Hình 1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty TNHH Tâm Việt 3.4.2. Nhiệm vụ, chức năng của các bộ phận trong doanh nghiệp6:
* Hội đồng thành viên (Board of members)7: có các quyền và nhiệm vụ sau: - Quyết định chiến lược phát triển và kế hoạch kinh doanh hàng năm của
công ty;
- Quyết định tăng hoặc giảm vốn điều lệ, quyết định thời điểm và phương thức huy động thêm vốn;
- Quyết định phương thức đầu tư và dự án đầu tư có giá trị trên 50% Tổng giá trị tài sản được ghi trong báo cáo tài chính tại thời điểm công bố gần nhất của công ty;
- Quyết định giải pháp phát triển thị trường, tiếp thị và chuyển giao công nghệ, thông qua hợp đồng vay, cho vay, bán tài sản có giá trị bằng hoặc lớn hơn 50% Tổng giá trị tài sản được ghi trong báo cáo tài chính tại thời điểm công bố gần nhất của công ty;
- Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch Hội đồng thành viên; quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, cắt chức, ký và chấm dứt hợp đồng đối với
6
Bảng Điều lệ Công ty TNHH Tư vấn & giải pháp phần mềm Tâm Việt và Luật Doanh nghiệp 2005. 7
Điều 47, Luật Doanh nghiệp 2005.
Hội đồng thành viên Giám đốc điều hành Phòng kinh doanh Phòng hành chính kế toán Phòng nghiên cứu & phát triển Phòng dịch vụ khách hàng
Trưởng phòng Trưởng phòng Trưởng phòng Kế toán
Nhân viên hành chính Lập trình viên
Nhân viên triển khai
Nhân viên bảo trì Nhân viên
kinh doanh
Giám đốc, Kế toán trưởng và người quản lý khác8 như: trưởng các bộ phận trong công ty (department manager): phòng kinh doanh, phòng dịch vụ - khách hàng, phòng nghiên cứu & phát triển,…
- Quyết định mức lương, thưởng và các lợi ích khác đối vơí Chủ tịch Hội đồng thành viên, Giám đốc, Kế toán trưởng và những người quản lý khác.
- Thông qua báo cáo tài chính hàng năm, phương án sử dụng và phân chia lợi nhuận hoặc phương án xử lý lỗ của công ty;
- Quyết định cơ cấu tổ chức quản lý công ty;
- Quyết định thành lập công ty con, chi nhánh, văn phòng đại diện; - Sửa đổi, bổ sung điều lệ công ty;
- Quyết định tổ chức lại công ty;
- Quyết định giải thể hoặc yêu cầu phá sản công ty.
* Giám đốc điều hành (General director)9: là người điều hành hoạt động hàng ngày của công ty, chịu trách nhiệm trước Hội đồng thành viên về việc thực hiện quyền và nhiệm vụ của mình. Giám đốc doanh nghiệp có các quyền và nhiệm vụ sau:
- Tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồng thành viên;
- Quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh hàng ngày của công ty;
- Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty;
- Ban hành quy chế quản lý nội bộ công ty;
- Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong công ty, trừ các chức danh thuộc thẩm quyền của Hội đồng thành viên;
- Kiến nghị phương án cơ cấu tổ chức công ty;
- Trình báo cáo quyết toán tài chính hàng năm lên Hội đồng thành viên; - Kiến nghị phương án sử dụng lợi nhuận và xử lý lỗ trong kinh doanh; - Tuyển dụng lao động.
8
Những người quản lý khác theo điều lệ Công ty là: trưởng phòng kinh doanh (sales manager), trưởng phòng dịch vụ - khách hàng (Costumer/ service manager), trưởng phòng nghiên cứu & phát triển (R&D manager),…
9
* Phòng kinh doanh (Sales department): phụ trách vấn đề thị trường, kênh phân phối và tiêu thụ sản phẩm của công ty.
* Phòng dịch vụ - khách hàng (Costumer/Service department): phụ trách nhận phản hồi (feedback) từ khách hàng và cung cấp các dịch vụ sau bán hàng (post- sale service), gồm 2 mảng hoạt động:
- Phòng dịch vụ phần mềm (Software service): phụ trách tư vấn, triển khai phần mềm cho khách hàng: cài đặt, hướng dẫn sử dụng, bảo trì, xử lý các vấn đề sự cố (nếu có)…
- Phòng dịch vụ kế toán (Accounting service): phụ trách việc cung cấp các dịch vụ kế toán cho khách hàng, như: lập sổ sách kế toán, lập báo cáo Thuế,…
* Phòng nghiên cứu & phát triển (R&D department): phụ trách khắc phục sự cố từ phòng dịch vụ - khách hàng đưa sang, cải tiến các sản phẩm hiện có, đồng thời nghiên cứu các sản phẩm mới để cung cấp cho thị trường.
* Phòng hành chính - kế toán (Administrating department): phụ trách việc lập báo cáo, sổ sách cho công ty, theo dõi biến động doanh số, chi phí, lợi nhuận,… và báo cáo trực tiếp cho Giám đốc đơn vị để làm cơ sở cho việc lập kế hoạch và chiến lược kinh doanh trong năm.
CHƯƠNG 4: PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP & PHẦN MỀM TÂM VIỆT
4.1. PHÂN TÍCH MÔI TRƯỜNG KINH DOANH: 4.1.1. Môi trường vi mô:
Môi trường vi mô là tập hợp tất cả các nhân tố (factors) nội bộ ngành kinh doanh và các yếu tố ngoại cảnh khác ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh, chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp. Các yếu tố này ảnh hưởng đến tính chất và mức độ cạnh tranh trong ngành. Một số nhân tố chủ yếu trong phân tích môi trường vi mô:
- Khách hàng (Costumers):
Đây là yếu tố quan trọng hàng đầu trong kinh doanh. Khách hàng là điểm xuất phát mà cũng là điểm kết thúc sự thịnh vượng của doanh nghiệp (prosperity). Một doanh nghiệp muốn tồn tại trong thương trường hiện nay không có con đường nào khác hơn là phải thỏa mãn nhu cầu của khách hàng, luôn sáng tạo và khám phá những nhu cầu mới của khách hàng và đáp ứng chúng.
Để làm được điều đó, một doanh nghiệp trước khi tiến hành hoạt động kinh doanh của mình phải thực hiện nghiên cứu thị trường (market research), khảo sát nhu cầu của khách hàng, đồng thời phải xem xét quy mô của khách hàng mục tiêu (target costumers), khách hàng tiềm năng (potential customers) một cách kỹ lưỡng. Việc khảo sát thị trường giúp doanh nghiệp biết được liệu sản phẩm có khả năng thương mại hóa, khách hàng có chấp nhận những sản phẩm này. Xác định quy mô khách hàng giúp doanh nghiệp biết được liệu doanh thu bán hàng tiềm năng có bù đắp đủ chi phí.
Nhận thấy được nhu cầu trong lĩnh vực tin học hóa, hiện đại hóa công tác kế toán – tài chính và quản trị tại các doanh nghiệp. Nhóm sáng lập công ty (founders) đã cho ra đời Công ty giải pháp & phần mềm Tâm Việt với hình thức là công ty trách nhiệm hữu hạn 2 thành viên trở lên. Nhóm khách hàng mục tiêu của công ty là các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs – Small and medium enterprises). Trong thời gần đây, cùng với sự thông thoáng và cải cách thủ tục hành chính (red tapes) liên quan đến việc thành lập doanh nghiệp, ngày càng có nhiều doanh nghiệp ra đời. Theo số liệu từ Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam
(VCCI), đến năm 2007, Việt Nam có khoảng 310.000 doanh nghiệp. Trong đó, có đến 95% là các doanh nghiệp vừa và nhỏ10.
Bảng 1: Biến động số lượng doanh nghiệp Việt Nam qua các năm
(Đơn vị tính: doanh nghiệp)
Năm 2006 2007 2008
Số lượng DN 245.000 310.000 335.000
(Nguồn: Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam)
Bình quân tốc độ thành lập doanh nghiệp trong giai đoạn năm 2002 đến 2006 là 22%/ năm. Qua bảng số liệu trên chúng ta thấy, số lượng doanh nghiệp mới thành lập tăng đều qua các năm. Cụ thể, năm 2007 tăng khoảng 65.000 doanh nghiệp, tương ứng tỷ lệ là 26,53%. Năm 2008, tăng 25.000 doanh nghiệp, tương ứng tỷ lệ là 8,06%. Với tốc độ thành lập doanh nghiệp mới ngày càng nhanh, có khả năng đến năm 2010, số doanh nghiệp hoạt động sẽ lên đến con số 500.000. Sự tăng lên nhanh chóng về số lượng của các doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng đồng nghĩa với sự tăng trưởng về quy mô khách hàng mục tiêu của doanh nghiệp. Đây là cơ hội để doanh nghiệp mở rộng phạm vi kinh doanh của mình.
- Đối thủ cạnh tranh (Competitors/ Rivals):
Công nghệ phần mềm, đặc biệt là các phần mềm chuyên dụng về kế toán – tài chính và quản lý là một lĩnh vực tương đối mới mẻ ở Việt Nam. Tuy nhiên, đây lại là lĩnh vực vô cùng tiềm năng nên doanh nghiệp phải đối mặt với nhiều đối thủ cạnh tranh trong ngành. Cùng với tốc độ phát triển của ứng dụng công nghệ thông tin vào kinh doanh, ngày càng có nhiều doanh nghiệp nhảy vào lĩnh vực kinh doanh này. Vì thế, trong tương lai gần sắp tới, doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với nhiều đối thủ cạnh tranh mới vào ngành (newcomers). Một số công ty lớn kinh doanh phần mềm kế toán – tài chính và quản trị doanh nghiệp hiện nay như: CTCP MISA, CTCP Bravo, CTCP SIS Việt Nam, CTCP phần mềm quản lý doanh nghiệp (FAST), CTCP phần mềm Esoft, ACSoft,…
10
Theo một số tài liệu, doanh nghiệp có thể phân loại theo số lao động tuyển dụng. Theo đó, doanh nghiệp vừa và nhỏ là những doanh nghiệp có số lao động ít hơn 300 người. Ngoài ra ta cũng có thể phân loại theo quy mô vốn. Theo Luật Chứng khoán, các doanh nghiệp có vốn điều lệ >= 10 tỷ VND mới được niêm yết cổ phiếu ở Sở Giao Dịch (cụ thể, doanh nghiệp có vốn >=10 tỷ VND được niêm yết cổ phiếu ở SGDCK Hà Nội [HNX], >=80 tỷ VND được niêm yết ở SGDCK TP. HCM [HOSE],…). Vậy doanh nghiệp có quy mô vốn dưới 10 tỷ VND có thể xem là DN vừa và nhỏ.
- Nhà cung cấp (Suppliers):
Do tính đặc thù của ngành nghề kinh doanh, công ty không phải dự trữ nguyên vật liệu cũng như công cụ, dụng cụ phục vụ hoạt động kinh doanh như các doanh nghiệp sản xuất. Chi phí chủ yếu của công ty gồm có: chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Do đó, nhà cung cấp chủ yếu là công ty điện lực và các công ty bưu chính - viễn thông. Áp lực tăng giá điện trong thời gian gần đây có thể gây sâức ép tăng giá chi phí cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, cùng với sự gia tăng các nhà cung cấp dịch vụ viễn thông, sự cạnh tranh trong ngành, cước viễn thông ngày một cạnh tranh hơn. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí hơn.
4.1.2. Môi trường vĩ mô:
Môi trường vĩ mô gồm các yếu tố ngoài ngành, có ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Để phân tích môi trường vĩ mô của công ty, chúng ta sử dụng phương pháp PEST (Politics-Economics-Socialogical-Technology):
- Yếu tố chính trị:
Việt Nam là nước có tình hình chính trị ổn định. Đây là một lợi thế để thu hút đầu tư nước ngoài, như: vốn hỗ trợ phát triển chính thức (ODA – Official Development Assistance), vốn đầu tư trực tiếp nước ngoài (FDI – Foreign Direct Investment),... Việc thu hút vốn đầu tư nước ngoài rất quan trọng đối với nền kinh tế Việt Nam. Nhờ có nguồn vốn ODA, Nhà nước đã thực hiện xây dựng cơ sở hạ tầng, phục vụ phát triển kinh tế - xã hội của đất nước. Ngoài ra, khi các doanh nghiệp nước ngoài thực hiện đầu tư vào Việt Nam sẽ tạo ra sự cạnh tranh, khuyến khích các doanh nghiệp trong nước nâng cao năng lực, đầu tư công nghệ mới, cải thiện chất lượng sản phẩm.
Nhà nước cũng từng bước có những nổ lực cải cách môi trường kinh doanh/ đầu tư tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp thực hiện các hoạt động đầu tư kinh doanh của mình.
- Yếu tố kinh tế:
Năm 2006, Việt Nam trở thành thành viên thứ 150 của Tổ chức thương mại thế giới (WTO – World Trade Organization). Bước ngoặc này đã mở ra một trang mới cho nền kinh tế Việt Nam. Gia nhập nền kinh tế toàn cầu sẽ giúp chúng ta có điều kiện xúc tiến thương mại trong nước và nước ngoài. Tuy
nhiên, bên cạnh đó, hội nhập kinh tế cũng mang lại những thử thách không nhỏ cho doanh nghiệp. Để có thể cạnh tranh với những công ty nước ngoài đầu tư vào Việt Nam đòi hỏi doanh nghiệp trong nước phải nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ để đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng.
Trong thời gian gần đây, diễn biến kinh tế trong nước khá phức tạp. Cuối năm 2007, do chính sách nới lỏng tiền tệ trong thời gian trước đó, việc đầu tư công không hiệu quả, thiên tai và dịch bệnh gây tiềm ẩn cho nguy cơ lạm phát (inflation) cao ở Việt Nam. Kết quả là cuối năm 2007, mức lạm phát của Việt Nam ở mức “phi mã” 12,67%. Để kiềm chế lạm phát, Ngân hàng Nhà nước thực thi chính sách thắt chặt tiền tệ, như: giới hạn tốc độ tăng trưởng tín dụng ở mức 30%, đồng thời tăng bộ ba lãi suất cơ bản (base interest), tái cấp vốn, tái chiết khấu… Việc tăng lãi suất của Ngân hàng Nhà nước đã đẩy mức lãi suất cho vay của ngân hàng thương mại lên cao. Điều này đã tác động mạnh đến các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Sau khi tốc độ tăng giá được kiềm chế, để kích thích phát triển kinh tế, Ngân hàng Nhà nước lại thực thi các biện pháp như: hỗ trợ lãi suất, giảm lãi suất cơ bản,.. để khuyến khích các doanh nghiệp vay vốn, đầu tư mới. Nhưng do cơ chế hỗ trợ bất cân xứng giữa tín dụng VND và tín dụng USD đã làm cho tỷ giá giữa 2 đồng tiền này biến động mạnh. Điều này đã tác động không ít đến doanh nghiệp do một phần doanh thu và chi phí của doanh nghiệp được tính bằng ngoại tệ mà cụ thể là USD.
- Yếu tố xã hội:
Các doanh nghiệp trong nước ngày càng có xu hướng tin học hóa công tác quản lý của mình, vì tính thuận tiện và dễ quản lý. Phần mềm kế toán – tài chính giúp công tác quản lý tại các doanh nghiệp đơn giản hơn nên họ sẵn sàng chi cho việc mua phần mềm. Hơn nữa, xét về phương diện kế toán, phần mềm kế toán được phân loại vào khoản mục tài sản cố định vô hình (intangible assets) trên Bảng cân đối kế toán, điều này có nghĩa là doanh
nghiệp được trích khấu hao (amortization)11 chi phí mua phần mềm vào chi phí kinh doanh để tính thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.12
- Yếu tố kỹ thuật:
Như đã đề cập ở trên, việc tốc độ phổ cập tin học ngày càng nhanh dẫn đến càng có nhiều công ty ứng dụng tin học để quản lý hoạt động kinh doanh của mình. Đây sẽ là cơ hội để công ty Tâm Việt mở rộng quy mô khách hàng của mình.
Công ty TNHH Tâm Việt cũng thực hiện tận dụng các kỹ thuật hiện đại trong hoạt động kinh doanh của mình. Do đặc thù ngành nghề kinh doanh, doanh nghiệp sử dụng nhiều những thiết bị công nghệ như máy tính để bàn (desktop), máy tính xách tay (laptop), máy fax,… Ngoài ra, doanh nghiệp còn
trang bị các hệ thống như LogMein (Logmein Inc.:
https://secure.logmein.com/US)13, kết hợp với các tiện ích như Skype, Yahoo Messenger,… để hỗ trợ trực tuyến (online) cho khách hàng, nhận các phản hồi (feedback) một cách trực tiếp và nhanh chóng từ khách hàng.
- Yếu tố pháp lý:
Hiện hệ thống pháp lý của Việt Nam vẫn chưa ổn định, các văn bản pháp luật mới liên tục được ban hành. Điển hình là việc ban hành Quyết định 203/2009/QĐ-BTC về Tài sản cố định và trích khấu hao tài sản cố định, Quyết định 244/2010/QĐ-BTC về sửa đổi và bổ sung một số tài khoản kế toán,…
Tình trạng nhập nhằng, chồng chéo, mâu thuẫn giữa các văn bản pháp quy vẫn còn. Có trường hợp văn bản dưới luật (các văn bản hướng dẫn văn bản pháp luật) lấn át các văn bản luật. Điển hình như việc xác định doanh nghiệp nước ngoài. Có văn bản nói doanh nghiệp chỉ 1% vốn nước ngoài cũng là doanh nghiệp nước ngoài, có văn bản nói rằng doanh nghiệp chiếm trên 49% vốn nước ngoài mới được xem là doanh nghiệp nước ngoài.
11 Tài sản cố định trong một doanh nghiệp có thể bao gồm tài sản cố hữu hình (tangible assets) hay tài sản cố định vô hình (intangible assets). Theo từ điển thuật ngữ kế toán, khấu hao đối với tài sản sản cố dịnh