xuất kho gửi lên phòng kế toán, kế toán bán hàng in ra thành 3 phiếu xuất kho sau đó chuyển cho phòng kinh doanh 1 phiếu, cho bộ phận kho 2 phiếu; cuối ngày bộ phận kho chuyển phiếu xuất kho cho phòng kế toán 1 phiếu, còn 1 phiếu lưu kho.
2.2.2.2. Kế toán chi tiết Chứng từ sử dụng:
- Hóa đơn giá trị gia tăng kiêm phiếu xuất kho.
- Chứng từ thanh toán: giấy báo nợ, giấy báo có của ngân hàng, phiếu thu, phiếu chi.
- Hóa đơn cước phí vận chuyển. - Hợp đồng kinh tế với khách hàng.
- Hóa đơn thuê kho, thuê bãi, thuê bốc dỡ hàng hóa trong quá trình bán hàng. - Giấy nộp tiền của nhân viên bán hàng.
Tài khoản sử dụng:
- Tài khoản 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ - Tài khoản 512 – Doanh thu nội bộ
- Tài khoản 521 – Chiết khấu thương mại - Tài khoản 531 – Hàng bán bị trả lại - Tài khoản 532 – Giảm giá hàng bán - Tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán
- Tài khoản 131 – Phải thu của khách hàng - Các tài khoản 111, 112, 138, 338, 641, 333…
Bán buôn hàng hóa:
Đặc trưng cơ bản của phương thức này là bán hàng với số lượng lớn nhưng nhưng hàng hóa vẫn nằm trong lĩnh vực lưu thông, chưa đi vào lĩnh vực tiêu dùng. Khi có đơn hàng thì phòng quản lý bán hàng sẽ kiểm tra xem công ty có đủ khả năng cung cấp không. Nếu công ty đủ khả năng cung cấp về số lượng và chủng loại thì nghiệp vụ bán hàng bắt đầu được tiến hành. Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, nhân viên kinh doanh viết giấy đề nghị xuất kho gửi lên phòng kế toán, kế toán bán hàng in ra thành 3 phiếu xuất kho sau đó chuyển cho phòng kinh doanh 1 phiếu, cho bộ phận kho 2 phiếu; cuối ngày bộ phận kho chuyển phiếu xuất kho cho phòng kế toán 1 phiếu, còn 1 phiếu lưu kho.
Trong phương thức bán buôn, nghiệp vụ bán buôn qua kho là chủ yếu ở công ty. Theo phương thức này công ty trực tiếp xuất hàng từ kho giao cho khách hàng mua hàng. Hàng hóa được coi là tiêu thụ khi khách hàng chấp nhận thanh toán. Việc thanh toán có thể bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, hoặc bên mua chấp nhận nợ. Khi đó công ty sẽ giao hóa đơn GTGT kiêm phiếu xuất bán cho khách hàng.
Ngoài ra Công ty còn tiến hành bán buôn vận chuyển thẳng (không qua kho) Khi nghiệp vụ bán buôn hàng hóa phát sinh, sau khi lập hóa đơn GTGT kiêm phiếu xuất bán, kế toán căn cứ vào các chứng từ này phản ánh doanh thu bán hàng:
Nợ TK 111, 112, 131 - Tổng giá trị thanh toán. Có TK 511 – Doanh thu theo giá chưa thuế. Có TK 3331 - Thuế đầu ra phải nộp.
Đồng thời kế toán phản ánh giá vốn hàng bán: Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán.
Có TK 156 - Trị giá hàng xuất bán.
Nếu trong quá trình bán phát sinh các chi phí liên quan mà công ty phải chịu thì kế toán căn cứ vào phiếu chi và các chứng từ hợp lệ khác hạch toán tăng chi phí bán hàng:
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng.
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có) Có TK 111, 112, 331 - Tổng giá thanh toán.
Ví dụ 1: Ngày 11/01/2013, công ty TNHH Thiết Bị Phụ Tùng An Phát bán
cho công ty TNHH Công Nghiệp Brother 240 cái van nối nhanh Nitto 3TSF với giá bán là 244.000đ/cái, giá xuất kho là 183.000đ/cái; 240 cái van nối nhanh Nitto 3TPM với giá bán là 81.000đ/cái, giá xuất kho là 60.750đ/cái (phiếu xuất kho BG- 00030 – phụ lục số 11A). Thuế GTGT là 0% (hóa đơn GTGT số AP/2012B 0000625 ngày 11/01/2013 – phụ lục số 11B). Khách hàng nhận nợ và thanh toán trả chậm bằng chuyển khoản (30 ngày sau khi kết thúc tháng giao hàng).
Căn cứ hóa đơn GTGT kế toán hạch toán doanh thu tương ứng với bút toán: Nợ TK 131 (Brother): 78.000.000đ
Có TK 511: 78.000.000đ
Đồng thời căn cứ phiếu xuất kho kế toán hạch toán giá vốn: Nợ TK 632: 58.500.000đ (phụ lục 11A)
Có TK 156 (Van Nitto 3TSF): 43.920.000đ Có TK 156 (Van Nitto 3TPM): 14.580.000đ.
Từ các chứng từ gốc, phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT kế toán vào phân hệ Bán hàng và công nợ phải thu trên phần mềm kế toán, thực hiện nhập số liệu vào mục hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho, hệ thống phần mềm sẽ tự động lên sổ nhật ký chung (phụ lục 2.1), sổ cái các TK 131 (phụ lục 2.2), TK 511 (phụ lục 2.3), TK 3331 (phụ lục 2.6), TK 632 (phụ lục 2.4), TK 156 (phụ lục 2.5), sổ chi tiết TK 131 (phụ lục 2.10), sổ chi tiết TK 156 (phụ lục 2.11)
Ví dụ 2: Ngày 18/02/2013 công ty TNHH Thiết Bị Phụ Tùng An Phát bán
cho công ty TNHH Musashi Auto parts Việt Nam một số mặt hàng như sau: 20 cái đầu nối nhanh Sang A PUC08 với giá bán 19.000đ/cái, giá xuất kho là 14.250đ/cái; 20 cái đầu nối nhanh Sang A PUC10 với giá bán 20.000đ/cái, giá xuất kho là 15.000đ/cái; 1 cuộn dây hơi Sang A 8x5x100MM với giá bán 1.300.000đ/cuộn, giá xuất kho là 975.000đ/cuộn…; 1 cuộn dây hơi Sang A 10x6.5x100MM với giá bán 1.800.000đ/cuộn, giá xuất kho là 1.350.000đ/cuộn (phiếu xuất kho số phiếu xuất kho BG-00042-phụ lục số 12A). Thuế GTGT 10% (hóa đơn GTGT số AP/2012B 0000764 ngày 18/02/2013 – phụ lục số 12B). Khách hàng nhận nợ và thanh toán trả chậm bằng chuyển khoản (thanh toán từ ngày 23 đến ngày 31tháng sau sau khi kết thúc tháng giao hàng).
Căn cứ hóa đơn GTGT kế toán hạch toán doanh thu tương ứng với bút toán: Nợ TK 131 (Musashi): 4.268.000đ
Có TK 511: 3.880.000đ
Có TK 3331:388.000đ (phụ lục số 12B)
Đồng thời căn cứ phiếu xuất kho kế toán hạch toán giá vốn: Nợ TK 632: 2.910.000đ (phụ lục 12A)
Có TK 156 (Đầu nối Sang A PUC08): 285.000đ Có TK 156 (Đầu nối Sang A PUC10): 300.000đ. Có TK 156 (Dây hơi Sang A 8x5x100MM): 975.000đ Có TK 156 (Dây hơi Sang A 10x6.5x100MM): 1.350.000đ
Ngày 25/3 công ty Musashi thanh toán số tiền hàng trên, căn cứ vào giấy báo có của ngân hàng Công Thương (giấy báo có số NN0202), kế toán ghi:
Nợ TK 1121 (NH Công thương): 4.268.000đ (phụ lục 12C)
Có TK 131 (Musashi): 4.268.000đ
Từ các chứng từ gốc, phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT kế toán vào phân hệ Bán hàng và công nợ phải thu trên phần mềm kế toán, thực hiện nhập số liệu vào mục hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho, hệ thống phần mềm sẽ tự động lên sổ Nhật ký chung (phụ lục 2.1), sổ cái các TK 131 (phụ lục 2.2), TK 511 (phụ lục 2.3), TK 3331 (phụ lục 2.6), TK 632 (phụ lục 2.4), TK 156 (phụ lục 2.5), sổ chi tiết TK 131 (phụ lục 2.10), sổ chi tiết TK 156 (phụ lục 2.11).
Căn cứ vào giấy báo có của ngân hàng, kế toán vào phân hệ Tiền mặt, tiền gửi, tiền vay trên phần mềm kế toán, thực hiện nhập số liệu vào mục Giấy báo có (thu) của ngân hàng, hệ thống phần mềm sẽ tự động lên sổ Nhật ký chung (phụ lục
2.1), sổ quỹ tiền gửi (phụ lục 2.7), sổ cái TK 131 (phụ lục 2.2), sổ chi tiết TK 131 (phụ lục 2.10).
Bán lẻ hàng hóa
Đối với bán lẻ hàng hóa, các khách hàng mua lẻ phải thực hiện thanh toán ngay bằng tiền mặt. Kế toán dựa vào các bộ chứng từ thực hiện bút toán ghi nhận DT: ghi Nợ TK tiền mặt (111) theo tổng giá thanh toán, ghi Có TK doanh thu bán hàng (511) theo giá chưa thuế, ghi Có TK thuế GTGT phải nộp (3331). Đồng thời thực hiện bút toán phản ánh giá vốn: ghi Nợ TK giá vốn hàng bán (632), ghi Có TK hàng hóa (1561).
Ví dụ 3: Ngày 20/03/2013, công ty TNHH Thiết Bị Phụ Tùng An Phát bán
cho anh Nguyễn Thế Hoan 1 hộp đầu nối nhanh PC08-02 (100 cái/hộp) với giá 12.000đ/cái, giá xuất kho là 9.000đ/cái. Thuế GTGT 10% (phiếu xuất kho BG- 00055-phụ lục số 13A, hóa đơn GTGT số AP/2012B 0000770 Ngày 20/03/2013- phụ lục số 13B).
Căn cứ hóa đơn GTGT kế toán hạch toán doanh thu tương ứng với bút toán: Nợ TK 111: 1.320.000đ
Có TK 511: 1.200.000đ
Có TK 3331:120.000đ (phụ lục số 13B) Căn cứ phiếu xuất kho kế toán hạch toán giá vốn:
Nợ TK 632: 900.000đ (phụ lục 13A) Có TK 156 (đầu nối PC08-02): 900.000đ
Từ các chứng từ gốc, phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT kế toán vào phân hệ bán hàng và công nợ phải thu trên phần mềm kế toán, thực hiện nhập số liệu vào mục hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho, hệ thống phần mềm sẽ tự động lên sổ nhật ký chung (phụ lục 2.1), sổ quỹ tiền mặt 111 (phụ lục 2.8), sổ cái TK 511 (phụ
lục 2.3), TK 3331 (phụ lục 2.6), TK 632 (phụ lục 2.4), TK 156 (phụ lục 2.5), sổ chi
tiết TK 156 (phụ lục 2.11)
thanh toán tiền hàng sớm trước thời hạn ghi trong hợp đồng, phù hợp với chính sách bán hàng mà DN đã quy định. Tạị thời điểm khách hàng thanh toán kế toán hạch toán khoản CKTT trên TK 635. Ghi nợ TK 635 (số chiết khấu khách hàng được hưởng) nợ TK 112 (số tiền thực thu của khách hàng) có TK 131 (Tổng số phải thu).
Ví dụ 4: Ngày 20/02/2013 nhận được giấy báo có của Ngân hàng Công
Thương (giấy báo có số NN0102 – phụ lục số 14) về số tiền Công ty Brother thanh toán (hóa đơn ngày 11/01/2013). Do thanh toán sớm Công ty Brother được hưởng chiết khấu thanh toán 5%. Kế toán thực hiện hạch toán nghiệp vụ vào sổ tiền gửi ngân hàng, sổ theo dõi công nợ phải thu khách hàng chi tiết cho Công ty Brother ứng với bút toán:
Nợ TK 1121 (Ngân hàng Công Thương): 74.100.000đ (phụ lục số 14)
Nợ TK 635: 3.900.000đ
Có TK 131 (Công ty Brother): 78.000.000đ
Căn cứ vào giấy báo có của ngân hàng, kế toán vào phân hệ Tiền mặt, tiền gửi, tiền vay trên phần mềm kế toán, thực hiện nhập số liệu vào mục Giấy báo có (thu) của ngân hàng, hệ thống phần mềm sẽ tự động lên sổ Nhật ký chung (phụ lục
2.1), sổ quỹ tiền gửi (phụ lục 2.7), sổ cái TK 131 (phụ lục 2.2), sổ chi tiết TK 131 (phụ lục 2.10).
Đồng thời kế toán vào phân hệ Bán hàng và công nợ phải thu, thực hiện nhập số liệu vào mục Hóa đơn dịch vụ, hệ thống phần mềm sẽ tự động lên sổ Nhật ký chung (phụ lục 2.1), sổ cái TK 635 (phụ lục 2.9)
•Chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng, bán hàng
Toàn bộ những chi phí mua hàng phát sinh kèm theo hàng mua khi phát sinh đều được tập hợp trên TK 1562 “chi phí mua hàng”, các khoản chi phí này được treo trên tài khoản 1562 cho tới cuối tháng thì được kết chuyển vào TK 641 “chi phí bán hàng”.
Ví dụ 5: Ngày 10/01/2013, Công ty TNHH Thiết Bị Phụ Tùng An Phát nhập
khẩu một lô hàng (bao gồm nhiều loại loại sản phầm) với số lượng 5000 cái. Chi phí vận chuyển hàng về nhập kho là 5.000.000 đồng, thuế GTGT 10% (hóa đơn số
KL/2012B 0000310 ngày 10/01/2013 – phụ lục số 15B). Công ty đã thanh toán ngay bằng tiền mặt (phiếu chi số 05 – phụ lục số 15A).
Kế toán hạch toán nghiệp vụ tương ứng theo các bút toán sau: Nợ TK 1562: 5.000.000đ
Nợ TK 133: 500.000đ (phụ lục số 15B)
Có TK 111: 5.500.000đ (phụ lục số 15A)
Sau khi kế toán thực hiện nhập liệu vào phần mềm, hệ thống tự động lên các sổ, để phản ánh chi phí vận chuyển hàng về nhập kho kế toán tiếp tục vào phân hệ Mua hàng và công nợ phải trả, nhập số liệu vào mục Phiếu nhập chi phí mua hàng trên phần mềm. Lúc đó hệ thống sẽ tiếp tục tự động lên sổ Nhật ký chung (phụ lục 2.1), sổ cái các TK 156 (phụ lucj2.5), TK 133 (phụ lục 2.12), sổ quỹ tiền mặt (phụ lục 2.8).