Hiện nay Công ty đã xây dựng hệ thống văn bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc với người thực hiện và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc cho các Trưởng, Phó phòng. Bản mô tả công việc đều đã được xây dựng cho các phòng, ban trong Công ty, như phòng Hành chính Nhân sự, Tài chính kế toán, phòng Dự án... Bản yêu cầu của công việc với người lao động được gắn với những đề cập theo thông báo tuyển dụng của Công ty. Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc chưa được áp dụng cho nhân viên, Công ty mới chỉ có văn bản cho các chức danh chủ chốt như Trưởng phòng, ban.
Bảng 2.1: Bản mô tả công việc và bản yêu cầu thực hiện đối với vị trí Trưởng phòng Kinh doanh tại công ty GBS
CÔNG TY CỔ PHẦN KỸ THƯƠNG SAO ĐẠI HÙNG
Phòng A104 Tòa nhà M3-M4, 91 Nguyễn Chí Thanh – HN Điện thoại: 04. 62750972 Fax: 04.62750973 Website: www.gbs-jsc.com Email: info@gbs-jsc.com.
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
Vị trí: TRƯỞNG PHÒNG KINH DOANH Nơi làm việc: Văn phòng tại Hà Nội
Người phụ trách trực tiếp: I. Mục đích:
Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh.
II. Nhiệm vụ:
1. Tham gia đóng góp ý kiến vào việc xây dựng chiến lược phát triển và kế hoạch kinh doanh của Công ty.
2. Triển khai kế hoạch kinh doanh tháng, quý, năm của Phòng đảm bảo chỉ tiêu doanh thu đề ra.
3. Đề xuất các giải pháp nhằm thúc đẩy và duy trì hoạt động kinh doanh.
4. Quản lý và điều hành trực tiếp công việc của từng nhân viên thuộc phòng kinh doanh. Phân công nhiệm vụ, giám sát và trợ giúp nhân viên kinh doanh, đào tạo và hướng dẫn nhân viên.
5. Phối hợp với phòng nhân sự trong công tác tuyển dụng và đào tạo nhân viên phòng kinh doanh.
6. Tìm kiếm và phát triển quan hệ với các khách hàng và đối tác tiềm năng. 7. Đàm phán, ký kết các hợp đồng kinh tế với khách hàng.
8. Tìm kiếm và phát triển quan hệ với các khách hàng và đối tác tiềm năng.
III. Trách nhiệm:
1. Thiết lập mối quan hệ với các khách hàng tiềm năng.
2. Xây dựng, triển khai kế hoạch, phương án, chiến lược kinh doanh phù hợp với từng giai đoạn của Công ty.
3. Đảm bảo doanh số đã đặt ra theo quý, theo năm.
Kinh doanh.
IV. Tiêu chuẩn và yêu cầu:
Stt Tiêu chuẩn Yêu cầu
1 Bằng cấp, chứng chỉ - Sử dụng tốt tin học văn phòng.
- Thành thạo tiếng Anh
- Tốt nghiệp đại học trở lên chuyên ngành Quản trị kinh doanh, marketing..
2 Kiến thức chuyên môn Có kiến thức về kinh doanh và marketing
3 Kỹ năng - Kỹ năng giao tiếp, thuyết trình, đàm phán.
- Kỹ năng tổ chức, quản lý, điều hành.
- Kỹ năng lập kế hoạch kinh doanh chiến lược - Kỹ năng phân tích tổng hợp và làm báo cáo.
4 Kinh nghiệm Có ít nhất 03 năm kinh nghiệm ở vị trí quản lý
5 Phẩm chất - Nhanh nhẹn,nhiệt tình, cẩn thận và có trách
nhiệm với công việc. Năng động và sáng tạo trong công việc.
CHỮ KÝ
Tên người quản lý trực tiếp: Chữ ký:
Tên người nhận việc: Chữ ký: Đại diện Phòng Nhân sự: Chữ ký:
( Nguồn: Phòng Hành chính- Nhân sự). Bản mô tả công việc và yêu cầu của công việc với vị trí trưởng phòng được xây dựng khá đầy đủ và hợp lý. Cơ bản bản mô tả công việc và yêu cầu công việc trên đã nêu ra những nhiệm vụ, trách nhiệm, miêu tả thực hiện như thế nào và có đề cập tới quyền hạn của người giữ vị trí đó. Nhưng còn thiếu một số thông tin khác, như: các phương tiện, máy móc sử dụng khi làm việc, điều kiện làm việc...
Dưới đây là mẫu ví dụ về tuyển dụng nhân viên kinh doanh của Công ty GBS, mà hiện tại Công ty dựa vào đó nên không xây dựng văn bản mô tả công việc cho vị trí nhân viên kinh doanh:
Bảng 2.2: Mẫu tuyển dụng ví trí nhân viên kinh doanh của công ty GBS:
CÔNG TY CỔ PHẦN KỸ THƯƠNG SAO ĐẠI HÙNG
Phòng A104 Tòa nhà M3-M4, 91 Nguyễn Chí Thanh – HN Điện thoại: 04. 62750972 Fax: 04.62750973 Website: www.gbs-jsc.com Email: info@gbs-jsc.com.
Tuyển vị trí Nhân viên kinh doanh 1. Mô tả công việc:
- Tìm kiếm khách hàng tiềm năng.
