Hệ thống kế toán
Mô hình kế toán của công ty X được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung bao gồm một kế toán trưởng, một kế toán tổng hợp, một thủ quỹ và các kế toán viên đảm nhiệm kế toán các phần hành khác nhau do kế toán trưởng phân công và đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm giữa các kế toán thường xuyên có sự đối chiếu lẫn nhau đảm bảo cho các mục tiêu kế toán được thực hiện tốt nhất.
Công ty thực hiện công tác kế toán theo các chuẩn mực kế toán đã ban hành và hệ thống kế toán doanh nghiệp Việt Nam theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của bộ tài chính và các thông tư hướng dẫn. Công tác ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung, niên độ kế toán bắt đầu từ 01/01 đến 31/12 hàng năm
Ngành nghề kinh doanh :
II. Xuất nhập khẩu và kinh doanh ga hóa lỏng;
III. Kinh doanh kho bãi, vận tải, vật tư thiết bị, phụ kiện;
IV. Tư vấn đầu tư, chuyển giao công nghệ, bảo dưỡng, sửa chữa, lắp đặt các dịch vụ thương mại và dịch vụ có liên quan đến phục vụ kinh doanh gas theo quy định của pháp luật;
V. Dịch vụ thương mại;
VI. Kinh doanh địa ốc và bất động sản (không bao gồm hoạt động tư vấn về giá đất).
VII. Tình hình họat động :
Hoạt động kinh doanh gas là hoạt động chủ yếu của Công ty. Doanh thu từ hoạt động kinh doanh này chiếm trên 90% doanh thu của Công ty. Công ty cũng cung cấp ra thị trường các thiết bị và phụ kiện được sử dụng với LPG như bình gas, điều áp, van bình, bồn chứa gas.
Bảng 3 : Sản lượng Gas hàng năm và tỷ trọng từng loại từ năm 2003 đến năm 2009
Năm Tổng sản lượng
(tấn)
Gas bình Gas rời
Sản lượng Tỷ trọng Sản lượng Tỷ trọng 2003 39,045 31,287 80.13% 7,758 19.87% 2004 62,370 35,970 57.67% 26,400 42.33% 2005 82,268 35,069 42.63% 47,199 57.37% 2006 93,021 34,503 37.09% 58,518 62.91% 2007 106,154 44,069 41.51% 62,085 58.49% 2008 114,000 34,936 30.65% 79,064 69.35% 2009 121,522 35,476 29.19% 86,046 70.81%
Tìm hiểu chu trình doanh thu:
* Quy trình luân chuyển chứng từ.
- Hợp đồng kinh tế được ký kết trực tiếp giữa khách hàng và phòng kinh doanh. Trong năm ngoài bán hàng theo hình thức trả tiền rồi mới giao hàng công ty còn thực hiện chính sách bán chịu
- Phòng kinh doanh viết lệnh xuất hàng rồi chuyển sang phòng kế toán kiểm tra số lượng, số tiền và viết hóa đơn bán háng (giá bán bao gồm cả 10 % VAT).
- Hóa đơn VAT được ghi 3 liên: Liên đen: lưu trong tập hóa đơn gốc Liên đỏ: giao khách hàng
Liên xanh: dùng để xuất hàng, ghi sổ và lưu chứng từ.
- Khách hàng cầm hóa đơn xuống kho để lấy hàng. Căn cứ số lượng ghi trên hóa đơn, thủ kho thuộc phòng kinh doanh lập phiếu xuất hàng- 2 liên- ghi lượng thực xuất( liên xanh để nộp phòng kinh doanh, liên đỏ đưa khách hàng để qua bảo vệ cổng). thủ kho và người nhận hàng cùng ký vào hóa đơn và phiếu xuất hàng.
