Nội dung công việc: Lập danh sách khách hàng có quan hệ tiền gửi với Ngân hàng MB chi nhánh TP HCM nhận quà dịp Tết 2013 thông qua truy xuất thông tin về họ tên, địa chỉ, điện thoại khách hàng từ phần mềm T24.
Các bƣớc thực hiện:
Tạo mới file excel với tên “Danh sách khách hàng nhận quà dịp Tết 2013”, tạo các cột: Họ tên khách hàng, Địa chỉ, Quận/huyện, Số điện thoại.
Đăng nhập phần mềm T24 với tài khoản của Ngân hàng, chọn Trade chọn Corporate Customer Nhập mã code của khách hàng vào ô Code, nhấn nút Tìm kiếm.
Đối chiếu với dữ liệu từ phần mềm T24, nhập lại các thông tin liên quan đến khách hàng theo các cột đã tạo sẵn.
Sau khi đã nhập thông tin cho tất cả khách hàng, thực hiện sắp xếp theo từng Quận/huyện thành từng nhóm bằng công cụ Sort trong phần mềm Excel.
Kết quả:
Nắm được cách truy xuất thông tin khách hàng thông qua phần mềm T24.
Các nội dung cần thiết trong danh sách khách hàng phục vụ việc tặng quà Tết.
Cách sắp xếp dữ liệu dựa vào những điều kiện cho trước.
Nhận xét: Ngân hàng cũng là tổ chức thực hiện dịch vụ nên chăm sóc khách hàng là một điều không thể thiếu. Gần vào thời điểm tết, việc lập danh sách khách hàng làm cơ sở cho việc đi tặng quà, thể hiện sự trân trọng tới khách hàng đã tin tưởng sử dụng dịch vụ của Ngân hàng. Vì vậy, danh sách khách hàng phải được thực hiện cẩn thận, tránh sai sót về chính tả tên khách hàng, sai địa chỉ nhà, sai số điện thoại.
Trang 19 Trong quá trình thực tập, ngoài đa phần thời gian được làm công việc tại phòng Khách hàng cá nhân, tôi còn được làm một số công việc liên quan tới khách hàng doanh nghiệp, như:
6. Nhập số liệu của doanh nghiệp vào hồ sơ lƣu trữ của Ngân hàng
Nội dung công việc: Số liệu tình hình kinh doanh của doanh nghiệp TNHH Nhật Anh bao gồm: Cân đối kế toán, tình hình hoạt động kinh doanh và báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Nhưng chỉ được giao nhập các chỉ tiêu trong bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp vào Excel.
Các bƣớc thực hiện:
Lấy bộ hồ sơ của khách hàng doanh nghiệp từ tủ lưu trữ tài liệu của Ngân hàng, tra cứu BCĐKT hợp nhất đã kiểm toán của năm cần nhập.
Copy file excel mẫu nhập dữ liệu từ mạng nội bộ vào folder của công ty TNHH Nhật Anh, paste file excel đó và đổi tên thành “Tình hình kinh doanh năm 2011”
Tiến hành nhập số liệu: đối chiếu từng chỉ tiêu ở BCĐKT rồi nhập vào từng chỉ tiêu tương ứng trong file excel.
Kết quả: Tạo được cơ sở dữ liệu năm 2011 cho doanh nghiệp, làm cơ sở truy xuất, tham khảo về sau. Nắm được cách nhập liệu tình hình kinh doanh của doanh nghiệp.
Nhận xét: Công việc nhập số từ BCĐKT tôi đã được trải qua trong quá trình học môn “Phân tích báo cáo tài chính”, nhưng khi làm ở Ngân hàng thì không khỏi bở ngỡ bởi số lượng thông tin rất nhiều và cách phân bổ tài liệu trong bộ hồ sơ khách hàng và trong mạng nội bộ. Sau quá trình làm công việc này tôi rút ra được kinh nghiệm sau:
Cân nhập cẩn thận, chính xác từng giá trị.
