Cơ quan tƣ pháp 23/77 23.0 Trƣờng học 60/123 48.8 Bệnh viện 65/96 67.7 Doanh nghiệp nhà nƣớc 78/136 57.4 Doanh nghiệp khác 92/155 59.4
(Nguồn: Số liệu khảo sát của Đề tài KX 03 - 21/06 - 10 21/06 -10)
Kết quả ở bảng số liệu trên cho thấy tại các cơ quan thuộc hệ thống quản lý Nhà nƣớc lại xảy ra tình trạng đi họp muộn cao hơn so với hệ thống quản lý xã hội trực tiếp (trƣờng học chỉ có 48,8% trên tổng số ngƣời đƣợc hỏi, cơ quan tƣ pháp là 23,0%).
Nhƣ vậy, có thể thấy cán bộ công chức mặc dù nhận thức đƣợc qui định về thời gian cuộc họp là những chuẩn mực cần tuân thủ, nhƣng thực tế lại cho chúng ta thấy hành vi của cán bộ công chức vi phạm những qui định về mặt thời gian hội họp là một thách thức lớn cần phải giải quyết triệt để.
* 2.2.2 Thái độ tham dự hội họp
Một trong những qui định có tính bắt buộc của hội họp là nghiêm túc tập trung trong cuộc họp. Đây là một trong những yếu tố làm tăng hiệu quả của cuộc họp, do vậy tìm hiểu thực trạng của hội họp không chỉ xem xét hành vi chấp hành qui định thời gian của các cá nhân tham gia vào hội họp, mà còn phải đánh giá hành vi của các cá nhân thể hiện sự nghiêm túc và tập trung chú trong hội họp nhƣ thế nào?.
Nói chuyện riêng hoặc làm việc riêng, đƣợc xếp vào một loại hành động xã hội vì đây là kiểu hành động đƣợc chủ thể gán cho một ý nghĩa tác động đến chủ thể khác. Nhƣng sự tƣơng tác của chủ thể này trong cuộc họp sẽ bị coi là lệch chuẩn khi các chủ thể này sử dụng các phƣơng tiện để đạt mục đích của mình làm mất đi mục đích của cuộc họp. Nhƣ vậy nói chuyện và làm việc riêng là hành vi bị coi nhƣ sự sai lệch khi cuộc họp đang diễn ra.
48
Trƣớc hết, xem xét ở khía cạnh tích cực biểu hiện hành vi tập trung vào cuộc họp một bộ phận tuy không nhiều ( tại Thành phố Hà Nội có 20,2%, TP Hồ Chí Minh là 45,1%, TP Đà Nẵng 35,5% và ở Hải Dƣơng 49,7%), nhƣng cho chúng ta thấy phần nào ý thức nghiêm túc trong công việc của một bộ phận CBCCVC đang làm việc trong các loại hình tổ chức xã hội trên toàn quốc.
Mặt khác hiện tƣợng không tập trung chú ý vào cuộc họp lại rất phổ biến tại Hà Nội nếu so sánh với các vùng khác, tại đây khi khảo sát có đến 79,8% có nói chuyện, làm việc riêng trong cuộc họp. Tỷ lệ này đạt mức cao nhất trong cả nƣớc nếu so với TP Hồ Chí Minh,TP Hải Dƣơng và Đà Nẵng. Điều này đƣợc thể hiện ở biểu đồ 2.3:
(Nguồn: Số liệu từ khảo sát của Đề tài KX 03 - 21/06 - 10 – 21/06 - 10)
Biểu 2.3: Tình trạng nói chuyện riêng, làm việc riêng trong các cuộc họp tại các thành phố lớn (%)
Trên thực tế lề lối quản lý và tác phong làm việc nƣớc ta vẫn còn chịu nhiều ảnh hƣởng của nền văn hóa nông nghiệp, có thể đây là một trong những tác nhân tạo nên hành vi nói chuyện riêng, làm việc riêng trong hội họp. Xem xét vấn đề này dƣới góc nhìn của một nhà quản lý
“Trong cuộc họp của công ty thì cũng vẫn xảy ra tình trạng nói chuyện
49
được thói quen đến đúng giờ, tập trung chú ý trong cuộc họp” [PVS9, 34 tuổi, Giám đốc công ty kiến trúc,TP Hà Nội]
Bên cạnh hiện tƣợng nói chuyện riêng, làm việc riêng trong cuộc họp những hành vi biểu hiện tính nghiêm túc, tập trung chú ý vào hội họp cũng diễn ra khá phổ biến và đa dạng.
