II. ĐẶC ĐIỂM VÀ YÊU CẦU CỦA CÁC DỰ ÁN SỰ DỤNG VỐN VAY VIỆN
1. Thực trạng công tác quản lý tiến độ, thời gian thực hiện
1.1 Quy trình quản lý tiến độ
Quản lý tiến độ thời gian thực hiện là cơ sở để quản lý chi phí, cơ sở để phân bố nguồn lực hợp lý. Quản lý tiến độ dự án có những tác dụng:
Quản lý tiến độ hợp lý sẽ giúp hoàn thành dự án một cách nhanh nhất có thể được.
Quản lý tiến độ xác định những công việc nào là gây trở ngại nhất, để từ đó có thể rút ngắn thời gian hoàn thành chúng bằng cách đầu tư thêm phương tiện hoặc tăng cường nguồn lực.
Xác định công việc nào là ít gây trở ngại nhất, có thể kéo dài hoặc giảm bớt nguồn lực mà không ảnh hưởng đến thời hạn hoàn thành toàn bộ dự án.
Đối với mỗi một dự án thì quản lý tiến độ được thực hiện theo một quy trình quản lý tiến độ bao gồm các hoạt động chính:
Lập kế hoạch quản lý tiến độ:
Việc lập kế hoạch quản lý tiến độ giúp cho quá trình quản lý trên cơ sở tiến độ dự kiến của các công việc trong kế hoạch tiến độ đưa ra những biện pháp thực hiện để đảm bảo tiến độ đã định hoặc có kế hoạch phân bổ nguồn lực phù hơp với tiến độ. Kế hoạch tiến độ được lập dựa trên những yêu cầu về kỹ thuật đối với các công việc và nguồn lực của dự án.
Đây được coi là một trong những hoạt động không thể thiếu của quá trình quản lý tiến độ. Nội dung của một bản kế hoạch quản lý tiến độ bao gồm: các công việc cần thực hiện, thời gian thực hiện các công việc, thứ tự thực hiện các công việc. Do vậy để lập kế hoạch quản lý tiến độ phải thực hiện qua các bước:
Bước 1: Xác định công việc của dự án
Việc xác định các công việc của dự án là một trong những yêu cầu cần thực hiện trước nhất. Xác định các công việc của dự án căn cứ vào quy mô, đặc điểm của dự án thực hiện. Trước kia quá trình xác định các công việc chủ yếu được tiến hành trong giai đoạn thực hiện của dự án. Do đó trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư việc xác định các công việc cần thực hiện không rõ ràng dẫn đến không những làm ảnh hưởng đến các giai đoạn sau mà còn gây khó khăn trong quá trình quản lý giai đoạn chuẩn bị đầu tư và có thể dẫn đến việc bỏ sót các công việc cần thực hiện hoặc các công việc thực hiện lặp lại trong quá trình chuẩn bị. Vì vậy hiện nay xác định các công việc của dự án được thực hiện ngay sau khi ý tưởng về dự án được hình thành. Điều này giúp cho công tác quản lý đặc biệt là quản lý tiến độ được thực hiện một cách chặt chẽ hơn đảm bảo đúng yêu cầu đã đề ra.
Xác định công việc dự án được thể hiện qua cơ cầu phân tách công việc ( Work breakdown structure). Phân tách công việc được hiểu là việc phân chia theo cấp bậc một dự án thành các nhóm nhiệm vụ và những công việc cụ thể, là việc xác định, liệt kê và lập bảng giải thích cho từng công việc cần thực hiện của dự án. Phân tách công việc được thực hiện bằng các phương pháp chính như: phương pháp thiết kế dòng, phương pháp phân tách theo chu kỳ, và phân tách theo chức năng. Phân tách công việc giúp xác định rõ vai trò, trách nhiệm của mỗi cá nhân thực hiện công việc, là cơ sỏ để đánh giá hiện trạng và kết quả thực hiện dự án trong từng thời kỳ, là cơ sở để lập kế hoạch điều phối nguồn lực và tiến độ thực hiện dự án…Kết quả của bước 1 cho thấy những công việc cần thực hiện trong từng giai đoạn của dự án.
Bước 2: Lập trình tự thực hiện của công việc trong dự án
Sau khi xác định các công việc cần thực hiện bước tiếp theo là xác định trình tự thực hiện các công việc đó để đảm bảo yêu cầu kỹ thuật cũng như yêu cầu về tiến độ thực hiện toàn dự án.
Lập trình tự các công việc giúp cho quá trình thực hiện và quản lý tiến độ dự án sau này được thực hiện thông suốt, tránh những hạn chế do thực hiện công việc chồng chéo ảnh hưởng đến chất lượng, không đảm bảo yêu cầu kỹ thuật dẫn đến thất thoát, lãng phí nguồn lực. Ví dụ đối với một dự án nâng cấp và cải tạo đường giao thông thì trình tự thực hiện các công việc trong giai đoạn thực hiện dự án như sau: GPMB và tái định cư→thi công các gói thầu→thanh quyết toán các hạng mục,công trình thuộc các gói thầu→bảo hành công trình. Đây mới chỉ là trình tự thực hiện một cách khai quát dự án. Trên thực tế khối lượng công
việc cần thực hiện là rất lớn vì vậy phải sắp xếp trình tự công việc là cần thiết để tránh việc bỏ qua bất cứ một khâu nào của quá trình thực hiện. Vì vậy đây là bước quan trọng không thể thiếu trong quy trình lập kế hoạch tiến độ của dự án.
Bước 3: Ước tính thời gian thực hiện của các công việc
Cũng như các dự án nói chung, để xác định thời gian thực hiện từng công việc, trước tiên chúng ta phải ước tính 3 khả năng về thời gian để thực hiện mỗi công việc. (a): thời gian hoàn thành công việc ngắn nhất; (b): thời gian hoàn thành công việc dài nhất; (m): thời gian hoàn thành công việc bình thường. Để tính thời gian cho mỗi công việc ta áp dụng công thức:
T = a+b+4m
6
Trên thực tế việc xác định thông qua công thức trên đòi hỏi phải xác định được thời gian hoàn thành công việc nhanh nhất , ngắn nhất và bình thường là rất khó khăn. Vì vậy họ thường căn cứ vào các dự án tương tự về quy mô, nguồn lực để xác định thời gian hoàn thành công việc của dự án.
Bước 4: Xây dựng kế hoạch tiến độ dự án
Sau khi xác định được các công việc, các hạng mục và trình tự thời gian thực hiện, chúng ta cần xây dựng tiến độ cho dự án. Để xây dựng tiến dộ cho dự án có nhiều phương pháp như: sơ đồ mạng (PERT/CPM)hoặc biểu đồ Gantt. Thông qua sơ đồ mạng và biểu đồ Gantt có thể thấy được mối quan hệ các công việc, thấy được thời gian thực hiện từng công việc… Qua đó, chúng ta sẽ xây dựng được một kế hoạch quản lý tiến độ. Kế hoạch tiến độ được lập trên cơ sở nguồn lực của dự án và yêu cầu về tiến độ thời gian của cấp trên. Kế hoạch này sẽ đuợc trình lên các cấp có thẩm quyền xem xét và là căn cứ để quản lý và kiểm soát tiến độ dự án.
Giám sát tiến độ thực hiện dự án: Để giám sát được tiến độ thực hiện dự án, trước hết chúng ta cần phải xác định các công việc, các hạng mục quan trọng mà chúng ta cần phải kiểm soát chặt chẽ tiến độ. Thông thường, qua sơ đồ mạng hoặc Gantt, chúng ta thường sẽ quản lý chủ yếu các công việc nằm trên đường găng.
Để kiểm soát tiến độ dự án, chúng ta cần sử dụng một số phương pháp như đánh dấu tiến độ đạt được so với sơ đồ mạng hoặc trên biểu đồ Gantt. Hoặc chúng ta có thể sử dụng hệ thống máy vi tính so sánh giữa kết quả đạt được và kế hoạch này sẽ cho biết nhanh chóng chính xác tiến độ dự án. Có như vậy, chúng ta mới có thể xác định nguyên nhân làm chậm tiến độ dự án xuất phát từ việc thực hiện hạng mục nào trong dự án.
Sau khi xác định tiến độ thực tế các công việc, chúng ta cần phải xây dựng một bảng tiến độ cập nhật trong đó cần chỉ rõ hoạt động nào cần phải điều chỉnh. Nếu cần thiết, có thể
điều chỉnh cả kế hoạch thực hiện dự án bao gồm kế hoạch chi phí nguồn lực nhằm đẩy nhanh tiến độ.
Sơ đồ 6: Quy trình quản lý tiến độ dự án
Vì vậy hoạt động giám sát tiến độ thực hiện không chỉ diễn ra trong giai đoạn thực hiện dự án mà còn phải diễn ra trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư. Bởi lẽ tiến độ dự án được xác định từ khi dự án bắt đầu vì vậy nếu giai đoạn chuẩn bị đầu tư mà không giám sát sẽ gây ảnh hưởng khâu sau của dự án và đến toàn dự án.
Nội dung của Giám sát tiến độ trong từng giai đoạn: - Giai đoạn chuẩn bị đầu tư:
• Giám sát các tỉnh lập Báo cáo nghiên cứu khả thi, TKKTCS và tổng dự toán, TKKTTC
• Giám sát tư vấn thẩm tra báo cáo nghiên cứu khả thi, TKKTCS và tổng dự toán,
TKKTTC
- Giai đoạn thực hiện đầu tư:
Kế hoạch tiến độ dự án
Giám sát tiến độ nhà thầu
Báo cáo kết quả hoạt động
Đánh giá và so sánh với kế hoạch tiến độ
Tìm nguyên nhân làm chậm tiến độ
Nguyên nhân
chủ quan Nguyên nhân khách quan
Các biện pháp khắc phục
Cập nhật kế hoạch tiến độ
• Giám sát tiến độ GPMB và tái định cư
• Giám sát tiến độ thi công công trình
1.2. Thực trạng công tác quản lý tiến độ dự án tại Ban quản lý dự án 1- Bộ Giao thông vận tải ( theo 2 dự án cụ thể)
