IV. Kết quả thanh lý TSCĐ:
3.2.Giải pháp hoàn thiện kế toán doanh thu,chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại tổng CTCP VTNN Nghệ An
VẬT TƯ NGHỆ AN
3.2.Giải pháp hoàn thiện kế toán doanh thu,chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại tổng CTCP VTNN Nghệ An
Công tác kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh của TCT đã có nhiều cố gắng trong việc cải tiến, đổi mới nhưng bên cạnh đó vẫn còn những tồn tại ở một số khâu cần sửa đồi hoàn thiện hơn. Xuất phát từ thực trạng kế toán doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh kết hợp với định hướng phát triển của TCT và sự phát triển của khoa học quản lý, kế toán doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh tại TCT cần tập trung cải tiến, hoàn thiện các nội dung sau:
3.2.1. Hoàn thiện kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh trên góc độ kế toán tài chính
hiện đại, thường xuyên nâng cấp điều chỉnh phần mềm kế toán cho phù hợp với các quy định chế độ kế toán hiện hành, nhằm tạo điều kiện cho kế toán phản ánh một cách dễ dàng, chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh để đảm bảo đúng kỳ kế toán, đáp ứng tốt hơn yêu cầu hạch toán kế toán, góp phần nâng cao hiệu quả công tác quản lý của đơn vị.
3.2.1.2. Hoàn thiện về cơ cấu, trình độ đội ngũ kế toán
TCT cần tạo môi trường làm việc tốt, có các biện pháp khuyến khích vật chất, tinh thần nhằm tạo môi trường làm việc năng động, có sự cạnh tranh lành mạnh giữa các nhân viên, ham học hỏi để tích luỹ kinh nghiệm và nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ của mình. Thường xuyên tổ chức các đợt đào tạo, tập huấn bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ cho cán bộ kế toán, cập nhật kịp thời sự thay đổi của chế độ kế toán, chuẩn mực kế toán, góp phần nâng cao hiệu quả công tác kế toán đáp ứng đòi hỏi của công tác quản lý hiện nay.
3.3.1.3. Hoàn thiện hệ thống chứng từ kế toán
Hệ thống chứng từ là cơ sở quan trọng đầu tiên chứng minh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và thực sự hoàn thành. Chứng từ chính là cơ sở cho việc nhập số liệu vào phần mềm kế toán. Tại TCT, nghiệp vụ kế toán phát sinh đều được phản ánh vào các chứng từ liên quan một cách trung thực, kịp thời và đầy đủ. Tuy nhiên một số chứng từ ban đầu (phiếu thu, phiếu chi phiếu nhập kho, phiếu xuất kho … ) nhiều khi chưa được ghi chép cẩn thận và ký nhận đầy đủ.
Việc lập chứng từ ban đầu là rất quan trọng, liên quan đến việc hạch toán các nghiệp vụ phát sinh sau này. Vì vậy phòng tài chính kế toán nên có các biện pháp quản lý và kiểm tra chặt chẽ việc ghi chép các chứng từ ban đầu theo đúng quy định và đầy đủ nội dung để tạo điều kiện thuận lợi trong các bước hạch toán tiếp theo. Các chứng từ ban đầu phải được kiểm tra sát sao về nội dung, tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ. Mặt khác, chứng từ phải lưu giữ một cách cẩn thận và khoa học để thuận lợi cho việc đối chiếu số liệu sau này khi có sai sót xảy ra. Dưới đây là một số kiến nghị cụ thể:
- Đối với chứng từ doanh thu: trường hợp các hợp đồng chia nhiều kỳ thì kỳ sau khi phát sinh hóa đơn cần phải phô tô một bản hợp đồng đính kèm làm cơ sở để kiểm tra đối chiếu.
- Đối với chứng từ chi phí: khi một nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hai hoặc nhiều bộ phận kế toán thì chứng từ gốc được lưu trữ tại bộ phận kế toán có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh xảy ra trước, bộ phận phát sinh sau lưu bản pho to.
3.3.1.4. Hoàn thiện công tác kiểm tra kiểm toán nội bộ
Kiểm tra kế toán là một yêu cầu tất yếu của quản lý, nó đảm bảo rằng tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều có thật và được phản ánh đầy đủ, chính xác vào chứng từ gốc, sổ sách kế toán. Trên cơ sở đó góp phần bảo vệ tài sản và nâng cao hiệu quả sản xuất – kinh doanh. Để tạo điều kiện thuận lợi cho hệ thống kế toán hoạt động hiệu quả, đảm bảo thực hiện đầy đủ các mục tiêu đặt ra cần có bộ phận chuyên biệt thực hiện việc kiểm toán nội bộ và cần tăng cường kiểm tra kế toán nội bộ.
