Căn cứ vào hóa đơn GTGT, bảng lương, bảng phân bổ công cụ dụng cụ xuất dùng, bảng trích khấu hao tài sản cố định để cuối tháng kế toán tổng hợp chi phí quản lý doanh nghiệp.
Chi phí lương nhân viên quản lý : Căn cứ vào Bảng thanh toán lương kế toán tiến hành hạch toán lương nhân viên quản lý (Tương tự như đã trình bày trong phần kế toán chi phí bán hàng)
Chi phí CCDC: Kế toán căn cứ vào bảng phân bổ công cụ dụng cụ dùng cho bộ phận quản lý để phản ánh (Tương tự như đã trình bày trong phần kế toán bán hàng)
Chi phí khấu hao TSCĐ của bộ phận quản lý: Kế toán căn cứ vào bảng tính trích khấu hao TSCĐ tháng 12/2011 của bộ phận quản lý làm chứng từ hạch toán (Tương tự như đã trình bày trong phần kế toán bán hàng)
Chi phí dịch vụ mua ngoài: Căn cứ vào phiếu chi, ủy nhiệm chi liên quan đến quản ý chung của công ty kế toán hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp.Hàng ngày căn cứ vào phiếu chi cho quản lý doanh nghiệp kế toán nhập liệu vào phần mềm, sau đó phần mềm sẽ tự động vào sổ nhật ký chung, sổ chi tiết TK 642, sổ cái và các sổ liên quan khác theo quy trình phần mềm kế toán . . . mà Công ty cổ phần Đầu tư và Kinh doanh thương mại VINACONEX áp dụng.
Cụ thể: Ngày 12/12 thanh toán tiền cước taxi đi công tác. Căn cứ vào hóa đơn tiền Taxi kế toán tiến hành nhập liệu vào phần mềm kế toán như sau.
Từ giao diện phần mềm chọn vào chứng từ -> 2. Chi giao diện phần mềm
hiện ra mẫu chứng từ khác.Từ giao diện đó kế toán tiến hành nhập liệu:
4. Số chứng từ: C858 Ngày ghi sổ Ngày chứng từ:
5.Kèm theo CT gốc 6.Người nhận: Vũ Lê Minh
7.TK ngoài Nợ TK Ngoài Có
Diễn giải TK Nợ TK Có Số tiền
TT tiền cước Taxi
đi công tác 64284 1111 280.000
Nhập các thông tin theo yêu cầu sau đó cất giữ. Chứng từ sau khi được cất giữ
có mẫu như sau
Chứng từ đã được cất giữ thì phần mềm sẽ tự động cập nhật thông tin vào các sổ kế toán có liên quan như nhật ký chung, sổ cái, sổ chi tiết,… Ngoài ra khi hạch
toán các nghiệp vụ ghi sổ khác kế toán vào chứng từ khác rồi tiến hành nhập liệu
như đã trình bày phần kế toán giá vốn.
Để xem sổ chi tiết TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp ta thực hiện các thao
tác sau: Từ giao diện phần mềm kế toán ANA 4.0 chọn in sổ sách giao diện hiện ra
như hình số 2 ( đã trình bày phần giá vốn)-> Sổ cái (hình thức nhật ký chung) ->
Tháng 12 -> Tài khoản 642 -> Xem & in. Ta có sổ cái TK 642
TỔNG CÔNG TY CP VINACONEX
CÔNG TY CP ĐẦU TƯ VÀ KDTM VINACONEX
SỔ CÁI Tháng 12/2011
( Dùng cho hình thức nhật ký chung)
Tài khoản: 642 –chi phí quản lý doanh nghiệp
Đơn vị: đồng
Ngày ghi sổ
Chứng từ Diễn giải Số hiệu
Số tiền Số hiệu Ngày
tháng
Nợ Có
Số dư đầu kỳ
01/12 C858 01/12 TT tiền cước Taxi
đi công tác. 1111 280.000 01/12 CTGS 12-1 01/12 HT bổ xung lương T10- Ô Tấn 3341 4.900.000 ... .... .... ... ... ...
31/12 KC T12 31/12 KC chi phí điện 911 3.772.592
31/12 KC T12 31/12 KC chi phí nước 911 278.035
Cộng tháng 12/2011 305.856.916 305.856.916 Số dư cuối tháng