2.1.Tình hình nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty 2.1.1. Đặc điểm về nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty
Hiện nay, đối với các công ty xây dựng nói chung và công ty nói riêng, để tiết kiệm chi phí vận chuyển và chi phí bảo quản, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ mua về đều chuyển thẳng đến công trình mà không nhập qua kho. Sang tháng 02 năm 2012 do trời mưa nên công ty mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ về một phần nhập tại kho công ty và một phần chuyển thẳng đến công trình.
Trong quá trình tham gia vào sản xuất kinh doanh, nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định, nguyên vật liệu bị tiêu hao toàn bộ và không giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu mà giá trị của nguyên vật liệu được chuyển toàn bộ một lần vào chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm mới làm ra.
Còn công cụ dụng cụ là những tư liệu lao động chưa đủ điều kiện để trở thành tài sản cố định (dưới 10 triệu đồng), và công cụ dụng cụ tham gia vao nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh, giá trị của công cụ dụng cụ được phân bổ dần cho nhiều kỳ hạch toán, Tuy nhiên đối với những công cụ dụng cụ có giá trị nhỏ thì chuyển hết vào chi phí sản xuất kinh doanh của kỳ xuất dùng.
Để xây dựng các công trình lớn Công ty phải sử dụng một khối lượng lớn nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, phong phú về chủng loại, đa dạng về chất lượng. Có các loại vật liệu là sản phẩm của nghành công nghiệp như: xi măng rất đa dạng xi măng trắng Hải Phòng, xi măng Hoàng Thạch, xi măng Hoàng Mai, xi măng Cầu Đước, xi măng bao, xi măng rời...thép gồm thép trong nước, thép nhập khẩu với thép tròn φ10, φ14...thép tấm, thép gai, thép cạnh. Gạch gồm: gạch lỗ, gạch đặc, đồ sứ vệ sinh.
Có những loại vật liệu là sản phẩm của nghành khai thác mới qua sơ chế được đưa vào sử dụng như: sỏi, cát, đá. Có những loại vật liệu là sản phẩm của nghành nông lâm nghiệp như: gỗ, tre, nứa để làm giàn giáo, cốt pha... có loại vật liệu đã qua chế biến và ở dạng cân kiện như các loại gỗ, cửa, cầu thang, lan can...
Ngoài ra việc thu mua vận chuyển bảo quản các loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ có đặc điểm riêng khác. Có loại vật liệu có thể mua ngay tại các cửa hàng đại lý vật liệu xây dựng trong địa bàn thi công, vận chuyển nhanh chóng. Có những loại vật liệu, CCDC bảo quản trong kho như: xi măng, sắt thép, cuốc xẻng… có những loại phải đến tận nơi khai thác để mua,và không thể bảo quản trong kho để ngoài trời như: cát sỏi, đá. Có loại còn phải đặt gia công như cửa gỗ, đồ bảo hộ… gây khó khăn cho công việc bảo quản dễ xảy ra mất mát hao hụt ảnh hưởng đến quá
Việc thu mua vật tư có thể do Công ty trực tiếp đi mua như: xi măng, gạch có thể do đội tự mua, theo nhu cầu về vật tư cho từng công trình hạng mục công trình tại từng thời điểm mà nhân viên của đội viết đơn xin mua vật tư và áp tải hàng về tận kho kèm theo chứng từ.
2.1.2. Phân loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty
Để tiến hành thi công xây dựng nhiều công trình khác nhau đáp ứng nhu cầu thị trường công ty phải sử dụng một khối lượng nguyên vật liệu rất lớn bao gồm nhiều thứ, nhiều loại khác nhau, mỗi loại vật liệu ,công cụ dụng cụ có vai trò, tính năng lý hoá riêng. Muốn quản lý tốt và hạch toán chính xác vật liệu công cụ dụng cụ thì phải tiến hành phân loại vật liệu công cụ dụng cụ một cách khoa học, hợp lý.
2.1.2.1. Phân loại nguyên vật liệu
Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh, công ty căn cứ vào yêu cầu quản lý và nội dung kinh tế của NVL tại công ty để phân loại thành các nhóm sau:
- NVL chính: là các loại vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh sẽ cấu thành nên thực thể sản phẩm, công trình. Toàn bộ giá trị NVL được chuyển và giá trị sản phẩm mới, công trình mới bao gồm: xi măng, sắt, thép tấm, đá, gạch xây…và một số NVL chính khác.
- NVL phụ: Là các loại NVL được sử dụng trong sản xuất để làm tăng chất lượng sản phẩm, hoàn chỉnh công trình hoặc phục vụ cho việc quản lý sản xuất…Các loại vật liệu này không cấu thành nên thực thể sản phẩm như: Dung môi,bột bã, bàn lề, gạch lát, phụ gia Sika…
- Nhiên liệu: là những thứ có tác dụng cung cấp nhiêt lượng cho quá trình sản xuất, phục vụ cho công nghệ sản xuất, phượng tiện vận tải, công tác quản lý. Bao gồm: xăng, dầu diesel, dầu phụ,..
- Phụ tùng thay thế: là những tài sản ngắn hạn dùng để thay thế, sữa chữa máy móc thiết bị, phượng tiện vận tải, công cụ dụng cụ như xi lanh, răng gầu, tổng phanh, đĩa côn, đĩa thép, bơm côn, các đăng cầu trước, đăng cầu sau, bánh răng, bót lái, motơ,…
- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Là những vật tư được sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản. Thiết bị XDCB bao gồm cả thiết bị cần lắp và thiết bị không cần lắp, công cụ, khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt cho công trình XDCB.
- Vật liệu khác: Là loại vật liệu không được xếp vào các loại trên. Các loại vật liệu này chủ yếu thu hồi từ quá trình sản xuất hoặc thanh lý TSCĐ, CCDC có thể sử dụng lại hoặc bán.
Cách phân loại trên cho biết vai trò, công dụng của từng loại vật liệu và giúp công ty sử dụng các tài khoản chi tiết một cách hợp lý.
2.1.2.2. Phân loại công cụ dụng cụ