* Hoàn thiện nội dung kiểm toán nội bộ:
- Về chứng từ kế toán: Kiểm tra tính chính xác, đầy đủ, hợp lệ của doanh thu và chi phí. Theo đó doanh thu phải được phản ánh đầy đủ trên các hóa đơn, chứng từ, chính xác theo từng nội dung nghiệp vụ phát sinh, theo đúng quy định của bộ tài chính và đơn vị. Các khoản chi phí đảm
bảo tôn trọng đúng nguồn trang trải chi phí, tuân thủ các quy định đã ban hành về phân cấp quản lý tài chính của các bộ phận, các chi nhánh, các đơn vị trực thuộc. Việc kiểm tra, đối chiếu số liệu cần phải được thực hiện thường xuyên. Theo đó, có thể đôn đốc thu nợ kịp thời, tránh tình trạng nợ dây dưa hoặc có thể bị đại lý, các cửa hàng,… chiếm dụng tiền hàng thu được.
- Về sổ sách, báo cáo kế toán:
Kiểm tra việc lập sổ sách, báo cáo định kỳ và thường xuyên kiểm tra các đơn vị trực thuộc, các chi nhánh về doanh thu và các khoản chi phí để có cơ sở đối chiếu kiểm tra và tổng hợp số liệu toàn TCT.
Nội dung kiểm tra kế toán nội bộ được xác định rõ ràng. Trong quá trình kiểm tra kết hợp đánh giá phát hiện những tồn tại, yếu kém, những sai sót, vi phạm chính sách chế độ Nhà nước cũng như vi phạm các quy định phân cấp quản lý nội bộ của TCT. Trên cơ sở đó có kiến nghị mang tính chất tham khảo đối với ban lãnh đạo trong quá trình xem xét, sửa đổi cho phù hợp tình hình thực tế đơn vị. Hoàn thiện nội dung kiểm tra kế toán nội bộ tạo điều kiện thực hiện, kiểm tra kế toán đạt chất lượng và hiệu quả cao.
* Hoàn thiện bộ máy kiểm tra kế toán nội bộ:
TCT ngày càng phát triển và mở rộng về quy mô, hiện nay đã có 12 đơn vị thành viên. Khi quy mô càng lớn, địa bàn hoạt động trải rộng, số lượng các đơn vị thành viên nhiều, phân cấp, trao quyền quản lý càng nhiều thì công tác kiểm tra, giám sát hoạt động quản lý, sử dụng các nguồn lực càng cần phải quan tâm. Hơn nữa, bên cạnh những ưu điểm mà cơ chế thị trường đem lại cũng có những tác động tiêu cực ảnh hưởng đến tình hình quản lý tài sản, tiền vốn của TCT, của các đơn vị trực thuộc. Do vậy TCT cần thiết luôn hoàn thiện hơn nữa bộ máy kiểm tra kế toán nội bộ, thường xuyên kiểm tra đối chiếu số liệu quản lý hoạt động của các đơn vị thành viên cũng như của TCT hiệu quả hơn.
3.3.1.5. Hoàn thiện về hạch toán kế toán
* Một số khoản chi phí phát sinh chung, TCT hạch toán vào tài khoản 641 – Chi phí bán hàng là chưa hợp lý như: tiền bảo hiểm cháy nổ, tiền chăm sóc cây cảnh, tiền kiểm tra công tác phòng cháy chữa cháy, tiền họp về công tác phòng cháy chữa cháy, theo tôi TCT cần chuyển sang hạch toán TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp. Việc điều chỉnh này sẽ làm thay đổi số liệu trên sổ cái TK 641, 642, 911 nhưng không làm ảnh hưởng gì đến kết quả hoạt động kinh doanh cuối cùng của TCT.
* TCT hiện đang hạch toán lẫn lộn chi phí quảng cáo trên cả hai tài khoản 641, 642 là chưa hợp lý. Theo tôi quảng cáo của TCT chủ yếu là quảng cáo về các loại sản phẩm phân bón và giống nên phục vụ chủ yếu là cho mục đích bán hàng, tiêu thụ sản phẩm vì vậy TCT nên hạch toán toàn bộ tiền quảng cáo trên một tài khoản là 641 – Chi phí bán hàng. Việc điều chỉnh này sẽ làm thay đổi số liệu trên sổ cái tài khoản 641, 642, 911 nhưng không làm ảnh hưởng gì đến kết quả hoạt động kinh doanh cuối cùng của TCT. Đối với những chi phí quảng cáo quá lớn, kế toán nên phân bổ dần cho các kỳ sau thông qua TK 142 hoặc TK 242.
