3.2.2.1. Đẩy nhanh tiến độ xử lý các tài sản, vật tư không cần dùng
Để nâng cao hiệu sử dụng tài sản bên cạnh việc đưa máy móc thiết bị mới vào sử dụng cần phải nhanh chóng xử lý các tài sản, vật tư đã khấu hao hết, không có giá trị hay không có nhu cầu sản xuất với các tài sản đó. Trong công ty hiện còn tồn tài nhiều loại máy móc thiết bị đã được khấu hao hết mà chưa thanh lý được, việc chưa thanh lý được đã làm cho doanh nghiệp mất một khoản chi phí để bảo quản, quản lý phòng tài chính kế toán. Làm cho việc hạch toán phát sinh thêm nhiều chi phí không có ích.
Do vậy, Công ty cần tổ chức nhanh chóng việc thanh lý, nhượng bán các tài sản này một các dứt điểm những. Để phục hồi nhanh lượng vốn để tiến hành sản xuất kinh doanh có hiệu quả hơn.
3.2.2.2. Nâng cao hiệu quả sử dụng tổng tài sản
Công ty cần ban hành các quy chế cụ thể về tài chính, quy chế này cần được xây dựng trên quy chế tái chính của bộ xây dựng, tổng Công ty cổ phần xuất nhập khẩu xây dụng Việt Nam. Có tính đến những đặc thù riêng của công ty. Đối với các đơn vị thành viên, các đội xây dựng cần có sự phần quyền cụ thể rõ ràng. Đối với xí nghiệp, văn phòng…vv Công ty chỉ rõ quyền, trách nhiệm rõ ràng trong việc sử dụng tài sản cố định. Việc phân quyền quyết định sử dụng tài sản cố định sẽ tạo điều kiện cho mỗi bộ phận hoạt động linh hoạt hơn. Và nâng cao trách nhiệm trong việc bảo vệ tài sản hơn.
Cải thiện các chỉ tiêu về sử dụng hiệu quả tổng tài sản như: tỷ suất sinh lời, hiệu suất sử dụng tổng tài sản. Như đã phân tích ở trên, trong các năm vừa qua thì các chỉ tiêu này giảm dần. Do vậy vấn đề đặt ra trong nhưng năm tới công ty cần nâng cao được giá trị hiệu quả sử dụng của công suất tài sản sao cho mức tăng doanh thu, lợi
51
nhuận của Công ty phải nhanh hơn tốc độ tăng tài sản từ đó nâng cao giá trị của các chỉ số.
3.2.2.3. Quản lý sử dụng có hiệu quản tiền mặt
Trong quá trình sản xuất kinh doanh luôn có một lượng tiền mặt nhất định trong quỹ, tiền gửi của Công ty tại tài khoản ở các ngân hàng. Nó được Công ty sử dụng để trả lương, mua nguyên vật liệu và trả các khoản nợ, trả tiền thuế…
Quản lý và sử dụng có hiệu quả lượng tiền mặt là một trong những nội dung quản trọng để đảm bảo nâng cao hiệu quả sủ dụng TSLĐ và khả năng thanh toán của Công ty. Việc quản lý tiền mặt phải đảm bảo việc sử dụng tiền mặt sao cho có hiệu quả nhất, tức là:
Làm tăng khả năng sẵn có của tiền mặt.
Điều chỉnh lượng tiền mặt để tối thiểu hoá nhu cầu vay vốn.
Đầu các khoản tiền mặt dư thừa ở công ty để nâng cao thu nhập.
Tuy nhiên, trong thời gian qua Công ty chưa quan tâm nhiều tời công tác dự báo và lập kế hoạch sử dụng tiền mặt cũng như đầu tư các khoản tiền vào các chứng khoán có tính thanh khoản cao. Các chứng khoán này được coi tương đương với tiền mặt. Việc đầu tư vào các chứng khoán này giúp Công ty tối thiểu được hoá được lượng tiền mặt phải giữ vì tiền mặt là lại tài sản không sinh lời. Khi có nhu cầu về tiền mặt, công ty có thể bán các chứng khoán và lấy tiền đáp ứng cho hoạt động kinh doanh.
3.2.2.4. Quản lý sử dụng có hiệu quả các khoản phải thu
Tỷ lệ các khoản phải thu của Công ty chiếm tỷ trọng cao nhất trong tổng tài sản ngắn hạn. Bên cạnh đó thỉ kỳ thu tiền bình quân của Công ty là khá cao điều đó nó thể hiện vốn lưu động của Công ty đang bị chiếm dụng là rất lớn. Do đó để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động cần hạn chế được lượng vốn mà Công ty bị chiếm dụng. Để hạn chế được thì Công ty cần nhanh chóng thu hồi lượng vốn bị chiếm dụng, hạn chế sụ chiếm dụng từ ngay khâu mà ký kết các hợp đồng, cung ứng sản phẩm.
Đối với các khoản thu hiện tại:
Thành lập ra các ban thu hồi công nợ với nhiệm vụ theo dõi tình hình tài
chính, đôn đốc việc thanh quyết toán và tìm thời điểm thích hợp yêu cầu thanh toán.
Với các khoản nợ khó đòi cần xác định nguyên nhân và tình hình làm ăn của
Công ty đối tác. Tuỳ vào tình hình thực tế mà Công ty có thể áp dụng các hình thức thanh toán linh hoạt. Có thể là thanh toán nợ bằng sản phẩm bằng cách nhượng lại các dự án, nguyên vật liệu…
52
Có hình thức khuyến khích người lao động trong việc thu hồi công nợ cho
Công ty. Nếu cá nhân nào thu hồi được công nợ đặc biệt là công nợ khó đòi, công nợ từ lâu thì cần trích thưởng, đãi ngộ bằng vật chất.
Hạn chế tối đa các khoản phải thu nội bộ, phải thu khác… để đảm bảo cho
lượng vốn được đưa vào lưu thông là nhiều nhất.
Trong thời gian tới
Trước khi ký kết hợp đồng cung cấp sản phẩm hàng hoá thì cần điều tra xem
xét các công nợ, tình hình tài chính của Công ty trong những năm về trước và những năm tiếp theo. Các thông tin này đảm bảo cho ta biết được các đối tác là Công ty có uy tín, đảm bảo nguồn tài trợ cho Công ty.
Bên cạnh đó Công ty cần tìm hiểu rõ các nguồn vốn mua sắm máy móc thiết
bị của đối tác. Bởi vì giá trị của các tài sản này có giá trị cao do vậy nguồn vốn đầu tư cho các thiết bị này thường bao gồm các trường hợp sau:
Vốn do Công ty đầu tư: đối với trường hợp này Công ty cần xem xét tình hình
tài chính của Công ty đó. Khả năng thanh toán cũng như tiềm năng phát triển của Công ty đó. Các chỉ số tài chính như tỷ suất tự tài trợ, tỷ suất thanh toán… là cơ sơ quan trọng đáng giá năng lực tài chính của Công ty. Bên cạnh đó ngân hàng mà Công ty đối tác mở tài khoản cũng là nơi cung cấp thông tin về tình hình tài chính, khả năng thanh toán của Công ty. Do vậy việc tiếp cận được nguồn thông tin này là rất quan trọng để Công ty lựa chọn đối tác phù hợp nhất.
Nguồn vốn được tài trợ từ bên ngoài, Nhà nước: đối với trường hợp này Công
ty cần tìm hiểu quyết định cấp vồn, các khâu cấp vốn hạn chế các khâu trung gian giảm thiểu chi phí phát sinh và tiếp cận nguồn vốn đó một cách nhanh nhất.
Khi ký kết các hợp đồng cần có các điều khoản quy định rõ điều kiện về các
khoản như: tiền ứng trước, thời gian thanh toán từng giai đoạn, phương thức thanh toán và quy định rõ trách nhiệm khi mà không thực hiện đúng các khoản trong hợp đồng, bên cạnh đó khuyến khích đối tác thanh toán trước thời hạn.
Tạo lập quỹ dự phòng phải thu:
Quỹ dự phòng phải thu được tạo lập nhằm hạn chế của những tác động khi có rủ ro không thu được các khoản nợ. Thời điểm lập quỹ dự phòng, mức lập dự phòng dựa trên: Thời gian quá hạn trả nợ và tổng mức nợ của khách hành. Công ty cần xác lập những tiêu chí cụ thể về thời gian quá hạn trả nợ, khối lượng các khoản nợ, đặc điểm
53
loại hình doanh nghiệp và lịch sử thanh toán cảu khách hàng. Tất cả sẽ được mô tả trên một ma trận. Để việc trích tỷ lệ quỹ dự phòng được chính xác và phù hợp nhất. Việc trích lập quỹ dự phòng là cần thiết, nó phản ánh rõ ràng và sát thực hơn bản chất các khoản phải thu. Nó cũng tạo ra một quỹ dự phòng để đảm bảo cho hoạt động của Công ty được ổn định, không bị xáo trộn, và không có biến động lớn xảy ra cho lợi nhuận của Công ty một điều mà nhà đầu tư rất quan tâm. Đặc biệt trong điều kiện kinh tế khó khăn như hiện nay. Mặt khác việc nhận định, đánh giá thường xuyên các khoản phải thu sẽ nâng cao nhận thức và từ đó nâng cao trách nhiệm và hiệu quả thu nợ.
3.2.2.5. Quản lý tốt hàng tồn kho
Xuất phát từ thực trạng của công ty: tỷ trọng hàng tồn kho của công ty ở mức cao trong tổng tài sản ngắn hạn, hơn nữa, vòng quay kho chậm, thời gian luân chuyển kho dài. Công ty chưa áp dụng một mô hình tiên tiến nào vào trong quá trình quản lý nguyên vật liệu sao cho nó có một cách khoa học, hầu hết việc quản lý là theo kinh nghiệm, việc đặt hàng với khối lượng như thế nào, lượng dự trữ trong kho là bao nhiêu chưa được quản lý một cách khoa học, và chuyên nghiệp. Giải pháp cụ thể được đặt ra ở đây là nghiên cứu và lựa chọn phương pháp quản lý tồn kho nguyên vật liệu một cách hợp lý. Đó là thông qua các định mức tiêu dùng nguyên vật liệu và công tác mua sắm nguyên vật liệu. Do vậy hiệu quả nó phụ thuộc nhiều vào công tác quản lý sát sao để xác định được định mức và thiết lập các mối quan hệ với nhà cung ứng đầu vào để có thể mua sắm.
Trong công tác xác định mức tiêu hao nguyên vật liệu:
Với các đặc điểm riêng của Công ty, việc xây dựng một mức tiêu thụ nguyên vật liệu Công ty sẽ gặp nhiều khó khăn. Với mỗi một lĩnh vực, sản phẩm Công ty cần có các định mức tiêu hao cụ thể. Công việc xác định này chiếm khoản thời gian khá lớn do việc sản xuất có nhiều công đoạn, nhiều khâu khác nhau.
Xây dựng định mức cụ thể cho từng khâu trong quá trính sản xuất. Việc xây dựng định mức này sẽ giúp Công ty quản lý dễ dàng các nguồn nguyên vật liệu, nâng cao ý thức trách nhiệm trong từng bộ phận sản xuất. Do vậy việc quản lý toàn diện hơn, giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí, tránh sự lãng phí nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất.
Cần tiến hành kiểm tra định mức tiêu hao để có những điều chỉnh kịp thời và phù hợp khi sản xuất kinh doanh.
54
Xác định mức tồn kho nguyên vật liệu:
Đó chính là việc xác định mức nguyên liệu dự trữ tối đa và tối thiểu để đảm bảo hoạt động sản xuất liên tục và không làm ứ đọng vốn của Công ty. Bên cạnh đó việc xác định với mỗi loại nguyên vật liệu có khối lượng dự trữ cụ thể kết hợp với các phương pháp quản lý các nguyên liệu này phù hợp. Do đó cần có các phương pháp xác định lượng dự trữ thường xuyên cho các nguyên vật liệu trên để đảm bảo cho sản xuất được tiến hành bình thường giữa khoảng mua sắm nguyên vật liệu.
Công tác mua sắm nguyên vật liệu:
Việc mua sắm nguyên vật nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất là rất phức tạp. Việc mua sắm này không chỉ đơn thuần là đi chọn và mua, mà Công ty cũng cần phải tìm hiểu các nhà cung cấp các nguyên liệu, đàm phán về giá cả, phải đảm bảo rằng các nhà cung cấp sẽ cung cấp ổn định cho Công ty và khi có biến động về giá cả thì Công ty cũng ko tự ý thay đổi về giá cả. Khi Công ty cần phải có được nguồn nguyên liệu luôn. Ngoài ra Công ty cũng thiết lập với nhiều nhà cung ứng để tránh tình trạng bị phụ thuộc và ép giá. Khi lập kế hoạch cho việc mua sắm Công ty cũng cần chú ý:
Nêu rõ chủng loại và quy cách các loại nguyên vật liệu trong từng thời gian cụ thể.
Chỉ rõ thời gian đi mua, thời gian giao hàng, thời gian sử dụng nguyên vật
liệu đó.
Xác định khoảng thời gian kiểm tra nguyên vật liệu trong kho và dự trù
khoảng thời gian ngắn để đi mua sắm nguyên vật liệu.
Kiểm kê phân loại các nguyên vật liệu.
Ngoài việc quản lý nguyên vật liệu trên giấy tờ sổ sách Công ty cần có những các thức quản lý nguyên vật liệu đó là trực tiếp kiểm kê, phân loại khi nhập kho. Công việc này cần phải được thực hiện tốt ngày từ đầu. Vì khi thực hiện tốt công việc này thì công tác quản lý bảo quản sau này gặp nhiều thuận lợi. khi cần cho sản xuất có thể đễ dành vận chuyển và vào sổ lại lượng tồn kho.
Lập dự phòng hàng tồn kho.
Đây là công tác cần thiết nó làm cho công tác sản xuất được ổng định, lợi nhuận và nâng cao hiệu quả hoạt. Công việc này đòi hỏi phải đánh giá phân loại và kiểm kế, giá cả thực tế trên thị trường. để có những dự đoán chính xác, giúp phòng kế toán có thể dụ trù ngân sách cho việc mua sắm vật tư. Từ đó công tác cung cấp và sử dụng mới kip thời, không gây ứ đọng vốn.
55