L ỜI MỞ ĐẦU
2.2.5. Kế hoạch thu nợ
* Khi tiêu thụ SP, khách hàng sẽ được hưởng chiết khấu 2% trên giá mua nếu thanh toán tiền hàng trong vòng 30 ngày.
* Vào đầu mỗi tháng, kế toán công nợ lên kế hoạch phải thu căn cứ vào hạn mức nợ của từng khách hàng. Đến khoảng gần cuối tháng, kế toán công nợ sẽ lên công nợ thực tế thu được là bao nhiêu để so sánh với kế hoạch, xem thử những khách hàng nào đã thanh toán hết, những khách hàng nào chưa thanh toán hay thanh toán đước bao nhiêu để có kế hoạch đòi nợ.
BẢNG 11: KẾ HOẠCH THU NỢ THÁNG 07 – 2007
Đvt: đ
STT Đ ơn v ị Khu vực kế hoạch Thực hiện Chênh lệch
Quầy 950.000.000 Đại lý 150.000.000 1 HT Nha Trang Thị trường 100.000.000 1.200.000.000 855.883.960 344.116.040 Quầy 370.000.000 Đại lý 175.000.000 2 HT Cam Ranh Qu ầy 26 21.502.619 566.502.619 554.815.189 11.687.430 Quầy 135.000.000 3 HT Di ên Kh ánh Đại lý 120.000.000 255.000.000 192.846.513 62.153.487 Qu ầy 180.000.000 Quầy BV 12.778.231 4 HT Ninh Ho à Đ ại l ý 350.000.000 542.778.231 494.264.819 48.513.412 Qu ầy 250.000.000 Quầy BV 32.403.429 5 HT V ạn Ninh Đ ại l ý 230.000.000 512.403.429 389.527.490 122.875.939 6 TTBL 28 Thống NHất 88.842.038 62.908.400 25.933.638 7 TTBL 58 Ngô Gia Tự 129.590.000 110.612.500 18.977.500 8 TTBL 68 Quang Trung 1.104.886.667 1.150.276.752 (45.390.085) 9 TTBL 21 Sinh Trung 67.904.857 36.500.000 31.404.857 10 TTBL 74 Thống Nhất 2.818.182 2.818.182 11 TTBL 04 Võ Thị Sáu 32.403.429 13.000.000 19.403.429 12 Quầy BV Tỉnh 276.471.429 271.542.000 4.929.429 13 Quầy BV Điều Dưỡng 16.889.572 10.000.000 6.889.572 14 Quầy BV lao 12.439.210 6.000.000 6.439.210 15 Quầy BV 87 - 15.800.000 16 Quầy Chợ Đầm 12.112.966 5.000.000 7.112.966 17 Các Quầy công ty 170.669.424 97.432.634 73.236.790 18 Trung tâm y tế 945.000.000 893.919.713 51.080.287 19 Trình dược tỉnh – khách lẻ 350.000.000 349.550.323 449.677
20 Thị trường miền Trung 1.100.000.000 713.024.284 386.475.716
21 Chi nhánh HCM 983.000.000 1.052.831.642 (69.831.642)
22 Chi nhánh Hà Nội 650.000.000 845.122.536 (195.122.536)
Tổng cộng 9.019.712.053 8.121.358.755 914.153.298
2.2.6. Kế hoạch trả nợ nhà cung cấp
* Khi mua NVL, hàng hoá tuỳ theo từng hợp đồng mà thời hạn thanh toán cụ thể là bao nhiêu, thường công ty thực hiện thời hạn thanh toán là 60 ngày. Tuy nhiên thời hạn thanh toán ngoài phụ thuộc vào quy định từng hợp đồng, còn phụ thuộc vào từng nhà cung cấp:
- Đối với những nhà cung cấp công ty mua hàng không thường xuyên thì thời hạn thanh toán có thể kéo dài hơn vì còn phụ thuộc vầo việc thu hồi nợ của công ty.
- Đối với nhữn nhà cung cấp thường xuyên thực hiện thời hạn thanh toán thường là 60 ngày.
* Vào cuối tháng kế toán công nợ sẽ lên kế hoạch trả nợ cho tháng sau . Kế hoạch trả nợ 1 tháng được lên kế hoạch 4 hay 5 lần, bình quân mỗi lần lên kế hoạch khoảng 1,2 tỷ đồng đến 1,,5 tỷ đồng. Kế hoạch trả nợ cân đối theo thời hạn thanh toán đối với mỗi nhà cung cấp.