Sự thiếu tập trung trong cuộc họp sẽ dẫn đến các hệ lụy sau đây:
Thứ nhất, chủ thể khi tham gia vào cuộc họp sẽ không bám sát các nội dung trong cuộc họp.
Thứ hai, hiện tƣợng này nhƣ là sự phản ánh cho những qui định của cuộc họp tƣơng đối lỏng lẻo, không rõ ràng đồng thời năng lực của nhà quản lý chƣa thực sự phát huy hết quyền lực.
Thứ ba, các cá nhân tham gia vào hội họp, thiếu ý thức chấp hành qui định hội họp, thiếu tôn trọng nhƣng ngƣời xung quanh. Kết quả nghiên cứu định tính đã làm rõ hơn thực trạng này.
Một giáo viên đã phản ánh:
“ Trường mình chỉ họp trong khoảng thời gian từ 45phút đến 1tiếng, vì nhiều
khi giáo viên còn phải lên lớp. Trong cuộc họp thì bên cạnh một số người tỏ rõ sự mệt mỏi thì còn lại mọi người đếu nghiêm túc tham gia. Những người không hứng thú với cuộc họp thì họ lại làm các việc riêng như tranh thủ xem lại bài giảng tiếp
theo, nhắn tin hoặc vào internet, đọc báo,…” [Nữ 28t, giáo viên, trƣờng trung học
cơ sở Quảng An, TP Hà Nội].
Không chỉ ở trƣờng học mà ở các Công ty sản xuất, kinh doah cũng lâm vào tình trạng nhƣ trên:
“Theo mình thì tình trạng trên xảy ra rất thường xuyên tại các cuộc họp. Điều này là rất không nên, trong công ty mình cũng có xảy ra những tình trạng như trên. Đôi lúc mình cũng thấy bực mình khi mọi người đang tập trung họp lại có người cắt ngang vì đến muộn giờ hay làm việc riêng trong cuộc họp. Điều đó
50
khẳng định mọi người vẫn còn thiếu nhận thức về văn hóa hội họp, mọi người
chưa nhận thấy tầm quan trọng của nó” [Nữ 27t, nhân viên văn phòng công ty Hải
Anh,TP Hà Nội].
Thái độ nghiêm túc, tập trung chú ý khi hội họp của CBCCVC ở các cơ quan khác nhau cũng có sự khác nhau. Chỉ lấy riêng hiện tƣợng nói chuyện riêng trong giờ họp để khảo sát.
Bảng 2.3: Hiện tƣợng nói chuyện riêng trong hội họp Phân theo các loại hình cơ quan (%)
Loại hình cơ quan Có Không
Cơ quan Đảng 69,7 30,3
Đoàn thể, tổ chức chính trị, xã hội, tổ chức xã hội 71,3 28,7
Cơ quan hành pháp 66,4 33,6
Cơ quan tƣ pháp 40,3 59,7
Văn phòng Quốc hội, Hội đồng nhân dân các cấp 82,9 17,1
Trƣờng học 56,1 43,9
Bệnh viên 63,5 36,5
Doanh nghiệp Nhà nƣớc 58,1 41,9
Doanh nghiệp khác 54,8 45,2
(Nguồn: Số liệu từ khảo sát của Đề tài KX 03 - 21/06 - 10 – 21/06 - 10)
Nhƣ vậy, theo ý kiến của ngƣời trả lời với các tổ chức nhƣ cơ quan Đảng, Văn phòng Quốc hội, Hội đồng nhân dân các cấp thì hiện tƣợng nói chuyện riêng có tần suất cao nhất (82,9%) so với các loại hình cơ quan còn lại.
