Để đảm bảo việc thực thi, TQM địi hỏi phải cĩ một mơ hình quản lý theo chức năng chéo. Các hoạt động của các bộ phận chức năng trong tổ chức phải vượt ra khỏi các cơng đoạn, các chức năng để vươn tới tồn bộ
qúa trình nhằm mục đích khai thác được sức mạnh tổng hợp của chúng nhờ việc kế hoạch hĩa, phối hợp đồng bộ , hiệu quả.
Căn cứ vào mục tiêu, chính sách, việc phân cơng trách nhiệm phải rõ ràng trong cơ cấu ban lãnh đạo và các bộ phận chức năng để đảm bảo mọi khâu trong hoạt động chất lượng luơn thơng suốt .
Việc phân cơng trách nhiệm được thực hiện theo các cấp bậc sau:
2.2.2.1.-Điều hành cấp cao.
Tuy khơng trực tiếp sản xuất, nhưng đây là bộ phận quyết định hiệu quả hoạt động của cả hệ thống. Cĩ thể xem đây là giám đốc phụ trách chung về chất lượng, ngang quyền với giám đốc phụ trách các khâu khác như giám đốc Marketing, sản xuất. Cấp quản lý ở khâu nầy thuộc phịng đảm bảo chất lượng phải nhận trách nhiệm soạn thảo và chỉ huy rành mạch đường lối chất lượng đến mọi người, ngay cả những người thuộc cấp cao nhất của tổ chức.
2.2.2.2.-Cấp giám sát đầu tiên :
Là những người phụ trách việc quan sát tiến trình thực hiện hoạt động chất lượng của tổ chức hay cịn gọi là quan sát viên thực tế tại chỗ. Họ cĩ điều kiện nắm vững những hoạt động thực tiễn, diễn biến tốt hay xấu của cả hai bên : cung ứng và khách hàng, từ đĩ cĩ những tác động điều chỉnh. Cấp quản lý nầy cĩ trách nhiệm hướng dẫn thuộc cấp những phương pháp và thủ tục phù hợp, chỉ ra những nguyên nhân gây hư hỏng
và biện pháp ngăn chận.
Để thực hiện tốt vai trị của mình, những thành viên phụ trách phịng đảm bảo chất lượng phải thực sự nắm vững những hoạt động then chốt của mỗi nhĩm trong tồn cơng ty : Ai ? Làm gì? Làm thế nào? Ở đâu?..theo những chức năng tiêu biểu như marketing, sản xuất, vận chuyển, lưu kho hàng hĩa và các hoạt động dịch vụ.., để từ đĩ cĩ thể quản lý, thanh tra và phân tích những vấn đề tồn đọng và tiềm ẩn.
2.2.2.3.-Đối với các thành viên trong hệ thống :
Trọng tâm của TQM là sự phát triển, lơi kéo tham gia và gây dựng lịng tin, gắn bĩ, khuyến khích ĩc sáng tạo cho nhân viên. TQM địi hỏi sự ủy quyền cho nhân viên kết hợp với một hệ thống thiết kế tốt và cơng nghệ cĩ năng lực. Chính vì vậy, để tiến hành TQM cần thiết phải cĩ một chiến lược dài hạn, cụ thể đối với con người thơng qua đào tạo, huấn luyện, ủy quyền, khuyến khích trên căn bản một sự giáo dục thường xuyên và tinh thần trách nhiệm, ý thức cộng đồng. Các thành viên trong hệ thống phải hiểu rõ vai trị của mình dưĩi 3 gĩc độ :
- Khách hàng : người tiếp nhận sản phẩm, dịch vụ từ khâu trước
- Người chế biến sản xuất : Biến đầu vào thành sản phẩm
- Người cung ứng : Cung cấp sản phẩm cho cơng đoạn tiếp theo.
Vì vậy, các thành viên trong hệ thống cần phải hiểu rõ họ :
ra sao ?
- Đang làm gì? Làm thế nào để hồn chỉnh sản phẩm của khâu trước?
- Cĩ khả năng điều chỉnh, cải tiến cơng việc đang làm theo mong muốn của mình khơng? Nhằm đảm bảo chất lượng với khâu kế tiếp- Khách hàng của mình?
Chính vì vậy khi hoạch định và phân cơng trách nhiệm cần phải tiêu chuẩn hĩa cơng việc, nêu rõ trách nhiệm liên đới giữa các cơng việc liên tục nhau trong quá trình. Trách nhiệm về chất lượng cĩ thể được cụ thể hĩa bằng các cơng việc sau :
- Theo dõi các thủ tục đã được thỏa thuận và viết thành văn bản.
- Sử dụng vật tư, thiết bị một cách đúng đắn như đã chỉ dẫn.
- Lưu ý các cấp lãnh đạo về những vấn đề chất lượng và cĩ thể báo cáo về mọi sai hỏng, lãng phí trong sản xuất.
- Tham gia đĩng gĩp các ý kiến cải tiến chất lượng, khắc phục các trục trặc ảnh hưởng tới chất lượng cơng việc.
- Giúp huấn luyện các nhân viên mới và đặc biệt nêu gương tốt.
- Cĩ tinh thần hợp tác nhĩm, chủ động tích cực tham gia vào các nhĩm, đội cải tiến chất lượng.
được xây dựng một cách rõ ràng và phải được thể hiện trên các văn bản xác định rõ mục tiêu của các hoạt động của hệ thống chất lượng. Mỗi chức năng phải được khuyến khích và được cung cấp đủ cơng cụ và trách nhiệm cũng như quyền hạn để quản lý chất lượng.