- Sau khi đã xuất hàng thủ kho ghi chữ đã xuất hàng cùng ngày, giờ vào hóa đơn, giữ liên xanh, thủ kho ghi sổ kho chi tiết số hàng xuất trong ngày. Cuối ngày, nộp lại toàn bộ hóa đơn (liên xanh) cùng phiếu xuất hàng cho phòng kinh doanh để kiểm tra và ghi nhật ký kho.
- Khách hàng cầm hóa đơn đỏ cùng phiếu xuất hàng (liên đỏ) để ra cổng sau khi qua bảo vệ kho kiểm tra và ký vào phiếu xuất hàng.
- Bảo vệ cổng xem lại hóa đơn, phiếu xuất hàng, kiểm tra hàng trên xe, ký vào phiếu xuất hàng và ghi số xe chở hàng. Cuối ngày, bảo vệ cổng sẽ nộp phiếu xuất hàng đã có chữ ký của thủ kho, người nhận hàng, bảo vệ kho, bảo vệ cổng, cùng số xe chở hàng lên phòng kinh doanh.
- Phí chuyên chở hàng do khách hàng chịu.
Đánh giá ban đầu của kiểm toán viên về việc kiểm soát nội bộ đối với phê chuẩn nghiệp vụ bán hàng và ghi nhận doanh thu tại công ty X là đáng tin cậy - Sơ đồ 2: sơ đồ Hạch toán doanh thu.
(a) Giá vốn xuất bán gas
(b) giá vốn hàng bán bị trả lại nhập kho (c) doanh thu chưa thuế
(d) thuế giá trị gia tăng đầu ra phải nộp
156 632 511 112, 131 (a) (c) (a) (c)
531 3331
(e) doanh thu hàng bán bị trả lại •Chính sách ghi nhận doanh thu.
Doanh thu được ghi nhận khi kết quả giao dịch hàng hoá được xác định một cách đáng tin cậy và Công ty có khả năng thu được các lợi ích kinh tế từ giao dịch này. Doanh thu từ việc bán hàng được ghi nhận khi giao hàng và chuyển quyền sở hữu cho người mua
Phân tích sơ bộ báo cáo tài chính ( bảng 4 được đính kèm phía sau) Thực hiện phân tích sơ bộ tình hình tài chính
Việc phân tích sơ bộ kết quả hoạt động kinh doanh trên các báo cáo tài chính của khách hàng giúp cho kiểm toán viên có những cái nhìn tổng quát hơn về khách hàng, mặt khác nó cũng giúp cho kiểm toán viên bước đầu khoanh vùng được những khoản mục hay tài khoản có những biến động bất thường để tập trung rà soát bởi những khoản mục hay tài khoản này chứa đựng nhiều nguy cơ xảy ra sai sót. Phương pháp chính được kiểm toán viên sử dụng trong việc phân tích sơ bộ báo cáo tài chính của khách hàng là phân tích ngang và phân tích dọc.
- Đánh giá rủi ro sau khi phân tích sơ bộ tình hình tài chính
Qua phân tích sơ bộ tình hình tài chính của công ty kiểm toán viên nhận thấy Tỷ lệ tăng doanh thu 13,6 % tương đường 153 tỷ đồng phù hợp với tỷ lệ tăng giá vốn hàng bán 14,37 %
Doanh thu, giá vốn hàng bán tăng 13-14 % trong các khoản giảm trừ doanh thu tăng 69.29% tương đương khoảng 390 triệu đồng. Do đó, Cần chú ý kiểm tra hàng bán trả lại
Xác định mức trọng yếu. ( bảng 5 được đính kèm đàng sau)`
Công ty X là công ty niêm yết trên TTCK , ngày 24/11/2008, cổ phiếu của công ty với mã PGC chính thức niêm yết tại Trung tâm giao dịch chứng
khoán TPHCM với tổng số là: 20.000.000 cổ phiếu. Do đó kiểm toán viên tính toán PM theo chỉ dẫn trên phần mềm kiểm toán của công ty( bảng 5)
Vậy MP đối với số dư tài khoản doanh thu bán hàng tại công ty X được xác định bằng 3.900.000.000 VNĐ.
