c. Lập chương trình kiểm toán chi tiết
2.4Tổ chức giám sát chất lượng kiểm toán
Để tránh những rủi ro đáng tiếc đối với uy tín của kiểm toán viên cũng như của công ty kiểm toán, công ty AASC thực hiên quy trình kiểm soát chất lượng chặt chẽ trước khi phát hành báo cáo kiểm toán. Hệ thống kiểm soát chất lượng của công ty thông qua ba cấp: cấp kiểm toán viên, cấp trưởng phòng, cấp Ban Giám đốc. Quy trình được thực hiện cụ thể như sau:
Cấp KTV- trưởng nhóm: Ngay khi nhận được các giấy làm việc mỗi phần hành của từng thành viên trong nhóm, trưởng nhóm sẽ yêu cầu các thành viên giải trình về những ý kiến mà họ đưa ra trong nhận xét kiểm toán. Sau khi xem xét và chấp nhận giải trình của các thành viên mới tiến hành sắp xếp giấy làm việc theo quy định của Công ty và nộp các file giấy làm việc cho trưởng phòng.
Cấp trưởng phòng: Trưởng phòng sẽ tiến hành chọn mẫu giấy làm việc, việc chọn mẫu giấy làm việc đảm bảo nguyên tắc tất cả các trợ lý tham gia kiểm toán đều được chọn. Đối với khách hàng có vấn đề ngoại trừ thì sẽ ưu tiên vấn đề ngoại trừ, với khách hàng có báo cáo kiểm toán chấp nhận từng phần thì chọn mẫu giấy làm việc theo phương pháp ngẫu nhiên. Sau đó, trưởng phòng sẽ tiến hành trao đổi với trưởng nhóm về những vấn đề còn chưa rõ và yêu cầu KTV lập bảng giải trình.
Cấp Ban giám đốc: Quá trình trên lại diễn ra một lần nữa nhưng dưới sự thực hiện của người trong ban giám đốc mà thông thường là phó tổng giám đốc phụ trách phòng sẽ tiến hành kiểm tra. Trong quá trình này, KTV sẽ phải trả lời hết bảng câu hỏi soát xét hồ sơ kiểm toán theo mẫu do công ty lập về Báo cáo tài chính, về trình bày trên giấy làm việc... Cuối cùng, phó giám đốc yêu cầu trưởng nhóm, trưởng phòng thông qua và kí vào biên bản kiểm soát.
Trước khi chấp nhận kiểm toán cho một khách hàng, bất kể khách hàng lâu năm hay khách hàng mới, công ty tiến hành đánh giá tính chính trực của ban giám đốc công ty khách hàng, cũng như tính độc lập, năng lực cung cấp dịch vụ của công ty tới khách hàng. Khi những điều kiện đó được đảm bảo thì công ty mới ký hợp đồng với khách hàng. Mục đích của bước công việc này nhằm tạo điều kiện làm việc tốt nhất giữa công ty và khách hàng, đảm bảo đưa ra những kết luận trung thực, khách quan nhất về Báo cáo tài chính của công ty được kiểm toán.
Trước khi tiến hành kiểm toán, KTV sẽ được thông báo lịch kiểm toán, danh sách nhóm kiểm toán, trưởng nhóm kiểm toán tại các khách hàng cụ thể. Nhóm kiểm toán do trưởng phòng lựa chọn đảm bảo tuân thủ tính độc lập, khách quan và có năng lực đủ để đáp ứng yêu cầu kiểm toán của từng khách hàng cụ thể. Các KTV và các trợ lý sẽ tìm hiểu một số thông tin về khách hàng mình sắp kiểm toán như: Thông tin về nhân sự, thông tin về kế toán, thông tin chung về công ty, loại hình hoạt động…
Trưởng nhóm kiểm toán sẽ là người trực tiếp giám sát các KTV trong việc sử dụng các kỹ thuật để thu thập thông tin về đơn vị được kiểm toán, đặc biệt là thông tin về hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng. Các giấy tờ làm việc của kiểm toán viên được nhóm trưởng soát xét nhằm đảm bảo các kỹ thuật thu thập đúng quy định, thông tin thu được là đầy đủ công việc tiến hành đúng chuẩn mực, đúng quy trình kiểm toán.
Kiểm soát trong giai đoạn thực hiện kiểm toán
Một kế hoạch kiểm toán được thiết lập sau khi đã có sự tìm hiểu về khách hàng. Kế hoạch kiểm toán nêu rõ mục tiêu kiểm toán trong niên độ, nội dung kiểm toán, những vấn đề cần chú ý trong cuộc kiểm toán năm nay. Nhóm trưởng phổ biến chương trình kiểm toán tới từng thành viên trong nhóm, căn cứ vào trình độ chuyên môn, năng lực cũng như thế mạnh của từng thành viên trưởng nhóm kiểm toán sẽ phân công công việc cho từng người đảm bảo hợp lý về tiến độ và chất lượng cuộc kiểm toán. Trong quá trình thực hiện, trưởng nhóm là người có trách nhiệm giám sát tiến độ
công việc của các thành viên. Thường xuyên đôn đốc, nhắc nhở, giúp các trợ lý giải quyết những vấn đề phức tạp phát sinh. Các thủ tục kiểm toán, phương pháp kiểm toán, các ghi chép, các bằng chứng do các thành viên thu thập cũng phải được trưởng nhóm soát xét, yêu cầu giải trình về việc ghi chép của mình. Trong quá trình thực hiện, trưởng nhóm kiểm toán có thể đề nghị trưởng phòng đổi thành viên tham gia nhóm kiểm toán nếu thấy thành viên nào không phù hợp hay không đáp ứng được yêu cầu của cuộc kiểm toán. Ngoài ra, nhóm trưởng cũng có thể hỗ trợ các KTV trong việc đánh giá chất lượng của bằng chứng kiểm toán và tham gia thảo luận với các thành viên trong nhóm về những vấn đề còn nghi vấn để đi tới quyết định chính xác.
Kiểm soát trong giai đoạn kết thúc kiểm toán
Sau khi hoàn thành công việc, trưởng nhóm kiểm toán tiến hành xem xét, tổng hợp kết quả làm việc của các thành viên để tiến hành lập biên bản kiểm toán. Trưởng nhóm cần soát xét lại 1 lần nữa các bằng chứng thu thập được đảm bảo tính chính xác khi đưa ra kết luận. Trưởng nhóm cũng có thể yêu cầu các trợ lý giải thích những điều chưa rõ nhằm nắm được những sai phạm, thiếu sót trọng yếu để có thể giải trình với các cấp soát xét trong công ty cũng như với khách hàng. Sau đó, giấy tờ làm việc được đưa lên lãnh đạo phòng kiểm tra một lần nữa trước khi gửi cho Ban giám đốc. Nếu Ban giám đốc chấp nhận thì báo cáo kiểm toán được ban hành.