* Mỗi một đợt công ty sẽ có kế hoạch trả cho khách hàng một công nợ nhất định do sự thoả thuận giữa công ty và nhà cung cấp, tổng số tiền nợ khách hàng sẽ trả hết trong nhiểu đợt cân đối với lượng hàng công ty đã bán được. Vì vậy, khi lên kế hoạch công ty so sánh số tiền đề nghị trả với chênh lệch giữa tổng nợ và tồn kho để lên kế hoạch trả nợ cho đợt tiếp theo.
BẢNG 12: KẾ HOẠCH TRẢ NỢ THÁNG 07 – 2007 ĐỢT 1 . từ ngày 01/07 /07 đến ngày 15/07 /07
Đvt: đ
Tên đơn vị Thời gian
nợ Số tiền đề nghị trả Tổng nợ (I) đếnngày 15/7/07 Tồn kho (H) đến ngày 12/7/07 Chênh lệch HI= I – H Công ty dược TW MEDI Công ty dược Vĩnh Thịnh Công ty dược Phú An Công ty dược ANAM ... T5 07/07 T4 07/07 T5 07/07 T5 07/07 ... 500.000.000 300.000.000 105.000.000 30.000.000 ... 970.270.000 500.302.900 600.728.900 102.000.000 ... 390.767.000 142.800.000 490.623.570 69.273.000 ... 579.503.000 357.502.900 110.105.33O 32.727.000 ... Tổng cộng 1.350.000.000 6.272.363.000 4.632.153.240 1.640.209.760
(Nguồn: Kế hoạch trả nợ 07-2007- P. Kế toán)
Trong tháng 7 -2007 kế hoạch trả nợ chia làm 4 đợt: Đợt I : 1.350.000.000(đ)
Đợt II: 1.875.562.000(đ) Đợt III : 2.672.940.200(đ) Đợt IV : 1.263.136.750(đ) Tổng : 7.161.638.950(đ)
2.3. Đánh giá chung về hoạt động dự toán sản xuất tại công ty
Qua sự tìm hiểu về thực trạng dự toán sản xuất kinh doanh tại công ty dược phẩm Khánh Hoà ta có một số nhận xét như sau :
2.3.1.Những mặt đã đạt được
* Giám đốc công ty đã căn cứ vào tình hình thực tế để đề ra một số chi tiêu về doanh thu, sản xuất cho các bộ phận để làm căn cứ cho việc kiểm tra, giám sát và hướng quá trình thực hiện đạt được chỉ tiêu đó.
Ví dụ: Trong tháng 7 năm 2007, giám đốc công ty căn cứ vào tình hình thực tế và nhận định của các phó giám đốc kinh doanh, phó giám đốc thị trường đưa ra chỉ tiêu kế hoạch tổng doanh thu trong tháng 7năm 2007 là 9.350.000 (1000đ) phân bổ cho các bộ phận, căn cứ vào đó các bộ phận thực hiện và thúc đẩy việc tiêu thụ sản phẩm để đạt được chỉ tiêu đó. Sau khi thực tế phát sinh bao nhiêu so sánh với chỉ tiêu làm cơ sở cho việc kiểm tra, sửa chữa kế hoạch.
Đối với kế hoạch SX giám đốc công ty cũng căn cứ vào thực tế SX các kỳ và kế hoạch SX do phó giám đốc SX đưa ra để phân bổ chỉ tiêu cho kế hoạch sản xuất nhằm tránh tình trạng lãng phí vốn và sản xuất tràn lan.
* Giám đốc công ty được cung cấp những thông tin hữu ích về tiêu thụ, SX, công nợ với khách hàng thông qua lập các kế hoạch về doanh thu, SX, NVL, phải thu, phải trả. Đây cũng là những thông tin quan trọng nhất của hoạt động tại một công ty.
2.3.2. Hạn chế
* Việc lập dự toán tại công ty không mang tính chất hệ thống, quy mô vì chỉ lập một số dự toán để phục vụ cho quá trình sản xuất và theo dõi công nợ.
