1.4.3.1 éối với hàng xuất khẩu.
a. éối với hàng hoỏ khụng phải lưu kho bói tại cảng.
éõy là hàng hoỏ XK do chủ hàng ngoại thương vận chuyển từ cỏc nơi trong nước để xuất khẩu, cú thể để tại cỏc kho riờng của mỡnh chứ khụng qua cỏc kho của cảng.
Từ kho riờng, cỏc chủ hàng hoặc người được chủ hàng uỷ thỏc cú thể giao trực tiếp cho tầu. Cỏc bước giao nhận cũng diễn ra như đối với hàng qua cảng.
• éưa hàng đến cảng: do cỏc chủ hàng tiến hành.
• Làm cỏc thủ tục xuất khẩu, giao hàng cho tầu.
- Chủ hàng ngoại thương phải đăng ký với cảng về mỏng, địa điểm, cầu tầu xếp dỡ.
- Làm cỏc thủ tục liờn quan đến xuất khẩu như hải quan, kiểm dịch...
- Tổ chức vận chuyển, xếp hàng lờn tầu.
- Liờn hệ với thuyền trưởng để lấy sơ đồ xếp hàng.
- Tiến hành xếp hàng lờn tầu do cụng nhõn của cảng làm, nhõn viờn giao nhận phải theo dừi quỏ trỡnh để giải quyết cỏc vấn đề xảy ra, trong đú phải xếp hàng lờn tầu và ghi vào tally sheet (phiếu kiểm kiện).
- Lập biờn lai thuyền phú ghi số lượng, tỡnh trạng hàng hoỏ xếp lờn tầu (là cơ sở để cấp vận đơn). Biờn lai phải sạch.
- Người chuyờn chở cấp vận đơn, do chủ hàng lập và đưa thuyền trưởng ký, đúng dõỳ.
- Lập bộ chứng từ thanh toỏn tiền hàng được hợp đồng hoặc L/C quy định.
- Thụng bỏo cho người mua biết việc giao hàng và phải mua bảo hiểm cho hàng hoỏ (nếu cần).
- Tớnh toỏn thưởng phỏt xếp dỡ hàng nhanh chậm (nếu cú).
b. éối với hàng phải lưu kho bói của cảng.
éối với loại hàng này, việc giao hàng gồm hai bước lớn: chủ hàng ngoại thương (hoặc người cung cấp trong nước) giao hàng XK cho cảng, sau đú cảng tiến hành giao hàng cho tầu.
• Giao hàng XK cho cảng bao gồm cỏc cụng việc:
• Chủ hàng hoặc người được chủ hàng uỷ thỏc ký kết hợp đồng lưu kho bảo quản hàng hoỏ với cảng.
• Trước khi giao hàng cho cảng, phải giao chi cảng cỏc giấy tờ:
- Danh mục hàng hoỏ XK (cargo list).
- Thụng bỏo xếp hàng của hóng tầu cấp ( shipping order) nếu cần.
- Giao hàng vào kho, bói cảng.
• Cảng giao hàng cho tàu:
• Trước khi giao hàng cho tầu, chủ hàng phải.
- Làm cỏc thủ tục liờn quan đến XK: hải quan, kiểm dịch, kiểm nghiệm (nếu cú....).
- Bỏo cho cảng ngày giờ dự kiến tầu đến (ETA), chấp nhận NOR.
- Giao cho cảng sơ đồ xếp hàng
- Tổ chức xếp và giao hàng cho tầu:
Trước khi xếp, phải tổ chức vận chuyờn hàng từ kho ra cảng, lấy lệnh xếp hàng, ấn định số mỏng xếp hàng, bố trớ xe và cụng nhõn và người ỏp tải nếu cần.
Tiến hành bốc và giao hàng cho tầu. Việc xếp hàng lờn tầu do cụng nhõn cảng làm. Hàng sẽ được giao cho tầu dưới sự giỏm sỏt của đại diện hải quan.
Trong quỏ trỡnh giao hàng, nhõn viờn kiểm đếm của cảng phải ghi số lượng hàng giao vào Tally Report, cuối ngày phải ghi vào Daily Report và khi xếp xong một tầu, ghi vào Final Report. Phớa tầu cũng cú nhõn viờn kiểm đếm và ghi kết quả vào Tally Sheet.
