a. Khái niệm: Lệnh chuyển tiền là mệnh lệnh của chủ tài khoản gửi cho ngân hàng phục vụ để yêu cầu ngân hàng trích tài khoản của mình chuyển tiền cho người thụ hưởng. Lệnh chuyển tiền do chủ tài khoản lập và ngân hàng là người thực thi. Tuy nhiên, ngân hàng chỉ thực hiện lệnh này khi nào người ra lệnh có tài khoản ở ngân hàng và tài khoản có đủ số dư cần thiết.
b. Nội dung lệnh chuyển tiền: Bao gồm:
- Tên ngân hàng chuyển tiền
- Tên, địa chỉ và số hiệu tài khoản của người ra lệnh chuyển tiền
- Số tiền và loại ngoại tệ cần chuyển: Số ngoại tệ cần chuyển vừa ghi bằng số vừa ghi bằng chữ và phải khớp nhau, ngoài ra, cũng cần ghi tên đơn vị tiền tệ một cách đầy đủ và rừ ràng.
- Tên, địa chỉ và số hiệu tài khoản của người thụ hưởng - Tên và địa chỉ ngân hàng chuyển tiền
- Nội dung thanh toán
- Chỉ định rừ phớ chuyển tiền trong và ngoài nước do người chuyển tiền hay người thụ hưởng trả
- Cam kết của chủ tài khoản về tính chất pháp lý của lệnh chuyển tiền - Chữ ký của chủ tài khoản
c. Cách tạo lập lệnh chuyển tiền
Việc tạo lập lệnh chuyển tiền rất đơn giản, do chủ tài khoản thực hiện bằng cách điền đủ nội dung còn thiếu vào mẫu in sẵn của ngân hàng, sau đó chủ tài khoản ký tên và gửi đến ngân hàng.
5.1.2. Chứng từ hàng hóa kèm theo
a. Hợp đồng thương mại là bản cam kết giữa hai bên mua bán về ciệc thực hiện những điều khoản mà hai bên đã bàn bạc thống nhất đưa ra. Về nội dung, một bản hợp đồng thường bao gồm các nội dung cơ bản sau:
- Tên, địa chỉ, số hiệu tài khoản và người đại diện bên nhập khẩu.
- Tên, địa chỉ, số hiệu tài khoản và người đại diện bên xuất khẩu.
- Các điều khoản mà hai bên cam kết:
+ Điều 1: Mô tả chung về hàng hóa, số lượng, đơn giá và tổng giá trị hàng hóa mua bán.
+ Điều 2: Quy định về chất lượng hàng hóa + Điều 3: Thỏa thuận về giao hàng và thanh toán
+ Điều 4: Mô tả bộ chứng từ hàng hóa bên xuất khẩu phải gửi cho bên nhập khẩu.
+ Điều 5: Quy định giải quyết tranh chấp (nếu có).
+ Điều 6: Điều khoản chung cho cả hai bên.
b. Húa đơn: Húa đơn thương mại do người xuất khẩu lập, trong đú ghi rừ:
- Tên và địa chỉ của người xuất khẩu và người nhập khẩu.
- Mô tả hàng hóa
- Số lượng hoặc trọng lượng hàng hóa - Đơn giá
- Thành tiền
-Tổng giá trị hàng hóa
c. Tờ khai hàng hóa xuất/nhập khẩu
Tờ khai hàng hóa xuất/nhập khẩu đôi khi gọi tắt là tờ khai hải quan do người nhập khẩu lập theo mẫu của Hải quan. Tờ khai Hải quan khá phức tạp, bao gồm các nội dung chính sau:
- Tên và địa chỉ đơn vị xuất khẩu - Tên và địa chỉ đơn vị nhập khẩu - Tên và địa chỉ đơn vị ủy thác - Số hiệu và ngày đăng ký tờ khai - Loại hình xuất nhập khẩu
- Nước nhập/nước xuất khẩu
- Số và ngày hiệu lực của giấy phép nhập khẩu - Số hiệu hợp đồng
- Số hiệu vận tải đơn - Phương thức thanh toán
- Đồng tiền thanh toán và tỷ giá - Điều kiện và địa điểm giao hàng
- Phương tiện vận tải - Cửa khẩu xuất/nhập - Tên hàng/mã số - Xuất xứ
- Đơn vị tính toán - Số lượng hàng hóa - Đơn giá ngoại tệ - Trị giá ngoại tệ - Chứng từ kèm theo - Cam kết của người khai - Địa điểm kiểm hóa - Thời gian kiểm hóa - Phương pháp kiểm hóa
- Họ tên, chữ ký và con dấu của người khai 5.2. Chứng từ trong phương thức nhờ thu 5.2.1. Chỉ thị nhờ thu
Chỉ thị nhờ thu là bản chỉ thị do người xuất khẩu lập sau khi giao hàng và gửi đến cho ngân hàng nhờ thu hộ tiền ở người nhập khẩu theo những chỉ dẫn mà người nhập khẩu nêu ra. Những quy định liên quan đến chỉ thị nhờ thu được trình bày ở điều khoản số 4 trong bản quy tắt thống nhất về nhờ thu, văn bản số 522. Khi lập chỉ thị nhờ thu, người xuất khẩu cần lưu ý:
- Tất cả cỏc chứng từ nhờ thu phải kốm chỉ thị nhờ thu rừ ràng, cụ thể, ghi rừ nhờ thu được áp dụng theo Quy tắc 522. Ngân hàng chỉ được thực hiện theo chỉ thị đó và theo đúng bản Quy tắc này.
- Nội dung của chỉ thị nhờ thu: mục b của điều khoản số 4 quy định một chỉ thị nhờ thu phải nếu được những thông tin sau:
+ Chi tiết về ngân hàng nhờ thu như tên đầy đủ, địa chỉ, điện tín SWIFT, số telex, số fax, số điện thoại.
+ Chi tiết về người ủy nhiệm như tên đầy đủ, địa chỉ, điện tín SWIFT, số telex, số fax, số điện thoại.
+ Chi tiết về ngân hàng xuất trình nhờ thu (nếu có) như tên đầy đủ, địa chỉ, điện tín SWIFT, số telex, số fax, số điện thoại.
+ Số tiền và loại tiền nhờ thu
+ Danh mục và số lượng từng loại chứng từ đính kèm
+ Điều khoản nhờ thu theo đó thanh toán hay chấp nhận được thực hiện
+ Điều khoản chuyển giao chứng từ: thanh toán và/ hoặc chấp nhận hay các điều kiện khác
+ Những chỉ thị cụ thể về lãi suất
+ Phương thức thanh toán và hình thức trả tiền
+ Các chỉ thị trong trường hợp từ chối thanh toán, từ chối chấp nhận và/ hoặc sự mâu thuẫn giữa các chỉ thị.
- Chỉ thị nhờ thu phải ghi đầy đủ địa chỉ của người trả tiền hoặc nơi chứng từ sẽ được xuất trình. Nếu địa chỉ không ghi đầy đủ hoặc sai thì ngân hàng thu hộ có thể tự mình xác định địa chỉ đúng mà không chịu trách nhiệm về hành động đó.
- Ngân hàng thu hộ sẽ miễn trách đối với sự chậm trễ việc cung cấp địa chỉ không đầy đủ hoặc thiếu chính xác.
3.2.2. Chứng từ kèm theo a. Chứng từ tài chính
Chứng từ tài chính dùng trong phương thức nhờ thu chính là hối phiếu do người xuất khẩu ký phát để đòi tiền người nhập khẩu. Khi lập hối phiếu phải sử dụng mẫu hối phiếu trong phương thức nhờ thu.
b. Chứng từ thương mại
- Húa đơn: Ghi rừ cỏc nội dung: Mụ tả hàng húa, đơn giỏ, số lượng hàng húa và tổng trị giá hàng mua bán.
- Vận tải đơn: là chứng từ quan trong nhất trong bộ chứng từ hàng hóa nói chung.
Nó có 3 chức năng như sau:
+ Nó là hợp đồng giữa chủ phương tiện vận tải và người xuất khẩu trong đó ghi rừ rằng chủ phương tiện tải cam kết vận chuyển hàng húa từ cảng giao hàng đến cảng dỡ hàng.
+ Nó đóng vai trò như là biên nhận hàng hóa do chủ phương tiện phát hành.
+ Nó thiết lập quyền kiểm soát và định đoạt hàng hóa của người nào nắm giữ vận tải đơn.
Về nội dung, vận tải đơn cần nờu rừ:
+ Tên và địa chỉ của người giao hàng + Tên và địa chỉ của người nhận hàng + Số hiệu
+ Tên/số hiệu phương tiện vận tải + Nơi nhận hàng
+ Cảng giao hàng
+ Mô tả hàng hóa và bao bì: Số lượng và số hiệu container, loại bao bì, trọng lượng từng kiện hàng, tổng trọng lượng hàng.
+ Mô tả chi tiết về cước vận chuyển: cước trả trước hay sẽ thu hồi + Số bản gốc của vận đơn
+ Địa điểm và ngày phát hành vận đơn + Chữ ký của đơn vị vận chuyển
c. Chứng nhận xuất xứ
Tùy theo yêu cầu của người nhập khẩu, chứng nhận xuất xứ có thể do người xuất khẩu hoặc văn phòng thương mại phát hành nhằm chứng nhận nguồn gốc hàng hóa mà người xuất khẩu bán cho người nhập khẩu. Chứng nhận xuất xứ cũng rất quan trọng vì cùng một mặt hàng giống nhau nhưng nguồn gốc khác nhau thường có giá trị rất khác nhau.
d. Bảng kê bao bì chi tiết
Bảng kê này do người xuất khẩu lập gửi cho người nhập khẩu để mô tả chi tiết về bao bì, đóng gói hàng hóa. Nội dung của nó bao gồm:
+ Ngày lập bảng kê + Số hiệu hợp đồng
+ Tên và địa chỉ của người nhập khẩu
+ Mô tả bao bì, đóng gói hàng hóa: số lượng kiện, thùng hàng; nội dung hàng hóa bên trong, kích cỡ kiện hàng; trọng lượng, …