L ỜI MỞ ĐẦU
2.1.5.3. Phương hướng
* Nâng cao hiệu quả sử dụng vốn .
- Xây dựng các biên pháp quản lý chặt chẽ các khoản phải thu - Đẩy mạnh công tác thu hồi công nợ .
* Huy động vốn :
- Lập kế hoạch vay vốn ngân hàng .
- Tăng cường hợp tác với các dịch vụ trong ngành .
- Xây dựng phương án kế hoạch kinh doanh có tính khả thi cao nhằm thu hút vốn đầu tư
- Chủ trương huy động vốn nhàn rỗi của cán bộ công nhân viên . * Tiết kiệm chi phí tăng lợi nhuận
* Tăng cường công tác marketing để đẩy mạnh tốc độ tiêu thụ hàng hoá . - Tổ chức quảng cáo tại các cửa hàng, quầy hàng, văn phòng giao dịch. - Tham ra triển lãm hội chợ.
- Nâng cao chất lượng sản phẩm để tăng tính cạnh tranh. - Xâm nhập thị trường mới.
- Tăng hoa hồng trên doanh số bán cho các đại lý để đẩy mạnh tiêu thụ sản phẩm.
- Tìm kiếm sở thích và thị hiếu người tiêu dùng để từ đó xác định chủng loại, cơ cấu mặt hàng, xác định giá cả phù hợp .
* Tăng cường mối quan hệ với các nhà cung cấp .
* Tăng cường công tác nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới.
2.2.Thực trạng lập dự toán SXKD tại công ty :
Nội dung của dự toán SXKD bao gồm các nội dung chính sau : * Dự toán tiêu thụ * Dự toán sản xuất * Dự toán chi phí NVLTT * Dự toán chi phí NCTT * Dự toán chi phí SXC * Dự toán chi phí bán hàng * Dự toán chi QLDN * Dự toán tiền
* Dự toán bảng cân đối kế toán
Qua tìm hiểu thực trạng vể công ty, Công Ty chỉ lập dự toán cho các nội dung sau:
* Dự toán tiêu thụ * Dự toán sản xuất
* Dự toán nguyên vật liệu
* Dự toán phải thu khách hàng * Dự toán phải trả nhà cung cấp * Dự toán mua hàng .
Sau đây chúng ta đi tìm hiểu từng nội dung dự toán
2.2.1. Dự toán tiêu thụ
2.2.1.1.Hệ thông kênh phân phối tại công ty
* Khách hàng chính của công ty bao gồm: Hệ thống quầy hàng, đại lý, bệnh viện, hiệu thuốc, phòng mạch tư nhân ... thông qua hệ thống kênh phân phối như sau
BẢNG 2 . HỆ THỐNG KÊNH PHÂN PHỐI TẠI CÔNG TY Địa bàn Đơn vị quản lý Tổng số điểm bán lẻ Quầy liên doanh Quầy bệnh viện Quầy trung tâm Quầy lẻ Đại lý 1 2 3 4 5 6 7 I. TP Nha Trang 1. Phòng kinh doanh 2. Hiệu thuốc nha trang
II. TX. Cam Ranh Hiệu thuốc Cam Ranh
III. Huyện Diên Khánh Hiệu thuốc Diên Khánh IV. Huyện Ninh Hoà Hiệu thuốc Ninh Hoà V . Huyện Vạn Ninh
Hiệu thuốc Vạn Ninh .
24 85 54 31 44 31 02 03 01 01 07 01 12 63 29 13 09 13 22 24 18 34 17 Tổng 260 02 05 08 139 115
(Nguồn: Hệ thống kênh phân phối – Công ty cổ phần Dược phẩm Khánh Hòa)
* Ngoài ra công ty còn có hai chi nhánh tại Hà Nội và Thành Phố Hồ Chí Minh do giám đốc quản lý.