* Hiện nay, TCT đang tiến hành tính giá xuất kho theo phương pháp Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ, phương pháp này có ưu điểm là giảm nhẹ công tác tính giá xuất kho. Tuy nhiên phương pháp này có nhược điểm đó là độ chính xác không cao vì nó xác định giá trị nguyên, vật
liệu, sản phẩm xuất trên cơ sở không tính đến sự biến động giá nguyên, vật liệu, sản phẩm ở hiện tại do vậy trong trường hợp giá nguyên, vật liệu, sản phẩm biến động như hiện nay đơn vị sẽ không thể tính giá xuất nguyên, vật liệu, sản phẩm một cách chính xác. Do vậy để việc hạch toán chi phí nguyên, vật liệu, sản phẩm được chính xác đơn vị nên xem xét và sửa đổi lại phương pháp tính giá xuất kho để giá xuất kho theo sát được tình hình biến động của thị trường. Doanh nghiệp nên áp dụng giá bình quân sau mỗi lần nhập vì phương pháp này tương đối chính xác do phạm vi bình quân là nhỏ nhất, phương pháp này có nhược điểm là phải tính toán nhiều. Tuy nhiên với các đơn vị sử dụng phần mềm kế toán thì có thể sẽ thiết kế chức năng này trực tiếp trên phần mềm kế tóan để công việc tính toán sẽ được theo chương trình tự động giúp cho công việc tính giá gặp nhiều thuận lợi. Theo phương pháp này sau mỗi lần biến động nguyên, vật liệu do nhập kho kế toán phải tính lại giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập để làm căn cứ xác định giá xuất kho nguyên, vật liệu của lần xuất tới. Phương pháp bình quân sau mỗi lần nhập có công thức như sau:
=
= X
* Đối với việc hạch toán thuế GTGT đầu vào, hiện nay tại TCT chưa thực hiện phân bổ phần thuế GTGT đầu vào phục vụ chung cho cả hai hoạt động chịu thuế và không chịu thuế cho từng hoạt động, toàn bộ thuế GTGT hạch toán trên tài khoản 1331 - Thuế GTGT được khấu trừ. TCT thực hiện kết chuyển toàn bộ sang giá vốn. Vì vậy việc xác định thuế GTGT được khấu trừ và không được khấu trừ là chưa chính xác. Theo tôi, TCT cần thực hiện phân bổ số thuế GTGT đầu vào phục vụ chung cho từng hoạt động chịu thuế và không chịu thuế theo tỷ lệ doanh thu hàng hóa, dịch vụ bán ra chịu thuế và doanh thu hàng hóa, dịch vụ bán ra không chịu thuế.
* Tổng Công Ty kinh doanh khá nhiều mặt hàng kể cả sản xuất và thương mại, nhưng chỉ mở tài khoản 911- XĐ KQKD mà không mở thêm các tài khoản chi tiết, dẫn đến việc không thể theo dõi chính xác được kết quả kinh doanh của từng mặt hàng, dẫn đến việc ra các quyết định quản trị kinh doanh gặp nhiều khó khăn. TCT nên mở bổ sung một số tài khoản chi tiết của TK 911 theo từng mặt hàng kinh doanh.
* Tổng công ty nên xem xét, áp dụng thêm các phương thức bán hàng khác như: bán hàng theo phương thức đại lý, phương thức chuyển hàng chờ chấp nhận...
* Khi bán hàng thu tiền ngay phải hạch toán: Nợ TK 111, 112
Có TK 511 Có TK 3331
Như vậy sẽ phù hợp với quy định và kế toán sẽ theo dõi được khoản doanh thu nào là bán chịu, là trả ngay, có kế hoạch theo dõi công nợ. * Khi bán hàng theo phương thức xuất đầu tư, số tiền chênh lệch giữa trả tiền ngay và xuất đầu tư nên được hạch toán qua tài khoản 3387: Giá đơn vị bình quân
sau lần nhập n
Giá trị NVL tồn trước lần n + Giá trị NVL nhập lần n
Số lượng NVL tồn trước lần n + Số lượng NVL nhập lÇn n
Giá thực tế vật tư xuất kho
Giá đơn vị bình quân sau lần nhập n Số lượng vật tư xuất
Nợ TK 111, 112: Số tiền thu ngay Nợ TK 131 : Số tiền còn phải thu
Có TK 511: Doanh thu bán hàng thu ngay Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra
Có TK 3387: Chênh lệch trả chậm và trả ngay. Định kỳ hàng tháng mới thực hiện phân bổ:
Nợ TK 3387: Số tiền trả chậm được phân bổ vào doanh thu trong tháng Có TK 515: Số tiền trả chậm được phân bổ vào doanh thu trong tháng * Khi phát sinh nghiệp vụ hàng bán trả lại, kế toán nên hạch toán vào TK531: Nợ TK 531 : Số doanh thu bị giảm do trả lại hàng
Nợ TK 33311: Thuế GTGT đầu ra tương ứng
Có TK 131: Giảm khoản phải thu khách hàng tương ứng Đồng thời gi giảm giá vốn hàng bán, nhập kho hàng bị trả lại: Nợ TK 155, 156
Có TK 632
*Kế toán nên mở sổ chi tiết TK 632 và TK 511 cho từng mặt hàng. Theo đó, việc tổ chức đánh giá hiệu quả công tác kế toán bán hàng đối với từng mặt hàng được thực hiện. Điều này ảnh hưởng tích cực lớn đến quyết định kinh doanh, đến định hướng hoạt động của Tổng công ty trong thời gian tới.
Ví dụ đối với giá vốn có thể phân thành các nhóm sau: TK 6321 – giá vốn NPK 8-10-3
TK 6322 – giá vốn NPK 16-16-8 TK 6323 – giá vốn NPK 15- 5-20 V.v...
Tương ứng là việc phân cấp chi tiết các TK 511 cho từng mặt hàng.
3.3.2. Hoàn thiện kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh theo mô hình kế toán quản trị
3.3.2.1. Hoàn thiện công tác phân loại doanh thu, chi phí
Với cách hạch toán và theo dõi doanh thu theo quan điểm kế toán tài chính chúng ta mới chỉ có được thông tin về doanh thu từng loại và chi tiết của từng khách hàng mà chưa có được thông tin về từng tên sản phẩm. Tại TCT việc theo dõi doanh thu của từng tên sản phẩm chỉ được
thực hiện trên excel theo một danh mục sản phẩm. Toàn bộ doanh thu bán sản phẩm được TCT theo dõi trên tài khoản tổng hợp 5111 do vậy để quản trị tốt doanh thu TCT cần phân loại và hạch toán chi tiết doanh thu. Tùy theo yêu cầu quản lý và đặc điểm kinh doanh của đơn vị mà TCT có thể mở tài khoản doanh thu chi tiết theo từng tên sản phẩm:
Ví dụ: TK 5111.1 – Doanh thu NPK 8-10-3 TK 5111.2 – Doanh thu NPK 16-16-8 ………
Trong kế toán quản trị, hiểu biết về sự biến đổi của chi phí là chìa khóa để ra các quyết định đúng đắn. Phần lớn quá trình lập kế hoạch và ra quyết định phụ thuộc vào việc phân loại chi phí theo cách ứng xử của chi phí với mức độ hoạt động. Theo cách phân loại này, toàn bộ chi phí được phân thành biến phí, định phí và chi phí hỗn hợp. Đối với chi phí hỗn hợp có thể sử dụng các phương pháp để phân tích thành biến phí và định phí.
Để có cái nhìn linh hoạt về chi phí, TCT cũng nên phân chia chi phí thành biến phí, định phí và chi phí hỗn hợp. Biến phí bao gồm: biến phí sản xuất, biến phí bán hàng, biến phí quản lý, trong đó:
- Biến phí bán hàng gồm: Lương, thưởng, các khoản trích theo lương, các khoản phụ cấp ngoài lương của nhân viên bán hàng; chi hoa hồng cho khách hàng, đại lý….
- Biến phí quản lý gồm: Lương, thưởng, các khoản trích theo lương, các khoản phụ cấp ngoài lương của nhân viên quản lý…. Định phí bao gồm: Định phí sản xuất chung, định phí bán hàng, định phí quản lý, trong đó:
- Định phí bán hàng: Khấu hao TSCĐ bộ phận bán hàng; Chi phí thuê kho; Chi phí quảng cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng…. - Định phí quản lý: Khấu hao TSCĐ bộ phận quản lý; Chi bảo dưỡng, sửa chữa máy móc, tài sản phục vụ quản lý….
Chi phí hỗn hợp: Một số khoản mục chi phí dịch vụ mua ngoài, thuê ngoài, chi phí khác bằng tiền; Thuế và lệ phí của chi phí quản lý….