Theo phương thức này hàng hoá được chuyển cho phòng kinh doanh để thực hiện tiêu thụ theo lệnh điều động nội bộ.
Về phương thức thanh toán:
Việc lựa chọn các phương thức thanh toán thích hợp cũng là một yêu cầu quan trọng đặt ra cho mỗi doanh nghiệp bởi phương thức thanh toán hợp lý sẽ tạo điều kiện cho khách hàng thanh toán nhanh chóng, giảm rủi ro cho doanh nghiệp.
Hiện nay, khách hàng của Công ty chủ yếu là khách hàng quen thuộc, số lượng đặt hàng lớn nên hình thức trả chậm được áp dụng rộng rãi. Đối với những khách nhỏ, lẻ thì phương thức thanh toán chủ yếu là bằng tiền mặt hay bằng uỷ nhiệm chi, séc. Phương thức thanh toán bằng chuyển khoản được sử dụng rộng rãi nhất là đối với những khách hàng ở xa cách về mặt địa lý.
2.3.2.Quy trình kế toán nghiệp vụ bán hàng.
2.3.2.1 Chứng từ sử dụng.
Hóa đơn GTGT,
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
Bảng kê bán lẻ hàng hóa, hóa đơn cước chi phí vận chuyển Hợp đồng kinh tế với khách hàng
Các chứng từ phản ánh tình hình thanh toán Phiếu thu, phiếu chi
Giấy báo nợ, báo có của ngân hàng
(Quy trình luân chuyển chứng từ bán hàng tại công ty TNHH Fami- Phụ lục 4)
2.3.2.2. Tài khoản sử dụng.
TK 511: Phản ánh doanh thu bán hàng và kết chuyển doanh thu thuần của doanh nghiệp.
Tài khoản này không có số dư. TK 511 có 3 tài khoản cấp 2:
+TK 5111: Doanh thu bán hàng nội địa TK 5112: Doanh thu bán hàng đại lý +TK 5113: Doanh thu hàng xuất khẩu.
TK 632: Phản ánh sự biến động của giá vốn hàng bán. Đây là tài khoản chi phí. Tài khoản này không có số dư.
-TK 155: Phản ánh giá trị nhập, xuất, tồn thành phẩm theo giá thực tế TK có liên quan: 111, 112,131,155,632...
Trình tự kế toán:Sau khi nhận được yêu cầu mua hàng của khách hàng,kế toán tiến hành kiểm tra hàng hóa tồn kho.Sau đó,kế toán tiến hành lập phiếu xuất kho.Phiếu này được lập thành hai bản.Một bản kho giữ làm cơ sở để theo dõi tình hình xuất hàng hóa và là chứng từ gốc để lên thẻ kho,một bản kế toán sử dụng để viết hóa đơn GTGT
Căn cứ vào hợp đồng bán hàng, hóa đơn giá trị gia tăng kế toán phản ánh tổng giá thanh toán của hàng tiêu thụ:
Nợ TK 111,112,131.. tổng giá thanh toán Có TK 5111: Doanh thu bán hàng
Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp.
Căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán phản ánh giá vốn hàng bán: Nợ TK 632: Trị giá hàng hóa thực tế xuất kho
Có TK 155: Trình tự ghi sổ:
.- Đối với “Doanh thu tiêu thụ nội địa”
Căn cứ hợp đồng kinh tế và lệnh xuất có chữ ký của Giám đốc, phòng kế toán viết hoá đơn GTGT và hoá đơn này cũng được lập làm 3 liên, đặt giấy than viết 1 lần, nội dung 3 liên phải giống nhau. Kế toán thành phẩm sẽ viết phiếu xuất kho, thủ kho ký vào phiếu xuất kho, giữ lại hóa đơn GTGT liên xanh và thẻ kho còn liên đỏ giao cho khách hàng. Cuối tuần, tập hợp các phiếu xuất kho, hoá đơn đưa lên phòng kế toán. Nếu thanh toán ngay kế toán tiêu thụ vào sổ, thủ quỹ thu tiền và chuyển phiếu thu cho kế toán tiền mặt vào sổ và lưu trữ, bảo quản phiếu thu. Nếu trả chậm, kế toán tiêu thụ vào sổ kế toán công nợ ghi sổ và kẹp chứng từ vào sổ để theo dõi riêng. Tuy nhiên, để thuận lợi cho việc hạch toán trên máy vi tính, dù khách hàng trả tiền ngay hay chậm trả đều được hạch toán thông qua TK 131.
