Bắt nóng chính là thực hiện thủ tục yêu cầu bắt giữ ngay chính con tàu chở hàng khi phát hiện tổn thất lớn với hàng hóa. Một số thủ tục cần thiết để thực hiện công tác này:
- Ngay khi tàu bắt đầu vào Việt Nam làm hàng, đơn bị bảo hiểm gốc phải phối hợp chặt chẽ với đại diện của PTI tại cảng để sớm xác định mức độ và nguyên nhân tổn thất của lô hàng. Đại diện của PTI tại cảng cần lập biện bản đối tịch với tàu về nguyên nhân và mức độ tổn thất.
- Đơn vị bảo hiểm gốc hoặc đại diện của PTI tại cảng được phép chủ động tư vấn hoặc nhận ủy quyền của chủ hàng để làm thư khiếu nại gửi chủ tàu nêu rõ số tiền khiếu nại và hình thức yêu cầu chủ tàu cấp bảo lãnh.
Theo thông lệ quốc tế cũng như thực tế bắt giữ tàu tại Việt Nam, cũng như tại PTI thì có 3 hình thức chủ yếu có thể áp dụng để yêu cầu chủ tàu bồi thường như sau:
Hình thức này được đánh giá là hiệu quả cao nhất vì sau khi nhận tiền người khiếu nại không phải tranh tục kéo dài nữa. Tuy nhiên để áp dụng được hình thức này thì cần thỏa mãn các điều kiện sau:
+ Tổn thất có số liệu cụ thể;
+ Nguyên nhân tổn thất thuộc trách nhiệm của chủ tàu và có xác nhận của đại diện tàu;
+ Số tiền khiếu nại không lớn (so với giá trị tàu)
Nội dung Lump sum bao gồm (bản ghi nhớ giữa các bên) :
+ Tên tổ chức (đại lý tàu hoặc ngân hàng), cá nhân đứng ra cam kết chịu trách nhiệm trả tiền cho người khiếu nai;
+ Số tiền cụ thể, phương thức thanh toán chuyển khoản (số tài khoản) hay nhận bank slip;
+ Các bên cam kết sau khi nhận đủ số tiền nêu trên thì vụ việc kết thúc không có khiếu nại gì thêm.
-Hình thức bảo lãnh qua ngân hàng (Bank guarantee)
Là văn bản do ngân hàng phát hành với uy tín của mình để bảo lãnh cho khoản tiền mà chủ tàu phải trả cho người khiếu nại, nên đề nghị các ngân hàng có uy tín (First Class Bank). Ngoài ra chủ tàu có thể mở một tài khoản vãng lai tại một ngân hàng theo đề nghị của người khiếu nại, trên cơ sở đó ngân hàng cũng cấp bảo lãnh. Nội dung bảo lãnh ngân hàng gồm:
+ Tên, địa chỉ đầy đủ của ngân hàng đứng ra bảo lãnh; + Tên tàu, chủ tàu, quốc tịch tàu, nơi đăng kí được bảo lãnh; + Nội dung bảo lãnh về việc gì và số tiền cụ thể là bao nhiêu; + Luật chi phối (điều khoản về tranh chấp).
Là văn bản do hội P&I hoặc người bảo hiểm thân tàu đứng ra làm cam kết thanh toán toàn bộ số tiền khiếu nại và các chi phí liên quan đến tàu bị bắt giữ. Nội dung bao gồm:
+ Tên, địa chỉ đầy đủ của hội P&I hoặc người bảo hiểm thân tàu; + Tên tàu, chủ tàu, quốc tịch tàu, nơi đăng kí được bảo lãnh; + Nội dung bảo lãnh về việc gì và số tiền cụ thể là bao nhiêu; + Luật chi phối (điều khoản về tranh chấp).
Sau khi chủ tàu trả tiền đầy đủ cho công ty bảo hiểm hoặc DNBH đạt được thỏa thuận trong đàm phán, nhà bảo hiểm làm đơn đề nghị giải phóng tàu do chủ hàng ký và gửi tòa án. Khi tòa đã quyết định giải phóng tàu và doanh nghiệp đã nhận đủ tiền khiếu nại thì người khiếu nại phải rút đơn khởi kiện.