* Nếu giả sử giám đôc công ty cần tạo ra một mức lợi nhuận là A trong kỳ kế hoạch để có thể giữ vị trí của mình trong công ty, làm cách nào để giám đốc đạt được mục tiêu đề ra? Hay công ty cần vay ngân hàng là bao nhiêu để có thể giữ số dư tiền mặt tối thiểu là B trong kỳ kế hoạch? nếu công ty không có sự dự toán trứơc tất cả các hoạt động thì khó có thể đạt được chỉ tiêu đề ra, hay nói cách khác nếu chỉ dựa vào dự toán về doanh thu, sản xuất, công nợ thì chưa đủ cung cấp hết các thông tin cần thiết phục vụ cho công việc cẩn phải làm ở kỳ kế hoạch để đạt được các mục tiêu đề ra như trên.
* Công ty không lập kế hoạch tiêu thụ từng loại SP điều này làm cho việc ước lượng doanh số kế hoạch không được chính xác từ đó chỉ tiêu phân bổ cho các bộ phân nhiều khi không sát với thực tế, chỉ tiêu đạt được quá dễ không khai
thác hết hiệu quả hoạt động SXKD. Đồng thời lập kế hoạch sản xuất không sát với thực tế vì kế hoạch SX lập phải dựa trên kế hoạch tiêu thụ và mức tồn kho mong muốn của công ty, điều này dẫn đến SX tràn lan, tồn kho nhiều gây ứ đọng vốn và phát sinh nhiều khoản chi phí không cần thiết khác. Thực tế cho thấy tính dến thời điểm này lượng hàng tồn kho của công ty rất lớn, khoảng 43 tỷ đồng. điều này gây ra sự ứ đọng vốn.
Kết luận chương II :
Chương này giới thiệu một cách tóm tắt quá trình hình thành và phát triển, chức năng, nhiệm vụ và kết quả hoạt động kinh doanh của công ty.
Đồng thời chúng ta đi tìm hiểu về thực trạng dự toán tại công ty, chúng ta thấy rằng công ty chỉ lập các dự toán về doanh thu, sản xuất,mua hàng, nguyên vật liệu, kế hoạch phải thu, phải trả.
Dự toán tiêu thụ chỉ là một con số kế hoạch về tổng doanh thu do giám đốc phân bổ cho các bộ phận mà không đi chi tiết cho từng SP. Công ty lập kế hoạch SX căn cứ vào các đơn đặt hàng, khối lượng tiêu thụ bình quân trong ba tháng, và xác định tỷ lệ tồn kho là 3/1 (bán 1 tồn kho 3). Từ kế hoạch SX công ty xác định được NVLliều cần cho SX dựa vào định mức vật tư kỹ thuật do phòng nghiên cứu lập. Kế hoạch phải thu, phải trả nhà cung cấp do phòng kế toán lập là căn cứ cho việc thu hồi công nợ và thanh toán với nhà cung cấp.
Chương III. Một số đề xuất nhằm hoàn thiện công tác lập dự toán sản xuất kinh doanh tại công ty.
3.1. Biện pháp1: Hoàn thiện lập dự toán tiêu thụ tại công ty cổ phần Dược phẩm Khánh Hoà phẩm Khánh Hoà
3.1.1. Căn cứ biện pháp :
Khi tìm hiểu thực trạng lập dự toán SXKD tại công ty, em nhận thấy rằng công ty không lập kế hoạch tiêu thụ cho từng loại sản phẩm. Điều này làm cho chỉ tiêu doanh số phân bổ cho các bộ phận sẽ không sát với thực tế, đồng thời lập kế hoạch SX không được sát vời nhu cầu. Khi kế hoạch SX không hợp lý sẽ gây ra sự lãng phí vốn bởi tồn kho nhiều gây ứ đọng vốn và phát sinh nhiều khoản chi phí khác. Như vậy, để lập kế hoạch SX một cách sát thực, các yếu tố đầu vào cho quá trình SX hợp lý, chỉ tiêu doanh thu phân bổ cho các bộ phận được phù hợp thì công ty cần có biện pháp sau:
* Phòng kinh doanh và phòng thị trường đảm nhận việc tiêu thụ cần lập chi tiết kế hoạch khối lượng tiêu thụ chi tiết cho từng SP.
* Việc lập dự toán tiêu thụ đối với từng mặt hàng phải được cụ thể cho các bộ phận làm căn cứ cho việc phân bổ doanh thu cho các bộ phận một cách phù hợp.
