TK 131 “ phải thu khách hàng”: Theo dõi các khoản phải thu của khách, tình hình các khoản nợ và thanh toán của khách hàng. Được mở chi tiết cho từng khách hàng. TK 156 “ hàng hóa”: Được dùng để theo dõi hàng hóa nhập, xuất, tồn trong kỳ. TK 632 “ giá vốn hàng bán”: Dùng để phản ánh trị giá của hàng hóa tiêu thụ trong kỳ.
TK 6421 “ chi phí bán hàng”: phản ánh các chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng..
Ngoài ra, kế toán còn sử dụng một số các TK sau: TK 111 “ tiền mặt”, TK 112 “ tiền gửi ngân hàng”, TK 3331 “ thuế GTGT đầu ra phải nộp”.
2.2.2.3.Một số nghiệp vụ kế toán phát sinh trong tháng 3 năm 2013
Trong tháng 3, nghiệp vụ kế toán chủ yếu phát sinh tại công ty là bán hàng theo hợp đồng với hình thức là bán buôn qua kho.
Sau khi nhận được yêu cầu mua hàng của khách hàng , phòng kinh doanh tiến hành lập Lệnh xuất hàng. Sau đó, trên cơ sở của Lệnh xuất hàng do phòng kinh doanh chuyển đến, thủ kho tiến hành lập Phiếu xuất kho. Khi thủ kho chuyển phiếu xuất kho lên phòng kế toán, kế toán kiểm tra và nhập số liệu vào máy.
Công ty ghi nhận doanh thu khi khách hàng nhận được hàng và chấp nhận thanh toán. Kế toán ghi nhận doanh thu và công nợ phải thu khách hàng bằng cách ghi tăng TK doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ theo giá chưa thuế của số sản phẩm đã bán và ghi tăng khoản thuế đầu ra phải nộp của số hàng bán ( TK 3331), đồng thời ghi tăng công nợ phải thu khách hàng ( ghi tăng bên Nợ TK 131) hoặc khi khách hàng đã thanh toán thì ghi tăng bên Nợ TK Tiền mặt hay Tiền gửi ngân hàng. Ví dụ: Ngày 22-3-2013, xuất bán mặt hàng sơn Kamax nội thất ( KM 01) và sơn Kamax lót kiềm ( KM 03) cho công ty TNHH LTC. Địa chỉ: Số 183, Hoàng Hoa Thám, Hà Nội. Công ty đã thanh toán bằng tiền mặt.
Kế toán sẽ căn cứ trên phiếu xuất kho để nhập vào phần mềm theo các bước: Từ màn hình chính của phần mềm vào phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu → Cập nhật số liệu → Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho. Sau khi kế toán lưu dữ liệu, phần mềm sẽ tự động ghi sổ các TK 131, 511, 333. Đồng thời, kế toán cũng
theo dõi chi tiết trên các sổ Chi tiết doanh thu theo từng mặt hàng, sổ Chi tiết doanh thu theo khách hàng, sổ Chi tiết công nợ phải thu theo từng khách hàng.
Màn hình máy tính Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho.
Khi khách hàng thanh toán bằng tiền mặt,sau khi nhận được tiền và giấy biên nhận từ phòng kinh doanh, thủ quỹ tiến hành kiểm tra và nhập quỹ, kế toán công nợ viết phiếu thu đồng thời ghi giảm công nợ và tăng tiền mặt bằng cách từ màn hình chính phần mềm kế toán vào phân hệ Kế toán tiền mặt tiền gửi và tiền vay → Cập nhật số liệu → Phiếu thu tiền mặt để ghi giảm công nợ phải thu khách hàng và ghi tăng tiền mặt theo định khoản:
Nợ TK 1111 : 228.250.000 Có TK 131 : 228.250.000
Kế toán ghi nhận giá vốn.
Căn cứ vào phiếu xuất kho, kế toán cập nhật số liệu vào phân hệ Kế toán bán hàng và công nợ phải thu theo định khoản:
Nợ TK 632 : 196.800.000 Có TK 156 : 196.800.000
Cuối tháng, kế toán thực hiện tính giá vốn hàng bán xuất kho qua phần mềm bằng cách từ màn hình chính của Fast Accounting, kế toán vào phân hệ Kế toán hàng tồn kho → Cập nhật số liệu → Tính giá nhập trước xuất trước.
Sau khi tính được giá hàng hóa xuất kho trong tháng, phần mềm tự động tính giá hàng xuất trong tháng và cập nhật những hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho đã lập trong tháng. Đồng thời phần mềm cũng tự động cập nhật số liệu vào sổ cái các TK 632 và TK 156.
Ví dụ: Ngày 10-3, chi tiền mặt thanh toán tiền hàng KM 02 cho công ty TNHH thương mại Lợi Tường số tiền là 100.000.000 VNĐ.
Kế toán nhập dữ liệu vào phần mềm theo các bước: từ màn hình chính của phần mềm vào phân hệ kế toán tiền mặt, tiền gửi → Cập nhật số liệu → Phiếu chi tiền mặt theo
định khoản:
Nợ TK 331 : 100.000.000 Có TK 1111 : 100.000.000 Màn hình máy tính Phiếu chi tiền mặt