3.2.1.1. Hoàn thiện công tác kế toán, kiểm toán
Theo trình tự phân tích tài chính, bước đầu tiên là thu thập thông tin, xử lý thông tin, cuối cùng là dự đoán và ra quyết định. Trong bước thứ nhất, doanh nghiệp cần thu thập các thông tin có khả năng lý giải và thuyết minh thực trạng hoạt động tài chính của doanh nghiệp. Những thông tin này bao gồm thông tin kế toán và các thông tin quản trị khác, trong đó thông tin kế toán thực sự quan trọng, các thông tin kế toán đầy đủ, kịp thời, chính xác giúp hoạt động phân tích tài chính có thể thực hiện, và được thực hiện chuẩn xác, hiệu quả hơn, bởi vì mọi hoạt động phân tích tình hình tài chính của doanh nghiệp đều dựa trên các số liệu kế toán được lập hành quý, hàng năm Qua việc thực trạng hoạt động kế toán, ta thấy để ứng dụng phân tích tài chính có hiệu quả trước hết phải hoàn thiện công tác công tác kế toán, kiểm toán.
Hoàn thiện công tác kế toán, kiểm toán nhằm cung cấp những nguồn thông tin cần thiết, đầy đủ, chính xác, cho hoạt động phân tích. Vì kế toán là việc quan sát, ghi chép, phân loại, tổng hợp, các hoạt động của doanh nghiệp và trình bày kết quả nhằm cung cấp các thông tin hữu ích cho việc ra quyết định về kinh tế, chính trị, xã hội, và đánh giá hoạt động của doanh nghiệp. Bộ phận kế toán có 18 người trình độ chuyên môn, nghiệp vụ không đồng đều, một số cán bộ đảm trách khối lượng công việc quá nhiều nên không xử lý kịp thời các nghiệp vụ phát sinh dẫn đến những sai sót.
Công tác hạch toán kế toán có vai trò tích cực đối với việc quản lý vốn tài sản và phân tích các hoạt động tài chính trong sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Chính vì vậy, việc đổi mới và tổ chức tốt công tác hạch toán kế toán để thích nghi với yêu cầu và nội dung của quá trình đổi mới trong cơ chế quản lý là hết sức cần thiết.
Song song với những công việc đó, việc thực hiện kiểm tra, kiểm toán nội bộ thường xuyên và nghiêm túc là hết sức cần thiết. Công tác này sẽ giúp phát hiện những sai phạm hoặc lầm lẫn trong công tác kế toán ngay từ những bước đầu, nhờ đó sẽ hạn chế ở mức cao nhất những sai lệch số liệu trong các khâu tiếp theo và đặc biệt là khâu lập báo cáo kế toán. Việc kiểm tra, kiểm toán nội bộ càng chặt chẽ thì công tác kinh doanh nói chung cũng như việc phân tích tài chính càng chính xác. Để hỗ trợ cho công tác này cần tổ chức tốt công tác kế toán, chuyển đổi theo chế độ kế toán mới nhằm tăng cường quản lý, kiểm tra, kiểm soát quá trình kinh doanh
3.2.1.2. Đào tạo nhân sự cho công tác phân tích tài chính
Yếu tố con người là một yếu tố quan trọng trong công tác phân tích tài chính, muốn ứng dụng phân tích tài chính vào doanh nghiệp thì nhân tố con người đóng vai trò quan trọng bởi vì không thể thực hiện phân tích tài chính bởi một nhân viên không có nghệp vụ phân tích tài chính. Chất lượng phân tích tài chính phụ thuộc rất nhiều yếu tố trong đó yếu tố con người có ảnh hưởng rất lớn. Nếu tất cả các yếu tố có tác động đến phân tích tài chính đều thuận lợi nhưng công tác phân tích được giao cho người yếu về chuyên môn nghiệp vụ phân tích, thiếu đầu óc quan sát, thiếu việc đánh giá sự vật trong mối quan hệ tài chính thì chắc chắn kết quả phân tích sẽ không đáng tin cậy, phiến diện và các quyết định đưa ra không sử dụng được, nếu sử dụng sẽ mang lại những thiệt hại cho doanh nghiệp. Thông thường các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay, không có công tác phân tích tài chính, hoặc nếu có thì giao cho phòng tài chính kế toán thực hiện mà chuyên môn chính của họ là kế toán chứ không phải tài chính. Hơn nữa, với những thay đổi của hệ thống kế toán, pháp luật Việt Nam có thể nói là thường xuyên. Vì vậy trong thời gian tới, công ty cần có sự đầu tư thích đáng, có kế
hoạch bồi dưỡng nghiệp vụ cho các cán bộ kế toán để nâng cao chất lượng kết quả phân tích tài chính.
Để đảm bảo cho quá trình thực hiện phân tích tài chính được diên ra thông suốt và hiệu quả thì bên cạnh nguồn thông tin sử dụng , người tiến hành phân tích đóng vai trò hết sức quan trọng hiện nay việc phân tích tài chính của công ty là do cán bộ nhân viên kế toán của phòng tài chính kế toán thống kê và đảm nhận việc này. Đây cũng là 1 hạn chế vì kế toán và tài chính có nhũng điểm khác biệt. Bộ phận này được lãnh đạo bởi giám đốc phụ trách tài chính bao gồm các nhân viên có chuyên môn tốt về tài chính và phân tích tài chính . Bên cạnh đó công ty có những chính sách đào tạo bồi dưỡng chuyên môn cho cán bộ phân tích tài chính .Vấn đề này có thể được giải quyết như sau:
- Nâng cao nhận thức cho nhân viên phòng tài chính kế toán về tầm quan trọng của phân tích tài chính bằng cách tổ chức các buổi thảo luận, nói chuyện, đưa ra ví dụ cụ thể để chứng minh lợi ích của công ty đạt được khi phân tích tài chính doanh nghiệp được quan tâm đúng mức.
