kinh doanh và xuất nhập khẩu Lam Sơn
Công ty cổ phần sản xuất kinh doanh và xuất nhập khẩu Lam Sơn là một công ty kinh doanh đa ngành nghề:
Các lĩnh vực kinh doanh chủ yếu của công ty: - Thức ăn chăn nuôi
- Lương thực , thực phẩm - Vật tư nông nghiệp - Thuốc bảo vệ thực vật - Vận tải…
Trong đó, mặt hàng thức ăn chăn nuôi là một trong những mặt hàng mang lại doanh thu chủ yếu cho công ty. Theo phạm vi nghiên cứu của luận văn, ở đây, em chỉ xin nêu chi tiết về mặt hàng thức ăn chăn nuôi. Công ty kinh doanh 3 loại thức ăn chăn nuôi dành cho gia cầm, dành cho gia súc và thức ăn cho cá. Trong đó có các loại dành cho gia cầm như: gà , vịt, chim cút, dành cho gia súc thì chủ yếu là lợn, ngoài ra còn thêm thức ăn cho bò. Vì đây là những loài vật nuôi phổ biến của nông dân Việt Nam.
Mặt hàng thức ăn chăn nuôi được công ty nhập về từ một số công ty lớn chuyên sản xuất, cung ứng các loại thức ăn chăn nuôi. Sau khi nhập về, mặt hàng này tiếp tục được công ty phân phối cho các khách hàng gồm: các trang trại chăn nuôi trên địa bàn thành phố Thái Bình, mở rộng ra một số khu vực lân cận như Nam Định, Hưng Yên, Hải Phòng..., ngoài ra công ty cũng là nhà cung cấp mặt hàng thức ăn chăn nuôi cho một số công ty nhỏ lẻ khác như: công ty TNHH Lương Việt, doanh nghiệp tư nhân Việt Tiến... và các đại lý bán đúng giá hưởng hoa hồng.
Mặt hàng thức ăn chăn nuôi được đóng bao bì và tính theo đơn vị: bao Giá của bao bì đã bao gồm trong giá cả hàng hóa
3.4.2.1. Chứng từ sử dụng và luân chuyển chứng từ trong kế toán bán hàng thức ăn chăn nuôi tại công ty cổ phần sản xuất kinh doanh và xuất nhập khẩu Lam Sơn
Kế toán bán hàng trong công ty tuân thủ theo chế độ và chuẩn mực kế toán do bộ tài chính ban hành. Do đó hệ thống chứng từ kế toán mà công ty áp dụng được thực hiện theo đúng nội dung, phương pháp lập, ký chứng từ theo quy định của luật kế toán, các văn bản pháp luật có liên quan đến chứng từ kế toán và các quy định trong chế độ kế toán Việt Nam.
Chứng từ sử dụng trong kế toán bán hàng thức ăn chăn nuôi:
Hóa đơn GTGT : được sử dụng khi công ty phát sinh nghiệp vụ bán hàng. Lúc này kế toán lập hóa đơn GTGT, trên hóa đơn có thông tin về công ty, đơn vị mua hàng; chi tiết về loại hàng thức ăn chăn nuôi được cung cấp.
Hóa đơn GTGT là căn cứ để ghi nhận doanh thu, số thuế GTGT đầu ra phải nộp; gồm 3 liên:
Liên 1: lưu tại quyển gốc hóa đơn Liên 2: giao cho khách hàng Liên 3: lưu nội bộ
Hợp đồng kinh tế với khách hàng: là căn cứ để xác nhận việc mua bán hàng hóa của công ty với khách hàng và xác nhận trách nhiệm của mỗi bên trong việc mua bán đó
Phiếu xuất kho: Khi hợp đồng kinh tế được ký kết, kế toán lập phiếu xuất kho cho loại mặt hàng thức ăn chăn nuôi cần xuất, liên 2 được giao cho thủ kho để làm căn cứ xuất hàng, sau khi ghi thẻ kho thủ kho chuyển cho kế toán để kế toán ghi vào cột đơn giá, thành tiền, lập hóa đơn GTGT.
Phiếu xuất kho bao gồm các thông tin về: tên, nhãn hiệu, quy cách, mã số, đơn vị tính của hàng hóa được xuất, chỉ ghi số lượng thực xuất chứ không ghi đơn giá và thành tiền.
Mẫu phiếu xuất kho mặt hàng thức ăn chăn nuôi - phụ lục số: 01
Phiếu thu: là chứng từ do kế toán lập, ghi nhận số tiền khách hàng thanh toán tiền mua hàng cho công ty, là căn cứ để ghi sổ quỹ tiền mặt, sổ chi tiết thanh toán với khách hàng.
Khi khách hàng mua thức ăn chăn nuôi của công ty mà thanh toán ngay bằng tiền mặt, kế toán sẽ lập phiếu thu đính kèm hóa đơn giá trị gia tăng để làm căn cứ ghi sổ kế toán.
Mẫu phiếu thu - phụ lục số: 02
Phiếu xuất kho gửi hàng đại lý: là chứng từ được lập khi công ty xuất kho gửi hàng cho bên nhận đại lý. Chứng từ này thay thế cho hóa đơn khi hàng vận chuyển trên đường, là căn cứ để cơ quan thuế kiểm tra.
Mẫu phiếu xuất kho gửi hàng đại lý - phụ lục số: 14
Ngoài ra, kế toán bán hàng còn sử dụng một số chứng từ khác: - Hóa đơn cước phí vận chuyển.
- Phiếu chi, giấy báo nợ , báo có của ngân hàng...
Trình tự luân chuyển chứng từ:
Khi phát sinh các nghiệp vụ liên quan tới hàng bán như xuất kho gửi đại lý, xuất hàng cho khách hàng... các chứng từ liên quan phải được tập trung vào bộ phận kế toán bán hàng, sau khi kiểm tra xác minh tính pháp lý của các chứng từ đó, kế toán căn cứ vào đó để ghi vào sổ nhật ký chung và từ nhật kí chung được ghi vào sổ cái các tài khoản theo quy định. Các chứng từ này phải được bảo quản, lưu trữ cẩn thận phục vụ cho việc kiểm tra đối chiếu sau này.
Trình tự ghi sổ kế toán khi phát sinh các nghiệp vụ xuất bán thức ăn chăn nuôi: Phụ lục số 15.
3.4.2.2. Kế toán bán hàng thức ăn chăn nuôi tại công ty cổ phần sản xuất kinh doanh và xuất nhập khẩu Lam Sơn theo phương thức bán buôn
Trong phương thức bán buôn mặt hàng thức ăn chăn nuôi tại công ty có phát sinh các trường hợp sau:
Trường hợp bán buôn qua kho:
Khách hàng có nhu cầu mua mặt hàng thức ăn chăn nuôi của công ty có thể cử người mang giấy ủy nhiệm đến kho công ty trực tiếp nhận hàng và vận chuyển hàng về. Đại diện bên khách hàng ký nhận đã đủ hàng vào hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu xuất kho đồng thời thanh toán tiền cho công ty hoặc ký nhận nợ. Trường hợp, khách hàng không tới trực tiếp kho công ty để nhận hàng, công ty sẽ căn cứ vào đơn đặt hàng để xuất kho gửi hàng cho khách hàng.
Trường hợp bán buôn vận chuyển thẳng: mặt hàng thức ăn chăn nuôi sau khi mua về từ nhà cung cấp sẽ không mang về nhập kho mà tiến hành bán ngay cho khách hàng. Công ty có thể giao hàng cho khách tại một địa điểm hai bên thỏa thuận hoặc dùng phương tiện vận tải của mình gửi hàng cho khách hàng.
Kế toán doanh thu bán hàng thức ăn chăn nuôi:
Thời điểm ghi nhận:
Trường hợp công ty giao hàng trực tiếp cho khách hàng: doanh thu được ghi nhận khi đại diện bên mua ký nhận đã đủ hàng vào phiếu xuất kho, hóa đơn giá trị gia tăng và chấp nhận thanh toán cho công ty.
Trường hợp công ty gửi hàng cho khách hàng: doanh thu được ghi nhận ngay khi hàng hóa đang trên đường vận chuyển tới cho khách hàng.
Cách thức hạch toán: Công ty sử dụng phương pháp kế toán là phương pháp kê khai thường xuyên và tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Vì vậy, doanh thu phản ánh là doanh thu chưa bao gồm thuế GTGT.
Chứng từ sử dụng trong kế toán doanh thu bán thức ăn chăn nuôi là hóa đơn GTGT của hàng xuất bán. Căn cứ vào hóa đơn, kế toán có thể thấy số tiền bán hàng chưa bao gồm thuế, thuế GTGT và tổng giá thanh toán.
Ví dụ như: nhìn vào hóa đơn GTGT 73897 ( phụ lục số : 03 ) , kế toán biết được các thông tin về trị giá chưa thuế của mặt hàng: thức ăn hỗn hợp VT- V33 là 22,000,000 ; thuế GTGT đầu ra phải nộp là 10%: 2,200,000; tổng giá thanh toán là : 24,200,000.
SỔ NHẬT KÝ CHUNG
ĐVT: VNĐ
Từ nhật ký chung, kế toán phán ánh doanh thu bán hàng vào sổ cái tài khoản 511:
SỔ CÁI
Tài khoản 511: doanh thu bán hàng
ĐVT: VNĐ
Đồng thời với việc ghi nhật ký chung, kế toán phản ánh doanh thu bán hàng thức ăn chăn nuôi trên tài khoản chi tiết TK 51111 : Doanh thu bán thức ăn chăn nuôi
SỔ CHI TIẾT
Tài khoản 51111: Doanh thu bán thức ăn chăn nuôi
ĐVT: VNĐ
Ngày Chứng từ Diễn giải TK Số phát sinh Số dư Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đã ghi Stt dòng Số hiệu Số phát sinh Số Ngày Nợ Có A B C D E F G 1 2 05/02/10 73897 05/02/10 Phải thu công ty Minh Huy 131 24,200,000 05/02/10 73897 05/02/10 Thuế GTGT đầu ra phải nộp 3331 22,000,000 05/02/10 73897 05/02/10 Doanh thu bán VT- V33 5111 2,200,000 Ngày ghi sổ
Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung TK đ/ư Số phát sinh Số Ngày Trang sổ Stt dòng Nợ Có A B C D E F G 1 2 05/02/10 73897 05/02/10 Xuất hỗn hợp VT- V33 131 22,000,000
Ngày Số Nợ Có Nợ Có A B C D E 1 2 3 4 05/02/10 05/02/10 7389 7 Xuất hỗn hợp VT- V33 131 22,000,000 22,000,000
Kế toán giá vốn mặt hàng thức ăn chăn nuôi
Chứng từ sử dụng trong kế toán giá vốn mặt hàng thức ăn chăn nuôi là : phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, hóa đơn GTGT, bảng tổng hợp nhập - xuất- tồn.
Công ty sử dụng phương pháp tính giá cho mặt hàng thức ăn chăn nuôi xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ.
Theo phương pháp này, đến cuối kỳ mới tính trị giá vốn của số hàng xuất kho trong kỳ. Cuối mỗi tháng kế toán căn cứ vào giá mua, giá nhập, lượng hàng thức ăn chăn nuôi đầu kỳ và nhập trong kỳ để tính giá đơn vị bình quân:
Trị giá thực tế hàng thức ăn chăn nuôi xuất bán = giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ x khối lượng thức ăn chăn nuôi xuất bán.
Khi hạch toán giá vốn, kế toán chỉ ghi nội dung diễn giải nghiệp vụ vào sổ nhật ký chung, đến cuối kỳ sau khi xác định được giá đơn vị bình quân mới tính giá vốn và ghi vào sổ. SỔ NHẬT KÝ CHUNG ĐVT: VNĐ Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đã ghi Stt dòng Số hiệu Số phát sinh Số Ngày Nợ Có A B C D E F G 1 2 Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ = Trị giá thực tế số hàng thức ăn chăn nuôi tồn kho
đầu kỳ +
Trị giá thực tế số hàn thức ăn chăn nuôi nhập kho
trong kỳ Số lượng hàng thức ăn
chăn nuôi tồn đầu kỳ +
Số lượng hàng thức ăn chăn nuôi nhập trong kỳ
05/02/10 73897 05/02/10 Xuất hỗn hợp VT- V33 1561 19,200,000 05/02/10 73897 05/02/10 Gía vốn hàng VT-V33 632 19,200,000
Từ sổ nhật ký chung, kế toán phản ánh trị giá vốn từng mặt hàng thức ăn chăn nuôi xuất bán vào sổ cái TK 632
SỐ CÁI
Tài khoản 632: giá vốn hàng bán (trích)
ĐVT: VNĐ
Kế toán bán hàng thức ăn chăn nuôi không sử dụng sổ chi tiết cho tài khoản 632 để theo dõi chi tiết giá vốn riêng cho mặt hàng này.
Kế toán khoản phải thu khách hàng
Công ty theo dõi các khoản phải thu riêng cho từng khách hàng. Vì các khách hàng tiêu thụ thức ăn chăn nuôi của công ty chủ yếu là các khách hàng lâu dài và cố định. Do đó, việc theo dõi chi tiết cho từng khách hàng sẽ giúp công ty quản lý chặt chẽ và dễ dàng hơn trong việc thu hồi các khoản công nợ phát sinh.
Khách hàng ký kết hợp đồng mua thức ăn chăn nuôi của công ty mà áp dụng hình thức thanh toán trả chậm, khi xuất hàng cho khách kế toán lập hóa đơn giá trị gia tăng , đây là căn cứ để phản ánh khoản phải thu của khách hàng.
Dựa trên hóa đơn GTGT kế toán ghi sổ nhật ký chung đồng thời ghi sổ chi tiết TK 1311: theo dõi chi tiết cho từng khách hàng tiêu thụ thức ăn chăn nuôi của công ty ( phụ lục số: 04 ), từ nhật ký chung phản ánh khoản phải thu khách hàng vào sổ cái TK 131 (Phụ lục số: 05 )
Ngày ghi sổ
Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung TK đ/ư Số phát sinh Số Ngày Trang sổ Stt dòng Nợ Có A B C D E F G 1 2 05/02/10 73897 05/02/10 Xuất hỗn hợp VT- V33 1561 19,200,000
Ngoài ra, kế toán còn mở sổ chi tiết bán hàng theo từng khách hàng. Ví dụ: mở sổ chi tiết phải thu của công ty cổ phần XNK thủy sản An Giang.
SỔ CHI TIẾT BÁN HÀNG THEO KHÁCH HÀNG
Khách hàng: Công ty cổ phần XNK thủy sản An Giang.
ĐVT: VNĐ Ngày Chứng từ Tên hàng Diễn giải Số
lượng Đơn giá
Thành tiền Giá vốn 07/02/10 PX12 VT1 Xuất bán thức ăn hỗn hợp VT1 100 525,000 52,500,000 48,000,000 22/02/10 PX13 L11S Xuất bán thức ăn hỗn hợp L100S 50 400,000 20,000,000 17,500,000 Cộng 150 925000 72,500,000 65,500,000
3.4.2.3. Kế toán bán hàng thức ăn chăn nuôi tại Công ty cổ phần sản xuất kinh doanh và xuất nhập khẩu Lam Sơn theo phương thức bán hàng đại lý
Loại hình đại lý: đại lý bán đúng giá hưởng hoa hồng
Đặc điểm : đại lý bán đúng giá hưởng hoa hồng có trách nhiệm bán hàng theo thỏa thuận trong hợp đồng đại lý ký kết với công ty. Theo đó, giá bán ra của mặt hàng thức ăn chăn nuôi do bên công ty quy định, đại lý có trách nhiệm bán đúng giá đã quy định và được hưởng một khoản hoa hồng tương ứng là 2% tính trên giá bán ra. Bên nhận bán đại lý thanh toán tiền hàng cho công ty sau khi bán được toàn bộ lô hàng kí kết trong mỗi hợp đồng. Số tiền này đã khấu trừ khoản hoa hồng mà bên nhận đại lý được hưởng.
Kế toán doanh thu bán hàng thức ăn chăn nuôi:
Thời điểm ghi nhận: kế toán ghi nhận doanh thu của số hàng thức ăn chăn nuôi xuất bán khi nhận được bảng kê hóa đơn bán ra của lô hàng gửi đại lý .
Doanh thu ghi nhận là doanh thu sau khi đã khấu trừ khoản hoa hồng đại lý mà công ty phải chi trả cho bên nhận đại lý. Trong đó:
Hoa hồng đại lý = 2 % x giá bán đơn vị x số lượng hàng thức ăn chăn nuôi bán ra.
Doanh thu = ( 1 – 2 %) x giá bán đơn vị x số lượng hàng thức ăn chăn nuôi bán ra.
Sau khi kế toán nhận được bảng kê hóa đơn bán ra của lô hàng thức ăn chăn nuôi mà đại lý đã bán được. Căn cứ vào bảng kê hóa đơn bán ra, kế toán lập hóa đơn giá trị gia tăng của số hàng bán ra gửi cho bên đại lý. Kế toán phản ánh nghiệp vụ bán hàng đại lý trên sổ nhật ký chung đồng thời ghi sổ chi tiết TK 51111- Doanh thu bán thức ăn chăn nuôi, từ nhật ký chung ghi sổ cái tài khoản 511- Doanh thu bán hàng
SỔ NHẬT KÝ CHUNG ĐVT: VNĐ Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đã ghi Stt dòng Số hiệu Số phát sinh Số Ngày Nợ Có A B C D E F G 1 2 28/04/09 73562 28/04/09 Gía vốn 632 192,000,000 28/04/09 73562 28/04/09 Lô hàng theo HĐ 0101289 157 192,000,000
28/04/09 73562 28/04/09 Tiền gửi ngân hàng 1121 237,133,050 28/04/09 73562 28/04/09 Hoa hồng đại lý 641 4,399,500 28/04/09 73562 28/04/09 Thuế GTGT của hoa hồng 1331 439,950 28/04/09 73562 28/04/09 Doanh thu 511 219,975,000 28/04/09 73562 28/04/09 Thuế GTGT đầu ra 3331 21,997,500
Kế toán giá vốn mặt hàng thức ăn chăn nuôi:
Hạch toán giá vốn trong trường hợp bán hàng đại lý tương tự như trong trường hợp bán buôn. Ở đây chỉ khác là tài khoản đối ứng sử dụng trong kế toán giá vốn là TK 157 – Hàng gửi bán.
Sau khi nhận được bảng kê hóa đơn bán hàng của bên đại lý, lúc này hàng hóa đã được xác định là tiêu thụ. Kế toán ghi sổ nhật ký chung phản ánh tương tự như trong kế