Sự ghi nhận này là một quá trình kết hợp giữa Bảng cân đối kế toán hoặc Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh cùng một khỏan mục mà thỏa mãn định nghĩa về yếu tố và đáp ứng được tiêu chuẩn về vịêc ghi nhận. Quá trình kết hợp này mô tả của những từ ngữ
trong khoản mục và thông qua số lượng tiền tệ và sự bao gồm số tiền đó trong Bảng cân đối kế toán hoặc Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
Những khoản mục đáp ứng được những định nghĩa về những yếu tố nên được ghi nhận nếu:
- Có khả năng chắc chắn về những lợi nhuận kinh tế trong tương lai liên quan đến các khoản mục đó sẽ mang lạihoặc sử dụng bởi đơn vị.
- Các khoản mục đó có giá gốc hoặc giá trị được xác định một cách đáng tin cậy. Mối liên quan giữa các yếu tố nghĩa là những khoản mục đó đáp ứng được những định nghĩa và những tiêu chuẩn ghi nhận về những yếu tố đặc biệt, ví dụ như tài sản, những yêu cầu ghi nhận một cách tự động của những yếu tố khác, chẳng hạn như thu nhập hoặc nợ phải trả.
2.6.4.1. Tính có thể mang lại lợi ích kinh tế trong tương lai
Khái niệm tính có thể mang lại lợi ích kinh tế trong tương lai được sử dụng trong tiêu chuẩn ghi nhận để chỉ mức độ không chắc chắn về lợi ích kinh tế trong tương lai liên quan đến khoản mục đó sẽ mang lại hoặc từ thực thể.Khái niệm này phù hợp với sự không chắc chắn trong khi thực thể đó hoạt động trong môi trường đặc trưng.Những sự đánh giá về mức độ không chắc chắn gắn với việc mang lại lợi ích kinh tế trong tương lai dựa trên cơ sở là những bằng chứng sẵn có khi lập BCTC.
2.6.4.2. Độ tin cậy của việc đo lường
Tiêu chuẩn thứ hai về việc ghi nhận một khoản mục là công ty có được chi phí hoặc giá trị có thể được đo lường qua độ tin cậy. Trong nhiều trường hợp,chi phí hoặc giá trị có thể ước tính được. Việc sử dụng những ước tính hợp lý là một phần rất cần thiết trong việc lập BCTC và đồng thời không làm giảm đi độ tin cậy. Tuy nhiên, khi những ước tính hợp lý không thể xác định được thì sẽ không được ghi nhận trong Bảng cân đối kế toán và Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Ví dụ, số tiền dự kiến thu được từ một vụ kiện có thể thỏa mãn cả định nghĩa về thu nhập và tài sản cũng như là tiêu chuẩn có thể xác định được cho việc ghi nhận,tuy nhiên, nếu công ty không thểđo lường được việc bồi thường một cách đáng tin cậy thì công ty không nên ghi nhận thu nhập hay tài sản.
Tuy nhiên, sự tồn tại của việc bồi thường sẽ được công bố trong Bảng thuyết minh BCTC.
Một khoản mục mà tại mốc thời gian cụ thể, chắc chắn đáp ứng những yêu cầu ghi nhận có thể đủ điều kiện cho việc ghi nhận vào ngày sau đó như là kết quả của trường hợp tiếp theo hoặc những sự kiện kinh tế.
2.6.4.3. Ghi nhận tài sản
Một tài sản được ghi nhận trong Bảng cân đối kế toán khi nó có thể mang lại lợi ích kinh tế trong tương lai cho đơn vị hoặc tài sản đó có giá gốc và giá trị có thể đo lường một cách đáng tin cậy.
Một tài sản không được ghi nhận trong Bảng cân đối kế toán khi chi phí đã phát sinh mà nó được xem xét không thể mang lại lợi ích kinh tế trong tương lai ngoài kỳ kế toán hiện hành. Một kết quả giao dịch như vậy sẽ được ghi nhận là chi phí trong Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Nếu chỉ có mức độ chắc chắn mang lại lợi ích kinh tế cho thực thể ngoài kỳ kế toán hiện hành thì không đủ để đảm bảo việc ghi nhận một tài sản.
2.6.4.4. Ghi nhận nợ phải trả
Nợ phải trả được ghi nhận trong Bảng cân đối kế toán khi nó có thể đưa đến sự giảm sút những lợi ích kinh tế mà là kết quả từ sự giải quyết nghĩa vụ nợ hiện tại và số tiền để thực hiện nghĩa vụ đó có thể đo lường một cách đáng tin cậy. Trong thực tiễn, những nghĩa vụ theo hợp đồng thì tỷ lệ tương ứng chưa được thực hiện như nhau (ví dụ, khoản phải trả đơn đặt hàng về hàng hóa nhưng vẫn chưa nhận hóa đơn) nói chung sẽ không được ghi nhận như một khoản nợ phải trả trong BCTC. Tuy nhiên, một nghĩa vụ có thể đáp ứng được định nghĩa nợ phải trả, cung cấp các tiêu chuẩn công nhận trong trường hợp đặc biệt, có thể đủ điều kiện để ghi nhận. Trong trường hợp, việc ghi nhận nự phải trả đòi hỏi việc ghi nhận liên quan đến tài sản hoặc chi phí.
