2. Phần kết quả nghiên cứu định tính Hƣớng dẫn nội dung phỏng vấn sâu.
BIÊN BẢN PHỎNG VẤN SÂU
Xin chào anh, để phục vụ cho đề tài nghiên cứu: “Quan niệm và hành vi ứng xử văn hóa hội họp”, chúng tôi rất mong có sự giúp đỡ của anh, xin anh cho biết một vài thông tin nhằm phục vụ cho đề tài. Những thông tin của anh cung cấp với chúng tôi là rất cần thiết và mang tính khuyết danh nên hy vọng anh giúp đỡ.
H: Anh có thể giới thiệu đôi nét về bản thân mình đƣợc không? Ví dụ nhƣ tuổi, nghề nghiệp, chức vụ?
95
Đ: Mình là Nam, năm nay 34 tuổi, hiện mình đang làm giám đốc của một công ty về kiến trúc.
H: Dạ, anh có thể cho tôi biết về lĩnh vực hoạt động cũng nhƣ quy mô của công ty anh đƣợc không ạ? Và mình là doanh nghiệp tƣ nhân đúng không ạ? Đ: Ừ, bên mình là đơn vị doanh nghiệp tƣ nhân. Công ty mình thuộc lĩnh vực thiết kế kiến trúc, thiết kế nội thất, thi công xây dựng trang trí nội thất. Bên mình cung cấp một dịch vụ toàn diện về thiế kế và thi công xây dựng, trang trí nội thất văn phòng- showroom và nhà ở. Hiện tại công ty mình có khoảng 15 nhân viên.
H: Dạ, đó là lĩnh vực hoạt động của công ty. Vậy anh có thể mô tả rõ giúp tôi công việc của anh nhƣ thế nào không ạ?
Đ: Mình có trách nhiệm điều hành, quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh của công ty, làm sao có thể điều hành các công việc một cách trôi chảy, đảm bảo công ăn việc làm cho các nhân viên trong công ty, đem lại lợi nhuận cao nhất cho công ty,…
H: tôi đƣợc biết là hội họp là hoạt động không thể thiếu tại các đơn vị, doanh nghiệp. Vậy công ty anh có thƣờng xuyên tổ chức họp không và thời gian cũng nhƣ nội dung họp nhƣ thế nào ?
Đ: Tất nhiên là phải họp chứ, hoạt động không thể thiếu đó. Nhƣng công ty anh khác với nhiều cơ quan nhà nƣớc. Hầu hết các cơ quan đó đều họp giao ban vào thứ 2, công ty anh thì lịch đó không cố định. Vào những tháng nhiều việc thì bọn anh họp suốt, có khi tuần họp 2-3 lần. Nhƣng mà những lúc đó
96
thì có khi chỉ là nhóm chuyên môn thôi, các nhân viên khác không thuộc phân công công việc thì không cần phải tham dự. Tuy nhiên, thƣờng là 1 tuần họp 1 lần em ạ. Họp tổng kết tháng, quý nữa, rất cần đó em ạ vì trong cuộc họp mình nắm bắt rõ hơn công việc của từng phòng, từng bộ phận, những vấn đề mà công ty đang gặp phải, cũng là nơi để mình lắng nghe những ý kiến, những đóng góp của nhân viên về nhữn vấn đề trong công ty. Cơ chế của công ty anh khá thoáng bởi trƣớc hết bọn anh là một doanh nghiệp tƣ nhân đồng thời đội ngũ nhân viên của công ty anh toàn thanh niên trẻ, năng động, nhiệt tình nên không thể làm việc theo kiểu ì ạch đƣợc. Cơ quan anh mỗi lần họp sôi nổi lắm, mọi ngƣời bàn bạc với nhau để tìm ra cách giải quyết công việc.
H: Dạ, vậy anh đã nghe thấy cụm từ văn hóa hội họp bao giờ chƣa và theo anh văn hóa hội họp là gì?
Đ: Anh cũng ít nghe thấy cụm từ này nhƣng theo anh nó cũng giống nhƣ văn hóa khi tham gia giao thông, văn hóa hội họp là văn hóa trong một cuộc họp, biểu hiện ở một số nét chính nhƣ: đúng giờ họp, trang phục tham gia cuộc họp, các cách ứng xử của thành viên, cách điều hành của ngƣời lãnh đạo, nội dung họp,…. Đây có lẽ là một phạm trù khá rộng.
