II. TèNH HèNH THỰCTẾ TỔ CHỨC KẾ TOÁN VẬTLIỆ U CễNG CỤ, DỤNG CỤ Ở CễNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG PHƯƠNG NAM.
7.1.Kế toỏn tổng hợp vật liệu cụngcụ dụng cụ
7. Kế toỏn tổng hợp nhập xuất vậtliệu cụngcụ dụng cụ:
7.1.Kế toỏn tổng hợp vật liệu cụngcụ dụng cụ
Trong nền kinh tế thị trường việc mua vật liệu- cụng cụ dụng cụ được diễn ra thường xuyờn nhanh gọn trờn cơ sở "thuận mua vừa bỏn". Thụng thường đối với một số đơn vị bỏn vật liệu- cụng cụ dụng cụ cho cụng ty liờn tục nhiều lần nờn mỗi khi cụng ty cú nhu cầu mua vật liệu- cụng cụ dụng cụ căn cứ vào giấy đề nghị mua vật liệu- cụng cụ dụng cụ được giỏm đốc kớ, duyệt thỡ đơn vị bỏn sẽ cung cấp vật liệu- cụng cụ dụng cụ theo yờu cầu của cụng ty. Đối với cụng trỡnh lớn, tiến độ thi cụng dài đũi hỏi nhiều cụng ty cú thể mua nợ của đơn vị và chịu trỏch nhiệm thanh toỏn với người bỏn sau một thời gian. Hỡnh thức thanh toỏn cú thể bằng tiền mặt, tiền gửi ngõn hàng, tiền vay ngắn hạn.
7.1.1. Đối với vật liệu- CCDC về nhập kho cụng ty từ nguồn mua ngoài.
Mỗi khi cụng ty cú nhu cầu mua vật tư, đơn vị bỏn sẽ gửi phiếu bỏo giỏ đến trước. Căn cứ vào phiếu bỏo giỏ này cụng ty chuẩn bị tiền để cú thể chuyển trả trước- tuỳ thuộc vào khả năng cụng ty. Nếu trả sau hoặc đồng thời thỡ căn cứ vào hoỏ đơn do đơn vị bỏn cựng lỳc hàng về nhập kho cụng ty. Như vậylà khụng cú trường hợp hàng về mà hoỏ đơn chưa về hoặc ngược lại. Kế toỏn ghi sổ một trường hợp duy nhất là hàng và hoỏ đơn cựng về. Do đú cụng tỏc ghi sổ kế toỏn cú đơn giản hơn.
Để theo dừi quan hệ thanh toỏn với những người bỏn, cụng ty sử dụng sổ chi tiết thanh toỏn với người bỏn- từ khoản 311 "phải trả cho người bỏn". Đõy là sổ dựng để theo dừi chi tiết cỏc nghiệp vụ nhập vật liệu cụng cụ dụng cụ và quỏ trỡnh thanh toỏn với từng người bỏn của cụng ty.
Căn cứ vào cỏc chứng từ gốc nhập vật liệu- cụng cụ dụng cụ ở phần kế toỏn chi tiết và cỏc chứng từ gốc trong thỏng 10 năm 2002, kế toỏn tiến hành định khoản một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu phỏt sinh trong quỏ trỡnh nhập kho vật liệu và quỏ trỡnh thanh toỏn với người bỏn.
- Trường hợp cụng ty nhập kho vật liệu nhưng chưa thanh toỏn với người bỏn. Ngày 8/10/2002 cụng ty nhập kho vật liệu chớnh (cụppha tụn) của cửa hàng vật liệu số 23 Nguyễn Tam Trinh- Hà Nội theo phiếu nhập kho số 182 ngày 8/10/2002 trị giỏ 77.000.000đ kốm theo hoỏ đơn 358 số tiền 77.000.000đ (thuế VAT 5%).
