kỳ
a. Tài khoản sử dụng:
* TK 611- “Mua hàng” : Dùng để phản ánh trị giá nguyên liệu, vật liệu công cụ, dụng cụ, hàng hoá thu mua, tăng, giảm trong kỳ .
Nợ TK 611 – “Mua hàng” Có
- Kết chuyển trị giá thực tế của vật - Kết chuyển trị giá thực tế của vật
tư, hàng hoá tồn kho đầu kỳ tư, hàng hoá tồn kho cuối kỳ ( theo - Trị giá thực tế của vật tư, hàng kết quả kiểm kê) .
hoá mua vào trong kỳ ,hàng hoá đã - Trị giá thực tế vật tư hàng hoá xuất bán bị trả lại . dùng trong kỳ hoặc trị giá thực tế của hàng hoá xuất bán (chưa xác định là tiêu thụ trong kỳ).
- Trị giá vật tư hàng hoá mua vào trả lại cho người bán hoặc được giảm giá
TK 611 cuối kỳ không có số dư và được chi tiết thành 2 tiểu khoản cấp 2: + TK 6111 – “ Mua nguyên liệu, vật liệu”.
+ TK 6112 – “ Mua hàng hóa”
* TK 152- “nguyên liệu vật liệu” : Dùng để phản ánh số kết chuyển giá trị các loại nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ .
Nợ TK 152 – “ Nguyên vật liệu” Có - Kết chuyển trị giá thực tế nguyên - Kết chuyển trị giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ . vật liệu đầu kỳ .
Dck: Phản ánh trị giá thực tế nguyên liệu, vật liệu tồn kho cuối kỳ.
* TK151- “Hàng mua đang đi đường” : Dùng để phản ánh số kết chuyển đầu kỳ và cuối kỳ giá trị của từng loại hàng đã mua nhưng đang đi đường hay đang gửi tại kho người bán, cuối kỳ vẫn chưa về kiểm nhận, nhập kho hay bàn giao cho các bộ phận sử dụng. TK này có thể mở chi tiết theo từng lô nguyên vật liệu hay từng người bán, từng hóa đơn...
Kết cấu của TK 151 như sau:
Nợ TK151 – “Hàng mua đang đi đường” Có
+ Kết chuyển trị giá thực tế hàng + Kết chuyển trị giá thực tế hàng mua mua đang đi đường cuối kỳ . đang đi trên đường đầu kỳ .
Dck: Giá trị hàng đang đi đường cuối kỳ .
* Ngoài ra trong quá trình hạch toán còn sử dụng một số tài khoản có liên quan như TK 111, TK 112, TK 133, TK 331…Các tài khoản này có kết cấu và nội dung giống như phương pháp kê khai thường xuyên .
b. Phương pháp hạch toán các nghiệp vụ chủ yếu
Trình tự hạch toán NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ có thể khái quát sơ đồ trang bên:
Sơđồ 1.5: Sơđồ kế toán tổng hợp nguyên liệu vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ ( thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ ) :
TK151,152 TK6111 TK151,152
*** *** giá trị vật liệu tồn đầu kỳ giá trị vật liệu tồn cuối kỳ
TK111,112,.331 TK111,112,331
Giá trị vật liệu mua vào giảm giá được hưởng hàng
trả lại
TK133 TK133 thuế GTGT
TK 411 TK138,334,632
nhận góp vốn liên doanh , giá trị thiếu hụt mất mát
cấp phát (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
TK412 TK621,627,641,642
đánh giá tăng vật liệu giá trị vật liệu nhỏ xuất dùng
TK 711
nhận viện trợ tặng thưởng
1.3.2.3. Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Theo chuẩn mực kế toán số 02 và tuân thủ nguyên tắc thận trọng của kế toán, khi giá trị thuần có thể thực hiện được của vật tư hàng hóa nhỏ hơn giá gốc (giá vốn thực tế) của vật tư hàng hóa thì kế toán được xác định và lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho để phản ánh giá trị hàng tồn kho theo đúng giá trị thuần có thể thực hiện được.
* Để theo dõi số dự phòng giảm giá hàng tồn kho cần trích lập hoặc hoàn nhập, kế toán sử dụng tài khoản 159 – “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”.
