BHHH XNK VẬN CHUYỂN BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI PTI
3.2.1. Bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ nhân viên thu đòi
Bởi lẽ một nhân viên thu đòi có đủ trình độ và kinh nghiệm sẽ không để xảy ra sơ xuất trong việc tập hợp các thủ tục cần thiết liên quan đến việc đòi người thứ ba khi có tổn thất xảy ra. Cũng chính các nhân viên này là người thu nhận đầy đủ các chứng cứ chứng minh được mức trách nhiệm đối với tổn thất mà bên thứ ba phải gánh chịu.
Để hoàn thiện công tác đòi người thứ ba, đội ngũ nhân viên không nhất thiết phải đông đảo nhưng phải có năng lực chuyên môn nghiệp vụ tốt. Đòi người thứ ba là công tác liên quan đến nhiều lĩnh vực, chịu sự chi phối của các tập quán quốc tế trong BHHH, chịu sự chi phối pháp luật về các quy định giải quyết tranh chấp, khiếu nại, khởi kiện. Chính vì vậy để nâng cao hiệu quả thu đòi thì cán bộ nhân viên bảo hiểm không những phải nắm vững kiến thức nghiệp vụ về đòi người thứ ba trong BHHH mà còn phải hiểu thêm về các kiến thức pháp luật liên quan và một số các lĩnh vực khác cần thiết trong quá trình đòi người thứ ba.
Để có đội ngũ nhân viên có chất lượng đòi hỏi PTI cần phải thường xuyên hơn nữa mở các lớp đào tạo nâng cao nghiệp vụ cho các nhân viên, tạo môi trường thuận lợi và các chế độ ưu đãi thích hợp để cán bộ nhân viên có thể phát huy hết khả năng sáng tạo của mình. Bên cạnh đó, Tổng công ty phải thường
xuyên tuyển mộ thu hút các nhân viên giỏi về phía mình, đặc biệt là những người giàu kinh nghiệm thực tế.
Hiện nay, Tổng công ty Cổ phần Bảo hiểm Bưu điện là DNBH có đội ngũ cán bộ nhân viên đồng đều về chuyên môn nghiệp vụ và được đánh giá là khá tốt. Tuy nhiên, để đáp ứng các yêu cầu ngày càng cao của thị trường bảo hiểm nói chung cũng như tính phức tạp của công tác đòi người thứ ba nói riêng thì trong thời gian tới PTI cần thực hiện theo các hướng sau đây:
- Thường xuyên cử các nhân viên tham gia các khóa học định kỳ để nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ và hiểu sâu hơn về pháp luật và các tập quán quốc tế nhằm tạo một môi trường làm việc chuyên môn hóa cao đạt hiểu quả tốt nhất.
- Nâng cao tinh thần trách nhiệm và giáo dục đạo đức nghề nghiệp của cán bộ nhân viên; không để bất cứ một sự việc tiêu cực xảy ra và giải quyết công việc một cách chính xác, trung thực và khoa học.
3.2.2. Mở rộng mối quan hệ
Tăng cường mở rộng mối quan hệ hơn nữa đối với các tổ chức, các công ty có liên quan trong lĩnh vực này như: Hội luật sư, hay các công ty giám định độc lập, công ty thu đòi,…
Hiện nay trên thế giới có một số công ty được giới bảo hiểm biết tới như là một tổ chức chuyên trách việc đòi nợ người thứ ba thuê có uy tín, ví dụ như công ty DOLPHIN. Chỉ cần 15-25% số tiền đòi được, những công ty này sẽ giúp khách hàng của mình thu hồi đủ tiền. Cần phải thiết lập với những công ty này bởi lẽ có nhiều trường hợp bên thứ ba là bên nước ngoài, trong khi đó PTI chưa có chi nhánh hay Văn phòng đại diện ở đó nên công tác này được thực hiện sẽ gặp rất nhiều khó khăn. Có như vậy Tổng công ty mới vừa đảm bảo được hiệu quả kinh doanh vừa học hỏi tích luỹ được kinh nghiệm trong việc đòi người thứ ba - một vấn đề Tổng Công ty còn yếu.
3.2.3. Xây dựng một môi trường thương lượng thoải mái từ đó rút ngắn thời gian đòi người thứ ba
Khi xảy ra các tranh chấp, nếu các bên không giải quyết được bằng phương thức thương lượng thì sẽ giải quyết bằng tòa án hoặc trọng tài thương mại. Thông thường các bên ủy quyền cho người khác đại diện cho mình nên việc đàm phán nhiều khi bị cứng nhắc, nhiều khi sẽ không mang lại được những thỏa thuận cho các bên. Vì vậy, để nâng cao công tác đòi người thứ ba, bên cạnh những biện pháp mạnh, Tổng Công ty nên kết hợp cả yếu tố mềm dẻo trong đó, tạo ra một môi trường thương lượng thoải mái từ đó rút ngắn khoảng cách giữa các bên. Tại PTI, các nhân viên thu đòi luôn cố gắng áp dụng các yếu tố mềm dẻo với tinh thần cộng tác để đòi người thứ ba trong BHHH XNK cũng như trong bảo hiểm tài sản. Xây dựng mối quan hệ tốt trong quá trình đòi người thứ ba là việc công ty bảo hiểm nào cũng muốn, nhưng trong tình huống này đã ảnh hưởng tới quyền lợi của bên thứ ba nên họ khó có thể đáp ứng một cách dễ dàng. Một bên luôn muốn số tiền mình thu về là lớn nhất trong khi bên kia lại tìm mọi cách để giảm thiểu số tiền phải trả, do đó việc đối đầu giữa hai bên là điều tất yếu, dẫn đến việc tốn thời gian cho công tác đòi người thứ ba.