Căn cứ 2 hoỏ đơn trờn kế toỏn ghi vào nhật ký chung theo định khoản và sổ cỏi TK152
Nợ TK152: 73.300.000đ Nợ TK133: 3.850.000đ Cú TK 331: 80.850.000đ
- Trường hợp căn cứ vào phiếu bỏo giỏ cụng ty ứng trước tiền để thanh toỏn cho người bỏn. Theo chứng từ số 212 ngày 8/10/02 trờn nhật kớ chung và sổ chi tiết thanh toỏn với người bỏn.
Nợ TK331: 26.775.000 Cú TK111: 26.775.000
Đến ngày 10/10/02 hàng về kốm theo hoỏ đơn số 140 ngày 10/10/02 số tiền vật liệu nhập về là 25.500.000đ. Căn cứ vào chứng từ này kế toỏn ghi nhật ký chỳng theo định khoản và ở sổ cỏi TK152 (gồm VAT 5%)
Nợ TK 152: 25.500.000 Nợ TK 1331: 1.275.000 Cú TK331: 26.775.000
- Trường hợp khụng cú hàng thỡ người bỏn phải hoàn lại số tiền ứng trước cho cụng ty. Khi cụng ty nhận lại số tiền 25.500.000đ
Nợ TK111 26.775.000 Cú TK331
Ngày 17/10/02 cụng ty nhận giấy bỏo nợ của ngõn hàng đầu tư và phỏt triển Hà Nội ngày 17/10/02 bỏo đó chuyển sộc trả tiền ngõn hàng cho cửa hàng vật liệu số 2 Nguyễn Tam Trinh- Hà Nội, số tiền ghi nhậtký chung theo định khoản:
Nợ TK331 80.850.000
Cú TK 112
- Trường hợp cụng ty mua vật liệu đó thanh toỏn trực tiếp bằng tiền mặt giỏ mua vật liệu cho đơn vị bỏn theo hoỏ đơn ngày 9/10/02, số 361 nhập xăng, dầu cho cụng ty, cụng ty đó thanh toỏn trực tiếp bằng tiền mặt, số tiền ghi trờn hoỏ đơn số 361 ngày 9/10/02 là 2.000.000đ. Căn cứ hoỏ đơn trờn kế toỏn ghi sổ nhật ký chung theo định khoản và sổ cỏi TK152 (gồm VAT).
Nợ TK152: 2.000.000đ Nợ TK 1331: 100.000đ Cú TK 111: 2.100.000đ
- Trường hợp nhập kho vật liệu ngày 24/10/02, theo hoỏ đơn số NHB, cụng ty trả bằng tiền vay ngắn hạn 8.800.000. Căn cứ vào hoỏ đơn số NHB kế toỏn ghi nhật ký chung theo định khoản: (Nhật ký chung và ở sổ TK152)
Nợ TK152: 8.800.000đ Nợ TK 133: 440.000đ Cú TK 311: 8.840.000đ
- Trường hợp kế toỏn tạm ứng tiền cho nhõn viờn tiếp liệu để mua vật liệu- cụng cụ dụng cụ khụng được hạch toỏn vào tài khoản 141 mà kế toỏn vẫn viết phiếu chi tiền mặt nhưng cho đến khi nào nhập kho vật liệu, cụng cụ dụng cụ của nhõn viờn tiếp liệu mua về sẽ hạch toỏn như trường hợp cụng ty mua vật liệu, cụng cụ dụng cụ thanh toỏn trực tiếp.
Trong thỏng căn cứ vào hoỏ đơn của đơn vị bỏn gửi đến và phiếu nhập kho. Kế toỏn tiến hành phõn loại và sắp xếp theo từng người bỏn sau đú kế toỏn ghi vào cỏc cột phự hợp trờn sổ chi tiết- TK331 theo cỏc định khoản trờn.
Cuối thỏng kế toỏn tiền hành cộng sổ chi tiết tài khoản 331 theo từng người bỏn, số liệu ở sổ chi tiết TK331 là cơ sở để ghi vào sổ nhật ký chung thỏng 10/02.
Số dư cuối thỏng (ở sổ chi tiết) bằng số dư đầu thỏng cộng với số phải thanh toỏn trừ đi số đó thanh toỏn.
Mẫu số 09