- Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng Tài chính kế toán: Chỉ đạo công tác tà
B NHỮNG VẤN ĐỀ LIÊN QUAN ĐẾN KẾ TOÁN ÁN HÀNG.
3.4.2 Thực trạng công tác kế toán bán mặt hàng que hàn tại Công ty CP Kim Tín 1 Kế toán bán mặt hàng que hàn theo phương thức bán buôn.
3.4.2.1 Kế toán bán mặt hàng que hàn theo phương thức bán buôn.
(1) Trường hợp bán buôn qua kho
Nhân viên kinh doanh đi thị trường nhận đơn hàng từ khách hàng làm phiếu đề nghị xuất hàng chuyển cho bộ phận hành chính bán hàng, thư ký chuyên trách từng loại mặt hàng sẽ tiến hành rà soát lại các điều kiện xuất hàng như: Tồn kho, giá bán, công nợ, hình thức giao hàng, địa chỉ giao hàng, phương thức thanh toán,… Nếu đủ điều kiện sẽ chuyển phiếu Đề nghị xuất hàng tới phòng Kế toán kiểm tra xác nhận, nhân viên kế toán viết phiếu xuất kho sau đó chuyển tới phòng kho vận xuất hàng. Phòng kho vận có trách nhiệm giao đúng, đủ số lượng theo phiếu xuất và thu tiền nếu khách hàng thanh toán ngay. Kế toán bán hàng tiến hành viết hóa đơn GTGT cho khách hàng. Sau khi giao hàng xong biên bản giao hàng có ký nhận của khách hàng và tiền hàng thu về được nhân viên chuyển nộp cho thủ quỹ, thủ quỹ tiến hành lập phiếu thu, rồi chuyển chứng từ đến các bộ phận có liên quan để giảm trừ hoặc ghi tăng công nợ.
Ví dụ 1: Ngày 01/04/2011 Cty TNHH ô tô chuyên dùng Hiệp Hòa mua
4.000kg Que hàn KT421-3.2 với giá 13.000đ/1kg (đã có thuế GTGT 10%). Thanh toán bằng tiền mặt sau 15 ngày kể từ khi nhận hàng.
Căn cứ vào đơn đặt hàng của khách hàng, nhân viên kinh doanh làm phiếu đề nghị xuất hàng (phụ lục 10) - Phiếu đề nghị xuất hàng được Công ty đặt in theo mẫu công ty quy định có đánh số quyển và số thứ tự. Mỗi nhân viên kinh doanh được giữ một quyển, lúc lên đơn hàng phiếu này được lập làm 2 liên đặt giấy than viết một lần, có chữ ký của nhân viên kinh doanh: 1 liên giao cho Thư ký bán hàng, 1 liên giữ lại quyển.
Nhân viên kinh doanh chuyển phiếu đề nghị xuất hàng cho phòng kế toán. Nhân viên kế toán sẽ lập phiếu xuất kho (phụ lục 11) - Phiếu xuất kho được sử dụng theo mẫu quy định chung của Bộ Tài Chính. Phiếu này được viết làm 3 liên đặt giấy than viết 1lần: liên 1 chuyển cho phòng kế toán, liên 2 chuyển cho khách hàng và liên 3 giữ lại quyển. Phiếu xuất kho được chuyển xuống kho. Kho sẽ tiến hành xuất kho theo đúng phiếu xuất.
Sau đó kế toán tiến hành viết hóa đơn GTGT cho khách (phụ lục 12) - hóa đơn GTGT được sử dụng theo mẫu quy định chung của Bộ Tài Chính. Khi đã giao hàng xong 2 bên phải ký nhận vào Biên bản giao nhận hàng hóa (Phụ lục 13)
Cuối cùng, kế toán sẽ nhập dữ liệu vào phần mềm.
Để hạch toán giá vốn hàng bán, kế toán sử dụng TK 632 “Giá vốn hàng bán”. Do công ty tính giá vốn hàng tồn kho theo PP bình quần gia quyền tháng, nên kế toán chỉ hạch toán số lượng hàng bán, cuối tháng căn cứ vào vào giá trị và số lượng hàng hóa tồn đầu tháng và nhập trong tháng máy tính sẽ tự động tính ra giá xuất kho theo PP bình quân gia quyền tháng và phản ánh giá vốn hàng bán.
Nợ TK 632 : 45.363.363
Có TK 1561 “Que hàn KT421-3.2” : 45.363.363
Đồng thời kế toán ghi nhận doanh thu vào TK 5111 “Doanh thu bán hàng hóa”. Khoản tiền khách hàng chấp nhận thanh toán nhưng chưa thanh toán được hạch toán vào TK 131 “Phải thu của khách hàng” được mở chi tiết cho từng khách hàng, mỗi khách hàng đựơc mã hóa bằng mã xác định.
Nợ TK 131“Cty Hiệp Hòa” : 52.000.000
Có TK 5111 : 47.272.720
Có TK 3331 : 4.727.280
Đến ngày 15/04/2011 Cty TNHH ô tô chuyên dùng Hiệp Hòa thanh toán, kế toán chuyên quản lập phiếu thu (Phụ lục 14) chuyển cho thủ quỹ nhận tiền và trừ công nợ khách hàng.
Khi đó căn cứ vào phiếu thu kế toán tiến hành hạch toán công nợ
Nợ Tk 1111 : 52.000.000
Có TK 131 “Cty Hiệp Hòa” : 52.000.000
Vì công ty hạch toán bằng phần mềm kế toán , nên khi kế toán nhập các bút toán vào phần mềm, máy tính sẽ tự cập nhật vào các sổ liên quan. Cuối tháng kế toán trưởng sẽ tiến hành kiểm tra lại các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, phát hiện ra sai sót và điều chỉnh kịp thời sau đó tiến hành khóa sổ. Để in sổ kế toán đăng nhập vào phần mềm kế toán AC Soft chọn danh mục chức năng/sổ sách báo cáo, lúc này sẽ hiện ra danh sách các TK chi tiết, muốn in sổ nào ta bấm vào TK đó sau đó bấm nút “tìm kiếm”, trên màn hình xuất hiện sổ cần tìm, muốn in sổ đó ta bấm nút “in sổ”.
