3.2.1.1 Xây dựng quy trình chặt chẽ cho việc thực hiện quy chế đấu thầu
Để hoàn thiện đƣợc công tác đấu thầu thì việc đầu tiên cần thực hiện chính là xây dựng một quy trình rõ ràng. Để làm đƣợc điều này, tất cả các bƣớc hiện đang đƣợc thực hiện tại Techcombank phải đƣợc quy trình hóa thành văn bản giấy tờ chính thức. Mặc dù hiện tại Techcombank đã ban hành quy trình đánh giá, đấu thầu, nhƣng quy trình hiện tại vẫn còn chƣa thực sự chặt chẽ. Các bƣớc trong quy trình phải ghi rõ những việc cần phải làm, đơn vị chịu trách nhiệm, thời gian tối
61
đa để thực hiện và kết quả của từng bƣớc. Ngoài ra, phải đính kèm mẫu biểu liên quan để các đơn vị tham gia trong quá trình đấu thầu có thể thống nhất sử dụng.
Hiện tại quy trình đã quy định những bên liên quan trong quá trình đầu thầu, tuy nhiên trách nhiệm cụ thể của các đơn vị thì chƣa đƣợc đề cập đến. Chính vì vậy cần phải có quy định trách nhiệm rõ ràng để các bên liên quan cần chủ động trong những phần việc của mình cũng nhƣ tự chịu trách nhiệm nếu không hoàn thành đƣợc vai trò của mình trong quá trình đấu thầu. Ví dụ, trung tâm mua sắm có trách nhiệm làm việc trực tiếp với nhà thầu trong suốt quá trình tìm hiểu thông tin về giá cả sản phẩm khi có yêu cầu từ các đơn vị có nhu cầu mua sắm; các đơn vị kỹ thuật và nghiệp vụ cần làm việc chặt chẽ với Trung tâm mua sắm để cùng tìm hiểu.
3.2.1.2 Rút ngắn thời gian phê duyệt
Hiện tại việc phê duyệt đầu tƣ đang mới đƣợc phân chia ở 3 cấp: Tổng giám đốc với gói đầu tƣ dƣới 3 tỷ, Hội đồng đầu tƣ công nghệ có quyền phê duyệt gói đầu tƣ có giá trị trên 3 tỷ, và chủ tịch hội đồng quản trị. Việc chia cấp phê duyệt rõ ràng nhƣ trên sẽ giúp Techcombank quản lý tập trung đƣợc danh mục đầu tƣ dự án công nghệ thông tin của mình. Tuy nhiên, điều này không phù hợp khi các đơn vị liên quan sẽ phải phụ thuộc vào phê duyệt của Tổng Giám đốc hay Hội đồng đầu tƣ Công nghệ, dẫn đến kéo dài thời gian đầu tƣ do phải chờ phê duyệt.
Vì vậy việc phê duyệt tờ trình đầu tƣ cũng nhƣ kết quả đấu thầu có thể đƣợc phân cấp ở các cấp thấp hơn dựa vào giá của gói đầu tƣ. Cụ thể, với các gói đầu tƣ dƣới 2 tỷ có thể ủy quyền cho giám đốc Khối Công nghệ, các gói đầu tƣ dƣới ba trăm triệu nằm trong kế hoạch đầu tƣ có thể ủy quyền cho các Giám đốc Trung tâm. Để đảm bảo các Giám đốc Khối, Giám đốc Trung tâm phê duyệt tờ trình đầu tƣ và kết quả đấu thầu theo đúng kế hoạch và quyền hạn, Tổng Giám đốc và Hội đồng Công nghệ có thể yêu cầu Khối Tài chính Kế hoạch tiến hành kiểm tra, kiểm toán định kỳ hàng tháng, hàng quý việc phê duyệt. Việc này sẽ giúp giảm thiểu rủi ro các cán bộ này lạm dụng quyền hạn và chức vụ phê duyệt không đúng theo kế hoạch đầu tƣ đã đƣợc duyệt.
62
Tuy nhiên, việc ủy quyền phê duyệt cho các cấp cụ thể chƣa phải là lời giải cho câu hỏi làm thế nào để rút ngắn thời gian phê duyệt trong quá trình đấu thầu. Việc chậm trễ trong việc phê duyệt đấu thầu hiện nay tại Techcombank chính là do các bên liên quan chƣa thực sự tuân theo thời hạn phê duyệt. Chính vì vậy, Techcombank cần có một quy định rõ ràng về thời hạn nhất định cho các bên liên quan trong quá trình chấm thầu. Ví dụ, Trung tâm mua sắm cần phải hoàn hành các tờ trình hay báo cáo liên quan đến kết quả đấu thầu trong vòng 3-5 ngày làm việc. Các trung tâm liên quan trong quá trình đầu thầu cần phải phê duyệt hoặc phản hồi nội dung tờ trình liên quan đến quá trình đấu thầu hay kết quả thầu trong vong 2-4 ngày làm việc.