Hiện nay công ty mới chỉ phân phối hàng ở các tỉnh trong nước.Trong tương lai công ty đang có kế hoạch tiêu thụ ở một số nước Đông Nam Á như: Myama,…
- Nếu phân chia theo khu vực thì doanh số bình quân / tháng như sau: Hệ thống quầy ,đại lý : 3.060(trđ) Bệnh viện : 1.900 (trđ) Miền Trung : 1.300 (trđ) Miền Nam : 2.050 (trđ) Miền Bắc : 850 (trđ) Tổng : 9.160 (trđ)
- Nếu phân chia theo bộ phận quản lý thì doanh số bình quân /tháng :
P. kinh doanh : 2.150 (trđ)
P.Thị trường : 3.200 (trđ)
Chi nhánh TPHCM : 2.050 (trđ)
Chi nhánh Hà Nội : 850 (trđ)
Hiệu thuốc Nha Trang : 910 (trđ) : Tổng : 9.160 ( trđ)
2.2. 1.2. Dự toán tiêu thụ
Dự toán doanh thu tiêu thụ
= Khối lượng tiêu thụ dự kiến
x Đơn giá bán dự kiến
Về nguyên tắc để lập dự toán tiêu thụ chúng ta phải lập kế hoạch khối lượng tiêu thụ và xác định đơn giá bán. Thực tế tại công ty, việc lập kế hoạch tiêu thụ không cho riêng từng sản phẩm. Căn cứ vào doanh số đạt được thực tế bình quân tại các tháng trước và mục tiêu chung của công ty. Vào cuối mỗi tháng, Phó giám đốc kinh doanh và Phó giám đốc thị trường sẽ báo cáo cho tình hình tiêu thụ và doanh số đạt được trong tháng cho giám đốc, đồng thời đưa ra nhận định về nhu cầu tháng tới của từng thị trường. Giám Đốc căn cứ vào đó xác định chỉ tiêu doanh thu kế hoạch cho tháng tới phân bổ cho từng bộ phận và biện pháp chung để thực hiện chỉ tiêu :
BẢNG 3 . CHỈ TIÊU KẾ HOẠCH DOANH THU TIÊU THỤ THÁNG 07-2007
Tên bộ phận ĐVT Chỉ tiêu doanh số tháng 7 –2007
P . Kinh doanh P . Thị trường
Chi nhánh TP. HCM Chi nhánh Hà Nội
Hiệu thuốc TP Nha Trang Trđ Trđ Trđ Trđ Trđ 2.250 3.100 2.200 900 900 Tổng Trđ 9.350
(Nguồn: Kế hoạch kinh doanh tháng 07-2007)
Biện pháp thực hiện :
- Tiêu thụ mạng lưới trung tâm: Đẩy mạnh việc tiêu thụ sản phẩm ở các mạng lưới trung tâm bằng cách tăng cường các hoạt động khuyến mãi, nghiên cứu nhu cầu khách hàng, nâng cao chất lượng sản phẩm.
- Nhân sự: Nâng cao tinh thần trách nhiệm, trình độ của cán bộ - công nhân viên, bổ xung nguồn lao động còn thiếu ở các bộ phận.
- Mặt hàng: Nghiên cứu những mặt hàng mới để bổ xung vào doanh mục mặt hàng, hạ thấp chi phí sản xuất để nâng cao năng lực cạnh tranh.
* Sau khi chỉ tiêu kế hoạch phân bổ cho các bộ phận, căn cứ vào đó để so sánh với thực tế đạt được nhằm tìm ra nguyên nhân, giải pháp đẩy mạnh việc tiêu thụ sản phẩm, đạt được chỉ tiêu đề ra. Nhìn chung chỉ tiêu giao xuống cho các bộ phận qua các tháng đều sát với thực tế do vậy hầu hết đề đạt hoặc vượt mức chỉ tiêu.
2.2.1.3 Định giá bán sản phẩm
* Phòng kinh doanh chịu trách nhiệm việc đưa ra giá bán cho SP. Sản phẩm của công ty đạt các tiêu chuẩn về GMP(SX tốt), GSP( bảo quản tốt), GLP( Phòng kiểm nghiệm thuốc tốt ). Hiện nay hầu hết các xí nghiệp, công ty kinh doanh thực phẩm trên cả nước đều phải đạt được các chỉ tiêu này vì đây là
những tiêu chuẩn do Bộ Y tế công nhận và quy định. Do đó, hầu như ít có sự cạnh tranh về chất lượng giữa các SP trong nước. Vấn đề cạnh tranh lớn nhất ở đây là cạnh tranh về giá cả và kết cấu mặt hàng. Vì vậy phòng kinh doanh phải để xuất một mức giá, có thể cạnh tranh được với các SP khác.
