OceanBank (hoặc Agribank) ưu tiên với mức ký quy 0%.
OceanBank sẽ cho công ty vay bằng ngoại tệ (USD, NDT) để thanh toán với phía Trung Quốc.
Một bộ hồ sơ xin mở L/C đầy đủ bao gồm:
- Hợp đồng ngoại thương sao y. - Phương án kinh doanh. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Cam kết thanh toán, hợp đồng tín dụng, cam kết sử dụng vốn vay. - Hợp đồng mua bán ngoại tệ.
- Đơn xin mở L/C.
Sau khi chuẩn bị xong hồ sơ theo yêu cầu của ngân hàng, công ty sẽ cử Mrs.Loan đem đến ngân hàng, làm các thủ tục mở L/C.
Phòng kế toán- tài chính kiểm tra L/C mở tại ngân hàng. Nếu người XK yêu cầu sửa đổi thì tiến hành kiểm tra lại và sửa đổi L/C.
Sau khi ngân hàng mở xong L/C cho công ty thì phòng Kế toán- tài chính có trách nhiệm kiểm tra lại nội dung của L/C xem có đúng với những yêu cầu mà
công ty đề ra trong đơn xin mở L/C không. Ví dụ: Nếu có sự khác biệt giữa L/C và chứng từ thì trong vòng 3 ngày công ty sẽ thông báo ngân hàng để khiếu nại với ngân hàng nước ngoài. Sau đó ngân hàng sẽ thông báo cho nhà XK toàn bộ nội dung về việc mở L/C thông qua ngân hàng thông báo Trung Quốc.
(4) Nhận, kiểm tra bộ chứng từ hàng hóa từ ngân hàng và đi nhận hàng.
Sau khi giao hàng nhà XK sẽ lập bộ chứng từ và xuất trình cho OceankBank (hoặc Agribank) để đòi tiền. Ngân hàng sẽ kiểm tra một lượt sau đó gửi cho công ty, phòng Kế toán- tài chính kiểm tra tính sát thực của bộ chứng từ, đối chiếu với hợp đồng đã ký xem xét ky lưỡng các yếu tố như: Hợp đồng bảo hiểm, chứng từ vận tải, giá trị thanh toán, ngày thanh toán, hình thức thanh toán... Nếu bộ chứng từ phù hợp thì nhận bộ chứng từ, chấp nhận thanh toán. Ngân hàng sẽ đại diện cho công ty thanh toán với nhà XK theo ngày quy định ghi trong hợp đồng. Công ty sẽ dùng bộ chứng từ đó đi nhận hàng, tùy thuộc vào khối lượng hàng hóa mà thuê PTVT phù hợp để vận chuyển về kho.
Trường hợp chứng từ về sau hàng hóa do nguyên nhân khách quan từ phía nhà XK như hợp đồng men FRIT 8/2011 với tập đoàn Tianchang, thì phòng Kế toán- tài chính sẽ yêu cầu phí Trung Quốc chuyển phát nhanh, chuyển bộ chứng từ qua mail và fax bộ chứng từ giao hàng yêu cầu OceanBank (hoặc Agribank) phát hành bảo lãnh cho công ty để đến hãng tầu lấy D/O (Delivery Order) và nhận hàng.
(5) Làm thủ tục thanh toán với OceanBank (hoặc Agribank).
Khi đã nhận hàng đầy đủ và đến ngày quy định thì cán bộ phòng kế toán- tài chính sẽ đến OceanBank (hoặc Agribank) làm thủ tục thanh toán.