II. KỸ NĂNG CỦA THƯ KÝ TOÀ ÁN TRONG GIẢI QUYẾT VỤ ÁN DÂN SỰ
2.1.2. Kỹ năng của Thư ký Toà án trong giai đoạn hoà giải và chuẩn bị xét xử sơ thẩm vụ án dân sự.
thẩm vụ án dân sự.
2.1.2.1. Trong quá trình thu thập, xác minh chứng cứ, xây dựng hồ sơ vụ án - Thông báo việc thụ lý vụ án
+ Soạn thảo, gửi thông báo việc thụ lý.
Khoản 1 Điều 174 BLTTDS quy định: “Trong thời hạn ba ngày làm việc kể từ ngày thụ lý vụ án, Toà án phải thông báo bằng văn bản cho bị đơn, cá nhân, cơ quan, tổ chức có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan đến việc giải quyết vụ án, cho Viện kiểm sát cùng cấp về việc Toà án đã thụ lý vụ án”.
Căn cứ quy định nêu trên, ngày sau khi thụ lý vụ án, Thư ký Toà án phải nghiên cứu ngay hồ sơ khởi kiện để soạn thảo văn bản thông báo. Thông báo việc thụ lý vụ án được soạn theo Mẫu số 05, ban hành kèm theo Nghị quyết số 02/2006/NQ-HĐTP ngày 12/5/2006.
+ Tiếp nhận văn bản trả lời thông báo và các tài liệu, chứng cứ do đương sự giao nộp. Khi người được thông báo gửi hoặc nộp văn bản trả lời và các tài liệu, chứng cứ, Thư ký Toà án phải ghi sổ, báo cáo Thẩm phán và đưa văn bản, tài liệu vào hồ sơ vụ án.
- Tham gia các hoạt động thu thập, xác minh chứng cứ
Việc áp dụng các biện pháp thu thập, xác minh chứng cứ do Thẩm phán quyết định và trực tiếp chỉ đạo và tuỳ thuộc vào phạm vi, nội dung những vấn đề cần phải làm rõ trong vụ án. Thư ký Toà án là người giúp Thẩm phán tiến hành các công việc chuẩn bị đồng thời trực tiếp tham gia để ghi chép biên bản.
+ Khi đương sự viết bản tự khai, Thư ký Toà án có trách nhiệm hướng dẫn cho đương sự viết và tiếp nhận bản tự khai của đương sự.
+ Khi lấy lời khai của đương sự, của người làm chứng, Thư ký Toà án có trách nhiệm ghi biên bản.
+ Khi xem xét, thẩm định tại chỗ, ngoài việc ghi biên bản với nội dung như quy định tại khoản 2 Điều 89 BLTTDS, Thư ký Toà án có trách nhiệm thực hiện các công việc chuẩn bị cho việc xem xét, thẩm định tại chỗ, như: soạn thảo Quyết định xem xét, thẩm định tại chỗ và công văn gửi UBND, hoặc cơ quan, tổ chức nơi có đối tượng cần thẩm định, để Thẩm phán ký. Nội dung của Quyết định xem xét, thẩm định tại chỗ
được soạn thảo theo hướng dẫn tại mục 5 phần IV Nghị quyết số 04/2005/NQ-HĐTP ngày 17/9/2005 của Hội đồng Thẩm phán Toà án nhân dân tối cao và Mẫu số 01b ban hành kèm theo Nghị quyết này. Thư ký Toà án có trách nhiệm liên hệ với các cá nhân, cơ quan, tổ chức có liên quan đến việc thẩm định tại chỗ.
+ Khi cần trưng cầu giám định, định giá tài sản tranh chấp, uỷ thác thu thập chứng cứ hoặc yêu cầu cá nhân, cơ quan, tổ chức cung cấp chứng cứ, Thư ký Toà án có trách nhiệm soạn thảo các văn bản, quyết định để Thẩm phán ký, chuyển giao văn bản, quyết định và liên hệ với các cá nhân, cơ quan, tổ chức liên quan đến việc thu thập chứng cứ để tiếp nhận kết quả. Mẫu các quyết định được ban hành kèm theo Nghị quyết số 04/2005/NQ-HĐTP ngày 17/9/2005 của Hội đồng Thẩm phán Toà án nhân dân tối cao bao gồm:
Quyết định trưng cầu giám định theo Mẫu số 01c; Quyết định định giá tài sản theo Mẫu số 01d;
Quyết định yêu cầu cung cấp chứng cứ theo Mẫu số 01đ; Quyết định uỷ thác thu thập chứng cứ theo Mẫu số 01e.
2.1.2.2. Trong hoà giải vụ án dân sự
- Thông báo về việc hoà giải. Thư ký Toà án có trách nhiệm soạn thảo thông báo phiên hoà giải theo yêu cầu của Thẩm phán. Thông báo phiên hoà giải soạn thảo theo Mẫu số 06 ban hành kèm theo Nghị quyết số 02/2006/NQ-HĐTP ngày 12/5/2006.
- Tại phiên hoà giải, Thư ký Toà án có trách nhiệm kiểm tra sự có mặt của những người tham gia hoà giải và báo cáo Thẩm phán chủ trì phiên hoà giải. Khi tiến hành phiên hoà giải, Thư ký Toà án có trách nhiệm ghi biên bản hoà giải. Biên bản hoà giải phải có đủ những nội dung quy định tại Điều 186 BLTTDS.
Trong trường hợp hoà giải thành, thì Thư ký Toà án lập biên bản hoà giải thành. Theo hướng dẫn tại mục 6 Phần II của Nghị quyết số 02/2006/NQ-HĐTP ngày 12/5/2006 và Công văn số 107/KHXX ngày 23/6/2006 của Toà án nhân dân tối cao, khi lập biên bản hoà giải thành cần chú ý một số điểm sau đây:
Một là: biên bản hoà giải thành là biên bản được trích từ biên bản hoà giải có nội dung thoả thuận của các bên. Do đó, biên bản hoà giải thành chỉ cần ghi là căn cứ vào biên bản hoà giải, mà không cần phải ghi đầy đủ diễn biến của phiên hoà giải.
Hai là: phần cuối của biên bản phải ghi quyền của các bên liên quan được quyền thay đổi nội dung đã thoả thuận với nhau; sau thời hạn 7 ngày, kể từ ngày lập biên bản, nếu không có ai thay đổi, thì Toà án sẽ ra quyết định công nhận sự thoả thuận của các
đương sự.
Ba là: biên bản phải có đủ chữ ký của Thẩm phán chủ trì phiên hoà giải, Thư ký Toà án ghi biên bản, các đương sự tham gia hoà giải; biên bản phải được đóng dấu Toà án. Bốn là: Hết thời hạn 7 ngày, kể từ ngày lập biên bản, nếu không có ai thay đổi, thì Thư ký Toà án soạn thảo Quyết định công nhận sự thoả thuận của các đương sự trình Thẩm phán ký và gửi cho các bên, cho Viện kiểm sát và cơ quan thi hành án dân sự. Quyết định công nhận sự thoả thuận của đương sự được soạn thảo theo Mấu số 09 ban hành kèm theo Nghị quyết số 02/2006/NQ-HĐTP ngày 12/5/2006.
2.1.2.3. Chuẩn bị cho việc mở phiên toà
- Chuẩn bị dự thảo Quyết định đưa vụ án ra xét xử, giấy triệu tập. Nếu hoà giải không thành và không có căn cứ để tạm đình chỉ, đình chỉ giải quyết vụ án, thì trong thời hạn được quy định tại khoản 1 Điều 179 BLTTDS, Thẩm phán phải ra Quyết định đưa vụ án ra xét xử. Thư ký Toà án có trách nhiệm soạn thảo Quyết định đưa vụ án ra xét xử theo Mẫu số 12 ban hành kèm theo Nghị quyết số 02/2006/NQ-HĐTP ngày 12/5/2006. Trên cơ sở Quyết định đưa vụ án ra xét xử, Thư ký Toà án làm giấy triệu tập tham gia phiên toà do Thẩm phán ký và tống đạt Quyết định đưa vụ án ra xét xử cho các đương sự và Viện kiểm sát cùng cấp, tống đạt giấy triệu tập cho những người được triệu tập tham gia phiên toà.
- Liên hệ mời Hội thẩm nhân dân và bố trí thời gian, địa điểm để Hội thẩm nghiên cứu hồ sơ vụ án.
Sau khi đã tống đạt Quyết định đưa vụ án ra xét xử và giấy triệu tập tham gia phiên toà, Thư ký Toà án phải kiểm tra lại việc tống đạt. Nếu phát hiện việc tống đạt không hợp lệ hoặc không có kết quả, Thư ký Toà án phải báo cáo ngay với Thẩm phán đồng thời thực hiện việc tống đạt lại.
Nếu có yêu cầu xin hoãn phiên toà, hoặc các trường hợp khác mà đương sự, Luật sư không thể tham gia phiên toà, Thư ký Toà án phải báo cáo ngay với Thẩm phán để xử lý.
Nếu phiên toà sơ thẩm có sự tham gia của Viện kiểm sát nhân dân, thì Thư ký Toà án phải chuyển hồ sơ vụ án cho Viện kiểm sát nghiên cứu theo quy định tại Điều 21 BLTTDS (chú ý là đã có sửa đổi, bổ sung năm 2011).