Ví dụ: Căn cứ HĐKT số 00523 ngày 10/9/2010, HĐ GTGT 002448 Công ty bán
cho Công ty TNHH TM & DV Sơn Lâm 20 bàn học sinh( F- BHS- 01S) với giá bán chưa thuế 1.200.000(VNĐ) và 15 bộ bàn học ST12H với giá chưa thuế 564.090 (VNĐ). Với thuế suất 10%:
Nợ TK 131 : 35.707.500 Có 511: 32.461.350 Có TK 333 : 3.246.150 Giá vốn hàng bán: Nợ TK 632: 20.288.250(đồng) Có TK 155: 20.288.250(đồng) Trình tự ghi sổ:
( Hóa đơn GTGT bán hàng nội địa- Xem phụ luc 5) Phiếu xuất kho hàng hóa- Xem phụ lục 6
( Sổ chi tiết doanh thu tiêu thụ nội địa- Xem phụ lục 7)
- Doanh thu bán hàng đại lý: Căn cứ vào đơn đặt hàng mà đại lý yêu cầu, kế toán lập Phiếu xuất kho bán hàng cho đại lý. Phiếu này cũng được lập thành 3 liên, đặt giấy than viết một lần:
Liên 1: Lưu
Liên 3: Dùng trong nội bộ
Hàng xuất cho đại lý vẫn thuộc quyền sở hữu của Công ty nên được theo dõi trên TK 157. Khi đại lý bán được hàng công ty phải chi tiền cho các đại lý
Nợ TK 157 : Xuất kho theo
Có TK 155 : giá thành sản xuất thực tế
Chi phí hoa hồng đại lý được tính 15% trên giá trị lô hàng và được hạch toán vào TK 6412. Khi đại lý bán hàng sẽ báo lại cho Công ty, Công ty sẽ viết Hoá đơn GTGT cho đại lý, kế toán sẽ tiến hành ghi nhận doanh thu, chi phí hoa hồng đại lý, thuế GTGT đồng thời ghi kết chuyển giá vốn hàng bán. Và kế toán ghi vào sổ chi tiết TK 642, cuối tháng căn cứ vào sổ chi tiết TK 6421 và HĐGTGT kế toán ghi vào Sổ cái TK 6421, và kết chuyển sang TK 911 xác định kết quả kinh doanh.
Khi hàng hóa xác định là tiêu thụ kế toán ghi nhận doanh thu: Nợ TK 131: Tổng giá thanh toán
Có TK 511(5112): doanh thu bán hàng đại lý Có TK 3331 : Thuế GTGT phải nộp
Hoa hồng trả đại lý:
Nợ TK 6421: Hoa hồng trả cho cơ sở đại lý Nợ TK 133: Thuế GTGT tính trên số hoa hồng Có TK 131( chi tiết) tổng số hoa hồng Giá vốn hàng bán
Nợ TK 632 Có TK 157
Ví dụ:Ngày 12/9 công ty TNHH Fami Xuất kho 10 bộ bàn học sinh F- BHS – 01S, và 10 bộ ST12hh cho cơ sở đại lý Mai Hương với giá bán lần lượt là 1.200.000(đ/bộ), 564.090(đ/bộ) chưa kể thuế GTGT, thuế GTGT là 10%. Hoa hồng đại lý ( chưa kể thuế GTGT) tính trên doanh thu là 15%, thuế suất thuế GTGT của hoa hồng đại lý là 10%. Cơ sở Mai Hương báo đã tiêu thụ hết hàng.
( Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý- Phụ lục 8 ( Hóa đơn GTGT bán hàng đại lý- Phụ lục 9)
( Sổ chi tiết doanh thu bán hàng đại lý- Phụ lục 10)
Phiếu chi Hoa hồng đại lý cho công ty Mai Hương- phụ lục 11)
Cuối tháng, căn cứ vào hoá đơn, chứng từ kế toán lập Báo cáo tiêu thụ. Báo cáo tiêu thụ dùng để theo dõi doanh thu bán hàng và thuế GTGT đầu ra theo từng hoá đơn, nó được lập theo từng loại doanh thu: Doanh thu hàng bán nội địa, Doanh thu hàng xuất khẩu, Doanh thu đại lý. Căn cứ vào sổ chi tiết của tài khoản doanh thu, kế toán tiêu thụ ghi Sổ cái TK 511-Doanh thu. Cuối tháng, kế toán thực hiện việc kiểm tra, đối chiếu giữa sổ chi tiết TK 5111,TK 5112, TK 5113 với Báo cáo tiêu thụ về doanh thu của từng hoạt động, đối với Sổ cái Tk 511 về tổng số doanh thu phát sinh
2.3.3Hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu.