- Bộ phận hỗ trợ:
Giám Đốc Sàn Phó Giám Đốc
Phó Giám Đốc Bộ phận kính doanh ban nhà Bộ phận cho thuê mặt bằng Bộ phận hành chính kế toán
mắt xích nối khach hàng với san phẩm của cong ty và với cong ty Chức năng nhiệm vụ của giám đốc san
-Giám đốc sàn giao dich là người điều hành hoạt đong thường xuyên của sàn giao dich bất đong sản, chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị và hội đồng cổ đong về hoạt đong kính doanh và các vấn đề khác của sàn giao dich bất đong sản.
-Giám đốc sàn giao dich bất đong sản. GP Invest do hội đồng quản trị cong ty bổ nhiệm.
-Xây dựng kế hoạch, chương trình hoạt đong, của sàn giao dich trình ban tổng giám đốc phê duyệt.
-Ban hành bảng giá phí, dich vụ bất đong sản và niêm yết cong khai tại sàn giao dich. Phí dich vụ có thể thay. đổi tùy vào tình hình biến đong riêng. thể hiện trong hợp đồng với khách hàng,.
-Chỉ đạo và đon đốc. các bộ phận thực hiện các dich vụ theo quy định của pháp luật.
-Chịu trách nhiệm cá nhân về các quyết định của mình trước hội đồng quản trị, giám đốc.
-Đề xuất hội đồng quản trị. và tổng giám đốc các chế độ lương thưởng, phụ cấp, tiền hoa hồng, moi giới áp dụng tại sàn.
-Điều hành hoạt đong kính doanh, dich vụ bất đong sản của sàn theo quy định của pháp luật, quy chế và các quy định, điều lệ cong ty.
-Được tổng giám đốc ủy quyền ký kết hợp đồng dich vụ, hợp đồng ủy quyền bán, cho thuê, các giấy tờ tài liệu khác, ký duyệt các khoản thu chi từ hoạt đong kính doanh bất đong sản, hoặc phục vụ cho các hoạt đong của sàn giao dich.
-Trình hội đồng quản trị, tổng giám đốc các phương án tổ chức, cơ cấu bộ máy, bố trí nhân sự phù hợp với hoạt đong của sàn giao dich.
-Quản ly nhân sự, phân cong, bố trí cong việc cho từng phòng nhân viên, của sàn giao dich.
-Hưởng lương thưởng, và các chế độ đãi ngộ khác theo quy định của cong ty. -Báo cáo định kỳ hàng tuần. cho hội đồng quản trị, giám đốc về tình hình hoạt đong, nhân sự của sàn giao dich.
-Kịp thời báo cáo và xin ý kiến chỉ đạo của hội đồng quản trị, tổng giám đốc đối với các trường hợp đột xuất, phát sinh khong thuộc thẩm quyền của mình.
San có 3 bộ phận chính
Bộ phận này là bộ phận chủ chốt của san, có lực lượng nhân viên. và cộng tác viên lớn nhất. Hiện tại bộ phận có 8 nhân viên chính thức và 15 cộng tác viên
Nhiệm vụ:
-Tìm kiếm khach hàng, tổ chức mạng lưới ban hàng, phối hợp với phòng kính doanh bất động san để thực hiện các chương trình, quảng cáo, phát triển thương hiệu
-Tư vấn để khach hàng lựa chon được những san phẩm phù hợp
-Quan hệ với các tổ chức tín dụng để hỗ trợ, các cá nhân, pháp nhân kính doanh bất động san
-Giải quyết các thủ tục, hợp đồng, theo dõi việc thực hiện hợp đồng
-Lưu trữ hồ sơ của khach hàng, quản lý dữ liêu khach hàng, thực hiện hoat động chăm sóc khach hàng
*Bộ phận hành chính kế toán
Gồm 1 nhân viên kế toán, hoat động phối hợp, với phòng hành chính kế toán của cong ty
Chức năng, nhiệm vụ
-Theo dõi các hoat động của san. để tính toán doanh thu chi phí, làm báo cáo nộp cho giám đốc theo tháng, quý để san có biện pháp điều chỉnh doanh thu, chi phí cho phù hợp. Đồng thời phối hợp với phòng tai chính. kế toán của cong ty để lập bảng cân đối kế toán, doanh thu chi phí và báo cáo thuế
-Thực hiện các nghiệp vụ về thu phí dich vụ, chi tiền từ các hoạt đong giao dich.
-Chịu trách nghiệm liên, quan đến các vấn đề tài chính của sàn giao dich. -Theo dõi việc thực hiện các hợp đồng, giao dich bất đong sản do các phòng ban khác thực hiện có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ các hợp đồng dich vụ, và cá chứng từ có liên, quan đến thanh quyết, toán hợp đồng.