Chú ý đến đơn vị tính: BCĐKT đã công bố của doanh nghiệp thường đơn vị là “VND”, trong khi file excel của Ngân hàng đơn vị là “triệu VND”. Cần quy đổi, làm tròn thành đơn vị triệu VND.
Nên xem mã chỉ tiêu trong file excel để đối chiếu thuận tiện, dễ dàng hơn khi xem tên từng chỉ tiêu.
Trang 20
Hình 8: Bảng CĐKT trong form mẫu Xếp hạng tín dụng nội bộ - KHDN
Nguồn: Ngân hàng Quân Đội (MB)
7. Cập nhật cơ sở dữ liệu Khách hàng
Nội dung công việc: Cập nhật thông tin khách hàng doanh nghiệp TNHH Nhật Anh vào phần mềm “CSSY 3.2 Xếp hạng tín dụng nội bộ” của Ngân hàng.
Các bƣớc thực hiện:
1. Truy cập phần mềm CSSY 3.2 với username và password của chuyên viên trong phòng Khách hàng doanh nghiệp.
2. Vào mục “Chấm điểm-Xếp hạng”, chọn “Khách hàng doanh nghiệp” -> nhập mã CIF T24 của doanh nghiệp (ở đây là: 1267506), nhấn Enter (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
3. Xuất hiện tên doanh nghiệp (ở đây là công ty TNHH Nhật Anh), nhập thông tin của doanh nghiệp như địa chỉ, thời hạn vay, mã số thuế, ngành nghề kinh doanh từ hồ sơ Đề xuất tín dụng của Ngân hàng.
4. Copy mã CIF (hệ thống tự sinh), vào mục “Khách hàng”-> “Cập nhật”-> paste mã CIF vào trường CIF và nhấn Enter. Chọn năm tài chính là 2011, loại báo cáo: Cấn đối tài chính. Sau đó phần mềm sẽ xuất hiện dòng chữ “Báo cáo tài chính chưa có”
Trang 21 5. Tiến hành cập nhật báo cáo tài chính bằng cách nhấn “Import”. Xuất hiện bảng Import,
chọn ngày báo cáo (ở đây là 24/11/2011), nhập mã CIF, chỉ đường dẫn tới file excel đã được nhập số liệu về tình hình kinh doanh của công ty TNHH Nhật Anh năm 2011.
Kết quả: Cập nhật cơ sở dữ liệu về báo cáo tài chính công ty TNHH Nhật Anh trong phần mềm CSSY 3.2
Nhận xét: Việc đánh giá xếp hạng một doanh nghiệp phụ thuộc vào việc cập nhật cơ sở dữ liệu. Sau khi bước đầu tiếp cận với công việc cập nhật một phần nhỏ trong cơ sở dữ liệu, tôi rút ra được kinh nghiệm sau:
Kết hợp với thông tin từ hồ sơ doanh nghiệp cung cấp và cả trên website doanh nghiệp để hỗ trợ cho việc cập nhật thông tin kịp thời và chính xác.
Nên ghi lại số CIF của doanh nghiệp trong phần mềm CSSY 3.2 vào một cuốn sổ nhỏ để tiện theo dõi khi cần thiết.
8. Cập nhật Báo cáo đề xuất Bảo lãnh cho khách hàng doanh nghiệp
Nội dung công việc: Cập nhật thông tin các mục trong Bản báo cáo đề xuất bão lãnh cho công ty Cổ phần thang máy Thiên Nam vào thời điểm 23/1/2013 căn cứ vào đơn đề nghị cấp bảo lãnh của công ty.
Các bƣớc thực hiện:
1. Tạo mới file word với tên Báo Cáo Đề Xuất theo form mẫu của Ngân hàng.
2. Đọc kỹ Đơn đề nghị cấp bảo lãnh của công ty gửi cho Ngân hàng và Hợp đồng thi công thầu thang máy giữa công ty với khách hàng của công ty.
3. Căn cứ vào bản Đơn đề nghị cấp bảo lãnh để cập nhật thông tin trong Báo cáo đề xuất bảo lãnh mới, theo một số mục chính sau:
4. Mục bảo lãnh: Số tiền bảo lãnh, Mục đích bảo lãnh, Bên nhận bảo lãnh, Thời gian bảo lãnh, Mẫu bảo lãnh. Phần này dựa vào thông tin được cung cấp trên Đơn đề nghị cấp bảo lãnh
5. Quan hệ với MB: Dư nợ hiện tại, Cam kết L/C hiện tại, Số dư bảo lãnh hiện tại, Doanh số tiền gửi. Phần này dựa trên truy xuất thông tin từ phần mềm T24 của Ngân hàng. Cách truy xuất dữ liệu như sau:
Trang 22
Đối với mục Dư nợ hiện tại: Đăng nhập T24 Chọn mục Loan Enquiries Sao kê dư nợ theo khách hàng Enquiries Action Save as CSV (xuất file excel).
Đối với mục Cam kết L/C hiện tại: Chọn mục Trade Finance Enquiries Import
Save as CSV.
Đối với mục Số dư bảo lãnh: Chọn mục Limit Enquiries Customer Position
Nhập mã T24 của khách hàng vào trường Customer NO. Click Find save as CSV.
Nhận xét: Sau khi nhận được Đơn đề nghị cấp bão lãnh của doanh nghiệp, chuyên viên tín dụng doanh nghiệp tiến hành thực hiện Báo cáo đề xuất, đề lên cho trưởng phòng tín dụng doanh nghiệp xem xét tính khả thi, sau đó chuyển lên cho Tổng giám đốc chi nhánh ký duyệt lần cuối. Quá trình cho thấy việc cấp bảo lãnh tiến hành theo từng bước từ thấp lên cao, đòi hỏi chuyên viên tín dụng cần thực hiện Bản báo cáo đề xuất bảo lãnh một cách cẩn thận và chính xác. Bản báo cáo đề xuất bảo lãnh gồm nhiều phần:
Phương án đề xuất bảo lãnh của khách hàng: thể hiện số tiền doanh nghiệp đề nghị bảo lãnh, mục đích và đối tượng pháp lý của doanh nghiệp.
Kết luận chính về khách hàng, phần này đóng vai trò rất quan trọng diễn giải thông tin, mối quan hệ giữa khách hàng với Ngân hàng và tạo cơ sở để xem xét bảo lãnh. Gồm: Thông tin chung; Hoạt động kinh doanh; Doanh thu, nguồn thu nhập, trả nợ; Quan hệ với MB; Đánh giá về phương án phát hành.
Đề xuất của đơn vị kinh doanh: thể hiện số tiền kí quỹ/ phí mà doanh nghiệp phải chịu khi thực hiện hợp đồng bảo lãnh.
9. Các công việc khác
Ngoài những công việc chính nêu trên tôi còn thực hiện một số công việc phụ khác giúp tôi có thêm kinh nghiệm cũng như kỹ năng sống cho bản thân, như:
9.1.In và photo tài liệu
In tài liệu: Trong phòng Khách hàng cá nhân có hai máy in (máy được kết nối mạng nội bộ). Khi muốn in tài liệu tôi làm những bước sau: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Trang 23
Bước 1: Mở file muốn in bằng phần mềm MS Word, Excel, PDF Reader tùy theo loại file cần in.
Bước 2: Ấn tổ hợp phím tắt Ctrl+P, xuất hiện hộp thoại in, chọn máy in ở mục Printer, chọn in một mặt (One sided) hay hai mặt (Both sided), in dọc (Portrait Orientation) hay ngang ( Landscape Orientation), in toàn bộ (All), in trang hiện tại (Current page).
Bước 3: Tiến hành in bằng cách nhấn nút Print.
Photo tài liệu: Mỗi một tầng làm việc chỉ có một máy in, máy in gần phòng Khách hàng cá nhân có hướng dẫn cụ thể bằng hình ảnh nên sử dụng tương đối đơn giản. Tôi sử dụng chủ yếu để photo một số giấy tờ như hồ sơ pháp lý của khách hàng, danh sách khách hàng, bản thông báo phổ biến sản phẩm khách hàng cá nhân. Khi muốn photo tài liệu tôi làm những bước sau:
Bước 1: Kiểm tra tủ đựng giấy của máy photo xem giấy khổ A4 trắng còn hay hết, nếu hết bổ sung thêm giấy.