Kết cấu TK 159 như sau:
- Bên Nợ: hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho không dùng đến - Bên Có: Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho kỳ kế toán tới - Dư Có: phản ánh số dự phòng giảm giá hàng tồn kho hiện còn.
* Phương pháp kế toán:
- Cuối kỳ kế toán (quý, năm), trước khi lập báo cáo tài chính, kế toán tiến hành so sánh số dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã trích lập cuối kỳ trước còn lại với số dự phòng giảm giá hàng tồn kho cần trích cho kỳ tới. Nếu:
Số dự phòng cần
trích lập cho kỳ tới >
Số dự phòng còn lại của kỳ trước
Số chênh lệch sẽ được kế toán trích bổ sung vào giá vốn hàng bán bằng bút toán:
Nợ TK 632: tăng giá vốn hàng bán trong kỳ
Có TK 159 (chi tiết cho từng mặt hàng): trích bổ sung dự phòng giảm giá hàng tồn kho Số dự phòng cần
trích lập cho kỳ tới <
Số dự phòng còn lại của kỳ trước
Kế toán tiến hành hoàn nhập số chênh lệch thừa bằng bút toán:
Nợ TK 159 ( Chi tiết cho từng mặt hàng): hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho không dùng đến
Có TK 632: giảm giá vốn hàng bán trong kỳ - Sang kỳ kế toán tiếp theo:
+ Các đối tượng hàng tồn kho đã trích lập dự phòng giảm giá từ cuối kỳ trước, nếu đã sử dụng hoặc bán, khoản dự phòng giảm giá sẽ được sử dụng nếu hàng tồn kho có giá trị thu hồi nhỏ hơn giá trị ghi sổ kế toán, kế toán ghi các bút toán:
Bút toán 1: Sử dụng dự phòng đã trích lập làm giảm tổn thất hàng tồn kho Nợ TK 159: phần dự phòng đã trích lập
Có TK 632: giảm giá vốn hàng bán
Bút toán 2: phản ánh chi phí của việc sử dụng hàng tồn kho: Nợ TK 621, 627, 641, 642...
Có TK 151, 152,..., 157: giá gốc của hàng tồn kho
+ Với những hàng tồn kho hư hỏng, hết hạn sử dụng... cần hủy hoặc thanh lý. Nếu phần giá trị thu hồi từ HTK khi đem ra hủy hoặc thanh lý nhỏ hơn giá gốc của HTK thì phần dự phòng đã trích lập được dùng để bù đắp. Trong trường hợp phần dự phòng không đủ bù đắp số thiệt hại thì phần thiệt hại còn lại sẽ được tính tiếp vào giá vốn hàng bán, kế toán ghi:
Nợ TK 111, 112, 152: phần giá trị thu hồi từ HTK
Nợ TK 159: phần thiệt hại về HTK được bù đắp bằng số dự phòng đã trích lập (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Nợ TK 632: phần thiệt hại về HTK mà dự phòng không đủ bù đắp Có TK 151, 152,..., 157: giá gốc hàng tồn kho
1.4. Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong điều kiện sử dụng máy tính.
Kế toán máy ra đời đã đem lại lợi ích rất lớn cho công tác kế toán thủ công đối với mọi loại hình doanh nghiệp. Cùng với sự phát triển của xã hội loài người, sự phát triển như vũ bão của công nghệ thông tin đã chứng minh sự ứng dụng phần mềm kế toán vào doanh nghiệp là tất yếu. Điều đó thể hiện:
- Sự phát triển của nền kinh tế, kinh tế thị trường càng phát triển thì quy mô của doanh nghiệp càng phát triển, mối quan hệ pháp lý kinh tế càng mở rộng, tính chất hoạt động ngày càng cao, làm cho nhu cầu thu nhận, xử lý cung cấp thông tin ngày càng khó khăn, phức tạp.
- Yêu cầu quản lý, kiểm soát của bản thân đơn vị đòi hỏi hệ thống thông tin hiện đại phải sử dụng công nghệ tin học dưới quyền chủđộng của con người. Hệ thống thông tin kế toán còn thể hiện vai trò chủ đạo trong quá trình kiểm soát
bên trong tổ chức, kiểm soát nội bộ tốt là chìa khóa để quản trị có hiệu lực và hiệu quả của doanh nghiệp.
- Yêu cầu của đối tượng sử dụng thông tin kế toán ngày càng nhiều, mục đích sử dụng thông tin của các đối tượng thông tin là khác nhau, đòi hỏi cung cấp thông tin kế toán hữu ích với chất lượng, khối lượng, nội dung, kết cấu, thời điểm của thông tin theo nhiều mục đích khác nhau, tạo ra cuộc cách mạng nhận thức của con người tạo ra và sử dụng thông tin kế toán, quản trị doanh nghiệp trên máy vi tính.
Tổ chức công tác kế toán trên máy vi tính còn phải tuân thủ các nguyên tắc sau: + Phù hợp với đặc điểm, tính chất, mục đích hoạt động, quy mô và phạm vi hoạt động của doanh nghiệp.
+ Trang bị đồng bộ về cơ sở vật chất và trình độ cán bộ kế toán và cán bộ quản lý của doanh nghiệp.
+ Đảm bảo tính đồng bộ và tự động hóa cao: việc tính toán, hệ thống hóa và cung cấp thông tin phải được thực hiện tự động, đồng bộ trên máy tính theo phần mềm đã cài sẵn.
+ Đảm bảo độ tin cậy, an toàn trong công tác kế toán. + Đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả.
Việc ứng dụng tin học trong công tác kế toán có ý nghĩa lớn:
- Giúp cho việc thu nhận, tính toán, xử lý thông tin một cách nhanh chóng, kịp thời, chất lượng cao, đáp ứng yêu cầu đòi hỏi của đối tượng sử dụng thông tin.
- Tạo điều kiện nâng cao hiệu quả công tác quản lý, kiểm soát nội bộ doanh nghiệp.
Vật tư trong doanh nghiệp sản xuất có nhiều chủng loại, phong phú, biến động thường xuyên. Do đó, yêu cầu đặt ra là phải quản lý đến từng loại, từng nhóm, từng thứ, từng danh điểm. Đòi hỏi cần thiết phải mã hóa vật tư.
Danh mục vật tư được xây dựng chi tiết từng danh điểm và khi kết hợp với TK hàng tồn kho sẽ tạo ra hệ thống sổ chi tiết vật tư. Thông thường, các doanh nghiệp tách riêng hai phần kế toán nhập – xuất vật tư:
Với nghiệp vụ nhập vật tư: phải nhập dữ liệu về giá mua và chi phí mua được tính vào giá vốn hàng nhập kho. Trường hợp nhập cùng một phiếu nhiều loại vật tư thì chương trình vẫn cho nhập nhưng phải cùng kho, chi phí thu mua phát sinh cần phân bổ cho từng vật tư nhập kho để làm căn cứ tính giá vốn xuất kho. Một số chứng từ nhập vật tư thể hiện xây dựng danh mục chi tiết như: Phiếu nhập vật tư, phiếu nhập vật tư mua nhập khẩu...
Với nghiệp vụ xuất: Chương trình tự động tính được giá vốn xuất kho. Cột “ đối tượng chi phí” để sáng để nhập đối tượng cần thiết bởi vì chi phí vật liệu là chi phí trực tiếp tính cho đối tượng chịu chi phí. Một số chứng từ: phiếu xuất vật tư cho sản xuất, hóa đơn bán hàng...
Ngoài ra, hệ thống sổ sách báo cáo cũng được cài đặt sẵn phục vụ cho các thao tác hạch toán trên máy nhanh và chính xác.
* Tổ chức luân chuyển xử lý, lưu trữ và bảo quản chứng từ
Tổ chức danh mục chứng từ trên máy là khâu đầu tiên của công tác kế toán. Nó cung cấp thông tin đầu vào, làm cơ sở dữ liệu cho công tác kế toán biến đổi thành thông tin kế toán cung cấp cho các đối tượng sử dụng thông tin. Việc cập nhật dữ liệu từ chứng từ gốc vào chứng từ kế toán máy chuẩn xác là khâu quan trọng đảm bảo tính chính xác của thông tin kế toán.
* Tổ chức hệ thống tài khoản:
Các TK được mở đến mức chi tiết nhất theo các đối tượng quản lý đã được mã hóa chi tiết. Khi kế toán máy chỉ được phép hạch toán trực tiếp vào TK chi tiết nếu TK đó đã mở chi tiết. Khi tìm, xem hoặc in sổ sách kế toán, người dùng có thể lọc theo cả TK tổng hợp và TK chi tiết.
Khi tổ chức công tác kế toán trên máy cho phép tìm kiếm số liệu kế toán đa dạng, nhanh chóng, chính xác và cần thiết với tốc độ nhanh cho các đối tượng sử dụng thông tin, đặc biệt là công việc quản trị doanh nghiệp và phân tích tài chính. Đó là yếu tố quan trọng tạo nên sự tin cậy đối với các cơ quan liên quan và tạo nên sự khác biệt trong lợi thế kinh doanh của các doanh nghiệp.
Phần lớn các doanh nghiệp hiện nay đều ứng dụng phần mềm kế toán máy, nó giúp cho công tác kế toán nhàn hơn, tính toán chính xác hơn, nhanh hơn khi xem hay tìm kiếm cũng thuận lợi hơn. Mỗi doanh nghiệp ứng dụng phần mềm khác nhau, phù hợp với đặc điểm tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đó. Tổ chức công tác kế toán trên máy thực hiện tốt hơn chức năng, vai trò và nhiệm vụ của kế toán trong doanh nghiệp.
Sơđồ 1.6: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính
Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra 1.5. Tổ chức sổ kế toán nguyên vật liệu
Sổ kế toán là tổng hợp các tờ sổđể ghi chép kế toán ở các tổ chức. Sổ kế toán để ghi các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo trật tự thời gian được gọi là sổ nhật ký. Sổ kế toán để ghi, phân loại các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được gọi là sổ tài khoản.
SỔ KẾ TOÁN - Sổ tổng hợp -Sổ chi tiết TK 152 Chứng từ kế toán - Hóa đơn GTGT -Phiếu nhập kho -Phiếu xuất kho ... Bảng tổng hợp chứng từ kế toán
cùng loại - Báo cáo tài chính (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Báo cáo kế toán quản trị
PHẦN MỀM KẾ TOÁN
Sổ kế toán là phương tiện để hệ thống hóa thông tin kế toán nhằm cung cấp thông tin phục vụ quản lý kinh tế, tài chính vĩ mô và vi mô. Các DN khác nhau về loại hình, quy mô, điều kiện kế toán sẽ hình thành một hình thức tổ chức sổ kế toán phù hợp với DN mình.
Song quy lại có bốn hình thức sổ kế toán mà doanh nghiệp sử dụng: - Hình thức sổ kế toán Nhật ký – Sổ cái
- Hình thức sổ kế toán Nhật ký chung - Hình thức sổ kế toán Chứng từ ghi sổ
- Hình thức sổ kế toán Nhật ký – Chứng từ
Trình tự ghi sổ kế toán của các hình thức kế toán này qua các sơđồ sau:
Sơđồ 1.7: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký sổ cái
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra. Chứng từ kế toán - Hóa đơn GTGT - Phiếu nhập kho - Phiếu xuất kho ... Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Nhật ký - Sổ cái Phần TK 152 và các TK liên quan Sổ, thẻ kế toán chi tiết TK 152 Sổ quỹ Bảng tổng hợp chi tiết
* Hình thức sổ kế toán Nhật ký chung:
Sơđồ số 1.8: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung
v Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra. . Chứng từ kế toán - Hóa đơn GTGT - Phiếu nhập kho - Phiếu xuất kho ... (Bảng tổng hợp chứng từ gốc) Sổ Nhật ký chung Sổ cái TK 152 Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính
Sổ, thẻ kế toán chi tiết TK 152 Bảng tổng hợp N-X-T nguyên vật liệu Sổ Nhật ký đặc biệt
* Hình thức sổ kế toán Chứng từ ghi sổ
Sơđồ 1.9: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Chứng từ kế toán - Hóa đơn GTGT - Phiếu nhập kho - Phiếu xuất kho - ... Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Chứng từ ghi sổ Sổ cái TK 152 Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính
Sổ, thẻ kế toán chi tiết TK 152 Bảng tổng hợp chi tiết Sổ quỹ Sổđăng ký chứngtừ ghi sổ
* Hình thức sổ kế toán Nhật ký - chứng từ
Sơđồ 1.10: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chứng từ
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Chứng từ kế toán - Hóa đơn GTGT - Phiếu nhập kho - Phiếu xuất kho ... bảng phân bổ NVL Nhật ký chứng từ số 7 Sổ cái TK 152
Báo cáo tài chính
Thẻ và sổ kế toán