* Đối với hàng SX việc xác định giá bán dựa trên hai cơ sở sau : - Giá thị trường.
- Giá thành SX.
Nền kinh tế thị trường với những quy luật vốn có của nó như quy luật cung cầu, quy luật cạnh tranh …đã hình thành nên giá cả thị trưòng. Do đó các công ty không thể bỏ qua yếu tố này, tuy nhiên phải xét đến giá thành SX để xem có đủ bù đắp chi phí và khấu hao hay không? Trong việc định giá bán tại công ty luôn luôn là sự kết hợp của hai yếu tố này.
Có ba trường hợp xảy ra : Giá thị trường > , < , = giá thành sản xuất : + Giá thị trường > giá thành sản xuất :
Phòng kinhh doanh sẽ bán theo giá thị trường. + Giá thị trường ≤ giá thành sản xuất :
Phòng kinh doanh sẽ ấn định theo giá thị trường và có thể chấp nhận lỗ đối với một số SP mà có lượng tồn kho nhiều để tránh ứ đọng hàng hay những SP tồn kho ít mà công ty vẫn chấp nhận bán lỗ vì có sự bù đắp
giữa các SP. Tức những SP lãi nhiều bù đắp cho những SPlãi ít.
Ngoài ra đối với những SP công ty độc quyền thì công ty sẽ ấn định một mức giá cao. Tuỳ thuộc vào mức lãi mà giám đốc đưa ra.
* Đối với hàng kinh doanh:
Công ty bán theo giá thị trường. Lãi công ty được hưởng là chênh lệch giữa: “giá mềm” mà nhà cung cấp ưu đãi cho công ty với giá bán trên thị trường.
2.2.2. Dự toán SX
Là bảng dự toán xác định số lượng hàng hoá cần SX trong từng tháng kế hoạch sản xuất do phòng kế hoạch SX lập kế hoạch với phòng kinh doanh và phòng thị trường .
* Những căn cứ lập kế hoạch SX:
- Dự trù ngân sách cấp trên giao xuống :
Để sử dụng vốn kinh doanh có hiệu quả, công ty cần phải có sự tính toán một cách phù hợp bao nhiêu vốn dùng cho những mục đích gì? Tránh tình trạng phân bổ vốn cho các bộ phận không hợp lý, đồng thời qua đó sẽ có biện pháp xử lý khi thiếu hụt vốn.
Tại công ty, giám đốc căn cứ vào thực tế sản xuất qua các tháng (thường giao động từ 1,2 tỷ đến 1,4 tỷ) kết hợp với chỉ tiêu SX do phó giám đốc SX trình lên sẽ đưa ra các chỉ tiêu SX cho các bộ phận SX . Ví dụ chỉ tiêu sản xuất tháng 6 - 2007 là 1,2 tỷ đồng. Từ đó phòng kế hoạch SX có kế hoạch SX sao cho hợp lý nhất.
- Tình hình tiêu thụ bình quân của các tháng trước và lượng tồn kho tại công ty:
Trong SX và tiêu thụ hàng hoá, luôn cần có một lượng hàng tồn kho để đáp ứng kịp thời cho nhu cầu tiêu thụ, tránh tình trạng thiếu hàng cung ứng, vấn đề đặt ra là công ty xác định mực tồn kho như thế nào cho hợp lý?
Tại công ty đưa ra mức tồn kho theo tỷ lệ là 3/1 tức bán 1 tồn kho 3 - Đơn đặt hàng :
Khi nhận được các đơn đặt hàng của khách hàng, phòng kinh doanh và phòng thị trường sẽ thông báo cho phòng kế hoạch SX, từ đó phòng kế hoạch SX có kế hoạch SX cho phù hợp vừa đáp ứng các đơn đặt hàng vừa đáp ứng lượng tồn kho.
- Căn cứ vào việc đề xuất những mặt hàng mới:
Ngoài cạnh tranh về giá, công ty còn cạnh tranh với các công ty khác về kết cấu mặt hàng, tức trên thị trường có những sản phẩm hiện đang tiêu thụ mà trong
danh mục mặt hàng của công ty chưa có. Khi đó phòng thị trường để xuất công ty sản xuất những mặt hàng mới, Phòng kế hoạch SXsẽ đưa ra kế hoạch SX mặt hàng đó dựa trên các cơ sở như định mức nguyên vật liệu, công thức ... do phòng nghiên cứu phát triển lập.