H: Vâng, đó là quan niệm của anh về văn hóa hội họp. Vậy theo anh văn hóa hội họp cần có những nội dung, yếu tố nào? Mục tiêu, ngôn ngữ hay tính đúng giờ có phải là những yếu tố của một cuộc họp mang tính văn hóa? Đ: Theo quan điểm của mình thì cuộc họp mang tính văn hóa sẽ bao gồm nhiều yếu tố mà trƣớc tiên chính là nội dung cuộc họp, mục tiêu mà cuộc
97
họp hƣớng đến. Và nhà quản lý, lãnh đạo phải là ngƣời nắm rõ nhất mục tiêu cuộc họp. Có nhƣ vậy họ mới có thể điều hành cuộc họp đi theo đúng hƣớng, đạt đƣợc hiệu quả. Thứ hai, đơn vị doanh nghiệp phải tạo cho nhân viên hình thành đƣợc một thói quen tốt, đó là đến đúng giờ họp. Yếu tố này dƣờng nhƣ phải ăn sâu vào trong nếp nghĩ của đội ngũ nhân viên, mỗi lần họp không phải nhắc nhở là đã đến giờ họp rồi, mọi ngƣời vào phòng họp đi mà là sự tự giác của mỗi ngƣời. Tính đúng giờ này quan trọng lắm em ạ, nó cũng là biểu hiện của sự tôn trọng những ngƣời khác đó.
Ví dụ đơn giản nhƣ thế này, anh đang dẫn dắt cuộc họp, đang trình bày một vấn đề, tự nhiên lại có một nhân viên cắt ngang “xin lỗi em đến muộn”. Đặt vào tình huống đó, em thấy thế nào, có khó chịu không, có thấy bị cụt hứng không, chắc chắn là có đúng không? Đó vào bàn lại còn sột soạt, kéo ghế,… một số ngƣời vẫn chƣa ý thức đƣợc điều đó ảnh hƣởng nhƣ thế nào đến ngƣời khác. Nghiêm túc và tôn trọng lẫn nhau là một nét của văn hóa nghề nghiệp, nó thể hiện ở việc không nói chuyện riêng trong cuộc họp, tập trung vào nội dung cuộc họp. Tôn trọng ngƣời khác ở việc không cắt ngang ý kiến của họ, tôn trọng những ý kiến đó dù nhƣ thế nào. Ngôn ngữ sử dụng trong cuộc họp theo anh cũng là yếu tố cần của một cuộc họp có văn hóa. Công ty, doanh nghiệp là nơi rất cần đến văn hóa trong lời nói, chúng ta đều là những ngƣời có học thức. Vì vậy, không thể tồn tại những cuộc họp mà trong đó mọi ngƣời sử dụng những lời lẽ thiếu lịch sự. Tranh luận sôi nổi là rất tốt, mình cũng khuyến khích điều đó bởi nó là cách giúp công việc đƣợc giải quyết một cách hiệu quả nhƣng không phải là có thể sử dụng những ngôn từ không hay ở trong đó.
98
Theo anh, tất cả những yếu tố trên đều cần trong văn hóa hội họp. Có thể văn hóa hội họp còn rất nhiều những yếu tố nữa nhƣng theo mình đây là những yếu tố căn bản nhất.
H: vậy theo anh trên cƣơng vị là một ngƣời lãnh đạo thì trong hội họp yếu tố về văn hóa và yếu tố quản lý hành chính, yếu tố nào cần đƣợc quan tâm hơn? Đ: Với anh, cả hai yếu tố này đều đƣợc quan tâm ngang nhau, không có sự quan tâm nhiều hơn. Văn hóa là yếu tố rất quan trọng. Trong một cuộc họp chỉ chú trọng đến quản lý hành chính mà thiếu yếu tố văn hóa thì không đƣợc, hai yếu tố này gần nhƣ bổ sung cho nhau. Chỉ quan trọng đến nét văn hóa mà không quan tâm đến quản lý hành chính thì cũng không đƣợc. Cả hai tạo nên nét văn hóa trong cuộc họp.
Là một nhà quản lý, anh không thể chấp nhận một cuộc họp mà trong đó nhân viên mặc dù đến đúng giờ, không làm việc riêng, không nói chuyện nhƣng không đóng góp ý kiến gì cho cuộc họp, gần nhƣ là những con phỗng. Nhƣ thế cũng rất chán, ngoài ra trong cuộc họp cũng cần phải ghi chép, lƣu giữ những thông tin, công việc đƣợc giải quyết trong cuộc họp,…
H: Với mỗi doanh nghiệp thì đều có những quy định, nội quy riêng đối với ngƣời lao động. Công ty anh có nội quy không và trong những quy định đó có đề cập đến các yêu cầu của một cuộc họp không ?
Đ: Mình là một doanh nghiệp, hoạt động vì lợi ích của chính bản thân mình cũng nhƣ vì lợi ích của nhân viên nên cần phải có những quy định cụ thể. Nội quy của công ty giúp mọi ngƣời hiểu rõ hơn về quyền lợi và trách nhiệm của họ trong đó. Nội quy lao động của công ty mình cũng dựa trên Bộ Luật
99
lao động Việt Nam. Đó là những quy định về kỷ luật lao động mà ngƣời lao động phải thực hiện khi làm việc tại tổ chức, doanh nghiệp, là những quy định việc xử lý đối với ngƣời lao động có hành vi vi phạm kỷ luật lao động; quy định trách nhiệm vật chất đối với ngƣời lao động vi phạm kỷ luật lao động làm thiệt hại tài sản của đơn vị. Nội quy lao động áp dụng đối với tất cả mọi ngƣời lao động làm việc. Tại công ty mình trong nội quy cũng đã đề cập đến yêu cầu của cuộc họp. Đó là, với mỗi cuộc họp thì từng bộ phận có trách nhiệm phải chuẩn bị cho cuộc họp, văn phòng cần chuẩn bị nƣớc, trà,… Công ty cũng yêu cầu mọi ngƣời nghiêm túc, không làm việc riêng trong cuộc họp.
H: nhƣ vậy công ty cũng đã có những quy định về hội họp. Trên cƣơng vị là một ngƣời quản lý, anh thấy tại công ty mình thì nhân viên tuân thủ những quy định đó nhƣ thế nào?
Đ: Công ty cũng có những quy định về hội họp nhƣng tất nhiên không cụ thể, rõ ràng đƣợc em ạ. Còn trong cuộc họp của công ty thì cũng vẫn xảy ra tình trạng nói chuyện riêng, cũng vẫn có ngƣời đến muộn. Nhìn chung, mọi ngƣời vẫn chƣa thể tạo thành đƣợc thói quen đến đúng giờ, tập trung chú ý trong cuộc họp.
H: Hiện nay, ở trong các cuộc họp thƣờng thấy tình trạng đến muộn, nói chuyện riêng,… anh đánh giá thế nào về các hiện tƣợng này?
Đ: Tôi thấy những hiện tƣợng này diễn ra khá phổ biến trong các cuộc họp. Tình trạng này cần phải loại bỏ, cần có những giải pháp cụ thể để thay đổi ý thức của mọi ngƣời. Vì đội ngũ nhân viên, họ phải nhận thức đƣợc tầm quan
100
trọng của văn hóa hội họp thì ngƣời ta mới thay đổi ý thức. Từ đó tuân thủ tốt các quy định về hội họp. Đồng thời nội dung cuộc họp cũng nên thay đổi vì nhiều cuộc họp có nội dung nhàm chán cũng khiến những ngƣời tham dự không hứng thú, dễ nảy sinh những hiện tƣợng nhƣ trên.
H: với tƣ cách là một nhà quản lý, theo anh để tránh tình trạng đến muộn cũng nhƣ nói chuyện riêng trong cuộc họp cần có những biện pháp gì?
Đ: Với mình, trƣớc hết là cần có những quy định cụ thể về hội họp, thông báo đến từng bộ phận, từng cá nhân trong công ty. Giúp nhân viên hiểu đƣợc tầm quan trọng của văn hóa hội họp, nó cũng là một phần của văn hóa nghề. Có thể sẽ đánh vào kinh tế, nhân viên đến muộn, nói chuyện riêng trong các cuộc họp sẽ bị nhắc nhở, nhiều lần sẽ phải nộp phạt. Tuy nhiên, mình sẽ không trực tiếp là điều này. Ngoài ra, trong những cuộc họp nhà quản lý cần tạo không khí có thể là pha chút hóm hỉnh, nội dung cuộc họp phong phú, tránh sự đơn điệu. Nhƣ thế mới thu hút đƣợc ngƣời nghe, hạn chế tình trạng làm việc riêng trong giờ họp.
H: Hiện nay ở Hà Nội, có một số thông tin cho rằng có sự phân biệt, đối xử trong hội họp. Vậy anh đã nghe đến hiện tƣợng này chƣa và anh có suy nghĩ nhƣ thế nào?
Đ: Mình cũng chƣa nghe thấy, tuy nhiên mình nghĩ chắc là có. Vấn đề là nó thể hiện một cách rõ ràng hay nhƣ thế nào. Ai cũng có quyền yêu, ghét mọi ngƣời và nhà quản lý chắc chắn không tránh khỏi điều đó. Tuy nhiên, cái mức độ phân biệt đối xử đó nó thể hiện ra nhƣ thế nào trƣớc cuộc họp. Mình cũng là một ngƣời lãnh đạo, trong công ty mình có cảm tình với một số nhân
101
viên, về lĩnh vực chuyên môn thôi nhé, đôi lúc mình cũng giảm nhẹ những sai phạm của họ. Tất nhiên là những lỗi đó không gây hậu quả nghiêm trọng cho công ty. Nhƣng trƣớc cuộc họp mình rất hạn chế tình trạng phân biệt, đối xử bởi nhƣ thế dễ gây những bức xúc, gây lên tình trạng mất đoàn kết trong công ty. Là một nhà quản lý giỏi thì việc thể hiện sự phân biệt, đối xử trong cuộc họp là điều không nên, không thể một chút nào.
