Văn bản hiểu theo nghĩa chung nhất là phương tiện ghi tin của ngôn ngữ trên một loại chất liệu nhất định.
Văn bản được sử dụng để truyền đạt thông tin trong hoạt động quản lý được gọi là văn bản quản lý.
Văn bản quản lý hành chính nhà nước được hiểu là những quyết định và thông tin quản lý thành văn do các chủ thể có thẩm quyền ban hành theo trình tự, thủ tục và hình thức nhất định nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý hành chính nhà nước giữa các cơ quan nhà nước với nhau, giữa các cơ quan nhà nước với các tư chức và công dân.
2. Phân loại văn bản quản lý hành chính nhà nước
Khoa học hành chính có nhiều tiêu chí để phân loại văn bản như: Phân loại theo tác giả ban hành; phân loại theo tên loại; phân loại theo nội dung; theo mục đích biên soạn; theo hiệu lực pháp lý và loại hình quản lý chuyên môn.
Theo cơ sở pháp lý, thẩm quyền và loại hình quản lý chuyên môn, văn bản quản lý hành chính nhà nước bao gồm các loại sau:
a. Văn bản quy phạm pháp luật * Khái niệm: * Khái niệm:
Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước ban hành hoặc phối hợp ban hành theo thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục được quy định trong Luật Ban hành văn bản quy pham pháp luật năm 2008 hoặc trong Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân năm 2004, trong đó có quy tắc xử sự chung, có hiệu lực bắt buộc chung, được Nhà nước bảo đảm thực hiện để điều chỉnh các quan hệ xã hội.
Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước ban hành hoặc phối hợp ban hành theo thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục được quy định trong Luật Ban hành văn bản quy pham pháp luật năm 2008 hoặc trong Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân năm 2004, trong đó có quy tắc xử sự chung, có hiệu lực bắt buộc chung, được Nhà nước bảo đảm thực hiện, để điều chỉnh các quan hệ xã hội.
* Các loại văn bản quy phạm pháp luật và thẩm quyền ban hành của các cơ quan hành chính nhà nước (Điều 2 Luật Ban hành VBQPPL):
- Nghị định của Chính phủ.
- Quyết định của Thủ tướng Chính phủ.
38 - Quyết định của Tổng Kiểm toán Nhà nước.
- Nghị quyết liên tịch giữa Uỷ ban Thường vụ Quốc hội hoặc giữa Chính phủ với cơ quan trung ương của tổ chức chính trị - xã hội.
- Thông tư liên tịch giữa Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ với Chánh án Tòa án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; giữa các Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ.
- Nghị quyết của HĐND và quyết định, chỉ thị của UBND (khoản 2 Điều 1 Luật Ban hành văn bản QPPL của HĐND và UBND năm 2004).
b. Văn bản hành chính cá biệt (còn gọi là văn bản áp dụng pháp luật) * Khái niệm: * Khái niệm:
Văn bản hành chính cá biệt là những quyết định quản lý được các cơ quan có thẩm quyền quản lý hành chính nhà nước ban hành trên cơ sở những quy định chung và quyết định quy phạm của cơ quan nhà nước cấp trên hoặc của cơ quan mình nhằm giải quyết các công việc cụ thể.
* Một số văn bản hành chính cá biệt thường gặp:
- Quyết định nâng lương;
- Quyết định bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật cán bộ; - Quyết định miễn nhiệm cán bộ;
- Nghị quyết miễn nhiệm đại biểu HĐND; - Chỉ thị cá biệt;
c. Văn bản hành chính thông thường
* Khái niệm: Văn bản hành chính thông thường là loại văn bản mang tính thông tin điều hành nhằm thực thi văn bản pháp quy hoặc dùng để giải quyết các tác nghiệp cụ thể như: phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc của cơ quan hành chính Nhà nước.
Văn bản hành chính thông thường bao gồm các loại: Quy chế, quy định (quy chế, quy định thường được ban hành kèm theo một văn bản khác), thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thoả thuận, giấy chứng nhận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thư công.
* Một số hình thức văn bản hành chính thông thường:
- Công văn hành chính: Đây là loại hình văn bản dùng để giao dịch chính thức
giữa các cơ quan như: mời họp, đề xuất, chất vấn, kiến nghị, trả lời, đôn đốc nhắc nhở thực hiện công việc...
- Thông báo: Dùng để phản ánh tình hình trên các lĩnh vực hoạt động theo
chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức.
- Thông cáo: Dùng để công bố với nhân dân một quyết định hoặc một sự kiện
39 - Báo cáo: Là văn bản trình bày những kết quả đã đạt được trong hoạt động
của cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội nhằm giúp cho việc đánh giá tình hình thực tế quản lý, lãnh đạo, là căn cứ để cấp trên ra quyết định quản lý phù hợp.
- Tờ trình: Là văn bản đề xuất với cấp trên một số vấn đề, xin cấp trên phê
duyệt. Đó có thể là một chủ trương, một phương án công tác, một chính sách, một chế độ, một tiêu chuẩn, một định mức hoặc một đề nghị bổ sung, bãi bỏ một văn bản, quy định không còn phù hợp hoặc những vấn đề thông thường trong quản lý ở các cơ quan ...
- Biên bản: Là văn bản hành chính dùng để ghi chép lại những sự việc đã xảy ra họăc đang xảy ra trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức do những người chứng kiến ghi lại.
Biên bản có nhiều loại như: Biên bản hội nghị, cuộc họp, biên bản sự việc xảy ra; biên bản xử lý vi phạm; biên bản bàn giao, nghiệm thu....
- Kế hoạch: Là bản dự kiến các hoạt động với mục tiêu, trình tự, thời hạn tiến
hành, phân công trách nhiệm để triển khai thực hiện chương trình hay thực hiện các công việc mang tính sự vụ thông thường trong hành chính.
d. Văn bản chuyên môn:
Đây là loại văn bản do cơ quan nhà nước ban hành để quản lý một lĩnh vực chuyên môn nhất định được Nhà nước ủy quyền, như: hóa đơn, chứng từ của ngành tài chính; học bạ, văn bằng chứng chỉ của ngành Giáo dục đào tạo...
e. Văn bản kỹ thuật:
Loại văn bản này được hình thành do hoạt động khoa học kỹ thuật và được dùng để quản lý nhà nước, như: bản thiết kế đã được phê duyệt dùng để quản lý công trình trong thời gian thi công và cả sau khi công trình đã hoàn thành.
II. NHỮNG YÊU CẦU CỦA VIỆC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC