- Hoàn thiện cụng tỏc luụn chuyển chứng từ: do đặc điểm của ngành vận tải nờn người mua nhiờn liệu chưa thật sự quan tõm đến mức cần thiết của
SV: Nguyễn Thị Hải Yến 45
chứng từ để đảm bảo cho việc luõn chuyển chứng từ hợp lý. Cụng ty nờn quy định ngày gửi chứng từ hàng tuần hoặc kết thỳc một lần vận chuyển phải hoàn lại phũng kế toỏn sau ngày quy định như ba ngày hoặc một tuần về cụng ty để kịp cho cụng tỏc nhập liệu, theo dừi và đặc biệt kiểm tra sự chớnh xỏc về thụng tin trờn chứng từ chỏnh trường hợp cuối năm gửi về phũng kế toỏn mới phỏt hiện ra sai xút.
- Hoàn thiện cụng tỏc chi phớ nguyờn vật liệu: để đảm bảo cho việc dựng đủ nguyờn liệu như đó kờ khai thỡ cụng ty sẽ cú những kho chứa nguyờn liệu ở điểm đỗ. Khi tàu cập bến thỡ xuất kho bổ sung nhiờn liệu cho tàu đú. Khụng nờn để thuyền viờn đi mua nhiờn liệu rồi về đơn vị thanh toỏn tạm ứng. Khi đú nhiều khả năng xảy ra gian lận trong việc mua bỏn và sử dụng nhiờn liệu vận tải.
Mặt khỏc, cụng ty nờn định kỳ hàng quý đỏnh giỏ mức tiờu hao nhiờn liệu cho việc vận tải như bao nhiờu lớt dầu/1km/1 tấn vận tải hàng húa. Đối với nhớt cũng như vậy để đảm bảo việc sử dụng nhiờn liệu hiệu quả, tiết kiệm chi phớ.
Hoặc cụng ty cú thể quy định phiếu xuất kho nhiờn liệu theo đinh mức cho từng tàu, từng lộ trỡnh vận tải và căn cứ vào khối lượng vận tải. Vậy để phũng Tài chớnh – Kế toỏn để phũng hạch toỏn giảm chi phớ nguyờn vật liệu nờn dẫn đến việc phản ỏnh chi phớ nguyờn vật liệu phỏt sinh chưa chớnh xỏc, giỏ thành sản phẩm tăng lờn. Do đú, Cụng ty nờn yờu cầu cỏc cụng trường sử dụng Phiếu xuất vật tư theo hạn mức và Phiếu xuất kho kiờm vận chuyển nội bộ và hàng thỏng, quý gửi lờn phũng Tài chớnh – Kế toỏn để việc quản lý và hạch toỏn chi phớ được chặt chẽ và hiệu quả hơn.
Mẫu Phiếu xuất vật tư theo hạn mức như sau:
Ngày ….. thỏng…. năm… Nợ: ….. Cú: ….. Tàu sử dụng :……… Lý do xuất kho: ………..
Xuất kho tại: ……… STT Tờn nhiờn liệu Mó số Đơn vị tớnh Hạn mức được duyệt Số lượng xuất Đơn giỏ Thành tiền Ngày Ngày … . Tổng Cộng Ngày…thỏng…năm… Người nhận (Ký, họ tờn) Phụ trỏch bộ phận sử dụng (Ký, họ tờn) Phụ trỏch phũng vận tải (Ký, họ tờn) Thủ kho (Ký, họ tờn)
Mẫu 3.1 Mẫu Phiếu xuất kho nhiờn theo hạn mức
Phiếu xuất kho theo hạn mức rất phự hợp trong trường hợp nhiờn được xuất nhiều lần trong thỏng, giỳp giảm số lượng chứng từ ban đầu và theo dừi được vật tư gắn với định mức được duyệt nhằm tiết kiệm chi phớ. Hạn mức trong thỏng được tớnh trờn cơ sở khối lượng sản xuất theo kế hoạch trong thỏng và định mức sử dụng nguyờn liệu được duyệt trước cho bộ phận sử dụng. Khi xuất nhiờn liệu, thủ kho sẽ căn cứ theo hạn mức đó được duyệt để thực hiện, bộ phận sử dụng khụng cần phải qua ký duyệt. Cuối lần vận chuyển, dự nhiờn liệu cũn hay hết thủ kho vẫn phải thu lại phiếu xuất nhiờn liệu theo hạn mức, nộp lờn phũng Tài chớnh – Kế toỏn để làm chứng từ gốc. Phiếu xuất nhiờn liệu theo hạn mức này sẽ tạo điều kiện theo dừi quản lý chặt chẽ trong việc xuất dựng nguyờn vật liệu của Cụng ty và nếu xảy ra hao hụt vật liệu, việc kiểm tra cũng sẽ dễ hơn.
Mặt khỏc, Cụng ty cú thể mở chi tiết tài khoản 152 – nguyờn vật liệu trực tiếp thành 2 cấp là nguyờn vật liệu trong kho và nguyờn vật liệu trờn phương tiện để cuối kỳ đỏnh giỏ nhiờn liệu cũn tồn cuối lần vận tải dễ hơn.
SV: Nguyễn Thị Hải Yến 47
- Một số biện phỏp làm giảm giỏ thành và chi phớ sản vận tải
•Tiết kiệm nguyờn vật liệu
Cú chế độ khen thưởng, xử phạt thớch đỏng đối với cỏ nhõn tập thể tiết kiệm hay sử dụng lóng phớ nguyờn vật liệu.
Giảm hao phớ đến mức thấp nhất trong cụng tỏc thu mua, vận chuyển, bảo quản nguyờn liệu, trỏnh tỡnh trạng vật tư bị mất mỏt hoặc xuống cấp.
Cụng ty nờn ký hợp đồng mua nhiờn liệu cố định của một số cụng ty để đảm bảo bỡnh ổn giỏ, cung cấp đầy đủ nhiờn liệu khi cần thiết mà chất lượng được đảm bảo đỳng tiờu chuẩn.
•Nõng cao năng suất lao động, giảm chi phớ nhõn cụng
Cụng ty hay thuờ nhõn cụng ngoài để bốc xếp hàng lờn tàu như vậy để đảm bảo về lõu dài đỏp ứng đỳng yờu cầu thỡ nờn cú hợp đồng ký theo thời hạn.