Việc kiểm đếm cũng cú thể thuờ nhõn viờn của cụng ty kiểm kiện.
- Khi giao nhận xong một lụ hoặc toàn tầu, cảng phải lấy biờn lai thuyền phú để trờn cơ sở đú lập vận đơn (B/L).
• Lập bộ chứng từ thanh toỏn:
Căn cứ vào hợp đồng mua bỏn và L/C, nhõn viờn giao nhận phải lập hoặc lấy cỏc chứng từ cần thiết tập hợp thành bộ chứng từ, xuất trỡnh cho ngõn hàng để thanh toỏn tiền hàng.
Nếu thanh toỏn bằng L/C thỡ bộ chứng từ thanh toỏn phải phự hợp một cỏch mỏy múc với L/C và phải phự hợp với nhau và phải xuất trỡnh trong thời hạn hiệu lực của L/C.
• Thụng bỏo cho người mua về việc giao hàng và mua bảo hiểm cho hàng hoỏ (nếu cần).
• Thanh toỏn cỏc chi phớ cần thiết cho cảng như chi phớ bốc hàng, vận chuyển, bảo quản, lưu kho....
• Tớnh toỏn thưởng phạt xếp dỡ, nếu cú
c. éối với hàng XK đúng trong contaner:
• Nếu gửi hàng nguyờn (FCL)
• Chủ hàng hoặc người được chủ hàng uỷ thỏc điền vào booking note và đưa cho đại diện hóng tầu để xin ký cựng với bản danh mục XK (cargo list)
• Sau khi đăng ký booking note, hóng tầu sẽ cấp lệnh giao vỏ container để chủ hàng mượn.
• Mời đại diện hải qian, kiểm nghiệm, kiểm dịch, giỏm đinh (nếu cú) đến kiểm tra và giỏm sỏt việc đúng hàng vào container. Sau khi đúng xong, nhõn viờn hải quan sẽ niờm phong, kẹp chỡ container.
• Chủ hàng vận chuyển và giao container cho tầu tại CY quy định, trước khi hết thời gian quy định (closing time) của từng chuyến tầu (thường là 8 tiếng trước khi tầu bắt đầu xếp hàng) và lấy biờn lai nhận container để chở MR.
• Sau khi container đó xếp lờn tầu thỡ mang MR để đổi lấy vận đơn
• Nếu gửi hàng lẻ (LCL):
• Chủ hàng gửi booking note cho hóng tàu hoặc đại lý của hóng tầu, cung cấp cho họ những thụng tin cần thiết về hàng XK.
• Sau khi booking note được chấp nhận, chủ hàng sẽ thoả thuận với hóng tầu về ngày, giờ, địa điểm giao nhận hàng.
• Chủ hàng hoặc người được chủ hàng uỷ thỏc mang hàng đến giao cho người chuyờn chở hoặc đại lý tại CFS hoặc ICD quy định.
• Cỏc chủ hàng mời đại diện hải quan kiểm tra, kiểm hoỏ, giỏm sỏt việc đúng hàng vào container của người chuyờn chở hoặc người gom hàng. Sau khi hải quan niờn phong kẹp chỡ container, chủ hàng hoàn thành nốt thủ tục để bốc container lờn tầu và yờu cầu cấp vận đơn.
• Người chuyờn chở cấp biờn lai nhận hàng hoặc một vận đơn chung chủ.
• Người chuyờn chở xếp container lờn tầu và vận chuyển đến nơi đến.
1.4.3.2 . Đối với hàng nhập khẩu.
a. éối với hàng khụng phải lưu kho, bói tại cảng.
Trong trường hợp này, chủ hàng hoặc người được chủ hàng uỷ thỏc đứng ra giao nhận trực tiếp với tầu.
• éể cú thể tiến hành dỡ hàng, 24 giờ trước khi tầu đến vị trớ hoa tiờu, chủ hàng phải trao cho cảng một số chứng từ.
- Bản lược khai hàng hoỏ (2 bản).
- Sơ đồ xếp hàng (2 bản)
- Chi tiết hầm hàng (2 bản)
- Hàng quỏ khổ, quỏ nặng (nếu cú)
• Chủ hàng xuất trỡnh vận đơn gốc cho đại diện của hóng tầu.
