- Kế toán hàng bán bị trả lạ
3.2.2.Nội dung, giải pháp hoàn thiện
Giải pháp 1:Hoàn thiện chính sách tín dụng.
Hiện nay trong việc thanh toán công nợ với khách hàng công ty còn để cho khách hàng chiếm dụng vốn quá nhiều. Để khuyến khích khách hàng thanh toán nhanh tiền hàng, hạn chế tình trạng chiếm dụng vốn, giúp công ty thu hồi vốn nhanh, công ty nên triển khai áp dụng thêm hình thức thanh toán. Chiết khấu thanh toán là khoản người bán giảm trừ cho người mua do người mua thanh toán tiền hàng trước quy định trong hợp đồng. Mức chiết khấu được quy định theo tỷ lệ phần trăm nhất định trên doanh thu và có thể càng cao nếu thời gian thanh toán càng sớm. Công ty có thể tham khảo lãi suất ngắn hạn của ngân hàng để đưa ra mức chiết khấu cho phù hợp. Bên cạnh việc đưa ra biện pháp thưởng, công ty cũng nên có biện pháp phạt đối với khách hàng trả chậm so với thời gian quy định.
TK dùng để hạch toán chiết khấu thanh toán là TK 635- chi phí tài chính. Khi khách hàng thanh toán trước thời hạn, căn cứ hợp đồng và chứng từ liên quan như
( Ghi Nợ TK 111,112), tăng chi phí tài chính ( Ghi Nợ TK 635)- đây là khoản chiết khấu cho khách hàng và ghi giảm số tiền phải thu khách hàng theo hợp đồng ( Ghi Có TK 131).Căn cứ vào các thông tin chiết khấu, kế toán vào mục Phiếu thu trên phần mềm nhập đầy đủ thông tin về số tiền, bút toán. Từ Phiếu Thu này, phần mềm sẽ tự động ghi sổ Nhật Ký Chung, Sổ Cái TK 111(112), TK 635, TK 131, Sổ chi tiết thanh toán với khách hàng.
Giải pháp 2: Lập dự phòng phải thu khó đòi.
Để được lập dự phòng nợ phải thu khó đòi, các khoản nợ phải thu khó đòi phải đảm bảo các điều kiện sau:
- Khoản nợ phải có chứng từ gốc, có đối chiếu xác nhận của khách nợ về số tiền còn nợ, bao gồm: Hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, bản thanh lý hợp đồng, cam kết nợ, đối chiếu công nợ và các chứng từ khác. Các khoản không đủ căn cứ xác định là nợ phải thu theo quy định này phải xử lý như một khoản tổn thất.
.- Có đủ căn cứ xác định là khoản nợ phải thu khó đòi:
+ Nợ phải thu đã quá hạn thanh toán ghi trên hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ hoặc các cam kết nợ khác.
+ Nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế (các công ty, doanh nghiệp tư nhân, hợp tác xã, tổ chức tín dụng, ...) đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử, đang thi hành án hoặc đã chết.
Phương pháp lập dự phòng và xử lý khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi
Doanh nghiệp nên dự kiến mức tổn thất có thể xảy ra hoặc tuổi nợ quá hạn của các khoản nợ và tiến hành lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, kèm theo các chứng từ chứng minh các khoản nợ khó đòi nói trên. Trong đó:
-Đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán, mức trích lập dự phòng như sau: + 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn trên 6 tháng đến dưới 1 năm. + 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm. + 70%giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm. + 100% giá trị đối với khoản nợ phải thu từ 3 năm trở lên.
- Đối với nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể, người nợ mất tích, bỏ trốn, đang
bị cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử hoặc đang thi hành án hoặc đã chết … thì doanh nghiệp dự kiến mức tổn thất không thu hồi được để trích lập dự phòng. - Sau khi lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, DN tổng hợp toàn bộ khoản dự phòng các khoản nợ vào bảng kê chi tiết để làm căn cứ hạch toán vào chi phí quản lý của DN.
- TK kế toán: Sử dụng TK 1592 để hạch toán khoản dự phòng phải thu khó đòi. - Phương pháp kế toán:
+ Cuối niên độ kế toán khi trích lập dự phòng kế toán ghi nhận vào bên Nợ TK 6422 và bên Có TK 1592 số trích lập dự phòng.