3.1.2. Nội dung biện pháp
Sau đây em đưa ra cách lập dự toán tiêu thụ như sau :
a. Công thức lập:
Doanh thu tiêu thụ = Dự toán khối lượng tiêu thụ x Đơn giá bán dự kiến
b. Các căn cứ để lập dự toán khối lượng tiêu thụ tại công ty:
* Tình hình tiêu thụ ở các tháng trước:
Khi các yếu tố khác tác động đến việc lập kế hoạch tiêu thụ không có sự biến động nhiều như: Xu hướng thị trường, giá cả, … thì tình hình tiêu thụ ở các tháng trước rất quan trọng để lập dự toán.
Trong thời gian tới công ty có kế hoạch mở rộng thị trường tiêu thụ ra một số nước Đông Nam Á. Tuy nhiên, còn gặp phải nhiều khó khăn như quản lý chất lượng SP, giá một số mặt hàng chủ lực của công ty còn cao nên theo em trong năm nay (2007) khách hàng chủ yếu vẫn là những đơn đặt hàng của các khách hàng qua hệ thống kênh phân phối của công ty.
* Chính sách quảng cáo, khuyến mãi:
Hàng tháng, công ty chi ra khoảng 350 triệu đồng cho việc khuyến mãi, đây là một con số không nhỏ có tác động đến việc tiêu thụ hàng hoá của công ty. Vì vậy công ty phải xem xét yếu tố này và dự đoán được sự ảnh hưởng của nó đến khối lượng tiêu thụ.
* Thu nhập của người tiêu dùng:
Không tác động nhiều đến khối lượng tiêu thụ vì do đặc điểm của ngành SX Dược là SP không ai muốn phải dùng đến nó.
* Các chính sách, chế độ, thể lệ của nhà nước:
Hiện nay, nhà nước đã có những chính sách nhằm ổn định thị trường Dược trong nước vì theo quy định của bộ y tế thì để các ngành SX, kinh doanh Dược phải đảm bảo các tiêu chuẩn đó là GMP(SX tốt), GSP (bảo quản tốt), GLP( phòng kiểm nghiệm thuốc tốt ). Điều này tạo môi trường cạnh tranh lành mạnh cho các công ty SX kinh doanh Dược.
* Ngoài ra, công ty còn tính đến những yếu tố khác như: Dự kiến những biến động về kinh tế - xã hội trong và ngoài nước, xu hướng phát triển của ngành, lĩnh vực hoạt động…
Khi xem xét tất cả các yếu tố trên, công ty sẽ dự tính được kế hoạch khối lượng tiêu thụ từng sản phẩm trong kỳ tới tăng hay giảm bao nhiêu phần trăm so với kỳ trước.
c. Giả sử ta lập dự toán tiêu thụ đối với mặt hàng ACETYCYSTETN 200mg tháng 07 - 2007
* Giả sử các thông tin cho như sau.
- Khối lượng tiêu thụ tháng 06 – 2007 là 1.975 (H/100v) trong đó: + Phòng kinh doanh : 800 (H/100v)
+ Phòng thị trường : 250 (H/100v) + Chi nhánh TP.HCM : 400 (H/100v) + Chi nhánh Hà Nội : 325 (H/100v) + Hiệu thuốc Nha Trang : 200 (H/100v)
- Sau khi xem xét tất cả các yếu tố ảnh hưởng đến khối lượng tiêu thụ giả sử công ty dự kiến khối lượng tiêu thụ trong tháng 07 – 2007 như sau:
+ Phòng kinh doanh : giảm 20% + Phòng thị trường : tăng 15% + Chi nhánh Hà Nội : giảm 10%
+ Chi nhánh TP.HCM : giảm 30%
+ Hiệu thuốc Nha Trang : tăng 2%
- Đơn giá bán dự kiến : 31.000đ (H/100v).
* Trên cơ sở các thông tin đó ta lập dự toán tiêu thụ đối với mặt hàng ACETYLCYSTEIN 200mg tháng 07 – 2007 như sau:
- Dự kiến khối lượng tiêu thụ mặt hàng ACETYLCYSTIN tháng 07 – 2007.