H: đó là những suy nghĩ, quan niệm của anh về văn hóa hội họp. Tôi xin phép có thể trò chuyện một chút về đời tƣ của anh đƣợc không?
Đ: Rất sẵn sàng thôi, em cứ hỏi đi.
H: Anh chắc là đã lập gia đình rồi, anh đã có em bé chƣa ?
Đ: Ừ, anh lập gia đình đƣợc 4 năm rồi và hiện đang có một bé gái lên 3 tuổi. H: Em bé chắc chắn là rất đáng yêu đúng không anh, chị nhà anh hiện đang công tác ở đâu . Công việc của anh bận rộn thế này không biết chị nhà có hay than phiền không ?
Đ: Ừ, con bé nghịch lắm, chắc giống anh. Vợ anh đang làm giáo viên cấp 2, cũng hay than thở lắm nhất là khoản anh hay đi tiếp khách, uống rƣợu bia nên thỉnh thoảng đƣợc nghỉ cũng hay đƣa vợ con đi chơi.
H: cảm ơn anh về những thông tin mà anh cung cấp. Tôi chúc anh và gia đình mạnh khỏe, hạnh phúc, chúc công ty của anh ngày càng phát triển. Đ: Cám ơn em rất nhiều!
102
Xin chào anh, để phục vụ cho đề tài nghiên cứu: “Quan niệm và hành vi ứng xử văn hóa hội họp”, chúng tôi rất mong có sự giúp đỡ của anh, xin anh cho biết một vài thông tin nhằm phục vụ cho đề tài. Những thông tin của anh cung cấp với chúng tôi là rất cần thiết và mang tính khuyết danh nên hy vọng anh giúp đỡ.
H: Anh có thể giới thiệu đôi nét về bản thân mình đƣợc không? Ví dụ nhƣ tuổi, nghề nghiệp, chức vụ?
D: tôi là Nguyễn Thế Hùng
Hiện tôi đang là Phó chủ tịch UBND phƣờng Nhân Chính H: anh hiểu thế nào là văn hóa hội họp
Văn hóa hội họp: Là những việc mà chúng tôi cần phải trao đổi và thông qua việc trao đổi để đạt đƣợc mục đích của ngƣời quản lý.
H: anh thƣờng xuyên phải dự các cuộc họp vậy anh đánh giá thế nào về các hành vi trong cuộc họp.
Hành vi thƣờng diễn ra trong cuộc họp: Ngƣời tổ chức cuộc họp nêu lên những vấn đề, mục đích của ngƣời quản lý để cùng với tập thể bàn bạc, nắm bắt ý kiến để triển khai công việc và mọi ngƣời cùng thống nhất. Họp để bàn, bàn để thống nhất hoặc để triển khai công việc để họ có thể nắm bắt, triển khai công việc cho ngƣời ta hiểu đƣợc công việc của mình.
103
Họp để truyền tải thông tin cho nhau, họp để đạt đƣợc mục đích chỉ đạo của mình. Họp làm thế nào để lấy đƣợc thông tin và truyền tải cho ngƣời khác biết và thực hiện, đảm bảo làm đƣợc nhiệm vụ.
H: anh nghĩ thế nào về hình thức thƣởng phạt trong cuộc họp
Hình thức thƣởng phạt: Tôi chƣa nghĩ tới chuyện thƣởng phạt trong cuộc họp, nhƣng nếu những ý kiến, quan điểm, khả năng, trình độ của mình trong cuộc họp, kể cả những ngƣời lãnh đạo lẫn ngƣời có liên quan để phối hợp để cùng trao đổi thông tin cùng đƣa ra những ý kiến, quan điểm chủ trƣơng và phƣơng pháp cách làm của mình. Ngƣời chủ trì thấy đƣợc những ý kiến của những cá nhân, thành viên tham dự cuộc họp là những ý kiến có ý nghĩa, giá trị để có thể thực hiện trong công việc thì ngƣời đấy sẽ đƣợc ghi nhận để sau này đƣợc đánh giá thông qua khen thƣởng, thông qua về việc đánh giá cán bộ, đề bạt, nâng lƣơng hàng tháng và có rất nhiều hình thức nhƣ theo tổ chức của cơ quan, quy chế của nhà nƣớc.
H: Những quy định về văn hóa hội họp đƣợc nâng cao hơn
D: Theo tôi nội dung cuộc họp ở nƣớc ta nặng về triển khai công việc. Việc hội họp bằng nhiều hình thức làm thế nào để truyền tải chủ trƣơng, đƣờng lối, chính sách để truyền tải đến những ngƣời dân hoặc những cán bộ