Căn cứ vào nội dung công cụ, dụng cụ được chia thành
2.1.3.Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty
Hiện nay nền sản xuất ngày càng mở rộng và phát triển trên cơ sở thoả mãn không ngừng nhu cầu vật chất và văn hóa của mọi tầng lớp trong xã hội. Việc sử dụng vật liệu công cụ dụng cụ một cách hợp lý, có kế hoạch ngày càng được coi trọng. Công tác quản lý vật liệu công cụ dụng cụ là nhiệm vụ của tất cả mọi người nhằm tăng hiệu quả kinh tế cao mà hao phí lại thấp nhất. Công việc hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ ảnh hưởng và quyết định đến việc hạch toán giá thành, cho nên để đảm bảo tính chính xác của việc hạch toán giá thành thì trước hết cũng phải hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ chính xác.
* Về hệ thống kho : Công ty tổ chức ở mỗi đội công trình một kho để dữ trữ bảo quản. Các kho thường nằm ngay tại chân các công trình. Mỗi kho đặt một tên riêng và được mã hóa bằng 5 chữ số như : 00054-Kho công trình Láng Hòa Lạc, 00068-Kho hệ thống cấp nước Sông Đà, 00084 – kho công trình nhà làm việc công ty 479…
* Về định mức : Công ty không lập định mức nguyên liệu vật liệu mà căn cứ
vào bản dự toán ở phòng kế hoạch đấu thầu để mua nguyên liệu vật liệu. Bản dự toán được Công ty thuê Công ty tư vấn lập chuyển cho Sở Xây Dựng duyệt, kiểm tra và thẩm định trước khi dự án được đưa vào thi công. Tuy nhiên trên thực tế giá mua ghi trong thiết kế dự toán bao giờ cũng cao hơn đôi chút so với giá thực tế để tránh tình trạng biến động về giá vật tư Công ty có thể bị lỗ.
* Quy chế thu mua, sử dụng, bảo quản: Công ty thu mua nguyên vật liệu,
công cụ dụng cụ trong giới hạn sao cho không quá nhiều gây ứ đọng vốn, nhưng cũng không quá ít gây ngừng thi công công trình. Những hợp đồng vật tư do đội ký trực tiếp với người cung cấp thì phải có xác nhận của Giám đốc Công ty thì mới hiệu lực về mua bán. Nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ của Công ty đều được kiểm tra, xét duyệt trước trên cơ sở kế hoạch và bản dự toán để đảm bảo tính hợp lý và tiết kiệm chi phí. Tại mỗi kho là một đội ngũ quản lý, cập nhật hàng ngày số lượng nhập, xuất trên thẻ kho. Để tiết kiệm chi phí vận chuyển và chi phí bảo quản, tháng 01 năm 2012 và trong các năm trước đây, công ty cổ phần xây dựng Đức Phú mua về chuyển thẳng đến kho công trình mà không nhập tại kho kho công ty. Kế toán tại công trình chỉ theo dõi số lượng và giá trị nhập, xuất, tồn sau đó
thẳng vào TK 154. Sang tháng 02 năm 2012 do thời tiết mưa nhiều và kho tại công trình không đảm bảo để bảo quản tốt nên công ty mua nguyên vật liệu về môt phần nhập kho và một phần chuyển thẳng đến công trình.
* Chế độ trách nhiệm vật chất : Công ty xem xét dựa trên hai yếu tố : yếu tố
khách quan và chủ quan.
Nếu mất nguyên liệu vật liệu do hàng rào che chắn của Công ty bị hư hỏng thì quy trách nhiệm cho người quản lý với mức phạt từ 10% đến 50% tùy vào số lượng nguyên vật liệu mất cắp và giá trị của nó.
Nếu bị mất cắp do ý chủ quan của cán bộ quản lý bỏ đi trong giờ làm việc,cấu kết với đối tượng bên ngoài mua bán nguyên vật liệu khi phát hiện sẽ bị phạt về hiện vật và giá trị 100%, tùy vào mức độ giá trị có thể dẫn đến đuổi việc.
Tóm lại, quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ, sử dụng vật liệu là một trong những nội dung quan trọng của công tác quản lý doanh nghiệp luôn được các nhà quản lý quan tâm.