Nhìn chung những hành vi biểu hiện sự thiếu nghiêm túc, tập trung chú ý đến hội họp hiện nay đang là vấn đề lớn cho các nhà quản lý. Tệ nạn nói chuyện
51
riêng, nghe điện thoại, đọc báo, chơi game trên điện thoại…nhƣ một dịch bệnh trong CBCCVC. Nó không chỉ diễn ra ở các cơ quan hành chính của Thành phố Hà Nội, mà hành vi này có cả trong các cơ quan đầu não của cả nƣớc nhƣ Quốc hội, Cán bộ, Ban ngành Trung ƣơng.
* 2.2.3 Mức độ tham dự hội họp
Một trong những biểu hiện của ý thức quan tâm đến công việc: các CBCCVC tham dự đầy đủ các cuộc họp của cơ quan công sở. Đồng thời, đây cũng đƣợc cho là qui chế áp đặt lên CBCCVC đang làm việc tại các loại hình tổ chức. Nhƣng nếu xem xét CBCCVC có đến tham dự đầy đủ các cuộc họp một cách tự giác hay không, chúng ta cũng cần nhìn từ góc độ mức độ hấp dẫn của nội dung và lợi ích mà cuộc họp mang đến cho họ, đây là một trong những yếu tố khẳng định giá trị hội họp.
Bên cạnh đó, khi các cá nhân đến dự đầy đủ, nội dung cuộc họp sẽ đƣợc truyền tải đến toàn bộ CBCCVC, đồng thời cuộc họp sẽ thu đƣợc nhiều ý kiến đóng góp hơn. Do đó, tham dự đầy đủ là một trong những yếu tố tạo nên sự thành công của cuộc họp. Xem xét trong mối quan hệ với văn hóa hội họp, thì tham dự đầy đủ trong cuộc họp là tuân thủ chuẩn mực mà hội họp đề ra.
Một cán bộ làm tại Công ty cung cấp phần mềm ở Thủ đô Hà Nội nhận xét:
“Trong nội quy của công ty thực ra cũng không có những điều khoản, điều
mục quy định cụ thể, chi tiết mà chỉ đề cập tới việc nhân viên trong công ty phải
tham dự đầy đủ các cuộc họp” [Nữ 27t, nhân viên văn phòng công ty Hải Anh,TP
Hà Nội ].
Với những yếu tố và mối quan hệ nhƣ nêu ra ở trên, một câu hỏi đƣợc đặt ra: trong hội họp ở Hà Nội hiện nay các thành viên có tham dự đầy đủ không?
Kết quả khảo sát của đề tài KX 03 - 21/06 - 10 – 21/06 - 10 cho thấy một thực trạng khả quan bởi có đến 92% ý kiến trả lời cho rằng CBCCVC ở cơ quan họ
52
tham gia đầy đủ trong hội họp và chỉ có 8,0% ý kiến cho rằng CBCCVC không tham gia đầy đủ trong hội họp
92%8% 8%
Tham dự đầy đủ
(Nguồn: Số liệu khảo sát của Đề tài KX 03 - 21/06 - 10 – 21/06 - 10)
Tuy nhiên, để có những nhận định xác đáng hơn về mức độ tham gia hội họp của CBCCVC Hà Nội, chúng tôi so sánh thực trạng này với các địa phƣơng khác.
Bảng 2.4: Tƣơng quan giữa địa bàn khảo sát và mức độ tham gia hội họp CBCCVC (%)
Địa bàn khảo sát Tham dự đầy đủ Không tham dự đầy đủ
Thủ đô Hà Nội 84,8 15,2
Thành phố Hồ Chí Minh 94,9 5,1
Thành phố Đà Nẵng 96,4 3,6
Thành phố Hải Dƣơng 94,0 6,0
53
Số liệu ở bảng 2.4 cho thấy tình hình chung là rất khả quan trong vấn đề tham dự đầy đủ cuộc họp của cán bộ công chức. Tỷ lệ CBCCVC tham dự đầy đủ khá cao cụ thể: Thủ đô Hà Nội có 84,8%, TP Hồ Chí Minh là 94,9%, ở TP Đà Nẵng là 96,4% và TP Hải Dƣơng là 94,0% trên tổng số những ngƣời đƣợc hỏi.
