6. BỐ CỤC CHUYÊN ĐỀ
2.2.2.2 Cách mã hóa nguyên vật liệu:
Vì ngày nay công nghệ khoa học đã phát triển như vũ bão nên công ty cũng đã thay đổi công nghệ cho mình bằng việc áp dụng phần mềm kế toán
SAOVANG ACCOUNTING SYSTEM do công ty TNHH Lam Sơn Sao Vàng thiết kế riêng. Chính vì vậy mà việc quản lý nguyên vật liệu tại công ty không còn là vấn đề khó khăn nữa.Việc quản lý thông qua việc mã hóa tên các nguyên vật liệu và kho chứa cũng được dễ dàng và kiểm tra thông tin một cách nhanh
chóng và tổng quát nhất.
Việc mã hóa như sau:
Thứ nhât: Cấp 1 thường được mã hóa bằng 3 kí tự bằng chữ cái hoa, tùy từng mục đích hoặc việc khai báo của người kế toán sao cho phù hợp và không bị trùng lặp.
Thứ hai: Cấp 2 thường được mã hóa bằng 3 kí tự bằng số theo thứ tự từ 001 tới hết loại nguyên vật liệu.
- Nguyên vật liệu chính là đất sét được kí hiệu bằng 3 kí tự chữ là VLC. - Nhiên liệu được kí hiệu là NLC và sau đó mở chi tiết cho từng loại bằng kí hiệu 3 chữ số, bắt đầu từ 001 cho tới hết.Ví dụ:
+ Than cám: NLC001 + Dầu DP: NLC002
+ Dầu diezen : NLC003…..
- Phụ tùng thay thế.Ví dụ như phụ tùng máy ủi: MUI.Chi tiết là: + Lá xích DDT75+TI170: MUI001
+ Bầu lọc nhiên liệu: MUI002 + Phớt 35*32: MUI003….
- Các loại nguyên vật liệu phụ: Ví dụ như dây cudoa: DCD + Dây croa C94: DCD001
+ Dây croa B95*300: DCD003 + Dây croa C80: DCD004
Tùy theo điều kiện và tình hình hoạt động của công ty để người kế toán khai báo cho các nguyên vật liệu. Để từ đó giúp ích cho ban quản lý công ty một cách tốt nhât, nhanh nhất về cung cấp thông tin kịp thời.Việc mã hóa nguyên vật liệu không phải là một việc dễ làm. Nhìn thì rất dễ nhưng là sao để các mã nguyên vật liệu không bị trùng nhau và khi chúng ta nhìn vào chúng ta có thể đọc tên nguyên vật liệu đó. Điều quan trọng hơn nữa đó là phải ngắn gọn.