2.6.4.5. Ghi nhận doanh thu
Được ghi nhận trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh khi tăng lợi ích kinh tế trong tương lai liên quan đến sự gia tăng một tài sản hoặc giảm một trách nhiệm đã phát sinh có thể được đo lường đáng tin cậy. Điều này có nghĩa, ghi nhận doanh thu xảy ra
đồng thời với việc ghi nhận sự gia tăng tài sản hoặc giảm công nợ (ví dụ, sự gia tăng ròng trong tài sản phát sinh trên doanh số bán hàng hóa, dịch vụ hoặc giảm khoản nợ phát sinh từ việc từ bỏ một khoản nợ phải trả).
Các thủ tục thông thường được thông qua trong thực tế để công nhận doanh thu, ví dụ, yêu cầu doanh thu nên kiếm được, những ứng dụng của điều kiện ghi nhận trong Khuôn mẫu lý thuyết này. Các thủ tục như thế thường hướng vào việc hạn chế công nhận doanh thu cho những mặt hàng có thể được đo đáng tin cậy và có một mức độ đủ chắc chắn.
2.6.4.6. Ghi nhận chi phí
Chi phí được ghi nhận vào Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh khi giảm lợi ích kinh tế trong tương lai liên quan đến việc giảm một tài sản hoặc tăng một khoản nợ phải trả phát sinh có thể được đo lường đáng tin cậy. Điều này có nghĩa ghi nhận chi phí xảy ra đồng thời với việc ghi nhận sự gia tăng nợ hoặc giảm tài sản (ví dụ, dồn tích của các quyền lợi của nhân viên hoặc khấu hao thiết bị).
Chi phí được ghi nhận vào Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh trên cơ sở mối liên hệ trực tiếp giữa các chi phí phát sinh và thu nhập của các mặt hàng cụ thể. Quá trình này thường được gọi là sự kết hợp của chi phí với doanh thu, liên quan đến việc ghi nhận đồng thời hoặc kết hợp các khoản thu, chi phí là kết quả trực tiếp và phối hợp từ các giao dịch tương tự hoặc sự kiện khác. Ví dụ, các thành phần khác nhau của chi phí làm tăng chi phí hàng bán được ghi nhận theo thời gian giống như thu nhập từ việc bán hàng hoá. Tuy nhiên, việc áp dụng các khái niệm phù hợp của khuôn mẫu lý thuyết không cho phép công nhận các hạng mục này trong Bảng cân đối kế toán vì không đáp ứng định nghĩa về tài sản hoặc nợ phải trả.
Khi lợi ích kinh tế dự kiến sẽ phát sinh trong nhiều kỳ kế toán và sự kết hợp với thu nhập chỉ có thể xác định một cách rộng rãi hoặc gián tiếp, chi phí được ghi nhận vào Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh trên cơ sở của hệ thống và thủ tục phân bổ hợp lý. Điều này thường là cần thiết trong việc ghi nhận chi phí liên quan đến việc sử dụng tài sản như bất động sản, nhà máy, thiết bị, bằng sáng chế và nhãn hiệu hàng hoá, trong trường hợp này, chi phí được gọi là khấu hao. Các thủ tục phân bổ được dự định ghi nhận
chi phí trong kỳ kế toán, trong đó lợi ích kinh tế gắn liền với các mặt hàng này đã được tiêu thụ hoặc hết hạn.
Một khoản chi phí được ghi nhận ngay khi khoản chi tiêu đó không tạo ra lợi ích kinh tế trong tương lai hoặc là khi lợi ích kinh tế tương lai không đủ điều kiện hay đã hết điều kiện để được ghi nhận là tài sản trong Bảng cân đối kế toán.
Một khoản chi phí cũng được ghi nhận trong các trường hợp khi trách nhiệm được xác lập mà không gắn liền với việc ghi nhân tài sản, chẳng hạn như trách nhiệm đối với sản phẩm bảo hành.
Ví dụ: Công ty ghi nhận một máy khoan trị giá 9.600.000 đồng như là một chi phí trong kỳ mặc dù th ời gian sử dụng của chiếc máy là 5 năm
Sai về mặt kế toán vì chiếc máy khoan còn mang lại lợi ích cho những năm sau nữa nên phải ghi nhận là tài sản.