“ Ở cơ quan tôi tuy có người đến muộn người đến sớm, nhưng thường ở các cuộc họp thì mọi người đều cố gắng đến đầy đủ, vì nhiều khi xét thưởng hay bình
bầu một ai đó cũng tính cả việc họ có dự đủ các cuộc họp hay không” [Nam 41
tuổi, Cán bộ Thời báo Ngân hang, TP Hà Nội].
Nhƣ vậy, những số liệu này hoàn toàn phù hợp với các thông tin thu đƣợc từ nghiên cứu định tính, đồng thời cũng phản ánh những thuận lợi cho việc tiến hành cuộc họp tại các loại hình tổ chức xã hội. Tuy nhiên, một thực tế dễ nhận thấy ở Thủ đô Hà Nội là một trong những thành phố có tỷ lệ cán bộ tham dự đầy đủ trong cuộc họp thấp hơn hẳn so với 3 thành phố còn lại. Đây là một điều đáng buồn cho một thành phố đƣợc coi là trung tâm kinh tế chính trị văn hóa của cả nƣớc.
* 2.2.4 Chuẩn bị nội dung và điều hành cuộc họp
Bất kỳ cuộc hội họp nào cũng cần có nội dung. Thông thƣờng nội dung đƣợc ấn định ngày từ khi nhà tổ chức đƣa ra ý tƣởng tổ chức hội họp. Nội dung cùng với mục đích cuộc họp sẽ quyết định các yếu tố khác nhƣ thời gian, thành phần tham gia, đại biểu mời tham dự, phƣơng thức điều hành, .v.v… Chính vì vậy, nội dung cuộc họp trở thành một trong những tiêu chí đánh giá chất lƣợng của hội họp và năng lực của nhà quản lý.
Để hội họp có nội dung hữu ích, hấp dẫn, ngƣời quản lý ( ngƣời tổ chức) cần phải chuẩn bị từ trƣớc. Nói chính xác là nội dung hội họp phải đƣợc chuẩn bị ngay từ khi lập kế hoạch hội họp.
Vậy tại địa bàn Thủ đô, công việc này đƣợc đánh giá nhƣ thế nào trong văn hóa hội họp?.
54
Khảo sát tại 392 CBCCVC sống và làm việc tại Hà Nội cho thấy: các nhà quản lý đã rất coi trọng công tác chuẩn bị nội dung cuộc họp. Điều này thể hiện ở chỗ có 85,5% ý kiến của ngƣời trả lời cho rằng nội dung cuộc họp rõ ràng, đáp ứng yêu cầu của ngƣời tham gia. Chỉ có 14,5% ý kiến cho rằng nội dung cuộc họp không rõ ràng.
So với TP Hồ Chí Minh, TP Đà Nẵng, Hải Dƣơng, tình hình chung đều đánh giá các cuộc họp đều có nội dung chuẩn bị tốt. Số ý kiến cho rằng nội dung không rõ ràng chiếm tỷ lệ rất thấp. Tuy nhiên vẫn có sự khác biệt giữa Hà Nội với các địa bàn nói trên. Số ý kiến cho rằng nội dung cuộc họp không rõ ràng ở Hà Nôi vẫn cao hơn so với TP Hồ Chí Minh, Hải Dƣơng và TP Đà Nẵng (xem bảng 2.4 và bảng 2.5)
Bảng 2.5: Tƣơng quan giữa địa bàn khảo sát và nội dung cuộc họp
Địa bàn khảo sát Nội dung rõ ràng (%) Nội dung không rõ ràng (%)
Thủ đô Hà Nội 85,5 14,5
Thành phố Hồ Chí Minh 94,0 6.0
Thành phố Đà Nẵng 92,4 7.6
Thành phố Hải Dƣơng 95,2 4.8
(Nguồn: Số liệu khảo sát của Đề tài KX 03 - 21/06 - 10- 21/06 - 10)
Điều này một lần nữa đƣợc thể hiện qua những thông tin nghiên cứu định tính của chúng tôi. Đối với các loại hình Công ty họp là để báo cáo tiến độ công việc, nhƣ vậy khi có cuộc họp là luôn có một nội dung rõ ràng.
