mọi mặt hoạt động kinh doanh của công ty, đồng thời là người chịu trách nhiệm trước toàn thể công nhân viên về vấn đề đảm bảo quyền lợi của người lao động. Giám đốc là người quản lý cao nhất, có toàn quyền quyết định và là người quyết định cuối cùng các vấn đề quan trọng trong phạm vi công ty.
- Phó giám đốc: Là người điều hành công ty khi giám đốc vắng mặt và chịu trách nhiệm trước giám đốc. Giúp việc cho giám đốc trong quản lý điều hành các hoạt động của công ty theo sự phân công của giám đốc.
- Phòng kinh doanh:Xây dựng chiến lược phát triển sản xuất kinh doanh của công ty trong từng giai đoạn đồng thờithống kê, tổng hợp tình hình thực hiện các công việc kinh doanh của công ty.Bên cạnh đó phòng kinh doanh có nhiệm vụ tiếp thị và giao dịch với khách hàng, dưới sự giám sát trực tiếp của phó giám đốc, thực hiện các hợp đồng mua bán theo quy định của công ty và chịu trách nhiệm chung về hoạt động bán hàng, cung ứng vật tư, mở rộng thị trường.
- Phòng tài chính- kế toán: Cung cấp kịp thời các thông tin tài chính của công ty, giúp giám đốc hoạch định chiến lược về tài chính. Lập kế hoạch thu, chi tài chính hàng năm của công ty tham mưu cho giám đốc. Nhập và tính toán các dữ liệu thu, chi, lỗ, lãi, các khoản thanh toán với ngân sách theo chế độ hiện hành. Quyết toán tài chính và lập báo cáo tài chính hàng quý theo quy định của nhà nước và chịu sự giám sát trực tiếp của giám đốc. Ngoài ra, phòng có nhiệm vụ phân tích tình hình tài chính, cân đối nguồn vốn, công nợ,… trong công ty và báo cáo định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của giám đốc.
Kế toán trưởng (kiêm kế toán tổng hợp)
Kế toán công nợ Kế toán lương
- Phòng tổ chức – hành chính: Bố trí, sắp xếp lao động lập kế hoạch tiền lương, kế hoạch xây dựng bộ máy, tổ chức trong công ty. Nghiên cứu, soạn thảo các nội quy, quy chế về tổ chức lao động trong nội bộ công ty và giải quyết các thủ tục về việc hợp đồng lao động, đánh giá năng lực, thành tích CBCNV để phục vụ công tác tiền lương, công tác đào tạo, công tác quy hoạch phát triển nhân sự.
2.1.1.5. Tổ chức công tác kế toán của đơn vị.
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty
- Kế toán trưởng: Là người đứng đầu bộ máy kế toán, kiêm luôn chức vụ ghi chép, xác định kết quả hoạt động kinh doanh. Tập trung tài liệu của các phần hành kế toán để lập báo cáo định kỳ. Kiểm tra chứng từ số liệu kế toán.Tham mưu, đề bạt với giám đốc và lãnh đạo về tình hình tài chính của công ty. Và là người chịu sự giám sát trực tiếp của giám đốc.
- Kế toán công nợ: Theo dõi tình hình thanh toán công nợ phải thu, phải trả đối với các người mua, người bán. Kế toán ghi sổ chi tiết thanh toán với người mua, người bán và cuối kỳ lập bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với người mua, người bán.Định kỳ kế toán công nợ báo cáo tình hình thanh toán với người bán, người mua để có những biện pháp để thu hồi phải thu và kéo dài thời gian phải trả người bán cho hợp lý.
- Kế toán lương: Theo dõi tình hình thanh toán với công nhân viên chức trong công ty và các khoản trích theo lương.
- Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng: Có nhiệm vụ theo dõi việc tăng, giảm của quỹ tiền mặt. Quản lý các khoản tiền tại ngân hàng mà công ty mở tài khoản. Tiến hành mở và thanh khoản thư tín dụng, thường xuyên đối chiếu với sổ phụ ngân hàng. Kiểm tra các khoản có, nợ ngân sách để có kế hoạch chi, trả kịp thời.
- Thủ quỹ: Có nhiệm vụ thu chi tiền mặt hàng ngày, chịu trách nhiệm về quản lý quỹ tiền mặt của công ty.
- Kế toán bán hàng: Theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn hàng hóa và ghi sổ kế toán liên quan.
Chính sách kế toán áp dụng tại công ty:
- Chế độ kế toán áp dụng: Theo chế độ kế toán doanh nghiệp, ban hành theo Quyết định số 48/2006-QĐ/BTC ban hành ngày 14/9/2006 và các quy định hướng dẫn bổ sung của Bộ tài chính.
- Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm - Kỳ kế toán theo quý
- Đơn vị tiền tệ sử dụng: VNĐ
- Phương pháp khấu hao: Khấu hao theo phương pháp khấu đường thẳng - Tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên - Phương pháp tính giá hàng tồn kho: Nhập trước- Xuất trước - Hình thức kế toán áp dụng: Hình thức Nhật ký chung
2.1.2. Đánh giá ảnh hưởng của nhân tố môi trường đến kế toán bán hàng tạicông ty. công ty.
Môi trường bên ngoài
- Chính sách và chuẩn mực kế toán do nhà nước ban hành ảnh hưởng rất lớn đến quá trình bán hàng của DN vì mỗi DN kinh doanh các mặt hàng khác nhau và áp dụng các chính sách luật kế toán khác nhau.
- Thị trường tiêu thụ: ảnh hưởng rất lớn đến quá trình bán hàng của DN. Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều các mặt hàng đa dạng, phong phú cả về màu sắc lẫn chất lượng do vậy các DN phải có chiến lược cạnh tranh sản phẩm của mình với các đối thủ, khi số lượng hàng cung ứng trên thị trường lớn hơn nhu cầu của người tiêu dùng thì DN có các biện pháp bán hàng hợp lý như giảm giá, chiết khấu, khuyến mại cho người tiêu dùng.
- Về giá cả hàng hóa: phải dựa vào thị trường và giá của đối thủ cạnh tranh để đưa ra mức giá hợp lý cho sản phẩm của DN.
Môi trường bên trong
Bên cạnh tác động của các nhân tố vĩ mô chính sách bán hàng của DN còn chịu tác động bởi các nhân tố tồn tại bên trong của DN.
- Bộ máy kế toán của DN là nhân tố ảnh hưởng đến kế toán bán hàng, nếu công ty có tổ chức bộ máy kế toán một cách khoa học, hợp lý không có sự chồng chéo thì sẽ giúp cho nghiệp vụ kế toán nói chung và kế toán bán hàng nói riêng được diễn ra một cách suôn sẻ, tiết kiệm thời gian, chi phí và có được kết quả tốt. Ngoài ra, năng lực và trình độ của người làm kế toán cũng làm ảnh hưởng tới kế toán bán hàng của công ty.
- Về hình thức kế toán, tùy thuộc vào mỗi loại hình DN để lựa chọn một hình thức kế toán phù hợp. Nếu có sự lựa chọn phù hợp thì sẽ làm giảm đi công việc của kế toán tránh được sự trùng lặp dẫn tới những sai sót, nhầm lẫn trong hạch toán. - Năng lực lãnh đạo của ban giám đốc: Là một yếu tố có ảnh hưởng quan trọng tới công tác kế toán và kế toán bán hàng. Ban giám đốc là những người chỉ đạo trực tiếp, đưa ra các quyết định cuối cùng đối với việc tổ chức công tác kế toán ở đơn vị, quyết định các chính sách kế toán áp dụng, chính sách bán hàng, chính sách sản phẩm.
2.2. Thực trạng kế toán bán mặt hàng sơn tại công ty TNHH hóa chất vàthương mại Trần Vũ. thương mại Trần Vũ.
2.2.1. Đặc điểm nghiệp vụ bán hàng tại công ty.2.2.1.1. Mặt hàng sơn kinh doanh 2.2.1.1. Mặt hàng sơn kinh doanh
Bảng 2.1. Danh mục hàng hóa của công ty
STT Tên Hàng Hóa Mã hàng hóa Đơn vị tính
1 Sơn Kamax mịn nội thất cao cấp KM01 Thùng, hộp
2 Sơn Kamax nội thất 5 in 1 KM02 Thùng, hộp
3 Sơn Kamax lót kiềm đa năng KM03 Thùng, hộp
4 Sơn Kamax Žong satin nội thất KM04 Thùng, hộp
5 Sơn Kamax siêu Žong ngoại thất KM05 Thùng, hộp
6 Sơn Dewpont lót kiềm ngoại DP01 Thùng, hộp
7 Sơn Dewpont lót kiềm nội DP02 Thùng, hộp
8 Sơn Dewpont siêu trắng nội thất DP03 Thùng, hộp
9 Sơn Dewpont chống thấm DP04 Thùng, hộp
2.2.1.2. Phương thức bán hàng
Với đặc điểm của loại hàng hóa mà công ty đang kinh doanh công ty TNHH hóa chất và thương mại Trần Vũ chọn cho mình 2 phương thức bán hàng là bán hàng theo hợp đồng và bán lẻ.
