VI TăNAM
B ng 3.5 N phi thu quá hn thanh toán
n v tắnh: VN
Th iăgiană
quáăh n STT Khách hàng S ăd ăn Ghi chú
1-15 1 Công ty TNHH Ng c Y n 15.000.000 2 Công ty C ph n đ u t Ch ng 32.560.000 16-30 3 khoán Vi t Nam 6.937.128.000 4 Công ty C ph n đ u t a Vi t 13.120.000 31-50 5 Công ty TNHH Máy và Thi t b 9.566.200 T ng c ng Ầ
i v i các kho n n đang trong th i h n thanh toán, ta nên ghi chi ti t th i gian m tắn d ng và th i gian thu h i kho n n theo d ki n, d a trên b n h p đ ng tắn d ng đ c kỦ k t gi a hai bên. Khi đã đ c ghi chép đ y đ và theo dõi th ng xuyên, Công ty có th ch đ ng s p x p, chu n b các gi y t , tài li u, th t c liên quan và ki m tra l i tr c khi kho n n đ n th i đi m thanh toán. Th i gian chu n b có th trong vòng 3 ngày. Còn đ i v i các kho n n đã quá h n, tùy thu c vào th i gian quá h n đ áp d ng các bi n pháp qu n lỦ. Ta có th chia làm 3 giai đo n nh sau:
Giai đo n 1 (th i gian quá n t 1 Ờ15 ngày): thông báo v i bên khách hàng v th i gian đáo h n, s ti n n , s ti n ph t... qua đi n tho i, fax, mail...
Giai đo n 2 (th i gian quá n t 16 Ờ 30 ngày): ch đ ng c nhân viên tr c ti p xu ng c s kinh doanh c a khách hàng, đ ng th i thông báo nh ng bi n pháp m nh h n n u khách hàng ti p t c kéo dài th i gian quá n .
Giai đo n 3 (th i gian quá n t 30 ngày tr lên): g i ki n ngh lên Tóa án n u nh phắa khách hàng không ch đ ng, c tình ph t l v i nh ng yêu c u c a Công ty trong v n đ thanh toán.
97
Bên c nh nh ng n l c thu h i n , Công ty c ng c n có nh ng chắnh sách c th , rõ ràng trong vi c x ph t v i nh ng khách hàng đ quá h n thanh toán d a trên s ti n n , th i gian quá h n. Công ty có th d a trên lãi su t huy đ ng v n c a các ngân hàng làm th c đo đ xác đ nh s ti n ph t cho t ng h p đ ng c th .
Tóm l i, đ qu n lỦ t t kho n m c ph i thu khách hàng, Công ty c n ph i xác đ nh đ c n ng l c tài chắnh th c t c a khách hàng nh m l ng tr c r i ro có th g p ph i, t đó đ a ra m c giá, t l chi t kh u... phù h p cho t ng khách hàng. Bên c nh đó, Công ty c n t o l p m t chu trình qu n lỦ n ch t ch , xác đ nh rõ th i gian c a t ng kho n n đ có k ho ch phù h p. ng th i, Công ty c ng c n đ c bi t chú tr ng đ n các khách hàng l n đ u m tắn d ng, nh ng khách hàng có s d phát sinh l n đ k p th i x lỦ n u có tình hu ng x u x y ra.
3.2.4. Qu nălỦăti năm tă L păngơnăsáchăti năm t
T d toán và b n ti n đ th c hi n t ng h p đ ng đ t hàng có th xây d ng m t ngân sách ti n m t cho t ng h p đ ng, công ty ph i d ki n ngu n và ti n m t cho c Công ty trong t ng lai. Nh ng d ki n này nh m 2 m c đắch:
Th nh t, cho th y nhu c u ti n m t trong t ng lai, giúp công ty có đ nh h ng d tr đ l ng ti n m t c n thi t, không lâm vào tình tr ng m t kh n ng thanh toán, ho c là ph i huy đ ng ti n t nh ng ngu n có chi phắ cao đ bù đ p.
Th hai, d ki n dòng ti n m t cung c p m t cách chu n m c đ đánh giá thành qu ho t đ ng sau này, b i dòng ti n mà doanh nghi p quan tâm h n là dòng ti n tài chắnh ch không ph i là dòng ti n k toán.