Tất cả các nghiệp vụ phát sinh đều được phản ánh vào sổ Nhật ký chung
(phụ lục 15), số lượng hàng hóa mua vào hay bán ra trong tháng đươc phản ánh vào
sổ chi tiết hàng hóa (phụ lục 16), sổ này theo dõi chi tiết tình hình nhập - xuất – tồn của từng mặt hàng, cuối tháng lập sổ tổng hợp chi tiết TK 156 (phụ lục 17), khoản
doanh thu bán hàng cho công ty Hiệp Hòa được cập nhật vào sổ chi tiết TK 5111
(phụ lục 18) và sổ cái TK 511 (phụ lục 19). Đối với khoản bán hàng cho công ty
Hiệp Hòa nhưng chưa thu được tiền được phản ánh vào sổ nhật ký bán hàng (phụ lục 20) đồng thời khoản phải thu của công ty Hiệp Hòa được theo dõi trên sổ chi
tiết thanh toán với người mua- công ty TNHH Hiệp Hòa (phụ lục 21). Khi công ty Hiệp Hòa thanh toán tiền hàng bằng tiền mặt, sau khi kế toán nhập dữ liệu vào phần mềm số liệu sẽ tự cập nhật vào sổ nhật ký thu tiền mặt (phụ lục 22).
Nhận được đơn hàng từ nhân viên kinh doanh Thư ký kinh doanh kiểm tra tồn kho mà không có hoặc không còn hàng tồn trong kho báo lên cho trưởng phòng kinh doanh để tìm kiếm nguồn hàng, nếu xác định nguồn hàng mua có thể mua được báo lại cho Nhân viên kinh doanh để thỏa thuận phương thức giao hàng với khách hàng. Các bước tiếp theo tương tự phương thức bán buôn qua kho.
Ví dụ 2: Ngày 04/04/2011, mua -200 Kg que hàn G308-2.0 giá 25.000/Kg
(giá chưa có thuế GTGT 10%) chưa thanh toán từ Cty TNHH Kim Tín chuyển bán thẳng cho Công ty TNHH Sản xuất Đức Anh với giá 30.000/Kg (chưa thuế GTGT 10%) chưa thanh toán.
Căn cứ vào hóa đơn GTGT của công ty TNHH Kim Tín nhân viên kế toán nhập dữ liệu vào phần mềm phản ánh giá vốn hàng bán thẳng
Nợ TK 632 : 5.000.000
Nợ TK 1331 : 500.000
Có TK 331 “Cty TNHH Kim Tín” : 5.500.000
Căn cứ vào hóa đơn GTGT công ty viết cho công ty Đức Anh, kế toán ghi nhận doanh thu
Nợ TK 131 “Cty TNHH SX Đức Anh” : 6.600.000 Có TK 5111 : 6.000.000
Có TK 3331 : 600.000
Tất cả các bút toán này sau khi được nhập vào phần mềm sẽ được phản ánh vào các sổ liên quan (tương tự như các sổ trong phần bán buôn qua kho). Đối với khoản phải trả cho công ty TNHH Kim Tín sẽ được phản ánh vào sổ chi tiết thanh toán cho người bán - Công ty TNHH Kim Tín (phụ lục 23)
(3) Các trường hợp phát sinh trong quá trình bán buôn
Trong quá trình bán buôn sẽ xuất hiện các trường hợp giảm trừ DT hàng bán như giảm giá hàng bán, chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán, hàng bán bị trả lại thì phản ánh các khoản giảm trừ này vào các TK 532, TK 521, TK635, TK 531 theo quy định của công ty.
Ví dụ 3 : Ngày 20/04/2011 Cty TNHH TM Thành Phát mua 5.000kg Que
hàn KT6013-3.2 với giá 12.100/kg ( đã có thuế GTGT 10%). Thanh toán ngay bằng tiền mặt. Vì Cty Thành Phát đã ký hợp đồng kinh tế (HĐKT/TP -KT 0102) với Công ty nên được hưởng chiết khấu tối đa 650đ/kg (giá chưa thuế)
Trình tự luân chuyển chứng từ tương tự như trường hợp bán buôn qua kho. Căn cứ vào các chứng từ kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào phần mềm
Phản ánh giá vốn hàng bán Nợ TK 632 : 50.000.000 Có TK 1561 “Que hàn KT6013-3.2” : 50.000.000 Phản ánh Doanh thu bán hàng Nợ TK 1111 : 60.500.000 Có TK 5111 : 55.000.000 Có TK 3331 : 5.500.000
Số chiết khấu thương mại đã chấp nhận thanh toán cho khách hàng được phản ánh vào bên Nợ TK 521 “Chiết khấu thương mại” chi tiết TK 5211: Chiết khấu hàng hóa.
Nợ TK 5211 : 3.250.000
Nợ TK 3331 : 325.000
Có TK 1111 : 3.575.000
Cuối tháng kết chuyển sang doanh thu thuần
Nợ TK 5111 : 3.250.000
Có TK 5211 : 3.250.000
Tương tự Chiết khấu thương mại các khoản giảm trừ khác: Kế toán giảm giá hàng bán và hàng trả lại được hạch toán tương tự. Vì tại Công ty CP Kim Tín không sử dụng các TK 532 và TK 531 nên em không đề cập trình tự hạch toán các tài khoản này.