Chứng từ sử dụng
Áp dụng theo đúng mẫu quy định của Bộ tài chính theo QĐ 15/2006 để theo dõi tình hình nhập kho nguyên vật liệu, kế toán sử dụng các chứng từ :
Phiếu nhập kho ( Mẫu 01-VT) Phiếu xuất kho ( Mẫu 02- VT)
Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa ( Mẫu 03- VT) Hoá đơn GTGT, hóa đơn bán thàng thông thường của bên bán, hợp đồng,…
Thủ tục nhập, xuất kho nguyên vật liệu
* Nhập kho: Việc thu mua nguyên vật liệu do cán bộ cung tiêu của phòng cung ứng đảm nhận. Khi có nhu cầu về vật liệu, phòng cung ứng vật tư lên kế hoạch và tổ chức cho cán bộ cung ứng đi mua. Mọi nguyên vật liệu sau khi được vận chuyển về công ty, đều phải được tiến hành thủ tục kiểm nhận, nhập kho. Căn cứ vào hóa đơn bên bán và phiếu yêu cầu vật tư, Ban kiểm nghiệm kiểm tra về quy cách, số lượng, chất lượng nguyên vật liệu để quyết định chấp nhận hay không chấp nhận với từng chuyến hàng.
* Xuất kho: Căn cứ vào phiếu đề nghị xuất hoặc lệnh xuất nguyên vật liệu đã được xét duyệt, thủ kho tiến hành xuất nguyên vật liệu theo phiếu xuất kho nhận được.
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu hàng ngày Đối chiếu cuối tháng
Thủ kho: Hàng ngày căn cứ vào phiếu nhập, phiếu xuất nhận được tiến hành kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ rồi ghi số thực nhập, thực xuất vào thẻ kho trên cơ sở các chứng từ đó.Cuối tháng, thủ kho tính ra số tổng nhập, xuất và số tồn cuối kỳ của từng loại nguyên vật liệu trên thẻ kho và đối chiếu số liệu với kế toán vật tư.
Kế toán: Mở sổ hoặc thẻ chi tiết vật liệu ghi chép sự biến động nhập, xuất, tồn của từng loại vật liệu cả về hiện vật và giá trị.Hàng ngày hoặc định kỳ sau khi nhân đuợc các chứng từ nhập, xuất kho vật liệu do thủ kho nộp, kế toán kiểm tra, ghi đơn giá, thành tiền và phân loại chứng từ và vào sổ chi tiết vật liệu
Cuối kỳ, kế toán cộng sổ và tính ra số tồn kho cho từng loại vật liệu, đồng thời tiến hành số liệu trên sổ kế toán chi tiết vật tư với thẻ kho tuơng ứng. Căn cứ vào các sổ kế toán chi tiết vật liệu, kế toán lấy số liệu ghi vào Bảng tổng hợp nhập xuất tồn.