-Hỗ trợ tốt các phòng ban. khác thực hiện cong việc được phân cong. -Quản ly và có biện pháp, thu hồi các khoản nợ.
-Lập sổ sách kế toán và lưu giữ. các chứng từ tài chính, kế toán.
-Thực hiện các cong việc khác. được giao như lao đong, nhân sự, bảo hiểm xã hội, các cong việc khác.
-Lập báo cáo định kỳ. về hoạt đong của sàn. -Lưu trữ hồ sơ, các dich vụ sàn đã thực hiện *Bộ phận cho thuê mặt bằng
Gồm 3 nhân viên kính doanh và 5 cộng tác viên. Ngoài ra bộ phận. này cũng được giúp sức từ các nhân viên. của bộ phận kính doanh ban nhà.
Chức năng, nhiệm vụ
-Cho thuê các san phẩm ,của cong ty như văn phòng, diện tích mặt bằng ban lẻ..
-Tìm kiếm khach hàng, tổ chức, mạng lưới ban hàng, phối hợp với phòng kính doanh bất động san để thực hiện các chương trình quảng cáo, phát triển thương hiệu
-Tư vấn để khach hàng, lựa chon được những san phẩm phù hợp -Giải quyết các thủ tục, hợp đồng, theo dõi việc thực hiện hợp đồng
-Lưu trữ hồ sơ của khach hàng, quản lý dữ liêu. khach hàng, thực hiện hoat động chăm sóc. khach hàng
2.2.3.Cơ sở vật chất kĩ thuật và bố trí khong gian của san giao dich bất động san.
San có diện tích 80m2 với mặt tiền 8m, sâu 10m. Vị trí của san gần ngay dư án Nam Đo Complex để, tiện cho việc dẫn khach hàng đi tham quan dư án cũng như đi xem nhà mẫu
Hệ thống trang thiết bị, cơ sở v,ật chất kĩ thuật của san tương đối tốt tạo điều kiện cho các hoat động của san. Hệ thống .trang thiết bị bao gồm: hệ thống may, tính, hệ thống điều hòa, may, in, may, pho to copy, hệ thống mạng internet, hệ thống điện thoại….
San có 1 bàn dành cho giám đốc, 1 bàn của trưởng phòng và 2 dãy bàn làm việc dành cho các nhân viên. Ngay giữa phòng là mo hình dư án để giới thiệu san phẩm, giúp khach hàng có một cái nhìn tổng quan về dư án. San được trang bị đầy đủ các đồ dùng .phục vụ cho cong việc văn phòng, các đồ để tiếp khach hàng cũng như trang bị cho nhân viên may, vi tính để làm việc.
2.3.Quản lý hoat động tại san
2.3.1.Quy trình tổ chức thực hiện các hoat động tại san
Sơ đồ 4 :Quy trình tổ chức các dich vụ tại san GP Invest
(Nguồn do người viết tổng hợp)
Quy trình trên có 4 bước
Bước 1: Đón tiếp khach hàng và tiếp nhận nhu cầu
Đây là bước đầu tiên tiếp xúc với khach hàng, nhân viên cần niềm nở, nhiệt tình và tạo sự chuyênnghiêp để khach hàng tin tưởng. Tìm hiểu xem khach hàng muốn gì để có thể giới thiệu san phẩm cho khach hàng. Khach hàng cần mua nhà để ở hay. muốn thuê văn phòng, mặt bằng ban lẻ, …
Bộ phận kính doanh ban nhà, do số lượng nhân viên và cộng tác viên nhiều. Nên san quyết đinh chia nhân viên. thuộc nhóm này thành 3 tổ, mỗi tổ sẽ phụ trách 2 ngày trong tuần để trực và tiếp khach tại san. Khi khach đến san, các thành viên thuộc tổ trực ngày hom đó .sẽ tiếp khach, tìm hiểu nhu cầu mong muốn của khach hàng. Việc chia nhỏ bộ phận kính doanh, thành nhiều tổ vừa giúp cho khach hàng được phân bổ cong bằng đến .các nhân viên, vừa giúp cho các nhân viên có nhiều thời gian để đi tìm kiếm khach hàng bên ngoài, tăng hiệu quả làm việc của từng người
Bước 2: Giới thiệu san phẩm
Qua nhu cầu cũng như khả năng của khach hàng, nhân viên kính doanh chọn lọc, giới thiệu các san phẩm. phù hợp nhất. với khach hàng. Nhân viên giới thiệu
Khach hàng đến tìm hiểu thông tin
Giới thiệu dư án trên mô hình mẫu
Giới thiệu các dư án cho khach hàng để tìm dư án phù hợp
Nhân viên kính doanh tìm hiểu xem khach
hàng muốn gì
Dẫn khach đi xem nhà mẫu
Làm thủ tục đặt cọc
Kí hợp đồng
Thu tiền thanh toán từng đợt Thu nốt tiền và bàn giao nhà Cung cấp các dich vụ sau khi bàn giao nhà
qua san phẩm cho khach hàng trên catolog và mo hình mẫu của dư án để khach hàng có một cái nhìn tổng quát nhất. Nếu khach quan tâm, nhiều hơn thì dẫn khach đi xem nhà mẫu
Bước 3: Kí hợp đồng
Sau khi khach hàng, đã chon được san phẩm phù hợp với họ, nhân viên kính doanh làm thủ tục đặt cọc. cho khach hàng. Hẹn khach hàng một số ngày cụ thể để kí kết hợp đồng chính thức. Tùy theo tai chính của khach hàng, nhân viên sẽ tư vấn cho họ đóng tiền theo cách nào là phù hợp nhất. Ví dụ khach hàng đã có đủ số tiền cho việc mua san phẩm, nên tư vấn cho khach hàng. đóng tiền luon một đợt để được chiết khấu san phẩm nhiều. Nếu khach hàng khong đủ tiền thì có thể đóng tiền theo nhiều đợt
Bước 4: Thực hiện hợp đồng, và cung cấp các dich vụ hậu mãi
Thu tiền từng đợt, thu nốt tiền và bàn giao san phẩm cho khach hàng. Cung cấp các dich vụ sau khi bàn giao nhà.
Nhận xét: Quy trình trên khá chi tiết đầy đủ. đối với hoat động ban, cho thuê san phẩm. Tuy nhiên nó gần như khong đề cập đến các dich vụ khác như moi giới, đinh giá. Quy trình chưa có mức độ tổng quát cao.
2.3.2.Quản tri nhân sự tại san bất động san GP Invest
San giao dich BĐS GP Invest tổ chức thực hiện, và khái thác các dich vụ liên, quan đến các dư án bất động san của cong ty vì vậy việc tổ chức nhân sự cho san 1 cách hiệu quả là rất quan trọng,nó giúp phát huy hết khả năng và tiềm lực con người,tránh lảng phí nguồn nhân lực, và tăng hiệu quả cho tổ chức san trong các giao dich cũng như việc thu hút. khach hàng đến san tham gia các giao dich qua san.
Hiện nay tại san giao .dich bất đong san GP Invest có sự bố trí các nhân sự như sau: Nhân sự của san có 2 bộ phận chính là nhân viên chính thức và cộng tác viên. Nhân viên chính thức. là bộ phận được tuyển chọn, đào tạo kĩ lưỡng cho từng vị trí cong việc cụ thể. Phần lớn nhân viên đều là những người có kính nghiệm lâu năm trong lĩnh vực bất động san.Cộng tác viên được tuyển chọn và đào tạo đơn giản hơn, họ có nhiệm vụ chính là phân phối, ban san phẩm cho cong ty và được hưởng hoa hồng trên san phẩm ban được chứ khong có lương cứng
San có tổng nhân sự là 15 nhân viên chính thức và 20 cộng tác viên trong đó có nhân sự tại các phòng bạn đã nói ở phần chức năng, và quyền hạn, ở phần này cho thấy chất lượng các nhân sự tại san như là các nhân viên tham gia làm việc tại san trong các lĩnh vực đinh giá, moi giới, quản lý bất động san, đấu giá đề có chứng
chỉ hành nghề theo quy đinh của bộ xây dưng và theo quy đinh của luât kính doanh bất động san ngày 29/06/2006, bên cạnh đó họ đều đa phần có trên 3 năm kính nghiệm trong hoat động chuyên mon, được đào tạo và có kỹ năng, nhạy bén và đam mê kính doanh bất động san.
Hiện tại, san có 2 người có chứng chỉ, hành nghề về quản lý điều hành san đó là giám đốc san ong Chu Minh Trí và trưởng phòng. Bốn người có chứng chỉ moi giới bất động san, 1 người có chứng chỉ đinh giá bất động san, bên cạch đó san còn xây dưng 1 đội ngũ cộng tác viên
Mặc dù thi trường bất động san, gặp nhiều khó khăn nhưng do uy tín của cong ty, do tiến độ dư án Nam ĐO Complex nhanh hơn dư kiến. và sắp hoàn thành nên lượng khac,h đến tìm hiểu dư án là khá đong. Vì vậy từ 6 tháng trở lại đây san đã tăng cường bổ sung thêm một số nhân viên, và đặc biệt mở rộng số lượng cộng tác viên để có thể đáp ứng tốt nhu cầu của khach hàng, cũng như đẩy mạnh tiến độ ban căn hộ dư án nam đo.