• Trực tiếp nhận hàng từ tầu và lập cỏc chứng từ cần thiết trong quỏ trỡnh nhận hàng như:
- Biờn bản giỏm định hầm tầu (lập trước khi dỡ hàng) nhằm quy trỏch nhiệm cho tầu về những tổn thất xảy sau này.
- Thư dự khỏng (LOR) đối với tổn thất khụng rừ rệt
- Bản kết toỏn nhận hàng với tầu (ROROC)
- Biờn bản giỏm định.
- Giấy chứng nhận hàng thiếu (do đại lý hàng hải lập).
• Khi dỡ hàng ra khỏi tầu, chủ hàng cú thể đưa về kho riờng để mời hải quan kiểm hoỏ. Nếu hàng khụng cú niờm phong cặp chỡ phải mời hải quan ỏp tải về kho.
• Làm thủ tục hải quan.
• Chuyờn chở về kho hoặc phõn phối hàng hoỏ.
b. éối với hàng phải lưu kho, lưu bói tại cảng.
• Cảng nhận hàng từ tầu:
• Dỡ hàng và nhận hàng từ tầu (do cảng làm)
• Lập cỏc giấy tờ cần thiết trong quỏ trỡnh giao nhận (nhõn viờn giao nhận phải cựng lập)
• éưa hàng về kho bói cảng
• Cảng giao hàng cho cỏc chủ hàng
• Khi nhận được thụng bỏo hàng đến, chủ hàng phải mang vạn đơn gốc, giấy giới thiệu của cơ quan đến hóng tầu để nhận lệnh giao hàng (D/O - delivery order).
Hóng tầu hoặc đại lý giữ lại vận đơn gốc và trao 3 bản D/O cho người nhận hàng.
• Chủ hàng đúng phớ lưu kho, phớ xếp dỡ và lấy biờn lai.
• Chủ hàng mang biờn lai nộp phớ, 3 bản D/O cựng hoỏ đơn và phiếu đúng gúi đến văn phũng quản lý tầu tại cảng để ký xỏc nhận D/O và tỡm vị trớ hàng, tại đõy lưu 1 bản D/O.
• Chủ hàng mang 2 bản D/O cũn lại đến bộ phận kho vận để làm phiếu xuất kho. Bộ phận này giữ 1D/O và làm 2 phiếu xuất kho cho chủ hàng.
• Làm thủ tục hải quan qua cỏc bước sau:
- Xuất trỡnh và nộp cỏc giấy tờ.
- Hải quan kiểm tra chứng từ.
- Kiểm tra hàng hoỏ
- Tớnh và thụng bỏo thuế
- Chủ hàng ký nhận vào giấythụng bỏo thuế (cú thể nộp thuế trong vũng 30 ngày) và xin chứng nhận hoàn thành thủ tục hải quan.
- Sau khi hải quan xỏc nhận “hoàn thành thủ tục hải quan” chủ hàng cú thể mang ra khỏi cảng và chở về kho riờng
c. Hàng nhập bằng container
• Nếu là hàng nguyờn (FCL)
- Khi nhận được thụng bỏo hàng đến (NOA) thỡ chủ hàng mang vận đơn gốc và giấy giới thiệu của cơ quan đến hóng tầu để lấy D/O.
- Chủ hàng mang D/O đến hải quan làm thủ tục và đăng ký kiểm hoỏ (chủ hàng cú thể đề nghị đưa cả container vố kho riờng hoặc ICD để kiểm tra hải quan nhưng phải trả vỏ container đỳng hạn nếu khụng sẽ bị phạt)
- Sau khi hoàn thành thủ tục hải quan, chủ hàng phải mang bộ chứng từ nhận hàng cựng D/O đến Văn phũng quản lý tầu tại cảng để xỏc nhận D/O
- Lấy phiếu xuất kho và nhận hàng
• Nếu là hàng lẻ (LCL):
Chủ hàng mang vận đơn gốc hoặc vận đơn gom hàng đến hóng tầu hoặc đại lý của người gom hàng để lấy D/O, sau đú nhận hàng tại CFR quy định và làm cỏc thủ tục như trờn.
1.5 Những yếu tố ảnh hưởng đến việc cung dịch vụ giao nhận bằng đường biển