* Đặc điểm tổ chức kế toán tại Công ty CP Kim Tín
Công ty áp dụng chế độ kế toán theo Quyết định số 15/2006/QĐ - BTC ngày 20/03/2006.
Hình thức kế toán áp dụng tại Công ty CP Kim Tín hiện nay là hình thức Nhật ký chung. Hệ thống Sổ kế toán tại Công ty bao gồm: Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái TK, các Sổ kế toán chi tiết: sổ chi tiết hàng tồn kho, sổ chi tiết bán hàng, sổ tiền mặt, sổ tiền gửi Ngân hàng, sổ chi tiết doanh thu, sổ chi tiết công nợ (phải thu, phải trả).
Công ty tiến hành lập các Báo cáo kế toán khi kết thúc kỳ kế toán năm và nộp cho Bộ Tài Chính sau khi kết thúc kỳ kế toán là 3 tháng.
Do sự phát triển của công nghệ thông tin và yêu cầu của nền kinh tế thị trường đòi hỏi phải cung cấp các thông tin tài chính một cách nhanh chóng kịp thời, Công ty đã ứng dụng tin học vào trong kế toán. Hiện nay Công ty đang áp dụng phần mềm kế toán AC Soft - Phần mềm Kế toán Doanh nghiệp Sản xuất Công nghiệp. Phần mềm kế toán AC Soft được xây dựng bởi VCCI và được ứng dụng chung cho toàn Tập đoàn Kim Tín.
Quy trình xử lý dữ liệu trên phần mềm kế toán AC – Soft (Phụ lục 08) Để theo dõi chi tiết chi phí phát sinh của từng ngành hàng, từng khách hàng, kế toán Công ty phải tiến hành mã hóa:
- Mã hóa ngành hàng: Hiện nay Công ty đang kinh doanh và tiêu thụ hàng trăm mặt hàng khác nhau trong lĩnh vực vật liệu điện, hàn và kim khí. Mỗi mặt hàng đều được mở mã cấp riêng (từ cấp 1 đến cấp 6).
Ví dụ: Đối với mặt hàng Que hàn được mở chi tiết như sau: +/ Cấp 1: 01: Que hàn. +/ Cấp 2: 0101: Que hàn KT +/ Cấp 3: 010101:Que hàn KT421 +/ Cấp 4: 01010101: Que hàn KT421-2.5 +/ Cấp 5: 01010102: Que hàn KT421-3.2 +/ Cấp 6: 01010103: Que hàn KT421-4.0
Tương tự đối với mặt hàng Que hàn KT6013, Que hàn GL26.
- Mã hóa khách hàng: Hiện nay mạng lưới kinh doanh của Công ty được trải rộng khắp các tỉnh từ Vinh, Thanh Hóa, Nghệ An cho đến các tỉnh Hải Phòng, Hải Dương, Bắc Giang, Thái Nguyên, Nam Định, Việt Trì, Sơn La. Để thuận tiện trong
việc theo dõi lượng hàng tiêu thụ và tình hình công nợ khách hàng tại các kho hàng trực thuộc, mỗi kho hàng đều được cài đặt phần mềm AC Soft. Tại đây, kế toán có nhiệm vụ mã hóa từng khách hàng theo tên của khách hàng. Khi cần tra cứu lượng hàng tiêu thụ và công nợ của khách hàng nào thì kế toán chỉ cần đánh tên khách hàng đó là ta có thể biết chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
* Bộ máy kế toán tại Công ty CP Kim Tín
Phòng Tài chính kế toán của Công ty ra đời ngay từ khi Công ty được thành lập và đi vào hoạt động sản xuất kinh doanh. Hiện nay phòng kế toán của Công ty gồm có 21 người (có 9 kế toán kho tại 9 tỉnh thành và 12 kế toán tại văn phòng Công ty). Tất cả kế toán kho tại các tỉnh chịu sự chỉ đạo trực tiếp về nghiệp vụ của phòng Tài chính kế toán Công ty.
Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo hình thức vừa tập trung vừa phân tán có thể khái quát sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty bằng sơ đồ sau:
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty CP Kim Tín (Phụ lục 09)