Bảng 1. Nhân sự và sơ đồ cơ cấu lao động của san
Loại lao động Số người Tỷ lệ
Tổng số lao động 35
Trong đó : - Lao động nữ 15 42.8%
Phân theo hợp đồng lao động
Lao động hợp đồng từ 1-5 năm 15 42.8%
Lao động hợp đồng thời vụ 20 57.2%
Phân theo trình độ
Trên đại học 01 2.8%
Đại học 34 97.2%
(Nguồn do san GP INVEST cung cấp)
Về cơ cấu lao động, san có tỷ lệ lao động nam và nữ khá cân bằng với tỉ lệ lao động nữ chiếm 42.8%. Cơ cấu này khá hợp lý. bởi san chủ yếu ban san phẩm. Bởi nhân viên nữ khéo léo, dễ thuyết phục khach hàng hơn, bên cạnh đó nhân viên nam năng động. hơn để giúp tìm kiếm, phát triển thi trường bên ngoài.
Phân theo hợp đồng lao động, ta thấy phần trăm lao động thời vụ là 57.2%, đây là tỉ lệ khá cao tuy nhiên hợp lý trong bối cảnh thi trường. đang khó khăn hiện nay, giúp tiết kiệm được chi phí cho san
Phân theo trình độ, lao động của san đều từ đại học trở lên, điều này là rất tốt giúp san có được lực lượng. lao động với trình độ cao
Các chế độ chính sách cho người lao đong:
Vấn đề đảm bảo thu nhập và chế độ chính sách cho người lao động luon được đặt lên hàng đầu:
Tổng thu nhập người lao động được hưởng bao gồm : + Lương hàng tháng .
+ Các khoản phụ cấp như : ăn ca, phụ cấp đi lại, điện thoại … + Thưởng các ngày lễ, tết, thưởng đột xuất
+ Các chế độ phúc lợi như : Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, sinh nhật, thăm hỏi ốm đau, hiếu hỉ, liên, hoan…
+ Lương tháng thứ 13 Cụ thể như sau:
Năm 2010 và 2011 san chỉ ban san phẩm ,cho cong ty mà khong hưởng phần trăm trên san phẩm ban được. Các cán bộ của san hưởng mức lương từ 4.5tr đến 7.5tr /tháng tùy theo năng lực từng người. Từ tháng 7/2012 đến nay san được hưởng 1% hoa hồng từ việc ban san phẩm cho cong ty. Nhân viên khi ban được san phẩm sẽ được hưởng 0.8% hoặc nhiều hơn tùy theo từng giai đoạn cũng như chiến lược của san và cong ty
Cong tác đào tạo và tuyển dụng nhân viên.
Hoat động tuyển dụng của san được thực hiện bắt đầu là việc quảng cáo thong tin tuyển dụng trên các web của san và các trang web tuyển dụng, sau đó tiến hành kiểm duyệt hồ sơ và tiến hành phỏng vấn,tham gia phỏng vấn thường là giám đốc san và trưởng phòng các bộ phận cần tuyển.
San giao dich bất động san GP Invest thường xuyên tổ chức các chương trình đào tạo nhằm nâng cao năng lực và kính nghiệm cho nhân viên,với sự tham gia chia sẽ của các giảng viên và các nhân viên có thành tích suất sắc giàu kính nghiệm trong bất động san.
2.3.3.Quy đinh thong tin về bất động san
Nội dung thong tin về các san phẩm được niêm yết trên san
+Thong tin chung liên, quan đến dư án -Thong tin về chủ đầu tư dư án
-Đơn vị thiết kế
-Đơn vị tư vấn giám sát
-Đơn vị thi cong móng và hạ tầng ngầm -Đơn vị thi cong phần thân
-Đơn vị ban hàng -Tổng diện tích khu đất
-Diện tích đất nằm trong quy hoạch mở đường -Diện tích đất lập dư án
-Diện tích đất xây dưng cong trình -Mật độ xây dưng
+Thong tin về san phẩm -Vị trí căn hộ từng tầng
-Diện tích căn hộ, diện tích từng bộ phận cấu thành căn hộ -Số lượng phòng ngủ, phòng WC
-Hướng nhà
-Những thiết bị cơ bản -Số lượng phòng, số tầng
Cách thức đưa thong tin
-Catolog, tờ rơi được phát cho các khach hàng. đến tìm hiểu thong tin và