- Thực hiện các giao dịch với khách hàng và nhà cung cấp.
- Thực hiện kế hoạch khai thác khách hàng theo sự chỉ đạo của khách hàng. - Giải quyết các thông tin phản hồi của khách hàng, nếu có.
- Thu nhập thông tin phản hồi và chăm sóc khách hàng.
- Phối hợp với các bộ phận khác và trưởng phòng kinh doanh lên kế hoạch kinh doanh cũng như chiến lược phát triển Phòng kinh doanh cho Công ty theo từng giai đoạn cụ thể.
- Lập báo cáo trình lên trưởng phòng hàng tháng.
2. Yêu cầu/kỹ năng tối thiểu:
- Trình độ học vấn tối thiểu: Tốt nghiệp đại học chính quy các chuyên ngành liên quan.
- Trình độ ngoại ngữ: Thành thạo các kỹ năng.
- Kinh nghiệm: Tối thiểu 01 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương
- Kỹ năng : Nhanh nhẹn, giao tiếp giỏi, biết đàm phán, có khả năng tổng hợp, phân tích, nghiên cứu thị trường.
tạo, bền bỉ và chủ động trong công việc. Làm việc độc lập và làm việc theo nhóm tốt.
- Sức khỏe: Tốt
- Khả năng thích ứng với điều kiện làm việc: Chịu áp lực công việc cao, làm việc ngoài giờ, đi công tác dài ngày.
3. Trình độ tối thiểu: Cao đẳng 4. Kinh nghiệm yêu cầu: 1 năm
5. Yêu cầu giới tính: Nam / Nữ
6. Yêu cầu độ tuổi: Từ 24 – 30t
7. Hình thức làm việc: Nhân viên chính thức/Toàn thời gian cố định
8. Mức lương: Thỏa thuận
9. Thời gian thử việc: 2 tháng
10. Chế độ:
- Được đào tạo chuyên môn trong nước và nước ngoài.
- Mức lương hấp dẫn dựa trên năng lực và hiệu quả công việc.
- Được hưởng đầy đủ các quyền lợi về chế độ BHXH, BHYT theo quy định của Nhà nước.
- Được hưởng chế độ Bảo hiểm tai nạn con người 24/24h và các chế độ phúc lợi khác.
- Được hưởng các chế độ ưu đãi khác của nghành Dầu khí ViệtNam .
- Được làm việc trong môi trường năng động, chuyên nghiệp với các chuyên gia nước ngoài.
- Công việc ổn định, lâu dài và có cơ hội được đào tạo, phát triển nghề nghiệp tốt.
11. Yêu cầu hồ sơ:
- Đơn xin việc viết tay tiếng Việt và tiếng Anh.
gian 03 tháng gần nhất có dán ảnh;
- CV tiếng Anh mô tả rõ kinh nghiệm làm việc trước đây của ứng viên tại các vị trí tương đương.
- Bản sao CMTND, hộ khẩu, giấy khai sinh có công chứng.
- Bản sao các văn bằng, bảng điểm, chứng chỉ về chuyên môn nghiệp vụ, ngoại ngữ, tin học có công chứng.
- Giấy khám sức khỏe trong thời gian 06 tháng gần nhất có dán ảnh do trung tâm y tế quận, huyện hoặc bệnh viện cấp;
- 04 ảnh cỡ 3x4; 02 phong bì thư có ghi sẵn địa chỉ liên hệ. - Ngoài phong bì hồ sơ cần ghi rõ chức danh dự tuyển.
** Ứng viên có thể trực tiệp nộp hồ sơ tại văn phòng Công ty tại Hà Nội, gửi qua bưu điện, hoặc scan và gửi qua email.
** Công ty chỉ thông báo phỏng vấn đến những ứng viên đạt yêu cầu, hồ sơ không trả lại.
12. Thời gian và địa chỉ nộp hồ sơ:
- Thời hạn nhận hố sơ: Hết ngày 30/7/2011 (tính theo dấu Bưu điện). - Địa chỉ: Phòng A104, tòa nhà M3, M4 số 91 Nguyễn Chí Thanh – HN. - Người liên hệ: Nguyễn Thị Thu Trang - Phòng nhân sự.
- Email: thutrang@gbs-jsc.com
- Điện thoại: 0976270684
(Nguồn: www.gbs-jsc.com)
Với vị trí nhân viên, ví dụ như nhân viên kinh doanh trong công ty, công ty lại không có bản mô tả công việc và yêu cầu công việc với vị trí này, chỉ dựa vào những yêu cầu đã đưa ra trên thông báo tuyển dụng và chỉ dẫn trực tiếp khi người lao động bắt đầu nhận công việc.
Biểu đồ 2.1: Tỷ lệ nhân viên được áp dụng các văn bản phân tích công việc tại GBS
Theo kết quả điều tra cho thấy, các vị trí chủ chốt trong công ty đều được xây dựng đủ 3 loại văn bản phân tích công việc, nhưng chỉ có 42,8% nhân viên tham gia điều tra có 2 loại văn bản là văn bản mô tả công việc và bản yêu cầu công việc với người thực hiện, tuy nhiên các văn bản được xây dựng đã lâu và chưa thực hiện sửa đổi, cập nhật; còn lại 57,2% nhân viên không có các loại văn bản trên.