CHƯƠNG III: MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG PR TẠI CÔNG TY BẢO VIỆT NHÂN THỌ SÀI GÒN
3.1.1Xây dựng và phát triển công nghệ thông tin
Hiện nay Bảo Việt Nhân thọ Sài Gòn không có website của riêng mình. Mọi hoạt động thông tin đều được truyền thông nội bộ trên INFOMAN và đưa tin lên các kênh truyền hình và báo chí. Thiết nghĩ Công ty nên có trang web của riêng mình để có thể đưa các tin tức, hoạt động sự kiện lên thường xuyên và thu hút sự chú ý từ phía công chúng. Công ty nên xây dựng cho website mình một phòng truyền thông trực tuyến riêng và đồng thời có cung cấp RSS. Thiết lập nên chiếc cầu nối giữa báo chí truyền thông, khách hàng và Bảo Việt Nhân thọ Sài Gòn.
Xây dựng và phát triển phòng truyền thông trực tuyến trên website:
Phòng truyền thông trực tuyến ( hay còn gọi là phòng báo chí hay trang báo chí) là một phần trên trang web của Công ty, được dành riêng cho hoạt động truyền thông. Nhiều phòng truyền thông trực tuyến được chăm chút với nhiều thông tin phong phú về nội dung, đa dạng về loại hình: tiếng, hình, phim ảnh, thông cáo báo chí, thông tin cơ sở, dữ liệu tài chính,…
Khách hàng ghé thăm phòng truyền thông sẽ thuộc tất cả các nghành nghề, kiểu người chứ không phải chỉ có nhà báo, họ sẽ “theo dõi” Công ty bằng cách xem tất cả các thông tin trên trang web của Công ty. Khi mọi người muốn biết điều gì đang diễn ra đối Công ty họ sẽ vào phòng truyền thông trực tuyến trên website của Công ty. Phòng truyền thông trực tuyến là một phần quan trọng trong bất kỳ một trang web của công ty nào, đồng thời cũng là một yếu tố quyết định của một chiến lược quan hệ truyền thông hiệu quả. Nếu thực hiện tốt, phòng truyền thông trực tuyến sẽ là cầu nối để bạn gắn kết với các nhà báo, những người sẽ tích cực đề cập đến công ty trong những câu chuyện của họ. Quan trọng hơn nữa, một phòng truyền thông trực tuyến có thể thu hút khách hàng tham gia mua sản phẩm, mang lại nhiều hợp đồng hơn cho công ty và góp phần đưa bạn tiệm cận với những mục tiêu thực sự về doanh thu và khách hàng. Có nhiều phòng truyền thông được thiết kế rất hoành tráng, nhưng ở đó thường đặt kiểu dáng và tranh ảnh lên minh họa lên hàng đầu chứ không phải là những nội dung mà báo giới (và các khách hàng) cần và đó cũng là lý do mà họ thất bại trong việc truyển tải nội dung nhằm mục đích thu hút người xem.
Sử dụng RSS để chuyển tải thông tin từ trang web của Công ty đến những trang mục tiêu:
Khi số lượng website tin tức ngày càng nhiều, việc duyệt Web để tìm những thông tin chúng ta cần ngay càng mất nhiều thời gian. Liệu có tốt hơn không nếu các thông tin và dữ liệu mới nhất được gửi trực tiếp đến chúng ta, thay vì phải tự dò tìm thông tin từ trang web này đến trang web khác? Giờ đây, chúng ta đã có thể sử dụng tiện ích này thông qua một dịch vụ cung cấp thông tin mới gọi là RSS.