Bước 2: Để tờ giấy cần photo vào mặt kiếng của máy photo, hai cạnh góc vuông bên trái trùng với cạnh góc vuông của máy photo. Đóng nắp máy lại.
Bước 3: Nhấn nút Start (nếu chỉ in một mặt), nhấn nút Duplex ( nếu in hai mặt). Trong trường hợp in hai mặt, máy sẽ copy mặt đầu tiên trước, sau đó tôi mở nắp và lật mặt sau lại để máy tiến hành photo cả hai mặt.
Nhận xét:
Trước khi thực tập, tôi chỉ nắm được cách in tài liệu. Sau khi thực tập, tôi đã có thể nắm được cơ bản cách photo tài liệu bằng máy photo văn phòng và xử lí một số tình huống máy bị kẹt giấy, hay thay đổi kích thước bản photo.
Việc in ấn, photocopy là rất thiết yếu trong môi trường doanh nghiệp. Vì vậy cần học cách sử dụng và khắc phục một số lỗi cơ bản của máy photocopy. Bên cạnh đó, cần lưu ý tới việc sử dụng tiết kiệm giấy in, giấy photo.
Trang 24
9.2.Chuẩn bị quà tặng cho khách hàng
Nhân dịp Tết 2013, Phòng Khách hàng cá nhân và Khách hàng doanh nghiệp có chương trình tặng quà tri ân khách hàng. Quà tặng cho khách hàng cá nhân là bộ ấm chén sứ cao cấp Minh Long, khách hàng doanh nghiệp là một chai rượu ngoại.
Quà được dán logo MB của Ngân hàng (vào mặt trước hộp), và bấm thêm card visit của Giám đốc chi nhánh (đối với khách hàng VIP), chuyên viên (đối với khách hàng thường). Hộp quà được bỏ vào túi xốp của Ngân hàng.
Nhận xét: Việc tặng quà vào dịp lễ tết đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì quan hệ với khách hàng. Vì vậy, khâu lên danh sách tặng quà và gói quà cần được thực hiện cẩn thận.
9.3. Gặp khách hàng
Tôi may mắn khi được cùng các anh/chị trong phòng đi ra ngoài gặp khách hàng để giao thẻ ATM, tặng quà Tết.
Nhận xét: Việc gặp khách hàng là cách gián tiếp thể hiện hình ảnh của Ngân hàng tới khách hàng, nên cần chú trọng tới tính chuyên nghiệp trong ăn mặc, cư xử tự tin và biết lắng nghe khách hàng.
Trang 25
PHẦN III: NHẬN XÉT VỀ QUÁ TRÌNH THỰC TẬP
1. Nhận xét chung
1.1.Về môi trƣờng làm việc
Tôi cảm nhận được không khí làm việc thân thiện, hòa đồng, hăng hái và phong cách làm việc chuyên nghiệp, có trách nhiệm của mỗi nhân viên trong phòng Khách hàng cá nhân nói riêng cũng như chi nhánh TP HCM nói chung, điều đó được thể hiện qua từng công việc tôi tiếp xúc và trao đổi với các anh/chị. Tôi nghĩ mình cần phải cố gắng học hỏi những tác phong tích cực ấy. Bên cạnh đó, tôi nhận được sự hướng dẫn nhiệt tình từ các anh/chị trong phòng, đặc biệt là chị Thanh – người hướng dẫn thực tập tôi, đã tạo cho tôi động lực và điều kiện được tiếp xúc với công việc, được trải nghiệm và học hỏi nhiều điều mà trong trường Đại học không dạy. Vì vậy, sau hai tháng làm quen với môi trường doanh nghiệp, với vai trò là sinh viên thực tập tôi cho rằng môi trường làm việc tại Ngân hàng TMCP Quân Đội (MB)- chi nhánh TP HCM chuyên nghiệp và lý tưởng.
