NVĐNT3 lập phương án lựa chọn phương thức tự đòi người thứ ba hoặc thuê đòi người thứ ba trình lãnh đạo phê duyệt:
- Xác định người thứ ba có trách nhiệm trực tiếp hoặc có thể thông qua Người được bảo hiểm để yêu cầu cung cấp các thông tin về người thứ ba
- Lập bảng tính toán khiếu nại người thứ ba trên cơ sở số tiền bồi thường cho Người được bảo hiểm kèm theo Thư kiếu nại người thứ ba/Claim letter to third party (BM.PTI.HH.04.02)
- Photo toàn bộ hồ sơ gửi người thứ ba có trách nhiệm và các bên liên quan để yêu cầu giải quyết khiếu nại.
Trong quá trình lên phương án đòi người thứ ba, nếu xét thấy số tiền khiếu nại nhỏ hoặc khả năng đòi bên thứ ba thấp, NVĐNT3 trình đóng hồ sơ để tránh chi phí phát sinh.
Nếu khiếu nại lớn và có khả năng đòi được thì lựa chọn một trong hai phương án đòi người thứ ba sau:
a. Tự đòi người thứ ba
Các trường hợp tự đòi người thứ ba:
- Nguyên nhân tổn thất rõ ràng và thể hiện rõ trách nhiệm của người thứ ba, và - Người thứ ba gây lỗi có trụ sở, văn phòng tại Việt Nam hoặc tham gia bảo hiểm trách nhiệm dân sự tại đơn vị có trụ sở Việt Nam.
Khi tiến hành tự đòi người thứ ba, NVĐNT3 lập Thư kiếu nại người thứ ba (BM.PTI.HH.04.02) và gửi bộ hồ sơ trực tiếp khiếu nại người thứ ba.
Thư khiếu nại người thứ ba cần có bảng tính toán khiếu nại người thứ ba trên cơ sở số tiền bồi thường cho Người được bảo hiểm.
Khi gửi hồ sơ khiếu nại, BCNĐNT3 phải lấy xác nhận bằng văn bản của người thứ ba là đã nhận đầy đủ các chứng từ của bộ hồ sơ khiếu nại.
b. Thuê đòi người thứ ba
Ngoài các trường hợp đóng hồ sơ hoặc tự đòi người thứ ba ở trên, NVĐNT3 phải trình lãnh đạo phê duyệt phương án thuê đòi người thứ ba.
BCNĐNT3 lựa chọn đơn vị có tư cách pháp nhân đòi người thứ ba để thay mặt Công ty đòi người thứ ba. Sau khi đã chọn được đơn vị đòi hộ, BCNĐNT3 lập và trình lãnh đạo ký Hợp đồng thuê đòi người thứ ba hoặc Thư uỷ quyền đơn vị đòi người thứ ba / Recovery Application (BM.PTI.HH.04.03).
Đơn vị đòi người thứ ba được thuê phải có uy tín, kinh nghiệm, gần nơi người thứ ba đóng trụ sở chính, có tên trong “danh sách công ty đòi người thứ ba” do Tổng công ty ban hành.
Áp dụng nguyên tắc thuê đòi “No cure – No pay” (thu đòi được người thứ ba thì mới thanh toán phí). Phí đòi người thứ ba tùy thuộc mức độ phức tạp của từng dịch vụ thuê đòi tuy nhiên thường không vượt quá 25% tổng số tiền thu đòi được từ người thứ ba (chưa bao gồm VAT).