+ Trong niên độ kế toán sau, các khoản nợ phải thu khó đòi khi xác định thực sự là không đòi được thì được phép xóa nợ. Việc xóa nợ các khoản phải thu khó đòi phải ghi nhận vào bên Có TK 131 hoặc bên có TK 138 “ Phải thu khác” và ghi nhận khoản doanh thu khó đòi đó vào bên nợ TK 1592 nếu đã lập dự phòng còn nếu chưa lập dự phòng thì ghi nhận vào bên Nợ TK 6422. Đồng thời ghi đơn vào bên Nợ TK 004 “ Nợ khó đòi phải xử lý”.
+ Cuối niên độ kế toán, xác định mức dự phòng mới kế toán ghi:
Nếu số dự phòng mới lớn hơn số dự phòng hiện còn thì trích lập thêm, số trích lập thêm hạch toán vào bên Nợ TK 6422 và bên Có TK 1592.
Nếu số dự phòng mới nhỏ hơn số dự phòng hiện còn thì hoàn nhập số dự phòng thừa, số dự phòng được ghi nhận vào bên Nợ TK 1592, bên Có TK 6422.
+ Đối với những khoản phải thu khó đòi đã được xử lý xóa nợ, nếu sau đó lại thu hồi được nợ, kế toán ghi nhận số tiền thu được vào bên Nợ TK 111 nếu thu bằng tiền mặt, TK 112 nếu thu qua ngân hàng và ghi nhận vào bên có TK 711 “ Thu nhập khác”. Đồng thời ghi vào bên có TK 004 “ Nợ khó đòi đã xử lý”.
Giải pháp 3: Hoàn thiện sổ kế toán
• Công ty cần mở thêm một số sổ chi tiết để theo dõi doanh số bán hàng của từng mặt hàng trên các thị trường nhất định. Để thực hiện được công việc trên, công ty nên mở Sổ chi tiết doanh thu bán hàng theo mặt hàng và thị trường. Do hoạt động bán hàng của công ty chủ yếu được thực hiện trên phần mềm kế toán, nên việc quản lý sổ sách được thực hiện thông qua những mã hàng, mã thị trường mà công ty đã đặt sẵn.
Việc mở sổ chi tiết nhằm nâng cao hiệu quả của công tác bán hàng, biết rõ được doanh thu cụ thể của từng đối tượng hàng hóa, từ đó có thể biết được mặt hàng nào mạnh để tập trung chiến lược kinh doanh, cũng như biết được thị trường nào tiềm năng để phát triển hướng kinh doanh cho tương lai.
Mẫu sổ chi tiết doanh thu bán hàng theo mặt hàng và thì trường ( phụ lục 3.1)
• Chi phí mua hàng là chi phí khá lớn nên công ty nên theo dõi phần chi phí này trên một sổ chi tiết TK 1562. Công ty có thể áp dụng mẫu ( phụ lục 3.2)
Giải pháp 4: Kế toán quản trị doanh thu
Các báo cáo quản trị có vai trò rất quan trọng, đặc biệt trong công tác định hướng kế hoạch kinh doanh kỳ tới vì vậy công ty nên yêu cầu phòng kế toán lập thêm các báo cáo quản trị liên quan đến bán hàng và công nợ với khách hàng như:
+ Báo cáo tổng hợp tiêu thụ theo giá bán + Báo cáo phân tích bán hàng theo thời gian
+ Báo cáo doanh số bán hàng theo khách hàng, hợp đồng (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Giải pháp 5: Phối hợp chặt chẽ với phòng kinh doanh trong quá trình bán hàng.
Từ các sổ tổng hợp và chi tiết thanh toán của khách hàng có theo dõi thời hạn thanh toán, báo cáo tình hình nợ và thanh toán của kế toán quản trị, kế toán gửi báo cáo đánh giá tình hình tín dụng và doanh thu bán hàng của từng khách hàng cho phòng kinh doanh. Đồng thời nên đưa ra những nhận xét về khả năng thanh toán của khách hàng nhằm cung cấp thông tin giúp phòng kinh doanh có quyết định tốt hơn trong việc ký kết hợp đồng tiếp theo.