+ Phòng kinh doanh : 640 (H/100v)
+ Phòng thị trường : 285 (H/100v)
+ Chi nhánh TP. HCM : 280 (H/100v)
+ Chi nhánh Hà Nội : 293 (H/100v)
+ Hiệu thuốc Nha Trang : 204 (H/100v)
Tổng : 1.705(H/100v)
- Từ đó ta lập mẫu biểu cho dự toán tiêu thụ đối với mặt hàng
Dự toán tiêu thụ Tháng 07 – 2007
Mặt hàng : ACETYLCYSTEIN 200mg
Khối lượng tiêu dùng (H/100v) Doanh thu tiêu thụ (1000đ)
Sản phẩm Đơn giá (đ /H) P.kinh doanh P.Thị trường Chi nhánh HCM Chi nhánh Hà Nội Hiệu thuốc Nha Trang P.kinh doanh P.Thị trường Chi nhánh HCM Chi nhánh Hà Nội Hiệu thuốc Nha Trang ACETYLCYSTEIN 31.000 204 473 291 406 389 6.324 14.663 9.021 6.386 12.059 Tổng 204 473 291 4.6 389 6324 14.663 9.021 3.386 12.059
- Tương tự như vậy đối với các sản phẩm khác. Ta có mẫu biểu dự toán tiêu thụ cho các sản phẩm của công ty như sau:
Dự toán tiêu thụ Tháng …
Khối lương tiêu thụ Doanh thu tiêu thụ STT Sản phẩm Đơn Giá P. kinh doanh P. Thị trường Chi nhánh Tp.HCM Chi nhánh Hà Nội Hiệu thuốc Nha Trang P. kinh doanh P. Thị trường Chi nhánh Tp.HCM Chi nhánh Hà Nội Hiệu thuốc Nha Trang 1 2 … A B … Tổng 3.1.3.Tác dụng của biện pháp
* Chỉ tiêu doanh số phân bổ cho các bộ phận được sát với thự tế. * Là cơ sở cho việc lập dự toán SX sau này được hợp lý .
3.2. Biện pháp 2: Hoàn thiện lập dự toán sản xuất tại công ty . 3.2.1. căn cứ biện pháp.
* Lập dự toán SX hợp lý rất quan trọng vì dự toán SX còn liên quan đến kế hoạch các chi phí đầu vào cho quá trình SX. Nếu lập kế hoạch SX không sát với thực tế, với nhu cầu thị trường có thể dẫn tới tồn kho nhiều gây ứ đọng vốn hoặc ngược lại SX thiếu sẽ mất khách hàng. Mặt khác, nếu để tồn kho lâu thì thuốc sẽ
bị kém phẩm chất, mất tác dụng, gây ảnh hưởng không nhỏ đến sức khoẻ người tiêu dùng, vì vậy công ty nên hạn chế dự trữ hàng tồn kho.
* Khi tìm hiểu thực trạng dự toán sản xuất tại công ty em nhận thấy việc lập kế hoạch sản xuất căn cứ vào khối lượng tiêu thụ bình quân ba tháng trước, so sánh với lượng tồn kho và lấy tỷ lệ tồn kho là 3/1 tức bán 1 tồn kho 3.Điều này làm cho việc lập kế hoạch SX tại công ty không sát thực tế, tồn kho nhiều. (Thực tế tính đến thời điểm 30/06/2007 tồn kho của công ty xấp xỉ 46 tỷ đ)
- Khi SX không sát với thực tế thì các khoản chi phí đầu vào cho quá trình SX không phù hợp. Tất cả những điểu này đều gây ảnh hưởng bất lợi cho hiệu quả SXKD tại công ty.
3.2.2. Nội dung biện pháp a. Công thức a. Công thức
* Dự toán khối lượng SX phụ thuộc vào khối lượng sản phẩm tiêu thụ dự kiến và khối lượng tồn kho theo công thức sau:
- Khối lượng SP tồn kho đầu kỳ: Chính là khối lượng SP tồn kho cuối kỳ trước.
- Khối lượng SP tồn kho cuối kỳ: Được xác định bằng phần trăm khối lượng SP tiêu thụ trong kỳ.
b. Giả sử mức tồn kho 3/1 của công ty là hợp lý
(Tức Khối lượng tồn kho = 3 x Khối lượng tiêu thụ ), kết hợp với các thông tin cho dưới đây của sản phẩm ACETYLCYSTEIN trong tháng 07 - 2007:
* Khối lượng tồn kho đầu tháng : 3.725 (H/100v).
* Dự toán khối lượng tiêu thụ trong tháng: 1.705 (H/100v) (lấy kết quả của