3.2.4. Nhanh chóng hoàn thiện hồ sơ thủ tục khiếu nại
Trong trường hợp lỗi thuộc bên thứ ba, DNBH vẫn phải bồi thường cho người được bảo hiểm sau đó mới tiến hành đòi người thứ ba. Để làm được công việc này người bảo hiểm phải có giấy uỷ quyền của chủ hàng (người được bảo hiểm) và một số chứng từ sau:
* Nếu bên thứ ba là tàu cần phải:
- Có hợp đồng vận chuyển gốc quy trách nhiệm của tàu khi lô hàng bị tổn thất (Bill of Loading).
- Hàng bị hư hỏng trong khi vận chuyển hoặc khi tàu bị nạn, có kháng cáo hàng hải (Sea- protest).
- Có biên bản xác nhận hàng bị tổn thất được lập ký giữa tàu và người nhận hàng.
- Hàng bị giao thiếu nguyên liệu có biên bản kết toán giao nhận hàng giữa tàu và cảng (ROC). ROC có ghi chú giữa tranh chấp của tàu về số lượng hàng hoá thừa hoặc thiếu, có thêm biên bản kết toán báo lại của cảng (CA-Correction Advice) và biên bản xác nhận hàng bị giao thiếu của đại lý tàu biển (CSC- Certificate of Shortlanded Cargo).
- Hàng bị mất mát hư hỏng tại tàu, có biên bản đổ vỡ do tàu gây ra (COR). Trường hợp biên bản đổ vỡ do tàu gây ra không xác định rõ số lượng hàng hoá bị tổn thất, có thêm biên bản giám định (SR- Servey report) xác định mức độ hàng bị mất mát, hư hỏng do tàu gây ra và xác nhận của đại diện của tàu (thường là đại lý của chủ tàu). Trường hợp biên bản giám định kết luận chung do cả tàu lẫn cảng gây nên nhưng không xác định rõ mức độ tổn thất của mỗi bên thì căn cứ vào số liệu bị tổn thất ghi trên biên bản đổ vỡ do tàu gây ra, xác định trách nhiệm của chủ tàu và đòi theo tỷ lệ tương ứng.
- Có thư dự kháng, thư thông báo tổn thất hoặc thư khiếu nại hãng tàu khi phát hiện hàng hoá bị tổn thất, mất mát, thiếu hụt của người nhận hàng.
- Chi tiết của lô hàng bị tổn thất (số B/L, tên hàng, tổng số kiện hàng hoặc trọng lượng hàng) ghi trên hợp đồng vận chuyển, chứng từ giao nhận hàng và biến bản giám định phải khớp nhau.
- Số kiện hàng bị đổ vỡ, mất mát (nếu có) ghi trên biên bản đổ vỡ do tàu gây ra và biên bản giám định phải khớp với chi tiết đóng gói hàng (Packing list- PL).
- Có hoá đơn mua hàng và P/L để tính giá trị hàng hoá bị tổn thất. * Nếu bên thứ ba là cảng:
- Có B/L gốc xác nhận quyền sở hữu của chủ hàng.
- Nếu tổn thất do tàu gây ra phải có ROC hoặc COR làm cơ sở loại trừ phần tổn thất không thuộc trách nhiệm của cảng.
- Tổn thất do cảng gây nên cần có biên bản xác nhận với chữ ký của cảng và các bên liên quan (nếu cảng không chịu ký biên bản bắt buộc phải có chữ ký của hải quan).
- Trong trường hợp cảng gây ra mất mát, hư hỏng đối với hàng hoá, cần có biên bản đổ vỡ và mất mát ghi xác nhận trọng lượng hàng hoá bị tổn thất và có biên bản giám định kết luận nguyên nhân của tổn thất thuộc trách nhiệm của cảng (ngày giám định phải trong thời gian bảo hiểm còn hiệu lực).
- Có thông báo tổn thất hoặc thư khiếu nại cảng của người nhận hàng khi phát hiện tổn thất do cảng gây nên.
- Chi tiết lô hàng ghi trên hợp đồng vận chuyển, biên bản đổ vỡ và mất mát, biên bản giám định phải khớp nhau.
- Số hiệu hàng bị đổ vỡ mất mát (nếu có) ghi trên biên bản đổ vỡ mất mát và biên bản giám định phải phù hợp với chi tiết đóng gói hàng hoá.
- Trong trường hợp tổn thất do cả tàu lẫn cảng gây nên, phần tổn thất mà biên bản giám định quy trách nhiệm cho cảng phải là phần tổn thất không được ghi nhận trên COR.
- Nếu biên bản giám định không đề cập đến biên bản đổ vỡ do tàu gây ra thì biên bản đổ vỡ mất mát cũng không ghi nhận là có biên bản đổ vỡ do tàu gây ra.
- Có hoá đơn mua hàng và chi tiết đóng gói để tính trị giá hàng hoá bị tổn thất.
- Hồ sơ đòi hỏi phải đảm bảo thời hạn đòi cảng theo quy định trong hợp đồng giao nhận ở cảng.
Tất cả các chứng từ trên phải được giám định viên của bảo hiểm, thu thập đầy đủ trong cũng như sau quá trình giám định. Chính vì nhiều giấy tờ hợp pháp liên quan, để chuẩn bị đầy đủ giấy tờ đó sẽ tốn rất nhiều thời gian. Nếu do một lý do nào đó hay sơ suất mà thiếu đi một trong những giấy tờ này thì người thứ ba gây ra tổn thất sẽ tìm cách gây khó dễ để từ chối hay giảm đi số tiền bồi thường của mình.