- Nâng cao trình độ cho các kế toán về công việc phân tích tài chính, mở các lớp đào tạo cho nhân viên.Về vấn đề lâu dài cần có phòng tài chính riêng với những cán bộ được tuyển dụng có chuyên môn về tài chính để thực hiện phân tích tài chính.
- Tuyển dụng thêm nhân viên có trình độ chuyên môn phân tích tài chính tốt đảm bảo khối lượng công việc.
- Đối với những nhân viên giàu kinh nghiệm thì cần phải có chế độ đãi ngộ tốt để nhân viên chuyên tâm vào công việc và gắn bó với công ty.
3.2.1.3. Sử dụng đầy đủ thông tin
Để công tác phân tích tài chình đạt được kết quả chính xác, đánh giá đúng thực trạng bức tranh tài chính của doanh nghiệp, yêu cầu nhà phân tích phải kết hợp đồng bộ nhiều nguồn thông tin
Với nguồn thông tin bên ngoài
Hệ thống chỉ tiêu trung bình ngành: Đây là chỉ tiêu tham chiếu quan trọng của Tổng công ty. Nhìn chung, đến nay hệ thống chỉ tiêu trung bình ngành đã có nhưng chưa đầy đủ và thường không chính xác, cập nhật. Hiện nay, theo quy định của Nhà nước, mỗi năm các doanh nghiệp phải gửi báo cáo tài chính của mình cho cơ quan tài chính, cơ quan thuế, cơ quan thống kê và Bộ kế hoạch và đầu tư nếu là doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài. Ngoài ra, đối với một số doanh nghiệp, theo quy định của
Nhà nước phải công khai một số tỷ lệ tài chính. Vì vậy, các cơ quan nói trên hoàn toàn có thể cung cấp các chỉ tiêu trung bình ngành cho công ty khi công ty yêu cầu. Tuy nhiên, một thực trạng hết sức phổ biến ở các doanh nghiệp hiện nay là khâu hạch toán thường làm để đối phó với các cơ quan thuế vụ và cấp trên. Không hiếm trường hợp một doanh nghiệp có ba loại sổ sách hạch toán riêng: một cho mình, một cho cấp trên, một cho cơ quan thuế vụ. Chính vì vậy, các chỉ tiêu trung bình ngành thường sai lệch so với thực tế. Mặt khác, hoạt động phân tích tài chính ở nước ta chưa trở thành việc làm thường xuyên và hệ thống thông tin chưa hoàn hảo nên các chỉ tiêu trung bình ngành dù quan trọng nhưng hiện tại, công ty chỉ nên xem đó là tiêu chuẩn để tham khảo. Do đó, các cán bộ giỏi về chuyên môn, am hiểu thị trường mới là quan trọng. Để có được nguồn thông tin này các cán bộ phân tích có thể theo dõi trên các phương tiện thông tin đại chúng như báo chí, phát thanh, truyền hình..., đặt mua các văn bản pháp luật mới có liên quan đến lĩnh vực hoạt động của Tổng công ty. Trên cơ sở đó, cán bộ phân tích sử dụng những thông tin này để dự đoán nhu cầu tài chính doanh nghiệp, xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh cho năm tới.
Với nguồn thông tin bên trong
Tổng công ty cần thu thập tất cả các số liệu kế toán cần thiết để lập đầy đủ các báo cáo tài chính, nguồn thông tin chủ yếu cho phân tích tài chính. Các thông tin này phải được cung cấp một cách kịp thời, cập nhật, đầy đủ để công tác phân tích tài chính đạt hiệu quả.
Hiện nay, công ty chưa tiến hành lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ và đây là một thiếu sót của công ty mặc dù vẫn biết rằng báo cáo lưu chuyển tiền tệ tạm thời chưa được quy định là bắt buộc đối với các doanh nghiệp nhưng nó vẫn được khuyến khích lập và sử dụng. Bởi thông qua báo cáo lưu chuyển tiền tệ sẽ có những thông tin rõ nét về việc hình thành và sử dụng lượng tiền phát sinh trong kỳ báo cáo của doanh nghiệp. Dựa vào báo cáo lưu chuyển tiền tệ, người sử dụng có thể đánh giá khả năng tạo tiền, sự biến động tài sản thuần của doanh nghiệp, khả năng thanh toán và dự đoán luồng tiền trong kỳ tiếp theo. Mặt khác, báo cáo lưu chuyển tiền tệ còn cung cấp các thông tin để tạo ra tài sản tương tiền, cung cấp các thông tin về nguồn tiền hình thành từ các lĩnh vực hoạt động kinh doanh, đầu tư tài chính, hoạt động bất thường... để đánh giá ảnh hưởng của các hoạt động đó đối với tình hình tài chính của doanh nghiệp. Đồng thời, công ty cũng chưa lập bảng tài trợ, đây là công cụ hữu hiệu của các nhà quản lý tài chính. Nó cho biết nguồn hình thành các nguồn vốn cung ứng và việc sử dụng các nguồn vốn đó.
3.2.1.4. Máy tính hoá các thiết bị làm việc
Hiện nay, Công ty kinh doanh than Bắc Lạng đang chuẩn bị cổ phần hoá nên khối lượng công việc của các nhân viên phòng tài chính – kế toán tăng nên nhiều. Cho nên đâu tư thiết bị tin học cho phòng là cần thiết để tạo điều kiện trong việc lập đủ các báo cáo để sử dụng cho phân tích tài chính.