1.2. Thuận lợi và khó khăn trong quá trình thực tập
Thuận lợi
Giờ giấc (8 giờ- 12 giờ) và vị trí địa lí (gần nhà).
Môi trường, điều kiện làm việc chuyên nghiệp.
Nhận được sự hướng dẫn, chỉ bảo nhiệt tình từ các anh/chị trong phòng ban tiếp nhận thực tập.
Chủ động áp dụng những kiến thức, kỹ năng mềm học được tại trường Đại học Hoa Sen vào công việc được giao. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Khó khăn
Với bản tính còn thụ động, phong cách ăn mặc sơ sài, không chuyên nghiệp và suy nghĩ chưa chu đáo nên bước đầu tôi gặp khó khăn khi hòa nhập với môi trường Ngân hàng, nơi đòi hỏi hình ảnh mang tính chuyên nghiệp, chủ động.
Trang 26
Các quy định và tính kỉ luật trong Ngân hàng khắt khe làm tôi phải cố gắng hết mình để tuân theo những quy tắc, nề nếp của chi nhánh.
Kiến thức chuyên môn và nghiệp vụ Ngân hàng của tôi chưa tốt để có thể bắt kịp với nhịp độ công việc.
2. Kinh nghiệm đúc kết từ quá trình thực tập
Qua gần 8 tuần thực tập tại Ngân hàng TMCP Quân Đội (MB) – chi nhánh TP HCM đã giúp tôi trau dồi được nhận thức về môi trường doanh nghiệp, kinh nghiệm thực tế. Một sô kinh nghiệm tôi rút ra được là:
Trước tiên, cần thiết lập mục tiêu phát triển bản thân trong quá trình thực tập. Mình cần học hỏi điều gì và bằng cách nào, kết quả dự kiến.
Mỗi cá nhân luôn phải cố gắng hoàn thiện về kĩ năng nghiệp vụ, đạo đức nghề nghiệp cũng như phong cách làm việc chuyên nghiệp để tạo lòng tin đối với đồng nghiệp và khách hàng.
Cần có tinh thần học hỏi từ đồng nghiệp, cấp trên và những người xung quanh.
Gạt bỏ cái tôi, luôn hòa đồng với tập thể, chủ động tạo sự gắn kết giữa cá nhân với đồng nghiệp, cấp trên nhưng vẫn giữ được lập trường của mình.
“Nhập gia tùy tục”, khi bạn đã là một phần của doanh nghiệp, bạn bắt buộc phải tuân thủ các quy tắc kỉ luật, quy định của doanh nghiệp bạn đang công tác.
3. Kỹ năng đạt đƣợc
Trong quá trình thực tập, tôi may mắn được các anh/chị giao phó một số công việc cơ bản và nhờ hỗ trợ nghiệp vụ. Với kiến thức hiện tại chưa đủ để đáp ứng công việc nhưng tôi đã cố gắng hết mình để hoàn thành và điều quan trọng là học được một số kỹ năng cần thiết phục vụ cho công việc sau này:
Kỹ năng giao tiếp, ứng xử: Tự tin trong giao tiếp, biết cách ứng xử hòa hợp, đúng mực với mọi người.
Trang 27
Kỹ năng giải quyết vấn đề: Khi gặp khó khăn trong công việc, suy nghĩ và kết hợp những thứ có sẵn (kiến thức, tài liệu) hoặc chủ động hỏi người có nghiệp vụ tốt hơn để hoàn thành công việc hiệu quả và đúng hạn.
Kỹ năng chuyên môn: Không ngừng trau dồi thêm kiến thức về nghiệp vụ thông qua các văn bản nghị quyết, buổi giới thiệu sản phẩm. Ngoài ra, kỹ năng tin học văn phòng rất cần thiết để hoàn thành công việc hiệu quả.
Kỹ năng làm việc nhóm: Một số công việc đòi hỏi sự thảo luận, hỗ trợ giữa các nhân