- Phương thức bán hàng theo hợp đồng
Phương thức bán hàng theo hợp đồng là phương thức bán hàng chủ yếu của Công ty. Theo phương thức này, sau khi khách hàng chấp nhận báo giá, hai bên sẽ thỏa thuận các điều khoản hợp đồng và ký kết hợp đồng kinh tế. Hàng hóa được nhập về kho dựa trên yêu cầu cụ thể ghi trên hợp đồng. Sau khi nhập hàng về đầy đủ tiến hành xuất bán cho khách hàng đúng thời gian và địa điểm ghi trên hợp đồng. - Phương thức bán lẻ
Theo phương thức bán lẻ, các hàng hóa được nhập về kho để xuất bán khi có yêu cầu của khách hàng. Khách hàng có nhu cầu liên hệ trực tiếp với phòng kinh doanh và hẹn thời gian nhận hàng. Đến ngày hẹn, khách hàng trực tiếp tới văn phòng công ty nhận hàng và trả tiền hoặc công ty cử người giao đến tận nơi cho khách hàng và thu tiền.
2.2.1.3. Phương thức thanh toán tiền hàng.
Hiện nay phương thức bán hàng chủ yếu của công ty là bán buôn với hai phương thức thanh toán:
- Bán hàng thu tiền ngay: trong phương thức thanh toán này, thời điểm thu tiền trùng vời thời điểm giao hàng, hàng bán được coi là tiêu thụ và doanh thu tiêu thụ được xác định ngay.
- Bán hàng chậm trả: theo phương thức này, khi xuất giao hàng cho khách hàng thì số lượng hàng đó được coi là tiêu thụ, khách hàng chấp nhận thanh toán. Việc trả tiền của khách hàng sẽ được thực hiện sau khi giao hàng, trường hợp lấy với số lượng lớn có thể thanh toán một phần tiền hàng.
- Hình thức thanh toán thường bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản thông qua ngân hàng. 2.2.1.4. Phương pháp xác định giá vốn hàng bán tại công ty.
Công ty tính giá hàng tồn kho theo phương pháp nhập trước xuất trước. Giá trị của hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập kho ở thời điểm đầu kỳ hoặc
gần đầu kỳ, giá trị hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ tồn kho.
• Giá hàng hóa nhập: khi hàng hóa nhập kho thì giá của hàng hóa nhập vào chính là giá thực tế:
Giá thực tế nhập kho = Giá mua + Chi phí mua
• Giá hàng hóa xuất: Công ty áp dụng theo phương pháp tính giá thực tế đích danh: Giá hàng xuất = Đơn giá nhập × Số lượng xuất
2.2.2. Kế toán bán hàng tại công ty TNHH hóa chất và thương mại Trần Vũ.2.2.2.1. Chứng từ kế toán 2.2.2.1. Chứng từ kế toán
Phiếu xuất kho (phụ lục 2.2): Được dùng để theo dõi số lượng hàng hóaxuất bán cho các đơn vị khác. Khi bán hàng cho khách hàng, thủ kho tiến hành lập phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên. Liên 1: Lưu ở bộ phận lập phiếu. Liên 2: Giao cho thủ kho giữ để lưu vào thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán để ghi vào sổ kế toán. Liên3: Người nhận hàng giữ.
Hóa đơn GTGT (Mẫu 01GTKT3/001) (phụ lục 2.3): Khi có hợp đồng kinh tế hay yêu cầu đặt hàng của khách hàng nhân viên kinh doanh sẽ báo lên phòng kế toán để căn cứ trên lệnh xuất kho, kế toán bán hàng lập Hóa đơn GTGT. Hóa đơn GTGT sử dụng theo mẫu của Bộ Tài Chính ban hành và được lập thành 3 liên: