Như đã trình bày trong phần phân tích báo cáo tài chính Công ty Tâm Việt qua 3 năm 2007-2009, trong giai đoạn này chi phí ngoài sản xuất của doanh nghiệp tăng nhanh qua các năm, mà cụ thể là chi phí bán hàng và chi phí quản lý. Mức tăng cao nhất là vào năm 2009, tăng 80,99% đối với chi phí bán hàng và tăng 124,97% đối với chi phí quản lý. Qua phần phân tích chiều dọc báo cáo thu nhập, chúng ta cũng thấy rằng, chi phí ngoài sản xuất chiếm một tỷ trọng lớn trong doanh thu. Trong khi giá trị tăng thêm của sản phẩm dịch vụ cung cấp cao (tính dựa trên giá bán và giá vốn hàng bán) thì chi phí ngoài sản xuất tăng cao đã ăn mòn đi lợi nhuận của doanh nghiệp. Mức lợi nhuận chỉ chiếm khoảng 2,09%26 doanh thu bán hàng và cung cấp vụ. Do đó, việc kiểm soat chi phí ngoài sản xuất là vô cùng quan trọng để bảo toàn lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Đây là vấn đề không đơn giản, bởi vì, không như các chi phí sản xuất, việc kiểm soát có thể được thực hiện thông qua việc rà soát lại quy trình sản xuất,
26
cắt giảm các công đoạn không cần thiết, tiết kiệm nguyên vật liệu,.v.v. để làm giảm chi phí. Chi phí cho bán hàng và quản lý khó lượng hóa hơn. Nếu thực hiện không đúng, thậm chí nó còn có tác dụng ngược làm giảm doanh thu. Để có thể kiểm soát các khoản mục chi phí này, trước hết doanh nghiệp cần rà soát lại các bộ phận cấu thành các khoản chi phí này. Ví dụ như chi phí điện thoại, Internet, tiếp khách,… đồng thời xem xét biến động của các khoản chi phí này. Phân tích các khoản chi phí này dựa trên các khía cạnh sau đây: chi phí nào chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí ngoài sản xuất? Tại sao khoản mục chi phí này lại cao như vậy, liệu chi phí này có đang được sử dụng hiệu quả? Chúng ta có thể tiết giảm được các khoản chi phí này không? Các chi phí nào có thể cắt giảm và bằng cách nào? Ảnh hưởng của việc cắt giảm khoản mục chi phí này?