Doanh thu, tr c khi tr thành ti n m t, nó còn n m d ng các kho n ph i thu. Do có m t đ tr nên dòng ti n m t s đ n t các kho n ph i thu này.
Công ty theo dõi th i gian trung bình các kho n khách hàng thanh toán đ d đoán đ c t l doanh thu hàng quỦ có th đ c chuy n thành ti n m t ngay trong quỦ đó và ph n có th chuy n sang quỦ ti p theo trong các kho n ph i thu.
Kho n ph i thu cu i kì = Kho n ph i thu đ u kì +Doanh thu ỜTi n đã thu Chu n b ngân sách ti n m t (dòng ti n chi ra):
- Thanh toán các kho n ph i tr
- Chi phắ tr b ng ti n
- Chi tiêu v n
- Thanh toán thu , lãi vay
98
Dòng ti n thu vào d ki n = Ngu n ti n m t ỜS d ng ti n m t
Công ty c n cân đ i s d ti n m t, không cho phép ti n quá g n b v c, l p m t s d ti n m t đ m b o ho t đ ng t i thi u đ chu n b cho nh ng kho n chi ngoài d ki n. Ti p đó là tri n khai k ho ch tài tr ng n h n m t cách kinh t nh t có th cho nh ng nhu c u d ki n.
Xácăđ nhăl ngăti năm tăt iă u
Nh đã nêu Ch ng 2, hi n nay tuy Công ty có xu h ng chuy n sang áp d ng m t s ti n ắch đ c cung c p t ngân hàng, nh ng trong th c t Công ty v n phát sinh nhu c u chi tr ti n m t hàng ngày. Tuy nhiên, hi n t i Công ty ch a áp d ng các mô hình xác đ nh l ng ti n m t t i u, h n n a công vi c xác đ nh l ng ti n m t t i Công ty do m t cá nhân quy t đ nh nên m c khách quan ch a cao. Vì v y, d i đây là vắ d áp d ng ph ng pháp xác đ nh l ng ti n t n t i u nh đã nêu trong Ch ng 2. Qua đó, Công ty có th áp d ng vào tình hình th c t c a b n thân đ đ a ra đ c m c d tr t i u, nh m gi m thi u chi phắ c h i b m t.
Gi s doanh nghi p có nhu c u v ti n m t hàng tháng là 500.000.000 VN , chi phắ cho m t l n giao d ch là 0,20% trên t ng giá tr giao d ch, lãi su t ti n g i ngân hàng là 14%/n m.
D a trên nh ng gi thi t trên, ta có ph ng trình:
C* = (2*T*F)/K = (2*500.000.00*12*(0,2%*500.000.000))/0,14) = 292.770.022
(VN )
Theo nh đáp s tắnh đ c, Công ty có m c d tr t i u ti n m t hàng tháng kho ng 292.770.022 VN đ đ m b o nhu c u chi tiêu v ti n m t 500 tri u VN m i tháng. N u áp d ng ph ng pháp này, Công ty c n c l ng kho n ti n m t c n chi tiêu trong tháng ti p theo. Vi c xác đ nh này có th d a trên tình hình thu nh p và chi tiêu th c t c a nh ng tháng tr c đó, xem xét nh ng k ho ch c n tri n khai trong tháng t i, c l ng l ng ti n ra vào trong Công ty. Chi phắ c h i đ c xét đây là lãi su t ti n g i ngân hàng mà Công ty b m t đi khi d tr ti n m t t i két. Hi n t i, lãi su t này đang đ c Ngân hàng Nhà n c qu n lỦ ch t ch và gi m c n đ nh là 14%/n m. Tuy nhiên, Công ty c ng c n ph i xem xét, c p nh t th ng xuyên đ có đ c con s chắnh xác, nh m gi m thi u đ c m c chênh l ch gi a vi c tắnh toán và con s th c t . Chi phắ cho m t l n giao d ch đây đ c l y t Bi u phắ c a Công ty C ph n Ch ng khoán Ph Wall (WSS).