- Lô sản xuất:
Việc sản xuất còn phụ thuộc vào cỡ lô bởi mỗi mặt hàng khi sản xuất có cỡ lô khác nhau.
BẢNG 4 . CỠ LÔ DANH MỤC MẶT HÀNG SẢN XUẤT .
STT Tên sản phẩm cỡ lô Ghi chú
I . 1. 2. 3. .... II. 1. 2. 3... .... Những mặt hàng đã có HSPC Azithromycin 250 mg Acetylcestein 200 mg Belcozy Những mặt hàng chưa có HSPC Erythromycin 500 mg Trimetazidin 200 mg Hismedan 20 mg ... 200.000 200.000 200.000 ... 100.000 500.000 500.000 ... HSPC ( Hồ sơ pha chế ) Pm = 461 để nghị 100.000 (46kg) 46 kg
(Nguồn: Đề nghị cấp theo cỡ lô – P. Kế hoạch SX)
* Kết hợp với các căn cứ trên phòng kế hoạch sản xuất hợp lý kế hoạch sản xuất tháng 7 – 2007 như sau:
BẢNG 5: KẾ HOẠCH SẢN XUẤT THÁNG 07 – 2007 Tồn kho (30/06/07) KHSX tháng 07 S T T Tên thuốc ĐVT SL bán Tháng 04 SL bán Tháng 05 SL bán Tháng 06 Bình
quân 3 tháng Số lượng Thành tiền(1000đ) Số lượng Thành tiền(1000đ) Cỡ lô SX SX Số lô SX 1 ACETYLCYSTEIN 200mg KH H/100v 2.031 2.065 1.831 1.975 3.725 115.475 4.000 112.098 200.000 2 2 ALITHROMYCIN 250mg KH H/30v 513 664 1.457 878 2.506 10.741 200.000 3 Belcozyl (Bcomplex) KH CH/100 574 576 650 600 4.756 49.460 200.000 4 CEDETAMINE độcB KH C/500 230 483 607 440 79 4.289 4.800 260.579 400.000 6 5 CIĐETAMINE * độc B Kh H/30 8.423 6.373 9.299 8.032 21.247 852.005 4.000 160.400 120.000 1 6 CHLOPHENIRAMIN4mg KH C/1000 2.429 901 3.188 2.173 3.512 59.420 400.000 7 CINNARIZIN 25mg KH H/200v 2.089 2.449 806 1.782 4.728 35.933 400.000 8 CIPROFLOXACIN 500 KH H/100 336 553 616 502 2.443 82.969 60.000 9 CLARITHROMYCIN 250mg KH Vỉ/10 851 1.406 1.038 1.098 9.539 156.252 120.000 10 CLORAM 250 mg KH H/100 1.948 2.187 1.293 1.809 3.810 86.684 300.000 11 CORTICLASSMIN KH H/30v 13.803 37 27 4.622 516 1.694 200.000 12 DOGTAPINNE 50mg KH H/30v 4.915 5.357 3.314 4.529 13.487 60.368 400.000 13 DOMPERIDONE 10mg KH H/100 832 1.078 610 840 2.844 41.797 400.000 14 GINKGO BILOBA 40mg KH H/100 1.156 691 655 834 1.693 60.441 150.000 15 HISMEDAN 20mg KH H/40v 7 7 1.098 12.956 500.000 16 HYDROCOLACYL KH H/200 1.038 520 1.402 986 3.257 94.778 6.000 116.800 400.000 3 17 HYDROCOLACYL V.ncy độc B KH H/100 254 229 310 264 180 5.256 4.000 174.599 400.000 1 18 KAFEDIPINE 10mg H/100v 882 11.025 250.000 19 KHAPARAC KH H/20 1.618 4.792 2.784 3.065 6.442 10.981 200.000 20 KATERBAN vne KH H/100 80 80 74 430 200.000 21 MELOXICAM 7,5mg KH H/100v 782 654 568 668 5.325 189.242 400.000 22 NERGAMDICIN KH H/100 874 1.214 1.326 1.138 2.715 230.982 2.750 233.960 55.000 5 23 NIFEDIPINE 10mg KH H/100 833 527 659 673 3.696 44.011 300.000 24 NORFLOXACIN 400mg KH Vỉ/10 1.850 3.060 1.637 4.089 11.399 70.000 25 PANACTOL 500mg KH H/100 2.286 3.628 2.592 2.835 7.809 68.797 10.300 88.101 125.000 8 26 PRIMEZANE KH H/40 10.286 1.295 1.232 4.271 9.136 25.722 400.000 27 RANITIDIN 15mg KH H/100 153 221 233 202 341 9.923 4.500 43.650 150.000 1 28 VITA B 250mg KH C/200 380 518 1.558 819 950 32.674 2.000 68.787 200.000 2 29 VITA A 250mg C/200 81 98 80 86 1.627 61.826 200.000 30 VITA PP KH C/100 1.016 773 693 827 2.765 33.901 1.800 21.542 90.000 2 … … … … … … … … … … … … … Tổng cộng 1.280.530
