Giao nhận, xếp dỡ, lưu kho hàng hoá Làm thủ tục hải quan
3.2.2Giải pháp hoàn thiện các nghiệp vụ nhập khẩu thiết bị văn phòng
- Để nâng cao hiệu quả trong việc đàm phán trực tiếp với đối tác, công ty cần phải hiểu rõ điểm yếu, điểm mạnh của họ và chuẩn bị thật kỹ trước khi tiến hành đàm phán như việc sắp xếp nhân sự và chức năng cụ thể của mỗi người trong đoàn đàm phán, hiểu rõ những nét văn hoá, tập quán thương mại của đối tác để có những chiến lược cụ thể.
- Trong quá trinh đàm phán, các thành viên tham gia đàm phán cần phải có sự tương tác lẫn nhau, sự hỗ trợ cần thiết nhằm tạo nên một khối thống nhất. Tuy nhiên, ban đàm phán của Công ty vẫn chưa có được sự đoàn kết nhất trí trong quá trình đàm phán, các nhân viên đàm phán thường không hiểu hết ý của nhau nên xảy ra những trường hợp ngoài ý muốn và chưa hỗ trợ nhau một cách đúng lúc và kịp thời.
- Trong việc soạn thảo và ký kết hợp đồng, Công ty cần quy định rõ ràng và chặt chẽ các điều khoản, điều kiện trong hợp đồng nhằm tránh những khiếu nại tranh chấp xảy ra.
- Công ty cần chuẩn bị kỹ những giấy tờ cần thiết như: hợp đồng ngoại thương, giấy phép nhập khẩu, giấy phép kinh doanh, tờ khai Hải quan theo mã hàng nhập khẩu… để xuất trình ngay khi có yêu cầu để việc thông quan hàng hoá diễn ra nhanh chóng.
- Thực hiện tốt các khâu của hoạt động nhập khẩu hàng hóa, đặc biệt là khâu kiểm tra hàng hóa nhằm giảm số lượng hàng hóa kém chất lượng, hỏng khi vận chuyển. Công ty cũng cần nắm vững lịch hàng đến cảng, sắp xếp việc dỡ hàng, vận chuyển sao cho hợp lý nhất để giảm chi phí lưu kho, tận dụng được các điều khoản thưởng phạt về thời gian dỡ hàng ra khỏi tàu.
- Trong nghiệp vụ mở L/C: Đơn xin mở L/C cũng là căn cứ để ngân hàng phát hành L/C. Cơ sở để viết đơn xin mở L/C là hợp đồng được ký kết giữa người xuất khẩu và người nhập khẩu. Để tránh phải điều chỉnh L/C vừa mất thời gian vừa tốn kém chi phí, ngay từ đầu công ty cần cân nhắc kỹ nội dung, sao cho vừa chặt chẽ, ngắn gọn, vừa tôn trọng điều khoản đã thoả thuận trong hợp đồng, và nhà xuất khẩu chấp nhận được. Công ty có thể fax đơn xin mở L/C cho nhà xuất khẩu xem trước và cho ý kiến. Hai bên sẽ trao đổi thông tin qua fax, email, telephone…sao cho đi đến sự thống nhất giữa hai bên. Như vậy nếu có thiếu sót, hay có chỗ nào còn vướng mắc, nhà xuất khẩu sẽ fax lại yêu cầu, vừa đơn giản, vừa nhanh chóng vừa tiết kiệm chi phí. Khi hai bên đã hoàn toàn thống nhất, Khải Phàm sẽ tiến hành mở L/C.
- Trong nghiệp vụ thanh toán: Phương thức thanh toán tín dụng chứng từ có rất nhiều ưu điểm. Tuy nhiên không phải không có những hạn chế. Việc thanh toán chỉ dựa trên chứng từ mà không dựa trên thực tế hàng hoá, cho nên bên bán có thể lợi dụng điều đó để được thanh toán. Ví dụ: xuất trình chứng từ giả, chứng từ không thống nhất với hàng hoá. Nếu công ty vẫn thanh toán, công ty phải chấp nhận rủi ro là không nhận được hàng hoặc nhận hàng không đúng với hợp đồng. Để tránh tình trạng này, công ty phải quy định chặt chẽ nội dung, và hình thức của bộ chứng từ. Bộ chứng từ bên bán xuất trình được ngân hàng chấp nhận thanh
toán, phải đảm bảo những yêu cầu sau:
Chứng từ phải do các cơ quan đáng tin cậy cung cấp. Vận đơn phải do hàng tàu đích danh lập.
Hoá đơn thương mại nên có sự xác nhận của đại diện phía công ty, của phòng thương mại hay hoá đơn lãnh sự.
Giấy chứng nhận về số lượng, chất lượng phải do cơ quan có uy tín ở nước xuất khẩu cấp
Trước đó, công ty nên tìm hiểu kỹ càng về đối tác. Công ty có thể tham vấn ý kiến ngân hàng về tinh hình hoạt động kinh doanh của nhà xuất khẩu, tránh tình trạng không nhận được hàng, hoặc nhận hàng không đúng vẫn phải thanh toán.
- Trong nghiệp vụ làm thủ tục hải quan: Để tránh mất thời gian trong khâu làm thủ tục hải quan, công ty nên chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ về lô hàng nhập khẩu mà cơ quan hải quan yêu cầu. Bộ hồ sơ này phải đầy đủ số lượng và chất lượng, chủng loại cần thiết. Việc kê khai hàng hoá phải đảm bảo đúng theo quy định của biểu thuế, để thuận lợi, nhanh chóng trong khâu kiểm hoá. Do đó công ty nên có một cán bộ chuyên phụ trách về vấn đề này nhằm tiết kiêm thời gian và chi phí cần thiết. Cán bộ làm thủ tục hải quan sẽ chịu trách nhiệm về toàn bộ thủ tục, giấy tờ liên quan đến lô hàng nhập khẩu. Anh ta có mối liên hệ thường xuyên với bộ phận hải quan để luôn cập nhật mọi thông tin, những diễn biến tình hình, hay những thay đổi liên quan đến lô hàng. Cán bộ này cũng phải luôn nghiên cứu tìm hiểu những quy định mới liên quan đến thủ tục hải quan: như danh mục hàng hoá cấm xuất nhập khẩu, danh mục hàng hoá miễn thuế, miễn kiểm tra…
Công ty cũng nên áp dụng hình thức thông quan điện tử nhiều hơn để tiết kiệm thời gian và công sức. Công ty chỉ cần nạp dữ liệu của tờ khai hàng hóa xuất nhập khẩu vào phần mềm được cài đặt tại trụ sở của mình sau đó chuyển đến cơ quan Hải quan qua hệ thống mạng. Khi đến nộp hồ sơ chính thức, các dữ liệu đã có sẵn trong hệ thống máy móc của cơ quan Hải quan, chính sách mặt hàng và chính sách thuế áp dụng cho lô hàng đó hầu như đã được định trước, công ty không mất thời gian chờ đợi. Với hình thức này, thời gian làm thủ tục hải quan giảm đáng kể cả ở khâu đăng ký và thanh khoản; mặt khác sẽ giảm thiểu thời gian đi lại, chi phí của công ty khi làm thủ tục.