- Lập giấy đề nghị mở L/C: Giấy đề nghị mở L/C được lập căn cứ vào những điều khoản thỏa thuận trong hợp đồng thương mại, có chữ ký của giám đốc và kế toán
c.Tờ khai hàng hóa xuất/nhập khẩu
Tờ khai hàng hóa xuất/nhập khẩu đôi khi gọi tắt là tờ khai hải quan do người nhập khẩu lập theo mẫu của Hải quan. Tờ khai Hải quan khá phức tạp, bao gồm các nội dung chính sau:
- Tên và địa chỉ đơn vị xuất khẩu - Tên và địa chỉ đơn vị nhập khẩu - Tên và địa chỉ đơn vị ủy thác - Số hiệu và ngày đăng ký tờ khai - Loại hình xuất nhập khẩu
- Nước nhập/nước xuất khẩu
- Số và ngày hiệu lực của giấy phép nhập khẩu - Số hiệu hợp đồng
- Số hiệu vận tải đơn - Phương thức thanh toán
- Đồng tiền thanh toán và tỷ giá - Điều kiện và địa điểm giao hàng
- Phương tiện vận tải - Cửa khẩu xuất/nhập - Tên hàng/mã số - Xuất xứ
- Đơn vị tính toán - Số lượng hàng hóa - Đơn giá ngoại tệ - Trị giá ngoại tệ - Chứng từ kèm theo - Cam kết của người khai - Địa điểm kiểm hóa - Thời gian kiểm hóa - Phương pháp kiểm hóa
- Họ tên, chữ ký và con dấu của người khai
5.2. Chứng từ trong phương thức nhờ thu
5.2.1. Chỉ thị nhờ thu
Chỉ thị nhờ thu là bản chỉ thị do người xuất khẩu lập sau khi giao hàng và gửi đến cho ngân hàng nhờ thu hộ tiền ở người nhập khẩu theo những chỉ dẫn mà người nhập khẩu nêu ra. Những quy định liên quan đến chỉ thị nhờ thu được trình bày ở điều khoản số 4 trong bản quy tắt thống nhất về nhờ thu, văn bản số 522. Khi lập chỉ thị nhờ thu, người xuất khẩu cần lưu ý:
- Tất cả các chứng từ nhờ thu phải kèm chỉ thị nhờ thu rõ ràng, cụ thể, ghi rõ nhờ thu được áp dụng theo Quy tắc 522. Ngân hàng chỉ được thực hiện theo chỉ thị đó và theo đúng bản Quy tắc này.
- Nội dung của chỉ thị nhờ thu: mục b của điều khoản số 4 quy định một chỉ thị nhờ thu phải nếu được những thông tin sau:
+ Chi tiết về ngân hàng nhờ thu như tên đầy đủ, địa chỉ, điện tín SWIFT, số telex, số fax, số điện thoại.
+ Chi tiết về người ủy nhiệm như tên đầy đủ, địa chỉ, điện tín SWIFT, số telex, số fax, số điện thoại.
+ Chi tiết về ngân hàng xuất trình nhờ thu (nếu có) như tên đầy đủ, địa chỉ, điện tín SWIFT, số telex, số fax, số điện thoại.
+ Số tiền và loại tiền nhờ thu
+ Điều khoản nhờ thu theo đó thanh toán hay chấp nhận được thực hiện
+ Điều khoản chuyển giao chứng từ: thanh toán và/ hoặc chấp nhận hay các điều kiện khác
+ Những chỉ thị cụ thể về lãi suất
+ Phương thức thanh toán và hình thức trả tiền
+ Các chỉ thị trong trường hợp từ chối thanh toán, từ chối chấp nhận và/ hoặc sự mâu thuẫn giữa các chỉ thị.
- Chỉ thị nhờ thu phải ghi đầy đủ địa chỉ của người trả tiền hoặc nơi chứng từ sẽ được xuất trình. Nếu địa chỉ không ghi đầy đủ hoặc sai thì ngân hàng thu hộ có thể tự mình xác định địa chỉ đúng mà không chịu trách nhiệm về hành động đó.
- Ngân hàng thu hộ sẽ miễn trách đối với sự chậm trễ việc cung cấp địa chỉ không đầy đủ hoặc thiếu chính xác.
3.2.2. Chứng từ kèm theoa.Chứng từ tài chính a.Chứng từ tài chính
Chứng từ tài chính dùng trong phương thức nhờ thu chính là hối phiếu do người xuất khẩu ký phát để đòi tiền người nhập khẩu. Khi lập hối phiếu phải sử dụng mẫu hối phiếu trong phương thức nhờ thu.