Nhìn vào Bảng 5 – Kế hoạch sản xuất tháng 07-2007 do phòng kế hoạch SX lập ta thấy:
Khi lập kế hoạch SX từng tháng, cụ thể ở đây là háng 07-2007. Công ty đưa ra chỉ tiêu về số lượng bán ra hàng SX của 3 tháng trước đó là các tháng 4,5,6. Tính bình quân của 3 tháng đó rồi so sánh với lượng tồn kho của công ty, đồng thời dựa vào cỡ lô SX và đơn đặt hàng mà lập kế hoạch SX cho tháng đó.
Ví dụ: Mặt hàng ACETYLCYSTEIN 200 mg. Số lượng bình quân bán ra của 3
tháng 4,5,6 là 1.676 (H/100 v). Tồn kho tính đến ngày 30/06/2007 là 3.725. Như vậy, với tỷ lệ bán 1 tồn kho 3 thì công ty phải SX thêm:
3 x 1.975 – 3.725 = 2.200 (H/100v). Nhưng do SX một lô ACETYLCYTEIN 200 mg sẽ SX được 200.000 viên, tức SX được 2.000 (H/100 v). Do đó, để đảm bảo lượng hàng tồn kho thì công ty phải SX 2 lô sản phẩm, tức sản xuất 4.000 (H/100v).
Khi lập kế hoạch các sản phẩm khác cũng tương tự như vậy.
Riêng trong tháng 07- 2007 với mặt hàng CEDETAMIN. Bình quân 3 tháng 4;5;6 là 440 (C/500 v), lượng tồn kho tính đến ngày 30/06/2007 là 79(C/500v). Do vậy nếu theo tỷ lệ bán 1 tồn kho 3 thì công ty phải SX thêm 1.241(C/500v). Nhưng do công ty có các đơn đặt hàng với số lượng là 3.605 (C/500 v), nên để vừa đảm bảo lượng hàng tồn kho, vừa đảm bảo các đơn đặt hàng thì công ty phải SX với số lượng là 4.800 (C/500 v) (SX 6 lô,1 lô là 400.000 viên).
2.2.3. Dự toán chi phí NVL
* NVLtại công ty bao gồm: Nguyên liệu chính là các hoá chất. Và vật liệu phụ là bao bì, giấy lọc định tính.
* Hàng tháng, khi lên kế hoạch sản xuất thì phòng kế hoạch sản xuất phải lập dự trù NVLcăn cứ vào định mức NVLvà kế hoạch khối lượng SX.
2.2.3.1. Định mức chi phí NVL
* Công ty SX nhiều loại SP, mỗi SP có một định mức chi phí NVLriêng do phòng nghiên cứư lập.
Định mức chi phí NVL = Định mức lượng NVL x Định mức giá * Cách xây dựng định mức NVL: Định mức lượng NVL Cho một đơn vị SP = Số lượng NVL cần thiết/sp + Số lượng NVL hao hụt/sp + Số lượng hư hỏng trong SX/sp
- Số lượng NVL cần thiêt cho một sản phẩm :
Do các chuyên viên về dược ở phòng nghiên cứu xây dựng đưa ra công thức trên sự hiểu biết về kỹ thuật nghiệp vụ để phân tích, từ đó đưa ra định mức lượng cho một đơn vị sản phẩm . Khi xây dựng được định mức thì công thức đó hầu như không có sự thay đổi .
- Số lượng NVL hao hụt và hư hỏng trong SX: