Trước đây, khi xử lý đơn yêu cầu xác lập quyền sở hữu công nghiệp, cán bộ Cục Sở hữu trí tuệ phải sử dụng các biện pháp thủ công như tra tủ phiếu để so sánh, đánh giá tính tương tự với các đối chứng.
Từ năm 2000 đến năm 2004, Chính phủ Nhật Bản đã tài trợ cho Việt Nam Dự án “Hiện đại hoá quản trị sở hữu công nghiêp” tại Cục Sở hữu trí tuệ. Dự án này đã xây dựng được một hệ thống quản trị đơn hiện đại, hỗ trợ hầu hết các công việc xử lý đơn sở hữu công nghiệp của Cục Sở hữu trí tuệ (hệ thống IPAS). Nhưng thành quả trên chỉ mới phát huy tác dụng trong nội bộ Cục SHTT, về cơ bản chưa mang lại tiện ích cho các cơ quan và công chúng của Việt Nam. Vì vậy cuối năm 2004, theo đề nghị của Chính phủ Việt Nam, Chính phủ Nhật Bản quyết định tiếp tục hợp tác với Việt Nam triển khai dự án “Ứng dụng thông tin sở hữu trí tuệ tại Việt Nam” (UTIPINFO), triển khai từ 01/01/2005 đến 31/3/2009.
Dự án “Ứng dụng thông tin sở hữu trí tuệ tại Việt Nam” (UTIPINFO), được Chính phủ Nhật Bản tài trợ với kinh phí 530 triệu Yên (5,4 triệu USD), do Cục Sở hữu trí tuệ - Bộ Khoa học và Công nghệ thực hiện từ tháng 01/2005 đến tháng 3/2009. [7]
Hệ thống thông tin sở hữu trí tuệ bao gồm: Hệ thống quản trị đơn, hệ thống tra cứu thông tin phục vụ thẩm định đơn, hệ thống thư viện điện tử dành cho công
80
chúng và hệ thống nộp đơn điện tử. Trừ hệ thống quản trị đơn được xây dựng từ năm 2004, 3 hệ thống sau được xây dựng bởi Dự án UTIPINFO. Các thành quả mà Dự án hướng tới là công chúng Việt Nam và thế giới.
Trong hai năm qua, Dự án UTIPINFO đã triển khai và đưa nhiều hạng mục vào áp dụng thực tế. Có thể kể đến là Hệ thống tra cứu thông tin sở hữu công nghiệp (sáng chế, giải pháp hữu ích, kiểu dáng công nghiệp, nhãn hiệu hàng hoá) dành cho thẩm định viên của Cục Sở hữu trí tuệ. Đặc biệt, trong tháng 02/2007, Dự án đã đưa vào sử dụng Hệ thống thư viện điện tử về sở hữu công nghiệp với địa chỉ http://iplib.noip.gov.vn. Thư viện này chứa thông tin về khoảng 130.000 đơn sở hữu công nghiệp các loại và trên 90.000 văn bằng bảo hộ, bao gồm các đơn đã nộp vào Cục Sở hữu trí tuệ từ năm 1982 và đã được công bố trên Công báo Sở hữu công nghiệp, trong đó có cả thông tin về các văn bằng bảo hộ đã được cấp. Thư viện IP phục vụ 24/24 h trong ngày, 7 ngày trong tuần và sẽ được cập nhật thường xuyên từ Hệ thống quản trị đơn của Cục Sở hữu trí tuệ.
Dự án cũng đã phát triển Hệ thống nộp đơn điện tử phi trực tuyến (E-Filing Off-line), dự kiến sẽ đưa vào sử dụng trong giai đoạn 2010-2015. Hệ thống nộp đơn điện tử phi trực tuyến tạo điều kiện cho người nộp đơn có thể mang các dữ liệu điện tử về đơn của mình chứa trong các vật mang tin, và chuyển cho Cục Sở hữu trí tuệ để nhập thẳng vào Hệ thống quản trị đơn. Làm như vậy sẽ giảm bớt nhân công nhập dữ liệu, bảo đảm chính xác của dữ liệu và góp phần rút ngắn thời gian xem xét đơn tại Cục Sở hữu trí tuệ.
Trong thời gian tới, dự án có kế hoạch hoàn thiện, nâng cấp các hệ thống đã xây dựng, đồng thời phát triển Hệ thống nộp đơn điện tử trực tuyến qua Internet (E- Filing On-line).
Nhờ dự án, Cục Sở hữu trí tuệ đã có một hệ thống mạng máy tính hiện đại gồm 5 máy chủ mạnh và khoảng 200 máy trạm dành cho xét nghiệm viên để xử lý đơn trong tất cả các công đoạn.