Nếu có một quy định thời hạn phê duyệt của các bên liên quan thì sẽ tránh đƣợc việc chậm trễ trong quá trình phê duyệt giấy tờ thủ tục. Tuy nhiên, yêu cầu và nội dung của mỗi dự án khác nhau nên thời gian nghiên cứu để đƣa ra quyết định phê duyệt có thể cũng khác nhau. Cho nên cần quy định thời gian phê duyệt tối đa cho từng loại đầu tƣ (Đầu tƣ dự án công nghệ phức tạp, đầu tƣ dự án công nghệ đơn giản). Đối với loại hình đầu tƣ phức tạp, thời gian tìm hiểu có thể dài hơn nhƣng không nên quá 3 ngày làm việc đối với mỗi Khối, còn đối với dự án đơn giản thì thời gian phê duyệt không nên quá 1 ngày làm việc.
Ngoài ra, để thuận tiện cho việc rà soát nội dung phê duyệt cũng nhƣ tiết kiệm đƣợc thời gian phê duyệt của các giám đốc khối liên quan cần có cân nhắc đến việc đầu tƣ hệ thống phê duyệt điện tử. Với hệ thống này, các tờ trình liên quan có thể đƣợc gửi đến các giám đốc khối/ trung tâm cùng một thời điểm, hệ thống sẽ hỗ trợ việc rà soát và phê duyệt văn bản đồng thời. Nếu hệ thống này đƣợc đầu tƣ và đem vào sử dụng sẽ tiết kiệm đáng kể thời gian phê duyệt thủ tục giấy tờ so với phê duyệt trên bản in. Không những thế, hệ thống còn có thể hỗ trợ ghi nhận lại đƣợc sự chậm trễ của các bên liên quan nếu không xem xét và phê duyệt theo đúng cam kết.
63
3.2.1.3 Rà soát và thống nhất mẫu biểu đấu thầu
Nhƣ có đề cập ở trên, hiện tại trong quá trình đấu thầu, mua sắm, mỗi dự án cần sử dụng năm hoặc sáu tờ trình báo cáo với một số tờ trình và báo cáo có nội dung trùng lặp nhau. Vì vậy, các bên liên quan, cụ thể là Trung tâm Mua sắm và Trung tâm Dự án cần thảo luận trực tiếp với nhau về nội dung các tờ trình có nội dung, xem xét đến việc kết hợp nhiều tờ trình để tiết kiệm thời gian chuẩn bị tài liệu cũng nhƣ thời gian phê duyệt.
Cụ thể, tờ trình khởi tạo ý tƣởng có thể kết hợp cùng tờ trình khởi tạo dự án, vì hai tờ trình này đều đề cập tới mục tiêu và đích cần đạt đƣợc dự án. Sự khác nhau giữa hai tờ trình này chỉ là tờ trình khởi tạo dự án có thêm thông tin thành viên dự án và kế hoạch tổng thể của dự án. Vì vậy hai tờ trình này có thể kết hợp đƣợc với nhau để thực hiện nhiều yêu cầu và nội dung theo đúng quy định của đấu thầu.
3.2.1.4 Thực hiện tốt các bước cơ bản trong quá trình đấu thầu
Để thực hiện tốt việc đấu thầu, việc đầu tiên cần phải thực hiện là áp dụng tốt các bƣớc trong quy định liên quan đến đấu thầu. Điều này có thể hiểu là các bƣớc trong quy định đấu thầu cần phải đƣợc đƣợc quy trình hóa và ban hành chính thức trong nội bộ Techcombank. Và một điều quan trọng nữa là cần phải thông tin cho tất cả các bên liên quan trong quá trình đấu thầu, cụ thể là các trung tâm thuộc Khối Công nghệ.
Đề ra quy trình là để các đơn vị liên quan cùng thực hiện nhằm đảm bảo tính thống nhất, tuy nhiên, điều đó không có nghĩa là áp dụng một cách máy móc rập khuôn, cứng nhắc, mà cần phải có sự linh hoạt của các bên liên quan. Trong trƣờng hợp cần thiết phải có sự linh động để có thể đáp ứng dƣợc mục đích của tất cả các bên liên quan trong quá trình đấu thầu, các thành viên cần trao đổi và thống nhất cách thức thực hiện và đề xuất tới các cấp phê duyệt có thẩm quyền theo quy định của Techcombank. Các đề xuất này cần phải đảm bảo không vi phạm bất kỳ quy định nào của Techcombank cũng nhƣ của pháp luật hiện hành.
64