Đánh giá rủi ro chi tiết cho tài khoản doanh thu của công ty X.
Tài khoản doanh thu của công ty X được kiểm toán viên đánh giá là có một số rủi ro chi tiết sau:
- Doanh thu khách hàng công nghiệp và đại lý ngoài ngành có thể được ghi nhận không đúng đắn đặc biệt là doanh thu bán ga rời cho khách hàng công nghiệp do được tính toán tại nhà máy của các khách hàng.
Kiểm toán viên cần thực hiện thủ tục kiểm tra hệ thống và thủ tục kiểm tra chi tiết bổ sung.
Đối với khách hàng X kiểm toán viên đánh giá mức độ đảm bảo cơ bản R= 0.7 và thiết kế chương trình kiểm toán như sau. (Việc đánh giá mức độ đảm bảo cơ bản R= 0.7 này do một kiểm toán viên có kinh nghiệm đánh giá dựa trên kinh nghiệm của mình)
Xây dựng chương trình kiểm toán khoản mục doanh thu cho khách hàng X
Chương trình kiểm toán được Thiên Việt lập và thực hiện cho mọi cuộc kiểm toán, trong đó xác định nội dung, lịch trình và phạm vi các thủ tục kiểm toán cần thiết thực hiện đối với từng khoản mục, từng bộ phận kiểm toán. chương trình kiểm toán khoản mục doanh thu cho công ty X được Thiên Việt thiết kế cụ thể rõ ràng.( phụ lục 2.2)
Thực hiện kế hoạch kiểm toán.
Sau khi thiết kế chương trình kiểm toán cho khoản mục doanh thu bán hàng tại công ty X kiểm toán viên tiến hành thực hiện các bước công việc theo chương trình kiểm toán đã xây dựng. Các công việc được thực hiện sẽ được lưu lại trên giấy tờ làm việc và được lưu ở phần chỉ mục 6100 trên file kiểm toán.
* Kiểm tra chính sách ghi nhận doanh thu:
Kiểm toán viên tìm hiểu và thu thập các chính sách có liên quan đến ghi nhận doanh thu bán hàng, các chính sách và phương pháp kế toán cho việc ghi nhận doanh thu có được áp dụng hợp lý và nhất quán không? điều này được thể hiện trên giấy tờ làm việc ( phụ lục2.3).
* Kiểm tra doanh thu
+ Thực hiện thủ tục phân tích:
Trên cơ sở Bảng kê Xuất bán theo nhóm mặt hàng, kiểm toán viên Tổng hợp sản lượng, giá BQ và doanh thu bán gas từng tháng cho từng loại hình ga rời, ga 12kg, 13kg, 14kg ( phụ lục 2.4)
Từ đó, Phân tích nguyên nhân biến động theo 2 góc độ: (i) theo thời gian( 12 tháng) và (ii) theo đối tượng khách hàng( 4 đối tượng) như sau:
Giá bán gas (đặc biệt là gas rời) chịu ảnh hưởng rất lớn của giá gas mua vào. Do giá gas mua vào có xu hướng tăng lên trong tháng 1,2 nên giá gas bán ra cho các loại hình cũng tăng theo. Kể từ tháng 3 giá gas bán ra có xu hướng giảm dần và tương đối ổn định do giá gas mua vào trong thời kỳ này cũng giảm. Tuy nhiên, từ tháng 7 -> 9, giá gas mua vào tăng lên do giá gas trên thế giới có xu hướng tăng lại, điều này đẩy giá gas bán ra tăng lên.
Doanh thu bán buôn gas rời tháng 7 cao nhất do sản lượng đạt cao nhất 1.1 triệu kg và giá gas từ tháng 7 bắt đầu tăng trở lại.
Doanh thu gas rời cho một số Công ty XD Petrolimex như Bắc Thái, Phú Thọ, Vĩnh Phúc…trong đó Bắc Thái là khách hàng lớn nhất. Kể từ tháng 4/2006 sau khi trạm chiết nạp gas Phú Thọ đi vào hoạt động, XD Phú Thọ không lấy gas rời nữa mà chuyển sang mua gas bình nên doanh thu gas rời bị giảm đi. Sản lượng bán gas rời tháng 8,9 sụt giảm rất lớn do Bắc Thái không lấy gas rời nữa (vì khách hàng của Bắc Thái chuyển sang dùng than) khiến cho doanh thu tháng 8,9 giảm mạnh so với các tháng trước.
Trên cơ sở Báo cáo chi tiết KQHĐKD (B03-TCTY), Báo cáo tiêu thụ (B07- TCTY), Phụ biểu Xuất hàng hóa (PB13b-TCTY) do phòng Kế toán cung cấp kiểm toán viên Breakdown và Phân tích sự biến động giữa doanh thu thuần năm nay và doanh thu năm trước, tìm hiểu nguyên nhân của những biến động lớn về doanh thu.Kiểm toán viên rút ra những điểm chú ý sau: (Dẫn chứng tài phụ lục 2.5 được đính kèm đằng sau)
Doanh thu bán buôn trực tiếp năm 2009 tăng 8,74 tỷ tương đương 6,4% so với năm 2008. Nguyên nhân chính là do giá gas bình quân năm 2008 tăng 17% trong khi sản lượng gas bán ra giảm 9%. Một số khách hàng trong lĩnh vực gạch men mua hàng ít hơn năm ngoái do họ chuyển sang dùng than với giá thành rẻ hơn.
Doanh thu quý 3 cao nhất trong 3 quý đạt 41 tỷ đồng do giá thấp, sản lượng bán ra cao nhất. Quý 2 sản lượng cũng cao nhưng do giá thấp nên doanh thu chỉ xấp xỉ các quý còn lại (có giá bán cao sản lượng thấp)
Doanh thu đại lý ngoài ngành năm 2009 giảm 27% so với năm 2008 là do sản lượng bán ra giảm 870 tấn tương đương 39%. Doanh thu quý I /2009 cao nhất, đạt 5 tỷ mà nguyên nhân chủ yếu là do giá gas bình quân cao nhất.
Nguyên nhân của trình trạng giảm doanh thu ĐL ngoài ngành là do có nhiều hãng gas nhỏ cạnh tranh giá với bán thấp hơn trong khi Đại lý ngoài ngành có tính trung thành thấp, rất nhạy cảm về giá. Cty Gas Vạn Lộc còn nhái bình PGAS => PGAS mất nhiều doanh thu thuộc đối tượng này.
Sản lượng gas bán lẻ năm 2009 tăng 9%, giá bán tăng 18% dẫn đến doanh thu tăng 28%. Tuy nhiên gas bình 12, 13 kg chịu sự cạnh tranh mạnh từ các đối thủ nhỏ.
Trong 4 loại hình bán hàng của Pgas chỉ có bán gas cho các DN nội bộ ngành tăng cả về lượng và doanh thu trong năm 2009. Doanh thu tăng 30,3 tỷ tương
đương 46% là do sản lượng bán ra tăng 19% và giá bán gas bình quân tăng 23%.
Doanh thu quý 2 cao nhất trong 3 quý đạt 28 tỷ mà nguyên nhân chính là do sản lượng bán ra cao nhất đạt 2.6 tấn. Các quý sau doanh thu vẫn giữ ở mức cao.
+ Với doanh thu khách hàng công nghiệp và đại lý trong ngành có thể sử dụng được mô hình ước tính thì kiểm toán viên sẽ dùng thủ tục phân tích để kiểm toán.
Kiểm tra doanh thu khách hàng công nghiệp:
Kiểm toán viên tiến hành tổng hợp số lượng bán hàng tháng Bảng kê xuất hàng theo nhóm mặt hàng từ Phòng Kinh doanh, kiểm tra sự chính xác bằng cách chọn mẫu mỗi khách hàng một tháng bất kỳ, thu thập các Bảng báo giá cho các Công ty này vào thời điểm đầu tháng,( Giá trong tháng đối với các khách hàng này ít có sự thay đổi, nếu tháng nào có thay đổi giá bán trong tháng thì lấy số trung bình) từ đó ước tính số liệu doanh thu Gas rời của 10 Đại lý lớn trong năm sau đó so sánh số liệu ước tính với Threshold để đảm bảo Doanh thu được ghi nhận trong kỳ là hợp lý.( phụ lục 2.6)
Trong đó, mức threshold được tính theo bảng 6
Tuy nhiên để sử dụng số liệu tổng hợp từ phòng kinh doanh để lập số liệu ước tính kiểm toán viên tiến hành kiểm tra tính chính xác bằng cách đối chiếu lượng hàng bán hàng tháng của một số khách hàng công nghiệp với hóa đơn bán hàng. ( phụ lục 2.7)
+ Với các đại lý còn lại có doanh thu nhỏ, các doanh thu khác không thể sử dụng mô hình ước tính kiểm toán viên sẽ tiến hành chọn mẫu kiểm tra chi tiết kiểm tra hóa đơn và đối chiếu lên sổ doanh thu( phụ lục 2.8)
- Hóa đơn: Đối chiếu giá trên hóa đơn với giá bán lẻ tối đa Công ty quy định cho các Cửa hàng (Không được cao hơn). Kiểm tra chữ ký của người mua, người bán trên hóa đơn
- Doanh thu: Đối chiếu ngày, số tiền trên hóa đơn với doanh thu, ngày ghi nhận doanh thu trên sổ chi tiết.
+ Ngoài doanh thu từ kinh doanh ga, công ty X còn có doanh thu từ các loại hình khác, để đảm bảo các doanh thu này được ghi nhận hợp lý kiểm toán viên tiến hành chọn mẫu từ sổ chi tiết giá vốn hàng bán và kiểm tra chi tiết đến các chứng từ liên quan( phụ lục 2.9)
* Kiểm tra hàng bán bị trả lại:
Trong năm 2009, công ty có hàng bán bị trả lại, kiểm toán viên tiến hành chọn mẫu các nghiệp vụ trả lại hàng từ sổ chi tiết 531 và kiểm tra chi tiết đến các chứng từ liên quan: công văn trả lại hàng, biên bản trả lại hàng, phiếu nhập kho( phụ lục 2.10)
* Kiểm tra việc trình bày doanh thu với các bên liên quan:
Tổng hợp doanh thu nội bộ từ sổ doanh thu nội bộ theo từng đơn vị trong công ty sau đó đối chiếu với số trên báo cáo của các đơn vị.( phụ lục 2.11)
Kiểm toán viên thấy rằng: Số doanh thu nội bộ Bếp & phụ kiện và Hàng hóa khác có chênh lệch do các đơn vị theo dõi không nhất quán tiêu chí với VP. ở các đơn vị, các khoản mua nội bộ Cty còn được phản ánh ở Công cụ dụng cụ…
Khi làm báo cáo hợp nhất, nhóm kiểm toán hợp nhất cần theo dõi thêm việc đối chiếu này.
Tổng hợp doanh thu với các bên liên quan, tổng đại lý thành viên từ sổ chi tiết 511, khẳng định rằng bảng tổng hợp trên đã phản ánh mọi khoản doanh thu với các bên có liên quan. Đối chiếu doanh thu của các bên liên quan trên bảng tổng hợp với nhật ký bán hàng (Sổ chi tiết doanh thu). Kiểm tra các nghiệp vụ phát
sinh để đảm bảo rằng nội dung kinh tế của chúng là phù hợp với việc ghi chép và phản ánh trên sổ kế toán.(phụ lục 2.12)
* Kiểm tra việc ghi nhận doanh thu:
Chọn mẫu một số khách hàng đại lý Thành viên, đại lý ngoài ngành, khách