99
B ng 3.6. Bi u phắ giao ế ch ch ng khoán
n v tắnh: %
STT T ngăgiáătr ăgiaoăd ch M căphắ
1 D i 100 tri u VN 0,30
2 T 100 đ n 500 tri u VN 0,25
3 T 500 đ n d i 3 t VN 0,20
4 T 3 t VN tr lên 0,15
(Ngu n: http://wss.com.vn)
C ng nh v i lãi su t ti n g i ngân hàng, Công ty c n c p nh t th ng xuyên b ng bi u phắ này do có s bi n đ ng theo tình hình th tr ng ch ng khoán trong n c c ng nh qu c t .
V i vi c áp d ng mô hình Baumol, Công ty s tắnh toán đ c m c d tr c n thi t nh m gi m thi u các chi phắ phát sinh. Bên c nh vi c tắnh toán m c d tr t i u, Công ty c ng c n ki m soát ch t ch các kho n chi tiêu, c n yêu c u th qu kê khai chi ti t, đ y đ các kho n chi tiêu trong ngày, phòng tránh gian l n trong vi c qu n lỦ ti n m t. K toán tr ng c n ph i ki m tra ch t ch vi c kê khai hàng ngày, có các cu c ki m đ m ti n m t trong két đ đ i chi u v i s li u kê khai.
3.2.5. Qu nălỦăhƠngăt năkhoă
Nh đã phân tắch trong Ch ng 2, b i vì Công ty C ph n Nagakawa Vi t Nam là công ty s n xu t, do đó đ đ m b o quá trình s n xu t luôn đ c di n ra liên t c, không b gián đo n, đ ng th i h n ch nh ng bi n đ ng b t th ng c a ngu n cung c p, cho nên Công ty luôn có m c d tr nguyên v t li u l n h n nhu c u th c t . Bên c nh đó, ch ng lo i nguyên v t li u c a Công ty r t phong phú, c ng thêm m t hàng Công ty s n xu t đ u là nh ng s n ph m có giá tr kinh t l n, do v y giá tr hàng t n kho c a Công ty luôn m c cao. Hàng t n kho v n đ c coi nh Ộv n ch tỢ c a doanh nghi p, cho nên vi c luôn ph i d tr và t n t i lo i tài s n này m c cao khi n Công ty Nagakawa luôn ph i đ i m t v i m c đ r i ro cao. N u hàng t n kho không đ c ki m soát ch t ch có th s khi n Công ty g p nguy hi m trong kh n ng quay vòng ti n do v n b đ ng. Chắnh vì v y, đ có th qu n lỦ t t kho n m c tài s n này, Công ty c n t o l p chắnh sách qu n lỦ ch t ch t khâu l a ch n nhà cung c p, đ n khi hàng nh p kho, ki m soát s l ng c ng nh ch t
100
l ng các lo i nguyên v t li u c ng nh thành ph m trong kho đ đ m b o không b th t thoát, gi m ch t l ng...
Công tác đ u tiên trong vi c qu n lỦ hàng t n kho là vi c tìm ki m nh ng nhà cung c p phù h p. Vi c l a ch n đ c nh ng nhà cung ng đ m b o ch t l ng đ u vào s giúp hàng hóa c a Công ty t o l p đ c uy tắn đ i v i khách hàng, gi m b t s l ng s n ph m b tr l i do không đ m b o ch t l ng, t đó giúp hàng hóa tiêu th đ c t t h n, vòng quay hàng t n kho s đ c nâng cao. Nh ng đi kèm v i ch t l ng cao chắnh là chi phắ ph i b ra m c t ng x ng, trong khi b t c doanh nghi p nào c ng mu n gi m thi u chi phắ đ u vào đ t o l i th c nh tranh.