“Họp là hoạt động không thể thiếu và công ty mình cũng vậy. Thường công ty mình tổ chức họp khi có việc đột xuất nhưng cũng thường là tuần 1 lần vào thứ 2
để mọi người báo cáo cũng như phân công công việc.”[Nữ 27t, nhân viên Công ty
chuyên cung cấp các ứng dụng về phần mềm. TP Hà Nội].
Ý kiến của một cán bộ đang công tác tại cơ quan hành Nhà nƣớc cho rằng:
55
mới lên kế hoạch để triệu tập mọi người họp để phổ biến, hoặc bàn bạc…” [Nam
35 tuổi, Cục Xuất bản, TP Hà Nội].
Đi liền với nội dung của cuộc họp là vấn đề điều hành cuộc họp, Đây là, một trong những yếu tố không kém phần quan trọng để cuộc họp đạt đƣợc kết quả nhƣ mong đợi. Một câu hỏi đặt ra: vấn đề điều hành cuộc họp hiện nay nhƣ thế nào?.
Để có câu trả lời, chúng tôi dựa trên những yếu tố: kỹ năng điều hành cuộc họp của nhà quản lý (phát huy tính dân chủ, khả năng giải quyết xung đột xảy ra trong cuộc họp), tình hình các cuộc họp có kết luận, nhằm đánh giá tình trạng hiện nay.
Trong điều hành cuộc họp, ngoài những yếu tố cho các đại biểu tham dự thấy đƣợc tầm quan trọng của nội dung cuộc họp, nhà quản lý (ngƣời điều hành) còn phải dẫn dắt cuộc họp làm sao để phát huy đƣợc tính dân chủ trong hội họp. Trong khi đó, tính dân chủ chỉ có thể đƣợc xem xét qua việc: khuyến khích ngƣời họp tham gia ý kiến, tham gia vào quá trình ra quyết định. Điều này có thể đƣợc đánh giá qua bảng số liệu dƣới đây:
Bảng: 2.6: Phát huy tính dân chủ trong cuộc họp (%)
Thƣờng xuyên Thỉnh thoảng Hiếm khi Không bao giờ Khuyến khích nhân
viên phát biểu 60,0 33,8 4,4 1,8
Khuyến khích nhân viên tham gia vào quá trình ra quyết định
31,6 53,3 11,5 3,6
(Nguồn: Số liệu khảo sát từ Đề tài KX 03 - 21/06 - 10- 21/06- 10)
Nhìn vào số liệu thể hiện ở bảng 2.6 ta dễ dàng nhận thấy tại các cuộc họp nhà quản lý (ngƣời điều hành) thƣờng xuyên khuyến khích nhân viên phát biểu ý kiến ở mức độ khá cao (60,0%). Tuy nhiên trong quá trình ra quyết định thì việc khuyến khích nhân viên tham gia ý kiến ở mức độ thƣờng xuyên chỉ chiếm 31,6%,
56
thỉnh thoảng 53,3%, nhƣng đây cũng là một trong dấu hiệu cho thấy hiện nay các cuộc họp ngƣời điều hành rất chú trọng đến tính dân chủ.
Có thể thấy điều này qua ý kiến của một nhà quản lý đƣa ra về cách điều hành của anh tại các cuộc họp tại Công ty: “Các cuộc họp tại công ty tôi cần sụ cởi mở góp,bàn ý kiến chân thành và thoái mái. Như thế thì mình mới có được nhiều ý kiến đóng góp của mọi người để đưa ra những giải pháp cũng như quyết định”
[Nam ,41 tuổi, Công ty truyền thông Bảo Nguyên An, TP Hà Nội] .
Năng lực điều hành cuộc họp không chỉ dừng lại ở kỹ năng phát huy tính dân chủ, còn thể hiện ở khả năng giải quyết những mâu thuẫn, xung đột giữa các chủ thể tham gia hội họp. Kết quả khảo sát đề tài KX 03 - 21/06 - 10 – 21/06 - 10 tại