RSS là một định dạng tập tin thuộc họ XML dùng trong việc chia sẻ tin tức
Web được dùng bởi nhiều website tin tức và weblog. Chữ viết tắt (theo tiếng Anh) theo nhiều ý kiến chung là Really Simple Syndication
RSS giúp chúng ta giải quyết vấn đề về tính cập nhật của thông tin bằng việc cung cấp cho chúng ta những thông tin mới nhất mà chúng ta đang quan tâm. Hiện tại không phải bất cứ trang web nào cũng cung cấp RSS, hầu như các công ty bảo hiểm đều không cung cấp RSS. Chỉ có các trang web tin tức như BBC, CNN, Yahoo News, Tuổi trẻ, Thanh niên, Công an Nhân dân… đang cung cấp RSS
Thanhnien.com.vn hiện tại cung cấp các nguồn kênh dữ liệu dưới đây theo định dạng chuẩn mới nhất RSS 2.0:
Chính trị - Xã hội (http://www2.thanhnien.com.vn/Xahoi.rss)
Giáo dục (http://www2.thanhnien.com.vn/Giaoduc.rss)
Chào buổi sáng (http://www2.thanhnien.com.vn/Chaobuoisang.rss).
…
Công nghệ của RSS cho phép người dùng Internet có thể đặt mua thông tin từ các websites có cung cấp khả năng RSS (RSS feeds); chúng thường là các site có nội dung thay đổi và được thêm vào thường xuyên. Khác với việc mua nhiều ấn bản của các tờ báo hay tạp chí in giấy, hầu hết việc mua RSS là miễn phí.
Đặt đường dẫn RSS tại những trang web, những cơ quan thông tấn và blog ưa thích thì chúng ta có thể nắm bắt được những gì chúng ta muốn.
Bảo Việt Nhân thọ Sài Gòn nên xây dựng cho mình phòng kiểm tra thông tin khách hàng trên website của mình. Sẽ rất thuận tiện khi khách hàng có thể theo dõi thông tin hợp đồng bảo hiểm của mình mọi lúc mọi nơi. Công ty bảo hiểm nhân thọ ACE Life là công ty bảo hiểm đầu tiên đã chính thức triển khai dịch vụ thông tin Hợp đồng Bảo hiểm trực tuyến qua mạng dành cho khách hàng đang sở hữu các hợp đồng bảo hiểm nhân thọ của ACE Life. Với tiện ích này, khách hàng có thể thường xuyên kiểm tra các thông tin liên quan về hợp đồng bảo hiểm nhân thọ như: Giá trị Tài khoản Hợp đồng, Ngày Phát hành Hợp đồng, tình trạng hiệu lực Hợp đồng, ngày đóng phí... Đây là giai đoạn một của chương trình phục vụ thông tin khách hàng trực tuyến của Acelife.
Xây dựng các diễn đàn, hộp thư khách hàng, blog.
Diễn đàn, hộp thư khách hàng, blog... trên các website là nơi mà Công ty có thể lắng nghe "các thượng đế" của mình bày tỏ quan điểm hay những thắc mắc để kịp thời giải tỏa. "Hãy khuyến khích khách hàng trút cáu giận ngay trên trang web của Công ty có những giải thích và xử lý kịp thời còn hơn là để họ tụ tập thành một diễn đàn nói xấu và chê bai Công ty", chuyên gia tiếp thị nổi tiếng Jack Trout đã nói như vậy trên một diễn đàn PR trên mạng gần đây. Chiến dịch quảng cáo rầm rộ trên truyền hình, những quyển catalogue đắt tiền, những chương trình game show hoành tráng có khi lại bị đổ "rầm rầm" vì những lời rỉ rả trên các blog, diễn đàn. Nhưng có khi chỉ từ một blog hay một diễn đàn thôi, hình ảnh đẹp đẽ của Công ty là "nở bừng" trong dư luận. Một PR thời nay cần phải biết cách khai thác những thế mạnh, lợi thế mà công nghệ IT có thể đem lại cho công việc của mình.
Bên cạnh đó trên website của Công ty mình, Bảo Việt Nhân thọ Sài Gòn nên đưa ra web links với các công ty thành viên khác. Tạo ra sự liên kết giữa các công ty thành viên và sự giao lưu các khách hàng từ các miền khu vực với nhau.