i u này đòi h i nhân viên ph trách vi c l a ch n nhà cung c p c n có kinh nghi m trong vi c đàm phán v i bên đ i tác, tìm ki m h p đ ng có l i cho phắa Công ty. c bi t ph i l u Ủ đ n kho n ti n ph i đ t c c, ng tr c cho bên nhà cung c p, vì đây là ph n v n mà Công ty b chi m d ng. Theo nh phân tắch trong Ch ng 2, v i s li u đ c th hi n B ng 2.4, hi n t i Công ty đang b chi m d ng m t kho n v n t ng đ i l n đ đ m b o vi c nh p hàng hóa t phắa đ i tác. Nguyên nhân là do Công ty ch a t o l p đ c uy tắn (b i trong n m 2010 Công ty đã ch đ ng xây d ng m i quan h v i m t s nhà cung c p m i), phắa nhà cung c p đòi h i s đ m b o cao t phắa Công ty. Tuy nhiên, sang nh ng n m ti p theo, sau khi đã t o đ c uy tắn qua nh ng l n giao d ch tr c, hàng n m Công ty có th đàm phán l i v i bên đ i tác v các kho n m c trong h p đ ng đ có th gi m b t s ti n c n ng tr c. Bên c nh đó, Công ty v n c n có nh ng đi u kho n yêu c u ch t ch đ i v i bên cung c p v ch t l ng s n ph m, th i gian giao nh n... c ng nh nh ng đi u kho n ph t nh m đ m b o vi c cung c p đúng m t hàng Công ty c n, đ quá trình s n xu t không b gián đo n c ng nh thành ph m t o ra đ m b o ch t l ng đã đ ra t tr c.
Sau khi đã l a ch n đ c nhà cung c p, Công ty c n ph i gi i quy t đ c bài toán vô cùng quan tr ng là s l ng hàng c n đ t bao nhiêu thì h p lỦ, v a tránh tr ng h p d tr quá l n khi n chi phắ b o qu n t ng cao, v a tránh tình tr ng thi u nguyên li u đ u vào khi n vi c s n xu t đ c b gián đo n. Nh đã trình bày Ch ng 1, Công ty có th áp d ng mô hình EOQ trong vi c tắnh toán m c d tr t i u, th i gian c n đ t hàng... cho t ng lo i nguyên v t li u khác nhau. D i đây, gi s ta đi tắnh toán m c d tr t i u cho nguyên v t li u là Cáp ga (Mã v t t : DH1.5PUDNN55201) đ c Công ty nh p kh u t Trung Qu c (coi 1 n m có
101
B ng 3.7. B ng xác đ nh m c ế tr t i u nguyên v t li u Cáp ga (Mã v t t : DH1.5PUDNN55201)
STT Ch ătiêu năv K tăqu
1 L ng hàng c nđ t trong n m (S) Chi c 2.612.000
2 Chi phắ 1 l n đ t hàng (O) VN 50.000.000
3 Chi phắ l u kho cho 1 đ n v HTK
(C) VN 5.000 4 L ng hàng t n kho t i u Chi c 228.561 5 Th i gian d tr t i u Ngày 31,50 6 Th i gian ch đ t hàng Ngày 13 7 i m đ t hàng Chi c 94.322
(Ngu n: Phòng Tài chắnh ỜK toán)
D a trên B ng 3.7, l ng d tr t i u c a nguyên v t li u Cáp ga là 28.561 chi c. Th i gian gi a nh ng l n đ t hàng kho ng 32 ngày. Th i đi m nên ti n hành đ t hàng là khi trong kho còn d tr 94.322 chi c. Trong đó, công vi c xác đ nh s l ng nguyên v t li u d tắnh c n ph i đ t trong n m sau s do b ph n K toán qu n tr c a Công ty tắnh toán d a trên Ngân sách bán hàng d ki n. Bên c nh đó, Công ty c ng c n l u Ủ đ n bi n đ ng c a nh ng m t hàng c n nh p trên th tr ng. N u nh d đoán có th x y ra s khan hi m trong t ng lai, Công ty có th ti n hành đ t mua nhi u h n nhu c u đ đ m b o đ c chi phắ b ra không có s bi n đ ng l n, tránh vi c ph i gia t ng chi phắ đ u vào d n đ n t ng giá thành s n ph m.
Sau khi hàng đ c chuy n đ n kho, Công ty c n c nh ng nhân viên có chuyên môn ki m tra ch t l ng c ng nh s l ng hàng hóa, đ m b o đúng tiêu chu n đ ra. N u có s thi u xót, sai ph m, l p t c thông báo v i ban qu n lỦ đ liên l c v i phắa đ i tác đ ti n hành gi i quy t, x lỦ... d a trên nh ng đi u kho n trên h p đ ng đã kỦ. Nhân viên k toán kho ph i có trách nhi m ghi chép, th ng kê chi ti t vi c nh p xu t t ng lo i hàng t n kho hàng ngày đ có th qu n lỦ liên t c, nh m phát hi n k p